采購(gòu)管理流程-完整

1、采購(gòu)管理框架及流程圖示前言采購(gòu)的描述部門：采購(gòu)是一個(gè)公司的第一道入口，即是所有物料的入口，也是對(duì)外形象的第一道窗口（尤其是業(yè)內(nèi)形象），責(zé)任重大，決定了必須是公司高層高度關(guān)注和明確指導(dǎo)的部門，對(duì)采購(gòu)的管理也必須樹立以公司利益為工作的唯一原則；同時(shí)，采購(gòu)和銷售一樣，除了公司內(nèi)部管理外，還有對(duì)外的廣泛管理（供應(yīng)商、物料市場(chǎng)等），所以采購(gòu)部必需兼?zhèn)鋰?yán)格紀(jì)律和開放意識(shí)的雙重特性；人員：采購(gòu)管理者也需要兼?zhèn)鋰?yán)格的紀(jì)律和開放的心態(tài)，個(gè)人感覺，有些類似外交人員，堅(jiān)守利益，又不失變通；才能堅(jiān)持利益，并在變化中謀求利益，真正的為公司服務(wù)。采購(gòu)人員的形象，應(yīng)該是一副：工作如履薄冰、執(zhí)行事無巨細(xì)、談判縱橫開闔的樣子。

2、過分的自信和粗放的管理都將是致命的。團(tuán)隊(duì)：如何打造出這樣的一支團(tuán)隊(duì)，是綜合性的工作，下面進(jìn)行框架與流程方面的描述（培訓(xùn)和激勵(lì)的說明不在本文中）?？蚣芎土鞒滔旅妫揖筒少?gòu)中，具體的工作原則、工作內(nèi)容和配置、工作模塊、工作流程，進(jìn)行規(guī)劃和描述：1、 工作設(shè)置的主要原則管理原則：威嚴(yán)而民主型管理流程設(shè)置原則：一流流程，二流人才監(jiān)督原則：業(yè)務(wù)公開，威懾喝阻人員配置原則：定崗定人，分工高效庫存控制原則：提前計(jì)劃、備貨成本、供貨及時(shí)的三要素平衡供應(yīng)商管理原則：強(qiáng)勢(shì)、低成本、多信息三要素資源管理原則：資源不分內(nèi)外彼此，只要對(duì)公司有利的，都要運(yùn)用部門間合作原則：緊盯2、 工作內(nèi)容和配置的簡(jiǎn)要說明A部門的管理：

3、在專橫而集中、威嚴(yán)而民主、粗放而自由的三類管理中，針對(duì)采購(gòu)部門的特點(diǎn)，選擇威嚴(yán)而民主型，以實(shí)現(xiàn)部門兼?zhèn)鋰?yán)格紀(jì)律和開放意識(shí)的雙重特色。A流程的管理（分流程和報(bào)表兩塊來說）：主要是分兩點(diǎn)，1、主干工作的業(yè)務(wù)流程（客戶評(píng)審和開發(fā)、計(jì)劃制定、采購(gòu)進(jìn)貨、質(zhì)量檢驗(yàn)、發(fā)票核算、資金支付）；2、核心要素的審核控制點(diǎn)（信息、價(jià)格、客戶引進(jìn)、合同、計(jì)劃接口、倉儲(chǔ)接口、財(cái)務(wù)接口）A報(bào)表的管理：體現(xiàn)工作內(nèi)容的（各類業(yè)務(wù)及信息匯總分析報(bào)表），及工作流轉(zhuǎn)審核的（月周度報(bào)表、審核文件），需要定期或不定期提交的報(bào)表清單及報(bào)表格式。這些表格清單需要統(tǒng)一格式。A監(jiān)督的管理：手段主要為流程防止，和人為監(jiān)督；人為監(jiān)督的主要形式為跟催

