集團會議管理要求

1、集團會議管理要求為了規(guī)范集團會議內(nèi)容和程序，提高辦公質(zhì)量和工作效率，建立健全決策與執(zhí)行落實機制，提升集團運營水平，現(xiàn)對會議管理提出以下要求：1 適用范圍：本要求適用于集團各中心/室、子公司。2 權(quán)責(zé)：2.1集團辦公室：進行集團會議的綜合管理，包含本單位負(fù)責(zé)的會議組織、各中心及子公司組織會議的備案與跟蹤、會議紀(jì)要管理等。2.2集團各中心、子公司：進行職責(zé)范圍內(nèi)的會議計劃、組織、會議紀(jì)要整理與報備、會議決議的執(zhí)行。3 會議類別：3.1日會：包括各子公司經(jīng)營碰頭會、集團碰頭會。3.2周會：各子公司經(jīng)營調(diào)度會、集團經(jīng)委會周例會。3.3月會：各子公司工作計劃檢討會、集團工作計劃檢討會、各子公司經(jīng)營分析會

2、、集團經(jīng)營分析會。3.4專題會：專項工作會議。4 日會4.1各子公司經(jīng)營碰頭會4.1.1召開時間：具體時間由各子公司自行確定。4.1.2參加人員：各子公司自行安排。4.1.3會議內(nèi)容：處理當(dāng)天的生產(chǎn)、經(jīng)營問題，布置當(dāng)天生產(chǎn)、經(jīng)營工作等。4.2集團碰頭會4.2.1召開時間：每天16:30。4.2.2參加人員：集團代理總裁、總裁助理、集團中心/室負(fù)責(zé)人。4.2.3會議內(nèi)容：解決集團中心/室日常工作出現(xiàn)的問題，提前收集子公司情況，如子公司有需要解決的問題，子公司總經(jīng)理及相關(guān)人員參加會議。5 周會5.1各子公司經(jīng)營調(diào)度周會5.1.1召開時間：每周一8:15。5.1.2參加人員：子公司自行安排，由代理總

3、裁安排集團經(jīng)委會成員列席。5.1.3會議內(nèi)容：子公司各部門匯報本周生產(chǎn)經(jīng)營工作總結(jié)、下周工作計劃，重點匯報重點工作的進度、質(zhì)量，生產(chǎn)經(jīng)營過程中的主要問題和困難，提出解決方案。5.2 集團經(jīng)委會周例會5.2.1召開時間：每周一16:00。5.2.2參加人員：集團經(jīng)委會成員，指定參加人員。5.2.3會議內(nèi)容：通報本周生產(chǎn)經(jīng)營等情況，通報上周質(zhì)量、安全、上周布置工作及重點追蹤工作完成情況，研究生產(chǎn)經(jīng)營中的困難與問題，拿出解決方案，審議集團的流程、制度，對集團重大事項做出決策。6 月會6.1各子公司工作計劃檢討會6.1.1會議時間：每月26日27日。6.1.2參加人員：子公司經(jīng)委會成員、各部門負(fù)責(zé)人、

4、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及相關(guān)財務(wù)人員，由代理總裁安排集團經(jīng)委會成員列席。6.1.3會議主持人：總經(jīng)理或授權(quán)人。6.1.4會議內(nèi)容：6.1.4.1子公司各部門負(fù)責(zé)人分別匯報本月工作計劃完成情況，對未完成項檢討未完成原因，工作中存在的問題及解決建議；總經(jīng)理及其它部門負(fù)責(zé)人進行質(zhì)詢，通過質(zhì)詢確定本月工作計劃完成結(jié)果。6.1.4.2子公司各部門負(fù)責(zé)人匯報下月工作計劃，需要領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決的問題及建議；總經(jīng)理及其他部門進行質(zhì)詢，通過質(zhì)詢確定下月工作計劃。6.1.4.3主持人對會議召開情況進行點評，對本月整體工作中進行總結(jié)，對下月重點工作計劃進行部署。6.2集團工作計劃檢討會6.2.1會議時間：每月28日召開。6.2.

5、2參加人員：集團經(jīng)委會成員、集團中心/室負(fù)責(zé)人、各子公司負(fù)責(zé)人。6.2.3會議主持人：代理總裁或授權(quán)人。6.2.4會議內(nèi)容：6.2.4.1集團中心/室、各子公司負(fù)責(zé)人分別匯報本月工作計劃完成情況，對未完成項檢討未完成原因，工作中存在的問題及解決建議，集團經(jīng)委會成員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進行質(zhì)詢，通過質(zhì)詢確定本月工作計劃完成結(jié)果。6.2.4.2匯報下月工作計劃，需要協(xié)調(diào)解決的問題及建議；總裁及其他單位負(fù)責(zé)人進行質(zhì)詢，通過質(zhì)詢確定下月工作計劃。6.2.4.3主持人對會議召開情況進行點評，對本月整體工作中進行總結(jié)，對下月重點工作計劃進行部署。6.3各子公司經(jīng)營分析會6.3.1會議時間：每月1日或上月最后一

