北特科技《上線切換計劃》2014

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上上海北特ERP系統(tǒng)系統(tǒng)上線切換計劃 建立日期: 2014-8-25 確定日期: 2014-9-5客戶項目經(jīng)理：日 期：用友項目經(jīng)理：王來化 日 期：2014-9-51. 切換模式切換是否一套？為了保證本次項目上線成功，同時防止因上線出現(xiàn)問題導(dǎo)致各項業(yè)務(wù)無法正常開展，本次系統(tǒng)上線初期將采用雙系統(tǒng)并行模式(依據(jù)不同項目使用不現(xiàn)的切換或并行模式)：1) 新系統(tǒng)U8 ERP，作為一套獨立系統(tǒng)運行。2) 原業(yè)務(wù)系統(tǒng)正常作業(yè)。以上兩套系統(tǒng)同時并行到十一月初，經(jīng)檢查核對，若新上線數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)動作滿足需要，則停止原業(yè)務(wù)系統(tǒng)的作業(yè)。切換示意圖2. 切換準(zhǔn)備上線數(shù)據(jù)按其性質(zhì)可大致分為兩部分

2、：靜態(tài)數(shù)據(jù)與動態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是指：相對穩(wěn)定的數(shù)據(jù)（主要指物料、BOM、供應(yīng)商等主數(shù)據(jù)）。動態(tài)數(shù)據(jù)是指：隨時間而發(fā)生變化的數(shù)據(jù)（如期初庫存，期初未完成的采購單，期初未完成的銷售訂單等）。2.1. 靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備現(xiàn)狀及檢查2014-9-1 至2014-9-10完成數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，目前情況如下：檢查內(nèi)容（根據(jù)項目情況定義）完成情況最晚完成時間一、操作員和用戶權(quán)限設(shè)置情況：1操作員是否都已設(shè)置密碼？是2權(quán)限分配、主數(shù)據(jù)維護(hù)、參數(shù)配置的工作是否由唯一的用戶負(fù)責(zé)？是 3系統(tǒng)期初單據(jù)和期初余額的錄入權(quán)限是否已分配到相應(yīng)用戶？是二、靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入情況1. 部門檔案設(shè)置是否正確？（重點檢查編碼）是（未檢查）2. 客商

3、信息及檔案是否正確？是（未檢查）3. 倉庫及貨位是否設(shè)置正確？是（未檢查）4. 業(yè)務(wù)信息是否設(shè)置正確？是（未檢查）5. 庫存管理基礎(chǔ)設(shè)置是否正確？是（未檢查）6. 存貨編碼是否正確是（未檢查）7. BOM是否正確是（未檢查）8. 檢查人：檢查日期：2.2. 動態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備計劃2014-9-1 至2014-9-10完成數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。動態(tài)數(shù)據(jù)是指各業(yè)務(wù)部門在系統(tǒng)切換之前，尚未結(jié)案的各項交易數(shù)據(jù)。具體到本項目，內(nèi)容包括：未完成銷售訂單、未完成采購訂單（含未下單的采購請請單）、未完成生產(chǎn)訂單、以及財務(wù)的期初余額、庫存數(shù)據(jù)等。2.3. 動態(tài)數(shù)據(jù)的收集方式由項目實施小組制定靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼，命名等規(guī)則，并制定出各靜

4、態(tài)資料收集整理準(zhǔn)備要求和標(biāo)準(zhǔn)。如：料品資料，先由工程部和實施小組擬定料品編碼及命名規(guī)范，提交給公司相關(guān)人員討論，確定編碼及命名規(guī)范后，項目組成員依據(jù)應(yīng)用的具體要求，整理出標(biāo)格式及各欄位資料收集要求和收集范圍，并舉例說明，再交給具體收集人員進(jìn)行收集，并按項目組成員提供的格式要求整理成電子文檔。2.4. 動態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備清單動態(tài)數(shù)據(jù)清單如下：序號資料名稱準(zhǔn)備方式及說明收集整理檢查責(zé)任部門責(zé)任人完成日期責(zé)任部門責(zé)任人完成日期001科目期初002備查期初003期初應(yīng)收004壞賬準(zhǔn)備期初005期初應(yīng)付006資產(chǎn)卡片007期初出貨008銷售訂單009銷售合同010報價單011銷售計劃012期初收貨013采購訂

5、單014請購單015采購合同016庫存期初017生產(chǎn)訂單018分配標(biāo)準(zhǔn)019料品成本2.5. 動態(tài)數(shù)據(jù)檢查動態(tài)數(shù)據(jù)檢查由其使用人員或整理部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查校正。方法有采用以下兩種：A、 輸入資料到系統(tǒng)中，在下游業(yè)務(wù)單據(jù)中使用驗證。B、 參照項目組成員的標(biāo)準(zhǔn)格式和準(zhǔn)備要求進(jìn)行比對。2.6. 動態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換動態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換包括三個步驟：2.6.1. 系統(tǒng)環(huán)境檢查待正式的生產(chǎn)系統(tǒng)生成后，首先進(jìn)行生產(chǎn)系統(tǒng)的檢查：（1） 系統(tǒng)配置是否正確時間：XXXX年XX月XX日負(fù)責(zé)人： XXX（2） 組織及組織是否創(chuàng)建時間：XXXX年XX月XX日負(fù)責(zé)人： XXX（3） 用戶及用戶角色是否創(chuàng)建時間：XXXX年XX月XX日負(fù)

