集團有限公司公文管理制度

1、公文管理制度第一章 總 則第一條 為做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)國控國家行政機關(guān)公文處理辦法，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。第二條 本公司公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、辦理、傳遞、監(jiān)??；各部門公文則由該部門立卷歸檔。各部門應有專人負責本部門公文處理工作。第三條 公文處理工作必須嚴格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，信守國家和企業(yè)機密。第二章 公文文種類型第四條 公文必須正確使用文種名稱，據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定的公文種類，本公司使用的文種主要有以下幾種：（一）決定、決議對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。 經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。（二）通知適用于發(fā)布行政法

2、規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級和有關(guān)領導機關(guān)的公文，要求各部門辦理和需要告知或共同執(zhí)行的事項，用“通知” 。（三）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，用“通報” 。（四）報告、請示向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出建議，用“報告” 。向上級機關(guān)請求指示、批準，用“請示”。 “報告”和“請示”是兩個文種，不能混用，也不能杜撰使用“請示報告”作為文種。（五）批復適用于答復下屬部門的請示事項。（六）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（七）函適用于對平級單位和不相隸屬機關(guān)商洽工作，詢問和答復問題，用“函”， 向有關(guān)主管部門請求批準等，也可以用“函” 。（八）會議紀要適用于傳達會議議定事項和主要精神，

3、要求與會部門共同遵守、執(zhí)行的，用“會議紀要”。第五條 本公司內(nèi)部文件材料，主要有以下幾種：1 . 計劃（規(guī)劃、打算）、總結(jié)（小結(jié)、回顧）；2 . 各項工作報告、調(diào)研報告、專題材料；第 2 頁 共 13 頁3 .各項統(tǒng)計報表；4 .規(guī)章制度；5 .簡報、報刊；6 .各類合同、協(xié)議；7 .部門向公司領導的簽報及批示；8 .各類介紹信、證明信存根及重要條據(jù)等；9 .公司下發(fā)通知第三章公文的組成第六條 公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi) 容，一般包括公司名稱、關(guān)于問題、公文種類三部分。 如果文首已經(jīng)印好公司名稱時，標題中可以省去公司名；使 用便函時，公文種類可以不寫，但每一件文都要寫事由。第七條

4、發(fā)文字號：（一）公司發(fā)文字號為“ XXXX總X字年份第0000 號；X為職能部門、事業(yè)部代字（如“財”、人”等）0000為發(fā) 文流水號。如果該件屬于密件，則在最前面加“密”字。（二）公司發(fā)文流水號由綜合事務中心編列（三）公司各中心部門代字一覽表中心/部門簡稱綜合事務管理中心總部辦公室辦財務管理中心人力資源管理中心人運營管理中心運營銷中心營制造中心制物流中心物化學合成部合成制劑工藝部制劑藥物分析部分析臨床醫(yī)學部臨床藥埋部藥埋注冊及項目管理部注冊立項及知識產(chǎn)權(quán)部立項銷售部銷售市場部市場商務部商務亙營部宜營基地辦公室基辦生產(chǎn)部生產(chǎn)質(zhì)監(jiān)部質(zhì)監(jiān)設備部設備安保部安保供應部供應儲運部儲運第八條 發(fā)文如有附件

5、，應在正文之后注明附件順序和名稱。第九條 落款、日期和印章：落款應寫單位全稱，印章不能代替落款；如果文首已經(jīng)印好單位名稱的，可以省略落款單位名稱。落款位置在文末空二、 三行的偏右處。幾個單位聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。 日期位置在落款下面空一行的位置處。公司發(fā)文一律加蓋公司的印章，印章蓋在日期上居中位置處。第十條 屬于密件，應在文上加蓋“絕密”、“機密”或“秘密” 戳記；屬于急件，應加蓋“特急”或“急”戳途I于抄件或副本， 應加蓋“抄送”或“副本”戳記。第十一條公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。第四章公文發(fā)文權(quán)限第十二條 公司所有紅頭文件（包括：上行文、制度文件）均由

