淺談建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理

1、淺談建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理    【摘要】我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展的大環(huán)境下，眾多新建、擴(kuò)建、改建的基礎(chǔ)設(shè)施及技術(shù)改造項(xiàng)目在全國(guó)如火如荼的進(jìn)行。如何管理好、使用好建設(shè)項(xiàng)目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個(gè)重要課題。本文就建設(shè)項(xiàng)目檔案管理談?wù)勛约旱囊?jiàn)解，希望能對(duì)建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案管理有所幫助。 【關(guān)鍵詞】建設(shè)項(xiàng)目、檔案管理 中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)： 【正文】工程項(xiàng)目的建設(shè)是地方、國(guó)家的發(fā)展需要，是大事、要事和百年大計(jì)之事。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展，工程建設(shè)項(xiàng)目逐年增多，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造項(xiàng)目在全國(guó)各地如火如荼地進(jìn)行，眾多

2、新建、續(xù)建的建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生。如何管理好、使用好建設(shè)項(xiàng)目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個(gè)重要課題。建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目的寶貴財(cái)產(chǎn)，它記載著建設(shè)者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實(shí)見(jiàn)證。項(xiàng)目管理者要本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的宗旨，共同做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。 一、加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)看法 建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的客觀真實(shí)記錄，它不僅能靜態(tài)反映項(xiàng)目建設(shè)的全貌，而且能動(dòng)態(tài)反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的變化和發(fā)展情況，它記錄了項(xiàng)目建設(shè)中間的每一個(gè)環(huán)節(jié)，這種客觀真實(shí)的記錄對(duì)單位的建設(shè)與發(fā)展，安全與生產(chǎn)科研，對(duì)總結(jié)建設(shè)項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn)、分析失誤和提高項(xiàng)目管理水平，都有十分重要的意義和作用。因此確保項(xiàng)目檔案

3、與項(xiàng)目施工和實(shí)施過(guò)程相符，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，是科學(xué)管理建設(shè)項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)。 1、充分認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性 根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。由此可見(jiàn)，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。此外，項(xiàng)目檔案對(duì)項(xiàng)目建成后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。項(xiàng)目管理團(tuán)

4、隊(duì)要高度重視項(xiàng)目檔案工作。工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同樣是百年大計(jì)，因此從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作。 2、制定符合實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度 首先要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應(yīng)的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系；其次是加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，難成方圓”，建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，

5、所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠建設(shè)項(xiàng)目檔案管理部門(mén)少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此，依據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)制定符合該項(xiàng)目實(shí)際情況的檔案管理組織架構(gòu)和管理程序，就成為做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。第三要堅(jiān)持做到“四同步”，即：項(xiàng)目下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來(lái)確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作。 3、對(duì)項(xiàng)目管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn) 一個(gè)單位建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案管理規(guī)章制度健全與否，

6、主管檔案領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對(duì)檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。項(xiàng)目檔案未形成時(shí)，檔案資料都散落在各經(jīng)辦人手中。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，定期對(duì)各有關(guān)人員進(jìn)行檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)從思想上重視檔案管理，掌握項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，不要等到工程項(xiàng)目需要進(jìn)行檔案驗(yàn)收時(shí)，才知道項(xiàng)目檔案還有整理的標(biāo)準(zhǔn)和安全保管要求，這時(shí)往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動(dòng)。因此，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，及早介入項(xiàng)目檔案工作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證檔案在形成過(guò)程中的完整性，為最終建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收打下基礎(chǔ)。 4、掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案

7、收集的方法 建設(shè)項(xiàng)目檔案收集是否完整齊全, 整理是否科學(xué)規(guī)范直接反映工程建設(shè)的質(zhì)量和水平。檔案收集方法應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門(mén)類繁多，如果都由建設(shè)單位來(lái)整理是不現(xiàn)實(shí)的。因此建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理、設(shè)備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時(shí), 要明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時(shí)間等，或在工程招標(biāo)合同中設(shè)專門(mén)條款說(shuō)明對(duì)工程資料的要求，把項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)對(duì)上述移交資料進(jìn)行檢查、驗(yàn)收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續(xù)

8、。據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，一些重要的聲像材料，如項(xiàng)目開(kāi)、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點(diǎn)；竣工圖章的簽署也不容忽視，實(shí)際工作中竣工圖多數(shù)是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來(lái)，有些單位就簡(jiǎn)單地將施工過(guò)程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強(qiáng)調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來(lái)保存。建設(shè)項(xiàng)目檔案收集是建設(shè)項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié), 注重建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作必須從重視收集工作開(kāi)始。 5、定期開(kāi)展資料整理檢查與監(jiān)督 由于資料瑣碎，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，建設(shè)項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查

9、，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開(kāi)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目中的各種資料應(yīng)定期或不定期進(jìn)行檢查評(píng)比，引起各方面重視。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門(mén)和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。 6、嚴(yán)格把握竣工驗(yàn)收的質(zhì)量 根據(jù)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法，建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容包括三個(gè)方面：一是項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作；二是項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；三是項(xiàng)目檔案的安全狀況。建設(shè)單位要按照這三個(gè)方面在項(xiàng)

10、目竣工驗(yàn)收前組織項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內(nèi)容，工作的重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。在檔案初驗(yàn)階段，各項(xiàng)歸檔材料要切實(shí)做到“圖實(shí)相符”、簽字手續(xù)完備。對(duì)初驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要求相關(guān)部門(mén)及時(shí)解決。在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。 三、結(jié)束語(yǔ) 加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期和艱巨的任務(wù)。首先我們要從宣傳建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性入手，加強(qiáng)各級(jí)人員的重視程度，并在保管與利用過(guò)程中體現(xiàn)出建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值和作用。其次在檔案管理過(guò)程中檔案管理者不但要積極探索，及時(shí)總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學(xué)習(xí)借鑒其他單