采購(gòu)資料歸檔及物資信息管理規(guī)定

1、佛山市金匯海投資FoshanJinHuiHaiInvestmentCo.,Ltd.采購(gòu)部資料歸檔及物資信息治理規(guī)定目錄1目的12范圍13責(zé)任14程序14.1 采購(gòu)文件資料歸檔14.2 物資信息治理34.3 資料保密治理35相關(guān)文件4物資采購(gòu)資料歸檔及物資信息治理規(guī)定1目的對(duì)公司物資采購(gòu)工作中所形成的文件、資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化治理,利用物資資源信息為公司采購(gòu)、投標(biāo)工作效勞.2范圍適用于公司物資采購(gòu)文件資料的歸檔治理及物資信息治理.3責(zé)任a方案員負(fù)責(zé)采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)方案的收集、歸檔、治理；b采購(gòu)工程師/采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)合同、合作協(xié)議、合同簽訂過(guò)程文件、合同執(zhí)行過(guò)程文件的收集、歸納；c信息治理員負(fù)責(zé)采購(gòu)文件

2、及資料的歸檔、治理,信息采編.4程序4.1 采購(gòu)文件資料歸檔4.1.1 文件資料歸檔過(guò)程a方案員收集采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)方案,以工程工程為單位歸檔,制作合同臺(tái)帳；b采購(gòu)工程師/采購(gòu)經(jīng)理收集采購(gòu)合同合作協(xié)議及簽訂過(guò)程文件、執(zhí)行過(guò)程文件,按4.1.2.所列順序整理,交信息治理員；c信息治理員檢查資料的完整性,采編有關(guān)信息后交資料室.4.1.2 歸檔資料范圍a采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)方案過(guò)程：采購(gòu)申請(qǐng)單、商務(wù)/技術(shù)附件如采購(gòu)申請(qǐng)附件為電子版,需存檔一份有效文字版,采購(gòu)方案；b合同簽訂過(guò)程文件資料：詢比價(jià)含密封報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同：合同審批表、合同含技術(shù)協(xié)議、采購(gòu)情況說(shuō)明、比價(jià)情況匯總、報(bào)價(jià)資料；招標(biāo)合同：合同審批表、

3、合同含技術(shù)協(xié)議、招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組定標(biāo)審批表、綜合評(píng)審表、商務(wù)評(píng)審表含商務(wù)比擬表、技術(shù)評(píng)審表含技術(shù)評(píng)分匯總表、技術(shù)參數(shù)比擬表、開標(biāo)價(jià)格記錄表、投標(biāo)報(bào)價(jià)含屢次報(bào)價(jià)、澄清文件、招標(biāo)申請(qǐng)書、招標(biāo)工作方案、招標(biāo)書審批表、招標(biāo)開標(biāo)會(huì)記錄表、招標(biāo)書、投標(biāo)書、及其它說(shuō)明文件.c合同執(zhí)行過(guò)程文件：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、問(wèn)題投訴、問(wèn)題解決過(guò)程及結(jié)果等；d供方信息：供方資質(zhì)文件、評(píng)審記錄、情況反應(yīng)、價(jià)格表電子文檔、價(jià)格手冊(cè)等、產(chǎn)品樣本等；4.1.3 歸檔時(shí)間a合同及合同簽訂過(guò)程文件應(yīng)在合同簽訂后即時(shí)歸檔；4.1.4 行過(guò)程文件：收到驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后2個(gè)工作日內(nèi),問(wèn)題投訴解決后2個(gè)工作日內(nèi)；4.1.5 況反應(yīng)：采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)供方異常狀

4、況,相關(guān)人員應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)提供詳細(xì)報(bào)告；4.1.6 借閱a按公司檔案歸檔范圍移交公司檔案室的資料借閱按公司檔案借閱的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；b留存物資部的資料本部門員工按涉密權(quán)限實(shí)行登記借閱；借閱期不超過(guò)5個(gè)工作日,其它部門員工通過(guò)工作聯(lián)系單形式進(jìn)行借閱.借閱期不超過(guò)3個(gè)工作日.4.1.7 其它說(shuō)明a件應(yīng)復(fù)印后歸檔；b合同及中標(biāo)單位投標(biāo)書交2份部門留存1份,其余資料交1份.c物資采購(gòu)部轉(zhuǎn)交資料室歸檔的資料按公司資料歸檔制度執(zhí)行.d采購(gòu)工程師及采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)履行資料歸檔的工作責(zé)任,物資采購(gòu)部將這局部工作納入工作質(zhì)量考核范圍進(jìn)行考核.4.2 物資信息治理4.2.1 物資采購(gòu)部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的質(zhì)量、價(jià)格、供給商資

5、質(zhì)、市場(chǎng)供求商情等采購(gòu)根底工作的治理；4.2.2 采購(gòu)工程師/采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)充分利用INTERNET網(wǎng)、報(bào)刊、會(huì)展、學(xué)術(shù)交流、專業(yè)文摘及多媒體等信息渠道,熟悉公司需求產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、供方的資質(zhì)及信譽(yù)等方面的商情,為重大工程投標(biāo)提供信息.4.2.3 信息治理員負(fù)責(zé)建立和治理物資供給信息數(shù)據(jù)庫(kù),提供查詢效勞.4.3 資料保密治理4.3.1對(duì)物資采購(gòu)資料的涉密權(quán)限規(guī)定如下:序號(hào)涉密范圍涉密崗位權(quán)限部長(zhǎng)部長(zhǎng)助理方案員采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)工程師國(guó)際商務(wù)財(cái)信息工程師監(jiān)造主管核算1合同文件及資料含合作協(xié)議書002合同臺(tái)帳03采購(gòu)?fù)ㄖ獑?4采購(gòu)招標(biāo)文件005供方投標(biāo)文件006對(duì)外投標(biāo)報(bào)價(jià)匯總表單007分承包方檔案0008資金方案表00009工程采購(gòu)匯總表010各類工作方案0000011員工業(yè)績(jī)考核表0000012公司治理制度13公司會(huì)議資料0000014公司文件00000表示可以涉及,表示只涉及相關(guān)局部,說(shuō)明:4.3.2公司其它部門對(duì)采購(gòu)文件資料的涉密范圍按公司保密治理規(guī)定執(zhí)行.5相關(guān)文件(a)?公司物資采購(gòu)治理制度?公司信息治理制度?公司保密治理制度?(b)(c)(d)(e)(f)(g)(h)(i)(j)(k)(D(m)(n)(o)(P)