測繪檔案管理制度

1、檔案管理制度一、目的、依據(jù)為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理,確保測繪成果、資料檔案的安全,促進測繪成果的廣泛應用和檔案信息化建設,根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國測繪成果管理條例制定本制度。二、適用范圍對測繪成果及資料檔案的管理適用于本管理制度。三、職責測繪成果檔案資料的管理,實行領導負責制,由單位分管領導負責,測繪成果檔案資料管理的部門(檔案館、檔案室、檔案部、辦公室等具體負責實施,并指定專人負責檔案管理工作。四、基本規(guī)定(一業(yè)務規(guī)定1、測繪成果及資料檔案必須按要求歸檔;歸檔的資料應當齊全、完整,分類整理立卷,案卷標題簡明確切,案卷質量符合國家有關規(guī)范、標準。2、測繪成果及資料檔案應當

2、根據(jù)國家要求,制定歸檔范圍及保管限期表。3、不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。4、永久、長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙書寫,只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫,以利長期保存。5、測繪成果及資料檔案的接收、移交,必須附有清單,嚴格清點和履行簽字手續(xù)。6、數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于5%讀取檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時更換載體或恢復搶救。7、接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當年接收的檔案必須當年完成歸檔工作。8、所有檔案必須登記,詳細到文件級,盡量用數(shù)據(jù)庫或電子表格進行登記。9、做好保密、防蟲、防霉、防盜工作,定期檢查檔案保管狀況,對破損、變質檔案資料及時上報領導并提出處理

3、意見。(二檔案借閱規(guī)定1、建立測繪成果及資料檔案借閱利用登記制度,借閱者均須填寫借閱登記表。2、對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用,查閱人員要如實說明查檔的目的和內容,符合查閱條件的辦理手續(xù)后,方可查閱,且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者,須經(jīng)主管領導批準。3、本單位工作人員借閱本人職能范圍內的檔案,辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱;借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領導或檔案管理部門負責人批準,方可借閱。4、如摘抄、拍照、復制所查檔案內容,需經(jīng)檔案管理人員同意,其中涉密內容需抄錄、復制,要經(jīng)主管領導批準,且只能在檔案閱覽室內進行,利用者對涉密內容要負責保密。5、借閱機密、絕密檔案材料,需

4、經(jīng)保密責任人簽署意見,單位主管領導批準。6、測繪成果及資料檔案利用者,對所借檔案要妥善保管,不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案,不準拆卷、抽頁,不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等,未經(jīng)許可,不得摘抄或復制檔案,不得向無關人員泄露檔案內容。7、借閱國家密級測繪成果,不得擅自復制。確因工作需要復制的,須經(jīng)國家密級測繪成果提供部門批準,并按原密級進行管理。8、借閱人員退還檔案時,檔案管理人員要認真清點檔案數(shù)量,檢查案卷有無損壞,文件是否齊全等。9、利用人員應將利用效果及時向檔案提供部門反饋,為總結規(guī)律、擴大檔案宣傳積累素材,以更好地提供利用。(三庫房管理規(guī)定1、庫房是檔案資料保護和貯存

5、的重要基地,是提供利用測繪成果和檔案資料的重要場所,除經(jīng)單位領導批準外,非檔案管理部門的工作人員不得入內。2、保管檔案必須有專用庫房,并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施,保證檔案安全。3、檔案進出庫房,要建立嚴格的登記制度,包括檔案收進入庫,庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。4、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八防”的設備和措施。光盤或磁介質檔案應用防磁檔案柜存放。5、對新接收入庫檔案要嚴格檢查,對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學處理后方可入庫。6、檔案庫房內應當安置溫濕度計。環(huán)境的溫濕度應相對穩(wěn)定,庫房的溫度應控制在14-24之間,相對濕度

6、應控制在40-60%之間。7、庫房內應保持整潔、衛(wèi)生,不得堆放與檔案無關的物品。8、嚴禁在庫房區(qū)范圍內吸煙。9、每天下班前,應關閉庫房門窗,切斷水、電源,確保檔案安全。10、定期打掃庫房衛(wèi)生,保持庫房與檔案的清潔。(四庫房防火規(guī)定1、宣傳貫徹上級有關安全防火的規(guī)章制度,樹立防火意識。2、要經(jīng)常檢查庫房有無火災隱患,發(fā)現(xiàn)問題及時向領導報告,以便采取有效措施,防患于未然。3、庫房周圍及內部要杜絕火源跡象,嚴禁吸煙。4、庫房內必須依法配備消防器材和滅火裝置,不準堆放易燃易爆物品。5、不準擅自安裝電器開關和其他電器設備,嚴禁亂接、亂搭臨時線。6、定期檢查消防器材并定點放置,管理人員要了解其性能并能熟練

7、使用。7、每天下班前,管理人員要做一次責任片區(qū)的安全檢查,切斷電源。(五檔案工作人員要求1、認真學習、貫徹檔案法,嚴格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度,了解檔案工作方針,掌握檔案管理工作的基本技能。2、忠于職守,負責完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等各項具體工作。3、積極開發(fā)檔案信息,編制各類檔案檢索工具及參考資料,為生產(chǎn)、科研等各項工作服務。4、負責檔案借閱登記和利用效果收集工作。5、負責檔案庫房的管理,做好“八防”工作,確保檔案的完整與安全。6、熟悉館藏,做好檔案利用工作,積極主動熱情為用戶提供服務。7、積極參加各種檔案管理培訓活動,不斷提高自身業(yè)務素質和崗位工作質量。8、加強團

8、結協(xié)作,遵守工作紀律,嚴格執(zhí)行各項工作制度。(六檔案鑒定、銷毀工作規(guī)定1、建立健全檔案鑒定、銷毀工作的組織機構,由單位分管領導主持,成立檔案鑒定工作小組,其成員由有關部門人員組成。2、鑒定工作要根據(jù)國家有關檔案鑒定工作的原則和標準,用全面、歷史、發(fā)展的觀點考查分析檔案價值,確定保管期限,切忌隨意性。3、對鑒定結果要寫書面報告。需延長保管期限的案卷,要在有關目錄及案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案,要編制銷毀清冊一式兩份,報分管領導批準后予以銷毀。4、對保管期滿但屬國家重大工程項目的測繪檔案,要根據(jù)需要適當延長保管期限。5、應銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。6、銷毀國家密級圖紙或測繪成果,必須經(jīng)省測繪行政管理部門批準。7、銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷,并在指定地點銷毀,防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準人、鑒定小組人員均應在銷毀清冊上簽字,以示負責。8、鑒定報告、銷毀清冊及審批文件,應存檔保存。(七檔案統(tǒng)計工作規(guī)定1、檔案統(tǒng)計包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計,檔案部門要建立上述各種情況的登記簿,定期進行統(tǒng)計分析。2、各類檔案的統(tǒng)計由分管的檔案人員負責統(tǒng)計,檔案統(tǒng)計工作的匯總表,由單位分管領導指定專人負責填報。3、要保證統(tǒng)計資料的準