庫存對賬管理辦法

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上庫存對賬管理辦法1.0 目的規(guī)范網(wǎng)點(diǎn)內(nèi)部對帳以及與客戶對賬的要求和流程，確保網(wǎng)點(diǎn)內(nèi)部帳、實、單證三者間的鉤稽關(guān)系清晰可查，促使網(wǎng)點(diǎn)及時和客戶確認(rèn)帳務(wù)并及時拿到客戶的簽字確認(rèn)憑據(jù)，降低公司倉儲管理風(fēng)險；同時在與客戶對帳前安得內(nèi)部對存在的差異能及時掌握、處理，并規(guī)避相應(yīng)風(fēng)險，擺脫依照客戶帳作為對帳基準(zhǔn)的操作模式。2.0 適用范圍2.1 倉儲對賬主要包括庫存產(chǎn)品（含贈品）、配件、客戶資產(chǎn)（地臺板、工具、掃碼機(jī)）的對賬；2.2 所有具有倉儲業(yè)務(wù)的物流中心和服務(wù)平臺，華南公司一并執(zhí)行。3.0 定義3.1 實物帳：指體現(xiàn)倉庫內(nèi)的所有物品狀態(tài)、數(shù)量、類別的結(jié)存數(shù)據(jù)；3.2 單證帳：

2、指一段時間的收發(fā)原始憑證單證數(shù)據(jù)的收發(fā)匯總數(shù)據(jù)，分安得單證帳與客戶單證帳；3.3 系統(tǒng)帳：指安得系統(tǒng)和客戶系統(tǒng)中對一段時間內(nèi)實物收發(fā)形成的過程與結(jié)存數(shù)據(jù)；分安得系統(tǒng)帳和客戶系統(tǒng)帳3.4 內(nèi)對帳：指安得系統(tǒng)帳、單證帳、實物帳之間進(jìn)行相互核對的過程；3.5 外對帳：指安得系統(tǒng)帳、安得單證帳、客戶系統(tǒng)帳、客戶單證帳之間相互核對的過程；4.0 職責(zé)4.1 倉儲核算員負(fù)責(zé)具體對帳工作及核對、裝訂出入庫原始單據(jù)；4.2 財務(wù)經(jīng)理（主管）負(fù)責(zé)內(nèi)/外對帳的組織與核對工作，并對帳務(wù)的及時性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，同時對對帳工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督；就對賬差異進(jìn)行分析報告，跟進(jìn)調(diào)帳處理；4.3 物流中心總經(jīng)理/平臺責(zé)任人負(fù)

3、責(zé)對各崗位對帳工作職責(zé)履行情況進(jìn)行指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督并對對帳的結(jié)果負(fù)責(zé)；4.4 運(yùn)營部庫存管理崗位負(fù)責(zé)對各平臺對帳過程及結(jié)果進(jìn)行指導(dǎo)、檢查與監(jiān)控，定期輸出通報， 并對未履行職責(zé)的相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理和處罰；4.5 財務(wù)部負(fù)責(zé)對財務(wù)經(jīng)理/財務(wù)主管的對帳管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查；4.6 QR部負(fù)責(zé)對各部門與崗位人員職責(zé)履行情況進(jìn)行檢查與監(jiān)控，對于違反制度與要求的人 員根據(jù)公司相關(guān)制度進(jìn)行處理處罰及責(zé)任追究；4.7 華南公司業(yè)務(wù)，由華南公司倉配業(yè)務(wù)中心和財務(wù)核算中心分別履行運(yùn)營部、財務(wù)部的指責(zé)；5.0 內(nèi)對帳管理要求5.1 對帳管理分為內(nèi)對賬和外對賬兩種；內(nèi)對賬管理包括單證對賬、實物對賬和內(nèi)部總賬對

4、賬 三個部分；5.2 對帳中如果發(fā)現(xiàn)需要進(jìn)行系統(tǒng)帳的調(diào)整，根據(jù)庫存帳務(wù)管理辦法要求進(jìn)行調(diào)帳；5.3 單證對賬管理5.3.1 單證對帳主要核對安得出/入庫通知單、客戶訂單及安得系統(tǒng)三個數(shù)據(jù)是否一致；5.3.2 根據(jù)倉儲單證管理辦法需要對倉儲單證進(jìn)行及時裝訂與整理，整理好后的單證應(yīng)該是安得單證與客戶單證對應(yīng)裝訂的；5.3.3 倉儲核算員定期針對已經(jīng)整理好的單證在系統(tǒng)單證對帳模塊進(jìn)行處理，認(rèn)真核對客戶訂單信息（訂單號、型號、數(shù)量、狀態(tài)、訂單時間）和對應(yīng)的安得指令（出、入庫通知單）在系統(tǒng)和紙質(zhì)上的分別執(zhí)行情況，如果發(fā)現(xiàn)異常，立即在系統(tǒng)中做好標(biāo)記與記錄；（A3系統(tǒng)提供此功能模塊）5.3.4 單證對賬要求

