合同管理辦法

1、合同管理辦法第一條目的和依據(jù)為規(guī)范對外簽約行為，防范和控制經(jīng)營風(fēng)險，加強各類合同的管理，維護深圳金融聯(lián)客戶服務(wù)中心（以下簡稱“客服中心”）的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團公司的相關(guān)制度要求，特修訂本管理辦法。第二條適用范圍本管理辦法適用于深圳市金融聯(lián)客服中心總部及各分支機構(gòu)。第三條適用對象本管理辦法適用于除人事合同（勞動合同、實習(xí)協(xié)議）外的其他各類型合同及補充協(xié)議，包括業(yè)務(wù)、采購、投資、招聘、財務(wù)等。1. 第四條合同管理流程合同管理流程包括：合同準備、合同評審、合同簽訂、合同履行、合同變更與解除、合同管理監(jiān)督、合同保管與查閱七個主要環(huán)節(jié)。2. 參與合同評審的各部門應(yīng)當在收到合同之日起

2、一個工作日之內(nèi)完成評審工作。1. 合同管理流程中各環(huán)節(jié)主要工作、責(zé)任主體、主要文件、注意事項等，請參閱附件一合同管理審核流程表和審批權(quán)限（表1、表2）第五條合同訂立承辦部門在經(jīng)過調(diào)研、洽談確立意向后，擬定有關(guān)書面文件，經(jīng)業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)人員審核后，報有簽訂權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批訂立。合同審核內(nèi)容及相關(guān)職責(zé)，請參閱附件二合同管理相關(guān)人員審核內(nèi)容及職責(zé)。2. 以公司名義簽訂合同的，必須由公司法定代表人或授權(quán)委托人簽字。法定代表人或授權(quán)委托人簽字時，須確認合同必要、合法、審核完備。3. 簽訂合同時，合同承辦部門有義務(wù)對合同對方當事人的資質(zhì)進行嚴格審查，應(yīng)要求對方提供相應(yīng)證照和資信證明，對相關(guān)證件的真實性、有效

3、性認真進行審查、核實，并對其資信狀況進行調(diào)查。4. 合同文本，盡可能采用公司統(tǒng)一格式的書面文本。并記錄、保存相關(guān)傳真、電子數(shù)據(jù)等信息。5. 合同分為格式合同與非格式合同；對于非格式合同則按重大合同與一般合同區(qū)分管理，一般合同按公司權(quán)限審批要求規(guī)定執(zhí)行（參見附件三一般合同評審及用印申請表）。重大合同必須經(jīng)集團公司法務(wù)審核，并最終上報董事長審批后方可簽署（參見附件四下屬公司重大類合同評審表）。重大合同是指，合同內(nèi)容包括以下條件之一的合同：對外投資（包括股權(quán)投資、風(fēng)險投資以及其他投資）、財務(wù)（貸款、借款、融資）、對外擔(dān)保、委托理財、委托律師、標的高于公司注冊資本的百分之十以上或標的超過100萬元以上

4、的合同（對于同一業(yè)務(wù)多次或分批簽訂合同的，則以累計計算合同總金額）。以上重大合同如果需要進行招投標的，應(yīng)當在招投標之前，按照重大合同的審批程序報集團審批完成后方可進行招投標工作。6. 一般合同是指，除上述重大合同之外的合同。對于特殊的或難以判斷是否屬重大類的合同，在簽訂前向集團公司審計部咨詢后，再執(zhí)行相關(guān)合同審批流程。1. 第六條合同履行合同承辦部門應(yīng)盡職維護合同的履行，確保合同實際履行過程及結(jié)果與合同條款相符。對方當事人不履行或不全面、不適當履行合同時，承辦部門應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h，并及時調(diào)查了解，采取有效措施，避免給公司造成經(jīng)濟損失。相關(guān)情況應(yīng)及時匯報有關(guān)部門

5、和領(lǐng)導(dǎo)。2. 經(jīng)辦人員應(yīng)本著協(xié)商解決的原則處理發(fā)生履約困難的合同，若協(xié)商不成則通過訴訟或仲裁方式解決。1. 第七條合同變更和解除發(fā)生特殊情況而不能全面履行時，應(yīng)及時與對方協(xié)商變更或解除合同。“補充、變更或合同解除”協(xié)議書的審批程序，與合同訂立審批程序保持一致。合同的變更、解除或補充必須采用書面形式，其份數(shù)應(yīng)與原合同份數(shù)一致，并盡快送達有關(guān)執(zhí)行、財務(wù)等部門。2. 收到合同對方要求變更或解除合同的通知后，應(yīng)在合同約定的要約答復(fù)期內(nèi)做出明確的書面答復(fù)。3. 出現(xiàn)下列情形之一時，須提出變更或解除合同：繼續(xù)履行合同，將給公司造成更大的經(jīng)濟損失；由于公司關(guān)閉、停產(chǎn)、轉(zhuǎn)產(chǎn)而確實無法履行；由于不可抗力或合同約

