高效的時間管理ppt

1、2021/3/92021/3/91 12021/3/92021/3/92 22021/3/92021/3/93 3有形的有形的 ( ( 自覺的自覺的) )1. 1. 接聽電話接聽電話6. 6. 溝通不足溝通不足2. 2. 打電話打電話7. 7. 辦公室政治辦公室政治3. 3. 會議會議8. 8. 資源不足資源不足4. 4. 打擾打擾9. 9. 閱讀文件及郵件閱讀文件及郵件5. 5. 官僚作風官僚作風10. 10. 交通堵塞交通堵塞2021/3/92021/3/94 4無形的 ( 不自覺)1. 欠缺周詳計劃6. 拖延2. 不懂分辨輕重緩急7. 善忘3. 過分注重細節(jié)8. 不懂授權4. 猶疑不決9

2、. 欠缺組織5. 不懂得說不10. 健康欠佳2021/3/92021/3/95 51.1.2.2.3.3.4.4.5.5.2021/3/92021/3/96 6時間的特性時間的特性2021/3/92021/3/97 7生理節(jié)奏法生理節(jié)奏法v 注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時段，在此時注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時段，在此時段做最有價值的事；段做最有價值的事；v 注意研究你注意力集中的時間有多長，在此時間內(nèi)解注意研究你注意力集中的時間有多長，在此時間內(nèi)解決問題；決問題；v 該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時間，

3、就多增加了你每天清醒的時間，就多增加了1 1小時。小時。2021/3/92021/3/98 8v 以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性，強調產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進；v 有效個人管理的六個標準： 1. 一致：使命與價值觀、角色與目標、重點與計劃、欲望與自制等應合諧一致； 2. 平衡：人應在事業(yè)、財富、生活、奉獻等方面平行發(fā)展； 3. 有重心：以一周為單位訂計劃，每天應各有不同的優(yōu)先目標，但要相互呼應；最有價值的事先做； 4. 重人性：個人管理的目的在人而不在事； 5. 有彈性：應可因個人作用和需求的變化而調整； 6. 攜帶方便：管理工具應便于攜帶，隨時記錄與調整柯維時間管理法柯維

4、時間管理法2021/3/92021/3/99 9v 有效個人管理的四個步驟有效個人管理的四個步驟 確定角色：確定角色：確定你認為重要的角色；確定你認為重要的角色； 選擇目標：選擇目標：分別為每個角色確定未來一周要分別為每個角色確定未來一周要達成的目標；達成的目標； 安排進度：安排進度：為這些目標確定完成時間；為這些目標確定完成時間； 逐日調整：逐日調整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的順序。做事的順序。2021/3/92021/3/910102021/3/92021/3/91111n20%20%的工作占整個工作的工作占整個工作80%80%的價值的價值n集中集中80

5、%80%的精力做好的精力做好20%20%的工作的工作n投入投入20%20%的精力做另外的精力做另外80%80%的工作的工作2021/3/92021/3/91212n20的人掌握 的資源；n你書架上的書有 是你經(jīng)常閱讀的？n找出 關鍵問題，把80的精力放在上面；n把80的時間花在 重要的事情上，把80不重要的事情授權給別人去做。2021/3/92021/3/91313n列出全部工作項目列出全部工作項目n對工作按價值進行分類對工作按價值進行分類n分配自己的時間和精力分配自己的時間和精力常見誤區(qū)：面面俱到都想做好完全主義都想做完平均分配時間和精力2021/3/92021/3/91414原則一：原則一

6、：80/2080/20原則原則( (柏拉圖原理）柏拉圖原理）將大多數(shù)時間投入在能帶來更高回報的工作上。將大多數(shù)時間投入在能帶來更高回報的工作上。運用柏拉圖原理的三個步驟：運用柏拉圖原理的三個步驟：確認要達成的確認要達成的目標目標確認達成目標下的確認達成目標下的關鍵重要活動關鍵重要活動重新安排時間，將重新安排時間，將更多時間更多時間投入在關鍵重要活動上投入在關鍵重要活動上2021/3/92021/3/91515A A：必須做的必須做的B B：應該做的應該做的C C：暫時可以不做的暫時可以不做的2021/3/92021/3/91616 原則三：四象限法則原則三：四象限法則( (優(yōu)先原則）優(yōu)先原則）

7、 把每天要做的事列一份清單把每天要做的事列一份清單 確定優(yōu)先順序，從最重要的事做起確定優(yōu)先順序，從最重要的事做起 每天都這么做每天都這么做2021/3/92021/3/91717重要重要緊急緊急2021/3/92021/3/91818重要重要緊急緊急2021/3/92021/3/91919準備工作建立與學生的關系學生干部的培養(yǎng)部門管理工作個人成長、學習危機有限期的任務安全事故重要重要緊急緊急不速之客不速之客某些會議某些會議某些電話某些電話很多流行活動很多流行活動打發(fā)時間的工作看報紙閑聊賭博看肥皂劇重要：你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首要目標有意義的活動。緊急：你或別人認為需要立刻處理的