5、“次日清”，核算員每天17:00之前必須完成前一天系統(tǒng)中的單證對賬操作，出現(xiàn)停電或網(wǎng)絡(luò)故障等問題，要求在系統(tǒng)恢復(fù)后8小時內(nèi)完成對賬操作。5.3.5 在單證對帳過程中可能會出現(xiàn)安得系統(tǒng)漏單和錯單的情況，對于漏單，要求各服務(wù)平臺集中進(jìn)行補(bǔ)錄，并在系統(tǒng)中進(jìn)行備注說明；對于錯單的情況，需要提交報告給運(yùn)營部及信息技術(shù)與管理部審批同時通過系統(tǒng)調(diào)整；5.3.6 單證對帳是確保庫存帳務(wù)準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)，要求嚴(yán)格執(zhí)行與檢查，單證對帳工作必須做在平時，不可在月底集中處理；5.3.7 單證對賬管理流程圖5.4 實物對賬管理5.4.1 各服務(wù)平臺根據(jù)庫存盤點(diǎn)管理辦法要求執(zhí)行盤點(diǎn)，核對實物與安得系統(tǒng)帳的一致性， 對于盤點(diǎn)的

6、差異，認(rèn)真查找并分析原因，詳細(xì)填寫盤點(diǎn)差異登記與分析表（A3）5.4.2 盤點(diǎn)結(jié)果錄入系統(tǒng)后，系統(tǒng)會自動根據(jù)盤點(diǎn)表的時間進(jìn)行收發(fā)明細(xì)數(shù)據(jù)的匯總和統(tǒng)計，生成盤點(diǎn)差異登記與分析表，各服務(wù)平臺必須在此表生成的3日內(nèi)，對于差異部分進(jìn)行原因說明和備注（A3系統(tǒng)進(jìn)一步完善此功能）5.5 內(nèi)部總賬對賬管理 5.5.1 內(nèi)部總賬對賬需要安排在與客戶的盤點(diǎn)對賬前進(jìn)行，便于提前了解內(nèi)部庫存帳的情況并做好準(zhǔn)備，由財務(wù)經(jīng)理（主管）負(fù)責(zé)組織，全面核對庫存實物與系統(tǒng)總賬的一致性；5.5.2 內(nèi)部總賬對賬表不需要打印與手工制作，如果執(zhí)行好單證對帳與實物對帳，則可以在系統(tǒng)（A3）中自動生成，總帳對帳的工作主要由三部分內(nèi)容組成

7、：檢查單證對帳情況、盤點(diǎn)、檢查總帳對帳表；5.5.3 要求在總帳對帳時，所有在對帳期間內(nèi)收發(fā)貨作業(yè)的單證必須已經(jīng)進(jìn)行了單證對帳的核對，對于沒有完成的，必須完成后補(bǔ)工作；5.5.4 總帳對帳時的盤點(diǎn)按照庫存盤點(diǎn)管理辦法要求執(zhí)行，對盤點(diǎn)結(jié)果及時處理并在系統(tǒng)中做好記錄；5.5.5 總帳對帳表由三部分內(nèi)容組成，一個是客戶單證帳（收發(fā)存）、一個是安得單證帳（收發(fā)存）、一個是實物帳（收發(fā)存），具體體現(xiàn)為庫存總帳對照表、單證對照表、收發(fā)明細(xì)對照表；在對總帳對帳表進(jìn)行系統(tǒng)核對時，關(guān)鍵是檢查各數(shù)據(jù)是否一致，如果不一致，是否有詳細(xì)的原因說明，如果不一致也沒有原因說明的，必須進(jìn)行原因查找；（A3）5.5.6 總帳對

8、帳是內(nèi)部階段性倉儲庫存對帳工作的檢查和復(fù)核；6.0 外對賬管理要求6.1 客戶對賬原則6.1.1 客戶對帳報表確認(rèn)的指定人員為倉庫主管和財務(wù)經(jīng)理（主管），必須兩人共同簽名，嚴(yán)禁倉管員或核算員代簽；6.1.2 內(nèi)部差異必須在客戶組織盤點(diǎn)前發(fā)現(xiàn)；6.1.3 任何時候都不允許向客戶提供電子對帳表，除非客戶在合同中與公司有明確約定需要提供電子對賬表，所有對賬表歸口由網(wǎng)點(diǎn)財務(wù)經(jīng)理（主管）負(fù)責(zé)對外報送；6.1.4 和客戶對賬完畢后，必須取得客戶簽名確認(rèn)（部分有蓋章）的對賬表原件，并將原件的電子掃描件發(fā)送運(yùn)營部，原件服務(wù)平臺留存并保管好；如果掃描件不清晰，原件郵寄回運(yùn)營部，服務(wù)平臺留存復(fù)印件；6.1.5 客