4、和審計(jì)兩類；跟催以專題短會(huì)和工作計(jì)劃考核為形式、審計(jì)以部門業(yè)務(wù)公開和不定期調(diào)查為形式；在管理過程中，要建立一定的監(jiān)督威懾。A人員的管理：職責(zé)分工和職責(zé)追溯的分工原則，崗位配置按工作目標(biāo)而配置。人員崗位和配置要清晰明確，追求效率。在人員的選擇上，同時(shí)兼顧個(gè)性素質(zhì)和職業(yè)（業(yè)務(wù)及專業(yè)）素質(zhì)，尤其業(yè)務(wù)人員在接受能力和創(chuàng)新能力上需富有彈性。A庫存的管理：對(duì)備貨成本進(jìn)行核算，并達(dá)成與供貨及時(shí)的平衡，低庫存并不意味著低備貨成本，所以備貨成本的最低、而不是庫存的最低，才是庫存管理的核心目標(biāo)。A供應(yīng)商的管理：企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)有多層面，基層是成本的競(jìng)爭(zhēng)、再是雙方供應(yīng)鏈的競(jìng)爭(zhēng)，再是產(chǎn)品和策劃營(yíng)銷等高級(jí)的競(jìng)爭(zhēng)。針對(duì)我司的情

5、況，采購(gòu)的供應(yīng)商管理，首先要獲得成本優(yōu)勢(shì)，這樣，對(duì)供應(yīng)商要進(jìn)行強(qiáng)勢(shì)和低成本目標(biāo)管理，第二階段，公司有了一定的規(guī)模，對(duì)供應(yīng)鏈的整合才是首要目標(biāo)，合適的配置和供應(yīng)商的服務(wù)能力才更重要；暫時(shí)階段，個(gè)人建議在誠(chéng)信基礎(chǔ)上，對(duì)供應(yīng)商的壓迫式管理是基本方法，核心內(nèi)容有帳期、質(zhì)量、價(jià)格、送貨時(shí)限、法律安全等，更高端的信息支持、新品開發(fā)支持等等服務(wù)視情況而動(dòng)。A資源（外輔）的管理：部門外可以協(xié)助業(yè)務(wù)的顧問力量（專業(yè)人員、財(cái)務(wù)或資深人員），平時(shí)做好動(dòng)員和關(guān)系儲(chǔ)備，在重大談判和難題時(shí)參與；供應(yīng)商也是我們的資源，對(duì)他們的信息、技術(shù)、人員也要積極運(yùn)用?？捎玫亩家闷饋?，這一點(diǎn)，要充分開放。A部門間的協(xié)作管理：以效率和有

6、效溝通為首要目標(biāo)，互相合作的事才溝通，不是什么事都溝通的，對(duì)決定了的，流程性的事，緊盯才能互相拉動(dòng)出效率。A應(yīng)急的管理：特殊情況（對(duì)貨源匱乏、嚴(yán)重質(zhì)量問題、貨款倒掛、重大天氣災(zāi)害等情況，建立應(yīng)急預(yù)案和預(yù)警的設(shè)置和定期啟動(dòng)）的應(yīng)對(duì)。需要注意的是，這些設(shè)置，是直接服務(wù)于一定的企業(yè)或部門目標(biāo)的，本身沒有一個(gè)固定的模式和數(shù)量，按目標(biāo)的特性，來決定需要的配置模式和配置數(shù)量?；谑鹿适亲畲蟮睦速M(fèi)，設(shè)置的原則是不浪費(fèi)、最壞時(shí)無事故發(fā)生。3、 工作模塊采購(gòu)工作的基本模塊如下，這些模塊是部門的支柱，需要長(zhǎng)期建設(shè)。基本模塊：人員崗位模塊業(yè)務(wù)流程模塊業(yè)務(wù)監(jiān)督模塊客戶管理模塊庫存控制模塊質(zhì)量控制模塊每個(gè)模塊其中都包括

7、了具體的流程、標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行、及處罰激勵(lì)措施，這些模塊中，人員崗位、業(yè)務(wù)流程、客戶管理在下面“工作流程”中說明，業(yè)務(wù)監(jiān)督、庫存控制單獨(dú)說明，放在最后；質(zhì)量控制主要以品質(zhì)部為主，采購(gòu)部配合執(zhí)行。4、 工作流程業(yè)務(wù)流程1、業(yè)務(wù)分工：在物料分工和分段分工兩種模式中，選擇分段分工模式。物料分工（機(jī)械組、包裝組、輔料組、原料組）的方式，優(yōu)點(diǎn)是專業(yè)性強(qiáng)，崗位職責(zé)清晰明確，缺點(diǎn)是信息封閉、安全性低、管理重復(fù)；分段分工（信息組、談判組、采購(gòu)跟單組）的方式，優(yōu)點(diǎn)是信息開放、人員依賴度低、管理簡(jiǎn)單，不足的是崗位職責(zé)不夠清晰、講究協(xié)作。但從企業(yè)的安全和成本上來看，個(gè)人強(qiáng)烈建議采用分段分工模式。而且便于統(tǒng)一管理風(fēng)格的形成