6、責(zé)人： XXX（4） 基礎(chǔ)資料是否創(chuàng)建時間：XXXX年XX月XX日負(fù)責(zé)人： XXX2.6.2. 資料檢查和驗證資料檢查和驗證主要是指資料的收集人、轉(zhuǎn)換人及使用人檢查切換前后的資料是否一致及驗證準(zhǔn)備的資料是否完整及可用。資料檢查有以下三種方式：A、 原始資料對比。將進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)的資料與準(zhǔn)備好的資料進(jìn)行對比，查找漏進(jìn)，錯進(jìn)的資料。B、 修改資料，觸發(fā)系統(tǒng)對資料的驗證機(jī)制，測試資料的有效性。C、 下游業(yè)務(wù)資料引用資料，檢查資料的可用性和有效性2.6.3. 資料修正資料修正主要是指在檢驗和驗證后，修正切換錯誤的資料和修補(bǔ)不完整的資料。對漏進(jìn)的資料，在發(fā)現(xiàn)后要即時補(bǔ)充；對有誤的資料，在發(fā)現(xiàn)時立即進(jìn)行修正；

7、對多進(jìn)的資料，在系統(tǒng)運行一段時間，確信此資料屬于當(dāng)初整理時多余的資料時，即時進(jìn)行關(guān)閉和作廢處理。序號資料名稱修改建立檢查驗證修正說明責(zé)任部門責(zé)任人完成日期責(zé)任部門責(zé)任人完成日期001科目期初002備查期初003期初應(yīng)收004壞賬準(zhǔn)備期初005期初應(yīng)付006資產(chǎn)卡片007期初出貨008銷售訂單009銷售合同010報價單011銷售計劃012期初收貨013采購訂單014請購單015采購合同016庫存期初017生產(chǎn)訂單018分配標(biāo)準(zhǔn)019料品成本2.7. 業(yè)務(wù)截止時間2014-8-31，作為8月份業(yè)務(wù)及財務(wù)截止日。之后所有發(fā)生的交易將作為9月份交易。其中：1) 業(yè)務(wù)部門在2014-8-31晚上，將所有

8、的交易錄入或?qū)胗糜裊8 ERP系統(tǒng)中。2) 業(yè)務(wù)部門在2014-8-31后的交易，在系統(tǒng)維護(hù)時，將時間調(diào)整為9月份的日期。3) 業(yè)務(wù)部門在新系統(tǒng)上線后，2014-9-1至上線日之間發(fā)生的交易將補(bǔ)錄入。4) 財務(wù)部門所有作業(yè)將在兩套系統(tǒng)中同時進(jìn)行。包括庫存、存貨數(shù)據(jù)調(diào)整，結(jié)賬，各種傳票等。2.8. 倉庫盤點2014-8-28至2014-8-31。盤點范圍主要是各成品、半成品、材料倉庫，盤點主要目的是為了保證進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是正確的，若時間過緊，可以在系統(tǒng)上線后一個月進(jìn)行。也就說，倉庫盤點不是上線切換的必要條件。盤點工作主要針對材料倉庫，特別是存在負(fù)庫存數(shù)據(jù)的倉庫。2.9. 數(shù)據(jù)備份2014-8-

9、31。當(dāng)日工作完成后，信息中心備份U8 ERP中的數(shù)據(jù)。3. 正式切換2014-9-10，各項業(yè)務(wù)正常開展。切換之前，成立項目應(yīng)急小組，依據(jù)上線支持體系，各小組成員分別負(fù)責(zé)對應(yīng)業(yè)務(wù)部門作業(yè)時可能發(fā)生的問題，及時現(xiàn)場處理。項目應(yīng)急小組成員，應(yīng)具備熟練的系統(tǒng)操作、熟悉各業(yè)務(wù)部門的工作。3.1. 切換步驟3.2. 上線支持體系各準(zhǔn)備階段以及正式上線后，依據(jù)上線支持體系處理各項突然事件和上線后出現(xiàn)的問題。上線支持體系中主要包括如下內(nèi)容，具體操作及處理流程詳見上線支持體系。1) 上線支持范圍2) 問題受理與處理流程3) 系統(tǒng)備份及維護(hù)策略4) 系統(tǒng)安裝及登錄注意事項3.3. 注意事項及風(fēng)險說明3.3.1

10、. 系統(tǒng)并行原因系統(tǒng)并行是因為項目組擔(dān)心新系統(tǒng)上線后，某些業(yè)務(wù)不能很好銜接，影響各項業(yè)務(wù)進(jìn)展。3.3.2. 工作量影響開始切換時，8月31日截止8月份的業(yè)務(wù)交易，到9月10日系統(tǒng)上線，這之間的業(yè)務(wù)交易需要補(bǔ)錄入新系統(tǒng)。若上線時間拖后，則工作量相應(yīng)的增加。系統(tǒng)同時開始并行，每項業(yè)務(wù)在兩套系統(tǒng)中錄入兩次，而且方式有所不同。特別是新系統(tǒng)操作尚不熟練，具體作業(yè)人員的工作壓力會增加一倍以上。3.3.3. 風(fēng)險說明工作量大，操作積極性不高，導(dǎo)致新系統(tǒng)應(yīng)用處于被動應(yīng)付狀態(tài)，數(shù)據(jù)出錯率高，新系統(tǒng)難以被正式認(rèn)可。兩套系統(tǒng)在一些業(yè)務(wù)的處理上有所不同，兩邊數(shù)據(jù)在對賬時，沒有統(tǒng)一的口徑，當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)對不上時，原因難以查找。因原系統(tǒng)的部分存貨檔案在進(jìn)入新系統(tǒng)后，需要發(fā)生變更（例如部分存貨編碼停用，建入新檔案），其它系