6、天。6.3.2參加人員：子公司經(jīng)委會成員、各部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及相關(guān)財務(wù)人員，由代理總裁安排集團經(jīng)委會成員列席。6.3.3會議主持人：總經(jīng)理或授權(quán)人。6.3.4會議內(nèi)容：6.3.4.1子公司各部門分別匯報本月各項經(jīng)濟指標(biāo)完成情況，工作中存在問題及解決方案，需求及需要協(xié)調(diào)解決的問題及解決建議；生產(chǎn)單位重點匯報生產(chǎn)計劃完成情況、產(chǎn)銷協(xié)調(diào)、設(shè)備運行與維修維護、品質(zhì)、庫存結(jié)構(gòu)、呆滯品情況、成本、人員流失、安全等問題；營銷單位重點匯報營銷政策與方案落實情況、銷售計劃完成、應(yīng)收賬款、訂單構(gòu)成結(jié)構(gòu)、退貨情況、呆滯庫存處理、客戶銷售額結(jié)構(gòu)與變化、產(chǎn)銷協(xié)調(diào)、團隊建設(shè)、重點區(qū)域市場情況、產(chǎn)品與競品價格狀況等

7、。6.3.4.2子公司經(jīng)委會成員進行質(zhì)詢、提出要求，并對提出的問題和需求進行討論、形成解決思路和方案。 6.4集團經(jīng)營分析會6.4.1會議時間：每月2日。6.4.2參加人員：集團經(jīng)委會成員、各子公司負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及相關(guān)財務(wù)人員。6.4.3會議主持人：代理總裁或授權(quán)人。6.4.4會議內(nèi)容：6.4.4.1財務(wù)管理中心通報預(yù)算完成情況，存在問題。6.4.4.2集團辦公室運營管理部通報各板塊安全管理、質(zhì)量管理、人員管理、重點工作等方面工作完成情況以及存在問題。6.4.4.3子公司總經(jīng)理匯報本單位各項管理工作情況以及存在問題與解決方案，提出需要協(xié)調(diào)解決的問題及建議。6.4.4.4集團經(jīng)委會成員對各

8、公司進行質(zhì)詢、提出要求，并對提出的問題和需求進行討論、形成解決方案和整改工作計劃。7 專題會7.1會議組織：7.1.1各子公司專題會議由各子公司自行組織。7.1.2集團專題會議由承擔(dān)核心職能的單位組織并起草會議通知請示，提報集團辦公室發(fā)布，相關(guān)業(yè)務(wù)單位參加。7.1.3需要業(yè)務(wù)單位部門參加的會議，組織單位必須提前與業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人溝通。7.2會議時間：組織單位與相關(guān)單位溝通后確定，或根據(jù)制度規(guī)定執(zhí)行。7.3會議內(nèi)容：7.3.1對專項工作、方案或制度進行溝通、討論，比如某項工程的設(shè)計方案討論。7.3.2就跨部門的常規(guī)工作進行例行的溝通、協(xié)調(diào)，提高效率、解決問題。7.3.3進行業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部的工作溝通、

9、討論，比如集團人力資源系統(tǒng)的工作會議。8 會議工作流程8.1會前工作8.1.1各子公司每月22日下班前提報下月準(zhǔn)備召開的各項會議的會議計劃；已確定的會議時間若因故變動，會議組織單位提前一天報備集團辦公室。8.1.2集團辦公室依據(jù)各子公司上報會議計劃制定集團整體會議計劃。8.1.3集團辦公室每月更新會議日歷，并按照會議日歷收集會議紀(jì)要。8.1.4會議前三天發(fā)會議通知，將會議主題、會議內(nèi)容、參會地點、參會時間、會議議程、參會人員及會議資料下發(fā)與會人員。8.1.5參會人員會前做好發(fā)言準(zhǔn)備工作，匯報簡潔、明了。8.1.6如有參會人員需要請假，請?zhí)崆跋驎h主持人請假，并通知會議組織部門。8.1.7會議組