6、定的免責(zé)條件發(fā)生，使合同無法履行；由于對方違約，使我方履行已無必要。4. 基于上述理由變更或解除合同，應(yīng)盡快通知對方。第八條合同糾紛處理合同發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達成一致時，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達成協(xié)議時，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。第九條合同日常管理公司綜合管理部負責(zé)合同的日常管理，合同原件應(yīng)統(tǒng)一交綜合管理部保管，并建立合同管理臺賬，合同管理人員收到合同文本后，應(yīng)及時在本公司的合同管理臺賬上記錄。合同臺賬應(yīng)包括以下基本內(nèi)容：簽約日期、合同編號、合同名稱、雙方名稱、到期日期、承辦部門、備注。第十條對分支機構(gòu)合同管理要求1.

7、各分支機構(gòu)應(yīng)明確合同管理部門，配備合同管理人員（專兼職合同管理員），執(zhí)行本合同管理制度。各分支機構(gòu)應(yīng)將合同管理人員名單報公司總部綜合管理部備案。2. 各分支機構(gòu)合同的簽署必須遵循權(quán)限設(shè)置執(zhí)行審批程序，不得私白簽訂合同。若違反本規(guī)定私白簽署合同，視情節(jié)嚴重性和公司利益受損情況，對相關(guān)人員進行績效處罰、紀律處罰，并追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟責(zé)任和法律責(zé)任。3. 合同發(fā)生糾紛時，承辦部門應(yīng)及時通知公司總經(jīng)理，需要通過訴訟或仲裁方式解決的，應(yīng)及時向集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，同時應(yīng)迅速收集合同文本、票據(jù)、樣品、檢測結(jié)果、證人、證言等證據(jù)，與本公司法律顧問或者集團公司法務(wù)人員商定代理人、訴訟方案等。4. 各分支機構(gòu)

8、應(yīng)每年進行至少一次內(nèi)部合同管理檢查，及時糾錯整改，防范法律風(fēng)險。第十一條監(jiān)督與獎懲1. 公司總部綜合管理部負責(zé)對合同管理工作進行監(jiān)督。2. 公司對在合同管理工作中做出成績者及避免或挽回經(jīng)濟損失者予以表彰和獎勵。3. 公司對以下情形，視情節(jié)嚴重性和公司利益受損情況，對相關(guān)人員進行績效處罰、紀律處罰，并追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟責(zé)任和法律責(zé)任。(1) 不按本辦法規(guī)定簽訂、變更或解除合同的；使用非法手段簽訂合同的。(2) 簽訂有重大缺陷或無效合同的；丟失合同文本及相關(guān)文件的；提供虛假資料的；超越授權(quán)或濫用授權(quán)簽約的；發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時匯報或不及時采取措施的；應(yīng)當追究對方違約責(zé)任而擅白放棄的；惡意串通

9、或收受賄賂的；泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機密的。第十二條附則1、本管理辦法適用于所有分支機構(gòu)，總部綜合管理部予以督導(dǎo)執(zhí)行；2、本辦法白下發(fā)之日起更新生效，最終解釋權(quán)屬總部綜合管理部。3、附件附件一：客服中心合同管理流程表及審批權(quán)限（表1）（表2）附件二：合同管理相關(guān)人員審核內(nèi)容及職責(zé)附件三：一般合同評審及用印申請表附件四：下屬公司重大類合同評審表附件五：合同編號規(guī)則深圳市金融聯(lián)客戶服務(wù)中心股份有限公司二。一二年十月十七日附件一：客服中心合同管理審核流程表（表1）序號流程工作內(nèi)容責(zé)任者相關(guān)文件注啟、事項1合同準備宙查對方的主體資格承辦部門營業(yè)執(zhí)照宙查名稱、住所、法定代表人、注冊資本、經(jīng)營范圍等

10、調(diào)查對方的履約能力和信譽簡介、驗資報告、財務(wù)報表、資信證明等調(diào)查對方合問保證度，包括資金、原材料、設(shè)備、技術(shù)、質(zhì)量、信譽等；必要時可要求提供驗資報告、財務(wù)報表、銀行資信證明、以及擔(dān)保等審查簽約代表人資格法人授權(quán)委托書如果不是法定代表人簽約，則應(yīng)要求對方簽約人出具法人授權(quán)委托書檢查合同基本要素合問文本合問應(yīng)具備以下基本條款：名稱或者姓名、地址、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、支付方式、履行期限、履行方式、違約責(zé)任、解決爭議方法等2合同評審審查合同必要性和合理性承辦部門合同評審及用印申請表承辦人員全程跟蹤合同評審和審批過程。審查合同合法性法務(wù)人員重大合同審查金額合理性及稅務(wù)等財務(wù)部門合問中有涉及款項和付款