8、、業(yè)務(wù)監(jiān)督的執(zhí)行。長(zhǎng)期來看是適宜企業(yè)發(fā)展的。部門組織結(jié)構(gòu)圖如下：I部門經(jīng)理輔料包裝項(xiàng)目組I主料項(xiàng)目組。云壬且土匕項(xiàng)目專員（視需要與否）理）1-2名，經(jīng)理1名，共計(jì)10名（兩項(xiàng)目組結(jié)構(gòu)一致）項(xiàng)目專員1名、主管（或副經(jīng)以上人員安排是考慮將業(yè)務(wù)分為主料（肉類）和輔、包兩個(gè)項(xiàng)目組，主管（或副經(jīng)理）分管項(xiàng)目組，各項(xiàng)目組崗位分工結(jié)構(gòu)一致。各項(xiàng)目組編制如下：流程走向輔、包項(xiàng)目組分管主管1名信息與檔案1名開發(fā)談判員2名1.祖的總項(xiàng)目專員工訥組分管主管1名流程走向跟單員項(xiàng)目專員信息員開發(fā)談判以名人員，隨公司霞展巡步入電I。1名2、主要的業(yè)務(wù)流程A客戶評(píng)審和開發(fā)：A計(jì)劃制定:A采購(gòu)進(jìn)貨:A質(zhì)量檢驗(yàn):A發(fā)票核算:A

9、資金支付:審核控制點(diǎn)1、范圍描述主要是將采購(gòu)流程中涉及到的一些需要審核的文件、控制點(diǎn)梳理出來，這些都是采購(gòu)的數(shù)字管理或安全管理中最容易出現(xiàn)問題的地方，故作為流程中的一個(gè)獨(dú)立模塊來說明。2、主要的審核控制點(diǎn)A信息：信息的重要性主要依據(jù)一個(gè)采購(gòu)理念：“最大的成本節(jié)約不來自談判控制，而來自市場(chǎng)行情控制。”信息也是談判和戰(zhàn)略庫存決策的依據(jù)，按市場(chǎng)行情變動(dòng)情況，每周或每月業(yè)務(wù)人員需提交行情信息（行情分析報(bào)告），交到部門。信息的審核工作主要由部門經(jīng)理完成，并對(duì)公司總經(jīng)理匯報(bào)。信息種類：產(chǎn)品詢價(jià)、原料及產(chǎn)品行情信息、定期行情分析報(bào)告。A價(jià)格：價(jià)格，是采購(gòu)管理的基礎(chǔ)元素，也是業(yè)務(wù)監(jiān)督中業(yè)務(wù)公開原則的執(zhí)行基礎(chǔ)，

10、所以是核心審核點(diǎn)。價(jià)格的審核和調(diào)整，只能通過書面形式進(jìn)行，包括：合同、協(xié)議、訂單（非常小的辦公、勞保及應(yīng)急采購(gòu)的機(jī)械物資，以采購(gòu)送貨單或收款單即可），并，除緊急情況下，不得在貨物到后再審核價(jià)格。違者處罰。A客戶引進(jìn)：未來的制造業(yè)競(jìng)爭(zhēng)是供應(yīng)鏈的競(jìng)爭(zhēng)，合作客戶非常重要。在客戶的引入上，就需要有完善的審核流程，以確保合作中的效率。具體流程在業(yè)務(wù)流程中已說明，這里只說明供應(yīng)商的評(píng)估要點(diǎn)：供應(yīng)商基本信息檔案表審核點(diǎn)供應(yīng)商A客戶B客戶認(rèn)證三證相關(guān)認(rèn)證投資投資方投資額機(jī)器硬件數(shù)量使用年限產(chǎn)能產(chǎn)能現(xiàn)年ftW研發(fā)實(shí)力品牌產(chǎn)品品控檢驗(yàn)設(shè)備關(guān)鍵品控點(diǎn)1關(guān)鍵品控點(diǎn)2衛(wèi)生人員衛(wèi)生倉儲(chǔ)衛(wèi)生加工衛(wèi)生管理人員素質(zhì)作業(yè)規(guī)范工作