10、織部門負(fù)責(zé)簽到表的準(zhǔn)備工作。8.1.8組織部門做好會議室電腦、音響等設(shè)備的調(diào)試工作。8.1.9開會前半個小時組織部門必須完成會場布置工作，包含桌牌、椅子等，如有外來接待、座談等大型會議，需同時準(zhǔn)備紙巾、煙灰缸、礦泉水等，擺放礦泉水和紙巾時要注意礦泉水要擺在嘉賓的右手側(cè)，紙巾擺方在礦泉水的右側(cè)。8.1.10組織部門做好會議材料準(zhǔn)備工作，并調(diào)試好材料字體格式等，確保每位參會人員都能看清楚材料。8.2會中工作8.2.1參會人員提前十分鐘到達(dá)會場，遵守紀(jì)律，及時關(guān)閉手機或?qū)⑹謾C調(diào)至靜音狀態(tài)。8.2.2會議組織部門負(fù)責(zé)參會遲到人員記錄及會中秩序的監(jiān)督工作。8.2.3匯報人員要注意發(fā)言時間，會議主持人負(fù)責(zé)

11、控制會議進度。8.2.4會議組織部門要做好會議內(nèi)容記錄工作。8.3會后工作8.3.1會議結(jié)束后所有會議資料不允許在會議室電腦留存，會議組織部門必須將資料全部刪除。8.3.2會議結(jié)束后會議組織部門需要將會議室還原，清理干凈。8.3.3會議結(jié)束后會議組織部門要形成會議紀(jì)要，日會無重大事項可不形成紀(jì)要；周會、月會必須形成會議紀(jì)要；會議紀(jì)要中不允許出現(xiàn)“加強”、“盡快”等模糊的詞語，要使用定量的詞語，確實不能定量的事項，定性的要求一定要明確、具體。8.3.4要求會議組織部門會后1個工作日內(nèi)將會議紀(jì)要報備集團辦公室,周會、月會等人數(shù)較多的大型會議的會議紀(jì)要由會議主持人簽字確認(rèn)，專題會會議紀(jì)要需全體參會人

12、員簽字確認(rèn)；未按時提報會議紀(jì)要者，會議組織部門負(fù)責(zé)人樂捐50元/次，會議組織部門文管員樂捐30元/次；會議紀(jì)要出現(xiàn)差錯，會議組織部門負(fù)責(zé)人樂捐5元/處，會議組織部門文管員樂捐3元/處。8.3.5集團會議紀(jì)要中決定事項，集團辦公室負(fù)責(zé)追蹤工作，安排專人負(fù)責(zé)追蹤完成情況。附件一：會議通知模板附件二：會議計劃模板附件三：會議日歷模板附件四：會議簽到模板 附件五：會議紀(jì)要模板附件六：會議室設(shè)備操作流程附件七：會議室桌牌擺放關(guān)于召開*會議的通知一、會議時間：××月××日××：××二、會議地點：××

13、5;×××三、與會人員：×××、×××、×××四、會議組織單位：××××五、會議內(nèi)容：會議議題、匯報內(nèi)容六、會議議程：（如無議程可省略）七、會議要求：1、參會人員會前做好發(fā)言準(zhǔn)備工作，匯報簡潔、明了；2、會議相關(guān)人員做好準(zhǔn)備，隨時參會；3、參會人員提前十分鐘到達(dá)會場，遵守紀(jì)律，及時關(guān)閉手機或?qū)⑹謾C調(diào)至靜音狀態(tài)；4、會議開始后與會人員不得中途離場；5、會議組織單位做好會場布置工作；6、會議時間如有變更以具體通知時間為準(zhǔn)。工作聯(lián)系人：抄 報

14、：抄 送：會而議,議而決,決而行,行之有效*公司*月會議計劃表序號會議名稱會議時間會議地點參會人員備注12345678910備注：每月22日前向集團辦公室提報本月26日下月25日的會議計劃，要求周會、月會全部列入計劃，需將時間點寫清楚；已確定的會議時間若因故變動，會議組織單位提前一天報備集團辦公室。會議日歷表2015年10月一二三四五六日1子公司經(jīng)營分析會2集團經(jīng)營分析會345集團經(jīng)營委員會周例會16：00678910 1112集團經(jīng)營委員會周例會16:00 13141516171819集團經(jīng)營委員會周例會16:00 20212223242526集團經(jīng)營委員會周例會16:002728集團工作計

15、劃檢討會16:00 293031備注：標(biāo)紅為已交會議紀(jì)要，會議具體時間以實際為準(zhǔn)。會而議,議而決,決而行,行之有效會議簽到表會議名稱××××會會議時間××××年××月××日會議地點集團二樓會議室會議主持×××簽到區(qū)序號部門簽到序號部門簽到1董事會15藥業(yè)2163174185集團領(lǐng)導(dǎo)19塑膠6207集團辦公室218人力資源中心229技術(shù)研發(fā)中心23生化10財務(wù)管理中心241125122613271428會 議 紀(jì) 要XXXXXXX實業(yè)集團有限公司

16、2015年××月××日會議時間：××：××會議地點：××××××出席人員：×××、×××、×××、×××列席人員：×××、×××、×××會議主持：×××會議記錄：×××會議性質(zhì)：×××會議