6、綜合事務中心辦公室統(tǒng)一編號-排版-審查-蓋章，交總經(jīng)理審批，審批后由運營中心公文收發(fā)員發(fā)放，原件由辦 公室負責存檔。第十三條 紅頭文件均只按中心編號及簡稱編寫，如 ：制第5頁共13頁造中心生產(chǎn)部發(fā)文則為“XXXX 總制 XXXXX 號”第十四條為規(guī)范公司內(nèi)部各中心/部門所發(fā)平行文或下行文（非紅頭文件）的編寫，運營中心建議各中心/部門統(tǒng)一模板，模板為“紅頭文件模板”。第五章 公文的處理流程第十五條公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、查核、簽發(fā)（批存）、繕打、印刷、用印、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。第十六條凡外來文、電，由綜合事務辦公室統(tǒng)一簽收。屬行政文件，由辦公室專人拆封，做好

7、收文登記。第十七條凡屬上下級來文，先由綜合事務辦公室登記后呈送總經(jīng)理批示，如總經(jīng)理出差，可由辦公室主任在電話請示領導后批轉(zhuǎn)有關(guān)部門先行辦理。第十八條在一般情況下不得越級請示。因情況特殊，對屬于我公司業(yè)務范圍內(nèi)的事項需要越級行文時，應抄報主管領導機關(guān)，或由主管領導機關(guān)轉(zhuǎn)報核示。第十九條公文運轉(zhuǎn)、承辦和催辦：公文辦理和運轉(zhuǎn)都應高效及時，所有文件公司領導審閱的天數(shù)原則上不超過兩個工作日，各職能部門的承辦天數(shù)原則上不超過三個工作日，如需經(jīng)調(diào)研討論后方能辦理的，需于一個工作日內(nèi)匯報分管領導，經(jīng)確認后，以OA 等形式及時告知綜合事務辦公室大致辦理完結(jié)時間，并提倡以電子郵件的方式提高文件的運轉(zhuǎn)和承辦效率。急

8、件要求隨到隨辦；發(fā)文會辦不超過兩個工作日。各部門負責人不在公司的，由部門經(jīng)辦人電話請示負責人后及時辦理。公文及附件登記后，原件由辦公室統(tǒng)一保存歸檔，各部門或個人不得滯留，如確有工作需要可以復印。第二十條辦公室依據(jù)部門確認的擬辦理完結(jié)時間對辦理中的公文要負責檢查督辦，防止漏辦和延誤。部門經(jīng)辦人員要協(xié)助和配合做好文件查催工作。各部門辦理下級來文完畢后，將最終辦理完成情況、回復情況、最終辦結(jié)時間以OA 等形式回復辦公室及各分子公司。第六章 公文的書寫第二十一條草擬公文應注意事項：（一）要符合黨和國家的法律、法令、方針、政策及有關(guān)規(guī)定；以認真負責的態(tài)度和實事求是的精神提出問題和處理問 題；要注意禮貌用

9、語，謙虛謹慎。（二）貫徹“黨政分工”和“一文一事”原則。（三）為簡化公文，減少文牘，提高工作效率，應掌握以下幾點：對可發(fā)可不發(fā)或目的性不強的公文一律不發(fā)。根據(jù)“以主辦為主”的原則決定發(fā)文對象；主抄送要防 止錯漏、顛倒；抄件和副本要防止濫發(fā)。準確使用發(fā)文形式。對索要資料、詢問價格等確無查考保存價值，且也不會發(fā)生再次查詢的文件，可以用“原文辦復”的形式，其他內(nèi)容必須辦稿發(fā)文，不能圖省力濫用“原文辦復” 。（四） 擬寫文稿要求：情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字簡練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短，文意通俗易懂。因修改過多而很混亂的文稿，經(jīng)辦人應該清稿。（五）人名、地名、數(shù)字要準確，規(guī)范

10、；用詞要確切，文字結(jié)構(gòu)要合乎語法、邏輯；時間要寫年月日；數(shù)字寫法，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯數(shù)字外，一般用漢字書寫，同一公文中，數(shù)字的使用應前后一致；在使用簡稱時，應先用全稱加以說明，簡稱也要前后一致。（六）復文應先簡要引述來文內(nèi)容。引用公文應注明發(fā)文機關(guān)、時間、標題和文號。第七章 公文的簽發(fā)及歸檔第二十二條簽發(fā)（批存）權(quán)限：（一）屬于下列性質(zhì)用公司名義發(fā)出的文稿，須由經(jīng)辦部門負責人簽章后，呈公司總經(jīng)理簽發(fā)：向上級機關(guān)的請示、報告；（ 2 ）有關(guān)經(jīng)營方針或全局性重大業(yè)務事項的文件；（3）本公司與其他單位的聯(lián)合通知、報告和協(xié)議等；(4) 制發(fā)本公司各項規(guī)