11、狀態(tài)服務(wù)意識(shí)合作客戶客戶1客戶2A合同:合同的簽訂，根本目的是保障合作的安全（效率、穩(wěn)定、法律），合同的審核不僅僅是價(jià)格、質(zhì)量、索賠的約束，整個(gè)合同的軟性條款、文字措詞都是審核的要點(diǎn)，不同的物料也適用不同的合同；這一點(diǎn)，是需要有專業(yè)采購(gòu)人員操作的。具體的合同審核流程上面已做說明。A計(jì)劃接口（生產(chǎn)）、A倉儲(chǔ)接口、A財(cái)務(wù)接口：這三點(diǎn)都是采購(gòu)和相關(guān)部門的數(shù)字接口，為確保數(shù)字安全，這三點(diǎn)涉及到的流轉(zhuǎn)單據(jù)都很重要。這里羅列主要單據(jù)。接口相關(guān)單據(jù)保存要求單據(jù)部門計(jì)劃（生產(chǎn)）物料計(jì)劃需求原件采購(gòu)臨時(shí)米購(gòu)需求原件采購(gòu)倉儲(chǔ)送貨單原件倉儲(chǔ)入庫單原件采購(gòu)?fù)素泦卧少?gòu)樣品存單原件采購(gòu)財(cái)務(wù)發(fā)票臺(tái)帳采購(gòu)對(duì)賬單復(fù)印件采購(gòu)

12、現(xiàn)金及支票簽收單復(fù)印件采購(gòu)客戶扣款確認(rèn)單復(fù)印件采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督模塊首先要明確一點(diǎn)，采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督是為了更好地培養(yǎng)人才，對(duì)員工和同事的發(fā)展負(fù)責(zé)！采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督，我們將其分為業(yè)績(jī)和紀(jì)律兩類，控制的形式，就像合格產(chǎn)品不是檢驗(yàn)出來的，而是生產(chǎn)出來的一樣，良好的采購(gòu)也是流程培養(yǎng)出來的，不是監(jiān)督出來的；所以我們控制的重點(diǎn)就在兩塊：流程防止為主、人為監(jiān)督為輔。流程防止：1、以分段分工的模式，避免個(gè)人全盤操控單項(xiàng)業(yè)務(wù)，人員互相監(jiān)督2、關(guān)鍵崗位部門內(nèi)輪崗（每半年或一年），同時(shí)培養(yǎng)綜合能力人才3、業(yè)務(wù)過程公開，所有涉及業(yè)務(wù)的資料、往來函、訂單等由檔案員獨(dú)立保管4、制定采購(gòu)人員工作倫理，從各方面細(xì)節(jié)規(guī)范和供應(yīng)商的交往5、制定避嫌原則，對(duì)異常業(yè)務(wù)問題，執(zhí)行業(yè)務(wù)員避嫌，由其他業(yè)務(wù)員主導(dǎo)處理人為監(jiān)督：1、重要的是持續(xù)不斷的要求、宣貫、形成監(jiān)督威懾（受到誘惑的第一次嘗試最重要，對(duì)本分的就是威懾，對(duì)不本分的就是節(jié)制）2、定期召開工作會(huì)議，制定統(tǒng)一過程工作報(bào)表，跟催工作3、定期審計(jì)，避免出現(xiàn)積壓性嚴(yán)重問題4、對(duì)質(zhì)量、價(jià)格等定期分析，隨時(shí)整改糾偏，對(duì)問題在萌芽狀態(tài)進(jìn)行遏制。六、庫存控制模塊：庫存的控制問題，首先要確認(rèn)控制的目標(biāo)是什么？這里涉及到的要素有：庫存成本、購(gòu)入成本、運(yùn)輸成本、缺貨成本、采購(gòu)人力投入，問題在于哪種備貨策略綜合成本