9、戶沒有提出對賬要求，網(wǎng)點(diǎn)財務(wù)經(jīng)理（主管）必須主動打印對賬表要求客戶對賬，并取得客戶確認(rèn)后的對賬表；6.2 外對帳流程6.2.1 外對帳流程圖6.2.2 在與客戶對帳之前，先與客戶確認(rèn)需要核對帳務(wù)的開始時間和截至?xí)r間，同時拿到客戶這期間的單證號碼明細(xì)和庫存結(jié)存數(shù)；同時將上次對帳的結(jié)存數(shù)據(jù)和相關(guān)報表找到，作為本次對帳的參考和備查數(shù)據(jù)；6.2.3 將客戶提供的訂單號明細(xì)與手工匯總的安得保留的客戶訂單號明細(xì)（單證裝訂清單）進(jìn)行核對，或者直接將客戶的訂單號明細(xì)通過EXCLE導(dǎo)入到系統(tǒng)中，通過對照找到雙方單證號的差異，然后通過客戶單證及客戶核對等多種方式進(jìn)行原因分析與查找，同時在系統(tǒng)上做相應(yīng)的記錄并增刪需

10、對帳的單證號碼明細(xì)直至雙方單證號碼明細(xì)一致為止；6.2.4 對于雙方核對一致的客戶訂單號的收發(fā)明細(xì)結(jié)合前期的結(jié)存數(shù)據(jù)，進(jìn)行手工或系統(tǒng)自動匯總得到一個匯總的收發(fā)存數(shù)據(jù)，然后將客戶提供的本期庫存結(jié)存數(shù)導(dǎo)入系統(tǒng)或者手工與通過客戶訂單號匯總的結(jié)存數(shù)進(jìn)行核對，如果出現(xiàn)差異，則對差異部分進(jìn)一步通過單證等多途徑查找原因，同時可以要求客戶提供這部分差異型號的收發(fā)存明細(xì)，便于與安得系統(tǒng)的收發(fā)存明細(xì)進(jìn)行核對；對于查出來的差異，需要在系統(tǒng)上做好對應(yīng)的紀(jì)錄；此步驟反復(fù)核對與追查，直至差異原因找到為止；6.3 經(jīng)過6.2.3及6.2.4的對帳過程，可以形成雙方的準(zhǔn)確對帳表，此對帳表由幾部分組成（單證明細(xì)帳，收發(fā)存總帳、

11、收發(fā)明細(xì)帳），可以根據(jù)客戶的要求打印出來待客戶確認(rèn)，核算員可以根據(jù)客戶的要求在格式及表現(xiàn)形式方面進(jìn)行調(diào)整，但是必須保證基本數(shù)據(jù)不變；6.4 財務(wù)經(jīng)理（主管）對需要客戶確認(rèn)的報表進(jìn)行核實與確認(rèn)，安排將報表打印出來提交給客戶簽字、蓋章；6.5 客戶確認(rèn)的報表服務(wù)平臺必須保留至少一份原件，掃描上傳系統(tǒng)（A3），如果不清晰，原件郵寄回運(yùn)營部，運(yùn)作平臺保留復(fù)印件存檔；財務(wù)經(jīng)理（主管）確認(rèn)報表數(shù)據(jù)沒有問題后在系統(tǒng)中進(jìn)行對帳確認(rèn)，整體對帳工作結(jié)束；6.6 對于對帳中出現(xiàn)的盤盈/盤虧，及時告知運(yùn)營部/QR部，并根據(jù)庫存帳物管理辦法進(jìn)行調(diào)帳，同時根據(jù)運(yùn)營部/QR部指令進(jìn)行相關(guān)的后繼操作；6.7 客戶經(jīng)理對服務(wù)平

12、臺與客戶確認(rèn)的差異與客戶溝通理賠，并取得客戶的扣款憑據(jù)，同時客戶經(jīng)理通知出現(xiàn)差異網(wǎng)點(diǎn)的財務(wù)經(jīng)理，財務(wù)經(jīng)理需要溝通客戶駐外機(jī)構(gòu)，確定客戶已經(jīng)調(diào)帳處理；6.8 QR部負(fù)責(zé)對差異損失進(jìn)行責(zé)任追究處理；7.0 客戶對帳周期管理要求7.1 對于收發(fā)頻次比較高的產(chǎn)品或者客戶有明確要求的，可以主動要求縮短對帳周期，最短為日對帳；7.2 無論對帳周期如何確定，對帳的流程不變，在對帳周期非常短的情況下，可以通過系統(tǒng)自動打印對帳表讓客戶確認(rèn)；（A3）7.3 如果客戶長期（超過2個月）不進(jìn)行對帳確認(rèn)，為控制庫存管理風(fēng)險，要求各服務(wù)平臺通過系統(tǒng)生成對帳表，內(nèi)部每月由財務(wù)經(jīng)理、倉庫主管簽字確認(rèn)，按照客戶確認(rèn)的對帳表要求進(jìn)行管理；7.4 對于客戶超過1個月不進(jìn)行對帳也不進(jìn)行確認(rèn)的情況，各服務(wù)平臺必須報運(yùn)營部庫存管理 崗位備案；8.0 稽查考核管理要求8.1 運(yùn)營部每月對各服務(wù)平臺的對帳情況進(jìn)行抽查并及時通報，對于違反制度的相關(guān)責(zé)任