OA系統(tǒng)中檔案管理模塊的功能要求

1、OA系統(tǒng)中檔案管理模塊的功能要求一、歸檔范圍1、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)結(jié)束后需歸檔的電子文件。2、未在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的本單位收文、發(fā)文、會(huì)議材料等需歸檔的文件資料。二、歸檔要求1、自動(dòng)歸檔功能。對(duì)本單位的所有需歸檔文件資料的目錄（未在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的文件資料，需補(bǔ)充錄入目錄），可由軟件自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行分類、排序，生成文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。分類方案：年度一一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）一一保管期限年度保管期限排列：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低類目即“保管期限”內(nèi)，按時(shí)間先后順序或事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。件號(hào)：文件排列順序號(hào)。在分類方案的最低一級(jí)類目（指同一年度、同一機(jī)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、同一保管期限）內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。2、

2、文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式（DB32/505-2002）的標(biāo)準(zhǔn)。3、件的二級(jí)目錄（數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)見附件一）。件的二級(jí)目錄模塊是為了貫徹“細(xì)化檢索”的原則，對(duì)文件級(jí)文檔管理的補(bǔ)充。當(dāng)用戶將轉(zhuǎn)發(fā)件和被轉(zhuǎn)發(fā)件、請(qǐng)示和批復(fù)、介紹信存根等作為一件歸檔時(shí)，通常只在歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入一條記錄（即文件的標(biāo)題）。這樣的目錄對(duì)于檢索更詳細(xì)的內(nèi)容來(lái)說(shuō)是不夠的。彌補(bǔ)這種缺陷，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)為用戶提供二級(jí)目錄功能模塊，使用戶能更加細(xì)致地儲(chǔ)存、檢索有關(guān)信息。4、按所分檔案的類別打印出相應(yīng)的歸檔文件目錄（見附件二）、歸檔文件目錄封面（見附件三）。用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型

3、（長(zhǎng)X寬為297mmx210mm）。5、對(duì)于有專業(yè)檔案管理（如會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)、基建檔案等）需求的單位，根據(jù)其業(yè)務(wù)要求為其設(shè)計(jì)相應(yīng)的專業(yè)檔案管理模塊。6、對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)要有權(quán)限設(shè)置，以確保數(shù)據(jù)的安全。7、對(duì)于每一份電子文件，軟件必須提供相應(yīng)的電子文件登記表，歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表，歸檔電子文件管理登記表，歸檔電子文件遷移登記表（見附件四），并將其打印輸出。8、對(duì)最后形成的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、件的二級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，提供數(shù)據(jù)的修改、批量修改、刪除當(dāng)前記錄、刪除所選記錄、記錄的新增、保存、按字段檢索，數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、顯示每條記錄的電子文件全文等功能。9、每一年度可以按機(jī)構(gòu)問(wèn)題、保管期限，統(tǒng)

4、計(jì)檔案的數(shù)量，并產(chǎn)生相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)表格（見附件五）及圖表（餅圖、柱形圖等）。附件一:件的二級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)順序號(hào)著錄項(xiàng)目著錄項(xiàng)目在計(jì)算機(jī)中的表示字段名字段長(zhǎng)度(字節(jié))允許空(NULL)說(shuō)明1DHChar19否2件內(nèi)順序XHInt16否3相關(guān)內(nèi)容TMChar255否4文件類別WJLXChar20是5備注BZChar120是檔號(hào)件的二級(jí)目錄的檔號(hào)和文件級(jí)文檔管理中的檔號(hào)格式是一致的，而前者出現(xiàn)的值，應(yīng)該在文件級(jí)文檔管理中都已存在；所不同的是，二級(jí)目錄的檔號(hào)允許重復(fù)，而文件級(jí)文檔管理中檔號(hào)不允許重復(fù)。件內(nèi)順序一個(gè)文件里面，如果有若干個(gè)文件或若干條目錄，以此設(shè)定其順序。檔號(hào)+順序號(hào)不允許重復(fù)。相關(guān)內(nèi)容，在“相關(guān)內(nèi)容”里面，用戶可以錄入被轉(zhuǎn)發(fā)件等的文號(hào)、責(zé)任者、題名等內(nèi)容，也可以錄入人事任免的所有人員名單和任職事項(xiàng)。相關(guān)內(nèi)容的字節(jié)長(zhǎng)度是255,若還不夠輸入詳