8、緊急事件或活動。2021/3/92021/3/92020活在第活在第IIII象限象限65-80%65-80%20-25%20-25%1%1%15%15%高效能人士的時間安排高效能人士的時間安排普通人的時間安排普通人的時間安排25-30%25-30%50-60%50-60%15%15%2-3%2-3%一般人群一般人群高績效人員高績效人員2021/3/92021/3/92121最大時間管理迷思：最大時間管理迷思： 重要但不緊迫的事重要但不緊迫的事 212021/3/92021/3/92222重要，重要，非緊急非緊急重要重要緊急緊急非重要非重要非緊急非緊急大多數(shù)人的做事習慣；窮于應付大多數(shù)人的做事習

9、慣；窮于應付M1M1重要，緊急重要，緊急M3M3非重要非重要緊急緊急2021/3/92021/3/92323重要，重要，非緊急非緊急重要重要緊急緊急M3M3非重要非重要緊急緊急M2未能有效控制，M1擴大M1M1重要，緊急重要，緊急M4M4非重要非重要非緊急非緊急2021/3/92021/3/92424n不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火；nII做得多了，I就自然做得少了；n尋求調整自己情緒的有效辦法，提高工作效率；n比做“緊急且重要的事情”更重要的是把重要的事變成緊急的事去做；n勤于計劃。好記性不如爛筆頭，并學會分解大的計劃；n盡量將每件事情一次性做對。2021/3/92021/3/92525

10、n批改學生作業(yè)n下個月要組織學生春游，打電話詢問下個月的天氣情況n編寫教案n聯(lián)系朋友，商量共進晚餐事宜n瀏覽桌上堆積如山的教育雜志n為下個月的教師研討業(yè)務會議準備口頭報告n參加下午2點舉行的會議，但議題不明n與同事交流如何提高自己孩子學習成績的方法n據(jù)傳自己任教的班級里某一學生有不良品行問題 請根據(jù)您認為的重要和緊急程度把這些任務分配到四象限中2021/3/92021/3/926262021/3/92021/3/92727目標及其設定為什么要設定目標讓生活的方向有一種目標感克服懶惰的心態(tài)專心致志產(chǎn)生熱忱區(qū)分事情的輕重緩急節(jié)省很多時間,把時間擺在最有生產(chǎn)力的地方.可以省錢確認價值重要性有了目標以

11、后,會提高有助于成長和進步2021/3/92021/3/92828主導價值觀主導價值觀角色角色目標目標2021/3/92021/3/92929Specific具體的 -目標具體明確，例如“我想要 當主任、得到碩士學位”等Measurable可衡量的 -效果可衡量，有助于衡量進度和觀察結果Attainable可達到的 - 有挑戰(zhàn)性的、通過努力可達到的Relevant相關性 -目標要和該崗位工作職責相關聯(lián) Time-bound時限性 - 目標有時限性。2021/3/92021/3/93030教學質量目標：本年度本班期末考試成績年級排名不低于第二名。師生關系目標：與班內(nèi)至少8名同學成為朋友。個人發(fā)展

12、目標：到8月15日完成我的下五年的職業(yè)發(fā)展計劃，并在以后12個月內(nèi)列出時間表,以確保目標的實現(xiàn)。2021/3/92021/3/93131 每個人寫出一個自己將要完成的工作目標，注意運用SMART原則。2021/3/92021/3/932322021/3/92021/3/93333n寫下任務n估計做事的時間長短n留些緩沖的時間給未預見的事情(60/40規(guī)則)n確定優(yōu)先順序,簡化及授權n追蹤與檢討2021/3/92021/3/93434你可以對第二天有較好的心理準備集中到重要事情上借著任務整合,合理的達成你想要得目標你可以控制你的人生目標或年度目標的進度2021/3/92021/3/93535養(yǎng)成

13、良好的工作習慣養(yǎng)成良好的工作習慣個人管理個人管理團隊管理團隊管理2021/3/92021/3/93636n辦公促效法n建立有效的辦公環(huán)境n高效處理文檔n善用零散時間n溝通促效法n處理干擾的原則n克服拖延n授權2021/3/92021/3/937372021/3/92021/3/93838高效處理文檔高效處理文檔優(yōu)化文件處理流程優(yōu)化文件處理流程投擲投擲轉手轉手行動行動歸檔：歸檔：注：注：2021/3/92021/3/939392021/3/92021/3/94040處理干擾原則處理干擾原則2021/3/92021/3/94141拖延者的借口拖延者的借口克服拖延的習慣2021/3/92021/3/94242個人管理溝通促效法之個人管理溝通促效法之與拖延決戰(zhàn)與拖延決戰(zhàn)克服拖延的技巧克服拖延的技巧2021/3/92021/3/94343