11、條款的，必須有財務(wù)部參與評審。綜合評判分管副總/總經(jīng)理/董事長重大合同需董事長審批3合同簽定在合同上簽字授權(quán)代表法人授權(quán)委托書若簽約代表人不是法定代表人，則應(yīng)出具法人授權(quán)委托書檢查權(quán)簽是否完備綜合管理部印章管理人4合同履行組織合同履行承辦部門檢查收付款情況財務(wù)部門處理糾紛承辦部門法律顧問、財務(wù)部門、律師等提供協(xié)助5合同保管合同編號、保管、查詢綜合管理部合同保管人員合問及相關(guān)文件交接表合同管理專員保留本公司所有合同的一份正本，其余正本由業(yè)務(wù)部門或財務(wù)部保管。注意合同保密。6監(jiān)督與獎懲檢查合同管理規(guī)范性公司總部綜合管理部檢查報告和整改意見合同管理工作，納入其績效考核中。根據(jù)檢查意見，及時整改。對合

12、同管理工作進行獎懲總經(jīng)理表彰狀/懲罰意見附件一：客服中心合同管理審核流程表（表2）一般合同重大合同類別發(fā)起部門發(fā)起部門責(zé)任人財務(wù)審核總經(jīng)辦分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理董事長集團業(yè)務(wù)/項目合同營銷規(guī)劃中心部門經(jīng)理、市場總監(jiān)財務(wù)經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)審批*,行政合同綜合管理部部門經(jīng)理人力資源合同人力資源部部門經(jīng)理財務(wù)合同財務(wù)部部門經(jīng)理技術(shù)合問信息技術(shù)部部門經(jīng)理A【說明】1、實線箭頭“一”為必簽部門和崗位，虛線“-”視合同具體情況而定。2 、以上類別合同如果涉及交易金額及結(jié)算，或影響財務(wù)處理事項的，須經(jīng)財務(wù)部審核;3 、各類別合同達到集團重大合同要求的，審批流程延伸。附件二：合同管理相關(guān)人員審核內(nèi)容及職責(zé)1. 承辦部門職

13、責(zé)?審查對方的主體資格?調(diào)查對方的履約能力和資信情況?審查簽約代表人資格?檢查合同基本要素?審查合同的必要性和合理性?組織合同履行，向上級通報履約問題?參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟的準備及善后工作2. 財務(wù)部門職責(zé)?審查合同涉及的財務(wù)金額的合理性及相關(guān)稅務(wù)問題?積極配合與監(jiān)督合同履行3. 法律顧問職責(zé)?審查合同的合法性?監(jiān)督檢查合同管理工作4. 綜合管理部職責(zé)?審核合同審批是否完備?在合同評審手續(xù)完備的情況下，加蓋公司印章?安排人員保管公司合同原件及建立合同檔案?保管所有合同壹份正本?保管合同評審及用印申請表?為本公司所有合同統(tǒng)一建檔?合同編號（參考附件編號規(guī)則：附件三）?登記合同查閱

14、（注意保密）6. 權(quán)簽人（分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、董事長）職責(zé)?審核合同必要性、合理性、金額等重大方面?審批合同?監(jiān)督、指導(dǎo)合同的履行與合同糾紛處理?審核審批合同變更與解除7. 法定代表人?審核簽署合同必要性、合理性、金額、評審和審批是否完備等重大方面?簽署或授權(quán)簽署合同（補充合同、變更合同或解除合同等）附件三：一般合同評審及用印申請表般合同評審及用印申請表申請人申請時間年月日合同名稱合同簽約雙方甲方：乙方：合同主要內(nèi)容標的：金額：支付方式：合同執(zhí)行時間生效時間：年月日終止時間：年月日承辦部門負責(zé)人意見日期：財務(wù)部負責(zé)人意見日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見日期：總經(jīng)理審批日期：用印種類口公章口合同專用章口業(yè)務(wù)章印

15、章管理人簽字常用合同應(yīng)請本公司法律顧問編制格式合同，此類合同的條款如無變更，則不必提交法律顧問審核。此表由合同管理專員保管。附件四：集團下屆公司重大合同評審表公司重大類合同評審表編號：申請人申請日期合同名稱主要內(nèi)容填寫合問標的、金額、支付方式等生效時間簽約雙方公司承辦部門意見公司財務(wù)部門意見簽字：日期：簽字：日期：公司主管副總經(jīng)理意見簽字：日期：公司財務(wù)總監(jiān)意見簽字：日期：公司總經(jīng)理意見簽字：日期：公司董事長意見簽字：日期集團公司相關(guān)部門意見集團公司法務(wù)人員意見集團公司主管副總裁意見集團公司主管財務(wù)副總裁意見集團公司總裁意見簽字：日期：集團公司董事長意見日期:簽字:附件五：合同編號規(guī)則1、編號規(guī)則：公司代碼-部門（分支機構(gòu)）-年份-月份-