淺談車輛交通運(yùn)輸部門的檔案管理

1、淺談車輛交通運(yùn)輸部門的檔案管理    關(guān)鍵詞:車輛運(yùn)輸 檔案管理 信息技術(shù) 前言 近年來,我國道路運(yùn)輸業(yè)取得了巨大的發(fā)展,社會運(yùn)力緊張狀況全面緩解,道路運(yùn)輸市場機(jī)制初步建立,運(yùn)輸服務(wù)水平有較大提高。隨著信息傳遞速度加快,社會更加開放,法制更加健全,我們必須用時(shí)代的要求審視道路運(yùn)輸管理工作。維護(hù)道路運(yùn)輸秩序,檔案管理是車輛運(yùn)輸管理的一部分,隨著交通運(yùn)輸業(yè)的迅速發(fā)展,檔案管理也越來越重要。 1.加強(qiáng)車輛交通運(yùn)輸檔案管理的措施 1.1培養(yǎng)檔案管理人員以人為本的理念 以人為本就是要實(shí)現(xiàn)人的全面發(fā)展,極大提高人的素質(zhì),充分發(fā)揮人的聰明才智,積極創(chuàng)造有利于人們平等競

2、爭、全面發(fā)展的環(huán)境和條件,形成鼓勵人們干事業(yè),支持人們干事業(yè)的社會氛圍,以此促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展。道路運(yùn)輸檔案管理工作必須有一支高素質(zhì)的執(zhí)法隊(duì)伍作保證,尊重群眾的首創(chuàng)精神,提高管理者、經(jīng)營者和從業(yè)人員的法律意識和整體素質(zhì),加強(qiáng)信用建設(shè),廣泛、深入、持久開展文明創(chuàng)建活動,提高道路運(yùn)輸行業(yè)的整體文明程度。把行業(yè)管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)放在實(shí)現(xiàn)好、維護(hù)好、發(fā)展好最廣大人民群眾的根本利益上。在利益層次上,要把老百姓的利益放在首位,其次是從業(yè)人員利益,再次是公司和政府利益。 1.2加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度 隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展,建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新

3、的變化,從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識,認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備,采用科學(xué)的管理方法,更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念,提高認(rèn)識,變被動為主動,認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定,在工作中靈活運(yùn)用;要有較強(qiáng)的責(zé)任心,嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。 1.3加強(qiáng)施工管理,強(qiáng)化檔案材料編制工作 按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料,是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會編制工程內(nèi)業(yè)材料,就不具備承包工程的資格。工程檔案材料

4、的質(zhì)量,關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任,加強(qiáng)對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練,不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對施工的監(jiān)督和管理,檢查工程檔案材料編制情況,按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料,給后人留下寶貴的財(cái)富。 1.4充分利用現(xiàn)代化手段,開發(fā)工程檔案信息資源,做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作 大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前,美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟,近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法,采用先進(jìn)技術(shù),避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍,國家又制定CAD電子文件光盤存儲、歸檔與

5、檔案管理要求,使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能,也就成為項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。近幾年,交通運(yùn)輸公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄,對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。 1.5及時(shí)做好傳遞和變更記錄 在管理過程中,頻繁傳遞和變更,容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化,各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄(如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等),才可能有效地了解檔案的來龍去脈,防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性,確保各部門獲取及時(shí),有效檔案資料或信息。 1.6完善道路運(yùn)輸檔案管

6、理信息化系統(tǒng) 完善道路運(yùn)輸信息化系統(tǒng),建成與道路運(yùn)輸發(fā)展相適應(yīng)的具有國內(nèi)先進(jìn)水平的道路運(yùn)輸信息化系統(tǒng)高速信息網(wǎng)絡(luò),開發(fā)并推廣道路運(yùn)輸綜合管理系統(tǒng),通過互聯(lián)網(wǎng)站等渠道,實(shí)現(xiàn)對社會公眾的道路運(yùn)輸管理政務(wù)和道路運(yùn)輸信息等服務(wù),基本形成與道路運(yùn)輸信息化發(fā)展相適應(yīng)的政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系,形成完善的信息安全保密管理制度。 當(dāng)前,我國的交通運(yùn)輸市場面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭,管理體制必將漸進(jìn)改革,檔案管理也會涌現(xiàn)新情況,同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度,充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢,重視加強(qiáng)交通運(yùn)輸工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機(jī)制的完善,不斷總結(jié)檔案管理的經(jīng)驗(yàn),使檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。 參考文獻(xiàn): 1馮惠玲,張輯哲檔案學(xué)概論M,中國人民大學(xué)出版社,2001年版。        2劉家真電子文件管理理論與實(shí)踐M,科學(xué)出版社,2003年版。 3徐英浩淺