11、章制度，組織機構(gòu)增設和變更，干部任免、獎懲等重大行政事項的文件；(5) 其他重要問題的文件。(二)屬于下列性質(zhì)用公司名義發(fā)出的文稿，由公司總經(jīng)理授權(quán)各分管副總經(jīng)理代為簽發(fā)：在已經(jīng)明確的方針、政策、法令、規(guī)定、計劃范圍以內(nèi)的，屬于分管職責范圍可以直接處理的問題；根據(jù)上級機關(guān)指示、公司總經(jīng)理批示、會議決定而具體貫徹執(zhí)行的一般性事項；關(guān)于采購、供應、質(zhì)量處理、差錯查詢、托收承付、例行報表等具體業(yè)務問題；其他有關(guān)事務性內(nèi)容的文件。(三) 各職能部門對上級機關(guān)行文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。對下級機關(guān)行文，由公司分管副總經(jīng)理簽發(fā)?！钡诙龡l公文送負責人簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，

12、行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十四條已辦復的公文，在辦理結(jié)束后，應經(jīng)有關(guān)領導簽章并批注“存卷”字樣，送辦公室抽卡歸卷。第二十五條屬兩個以上部門會辦的公文，一般可由最后經(jīng)辦部門批存，必要時仍應由原主辦部門批存。經(jīng)理批辦時寫有“閱后存”的，最后不需再批存。純屬閱知性質(zhì)的公文，最后也可有辦公室主任批存。第二十六條辦復文稿和原件同時存卷的，因已有簽發(fā)，來文可省略批存。如需要上報材料，則應將上報材料復印件和原件同時存卷。第二十七條領導人簽批公文和經(jīng)辦人批注辦文意見，都要認真負責，批示要求明確，辦文過程和結(jié)論要簡練地用文字寫明，最后簽署自己的姓

13、名和年月日。第二十八條擬寫文稿和簽批公文應一律使用鋼筆或毛筆、純黑墨水筆，不準使用鉛筆、圓珠筆，或純藍墨水、彩色水、紅墨水筆。第二十九條經(jīng)過領導簽發(fā)的公司發(fā)文稿，繕打前要認真做好查核。查核重點：是否需要行文，公文內(nèi)容，文字表述，文種使用，格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定，以及會辦、簽發(fā)、附件、文號編寫等手續(xù)是否齊全、準確。第三十條關(guān)于繕打、校對、印刷：（一）以公司名義所發(fā)公文，由經(jīng)辦人員輸入電腦后交辦公室文書統(tǒng)一編列文號、排版及印刷，各部門發(fā)文由部門文書自行打印。（二）文書對排版好的文件經(jīng)初校后，再請經(jīng)辦部門復校。對于絕密文件應由經(jīng)辦部門校對。（三）各部門內(nèi)部使用的非正式文案和資料，一般應由部門

14、自行打印。第三十一條公文經(jīng)過辦公室蓋印后，即由文書分發(fā)寄出。文件封發(fā)時，要對主抄送單位名稱、主件及附件份數(shù)等進行一次復核，以防錯寄或漏寄；信封不能寫錯、套錯。當天辦理結(jié)束的信件必須當天寄出。機密文件要通過機要通訊局寄出。第三十二條公文辦完后，應根據(jù)文書立卷歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料分部門整理立卷。各部門文書立卷員對應該立卷的文件材料應該主動做好收集立卷工作，以保持公司檔案的完整與齊全。第三十三條各部門需要調(diào)閱文卷時，可向本部門文書員辦理調(diào)卷手續(xù)。調(diào)出的文卷要交待清楚件數(shù)和頁數(shù)，經(jīng)辦人必須保證文件的安全與保密，不得擅自拆卸、抽存、 污損、涂改或圈點、劃線、加批意見等，一旦使用完畢即予歸還。調(diào)閱非本部門文卷時，須經(jīng)分管領導批準。外單位來本公司查卷須憑單位介紹信，一律在本公司查閱，不得將文卷借出本公司。第三十四條各部門當年度立成的案卷，在年終應進行整理，經(jīng)檔案室鑒定同意后加以編目、裝訂，然后于次年二季度內(nèi)向檔案室辦理歸檔移交手續(xù)。歸檔時應造具案卷目錄一式三份，據(jù)以清點核對和簽收。