時間管理概念

1、時間管理概念日常工作中，很多人因為事情太多，忙的暈頭轉(zhuǎn)向，但是只要時間管理恰當，工 作就會井井有條，多而不亂，如何更有效的安排自己的工作計劃呢？我們可以根據(jù)象限 法來分析：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、不重要也不緊急。時間管理的四個“象限”重要不重要緊急人事危機客戶投訴即將到期的任務(wù) 財務(wù)危機電話鈴聲不速之客行政檢查主管部門會議不緊急新的機會人員培訓 制定防范措施 建立人際關(guān)系客套的閑談 無聊的信件 個人的愛好時間管理的概念，就是要大家依據(jù)上面的四個“象限”的分布，合理安排時間，設(shè)計長期、中期、短期計劃，緊急又重要的事情可以先做，重要但不緊急的事情則需很好的安排時間，按照安排好的計

2、劃一步步實行，而緊急但不重要的事情可依據(jù)現(xiàn)況進行調(diào)整執(zhí)行，之后再進行不重要也不緊急的事項。時間管理理念應(yīng)用：便條、備忘錄、便箋紙日程安排表、效率手冊、商務(wù)通 設(shè)立短期、中期、長期目標。這里送給大家一張表單，可供工作中合理安排時間。表1當日工作記錄表姓名：日期： 年 月接受工作當時處理情況工作性質(zhì)評估當時處理結(jié)果上 午下 午加班使用說明目的：以時間管理“象限”理論來分析工作，提高時間的管理能力。填寫：“當時處理情況”選填“馬上處理”“從長計議” “拒絕接受”；“工作性質(zhì)”選填“緊急且重要” “緊急不重要” “重要但不緊急” “既不重要也不緊急”；“評估當時處理 結(jié)果”中如果處理合適即填“合適”，

3、如果不合適則填寫應(yīng)該如何處理。無論是在家里還是在工作中， 每個人都要在某種程度上支配自己的時間。你做事的先后順序，對你能從生活中獲益多少，有著深遠的影響。大部分人都能安排好自己的時間，從而使工作格外有效，休閑時光更加充實。 本書指導你如何有效地支配時間。書中包含了豐富而實用的建議，而散見于全書的101個簡明的小訣竅進一步提供了極有價值的指導。這本書從檢測你通常是如何支配時間開始，再把目光轉(zhuǎn)向你有待改進的地方，然后告訴你如何使用快捷而容易的方法來進行改進。 改進的內(nèi)容從怎樣處理文件到如何使用用高時效的手段進行通訊。此次教給大家如何用學到的知識來幫助別人更有效的支配時間。一、了解時間時間是我們最寶

4、貴的資源，通過分析我們時間的使用情況，才有可能掌握適于工作場所 內(nèi)外，最有效的時間使用方法。1. 每天要回顧，急事需優(yōu)先。2. 對于很棘手的任務(wù)，先從一小部分入手，立即處理。3. 考慮一天的日程安排，采用相應(yīng)的工作方法。4. 不值得去做的事，派下屬代勞。5. 工作日化整為零，每段 30分鐘。6. 重溫日程安排，評價工作效率，7. 安排日程時，留點時間用于思考。8. 預測工作用時，看看是否準確。9. 要隨時做日程記錄，單憑記憶不大可能。二、制訂計劃如果你不知道明天的行動方向，你就不能決定今天搖干什么。改進時間支配的任何方法 都有賴于對目標的清楚了解。10. 化長遠規(guī)劃為一周、一日的 行動計劃。1

5、1. 繪出工作履歷表，計劃下一步干什么。12. 幾項任務(wù)難分先后順序，另辟蹊徑尋找第二方案。13. 協(xié)調(diào)你與上級在工作安排的先后順序上存在的差異。14. 要及時發(fā)現(xiàn)與同事在工作安排先后順序上的矛盾。15. 把日志中的所有工作按重要性分類。16. 如果你的工作表上全是 A類任務(wù)，委托別人代辦或重新分類。17. 根據(jù)情況的變化和新信息的出現(xiàn)，不斷變更工作的優(yōu)先級。18. 討論應(yīng)該簡短，避免沒有結(jié)論的提問。19. 每天給自己有段安靜的時間。20. 不要擔心電話機沒有擱好。21. 記錄你的體力、腦力出現(xiàn)高峰的時間，了解它們能持續(xù)多久。22. 留些精力給家庭生活和工作之后的消遣。23. 建議公司以彈性工

6、作時間運作，以提高工作效率。24. 挑選一種看起來美觀，用起來稱心的日志。25. 你的日志里永遠放枝筆，隨時記錄信息和日期。26. 用彩色筆標示出任務(wù)的不同重要性。27. 確定的期限要合乎實際，定期限為的是促進你完成任務(wù)而不是要制造緊張。28. 委托該委托的工作，無論那是你喜歡的還是不喜歡的工作。29. 工作按時完成后，應(yīng)該自我獎勵。30. 在日志上制訂計劃，不要超前一年。31. 要保證你每天至少辦了一件令你愉快的事。32. 晚上的最后一件事，讀篇你最喜歡的作者的文章。33. 使用電子記事薄列出自己的弱點，然后計劃逐一加以克服。34. 寫字桌上沒用的東西清理走，只把現(xiàn)在的工作留在手邊。三、立即

7、做出改變這里有許多實際的工作可以去做無論是清理寫字桌并使其保持整潔， 還是使計算機 內(nèi)的文件分類清晰，都可以在短期或長期內(nèi)提高你的工作效率。35. 留心“告示貼”式的便條，小心丟失。36. 每天都要清理干凈，不要把臟亂留到明天。37. 文件里的特別關(guān)鍵處要做標記以加快從讀時的速度。38. 辦公室里放一架鐘，你和客人都能看見。39. 每隔幾個月，重新檢查檔案系統(tǒng)。40. 建立一種檔案系統(tǒng)，它將與你和你的生意一起發(fā)展興隆。41. 定期檢閱你的存盤，把不在需要的文件丟掉。42. 將較難歸類的文件統(tǒng)一放入一檔案夾中，貼上“其它”卷標。43. 只把將來要參考的重要文件存盤。44. 打給你的電話首先由秘書

8、或同事接聽。45. 拿起電話聽筒暗示會議結(jié)束。46. 如果有人跟著你走進辦公室，你不要坐下來。47. 如果門開著，你的座位不要放在別人的視野之中。48. 把你認為不需要的信息都扔掉。49. 利用一切機會盡可能站著碰下面以便能隨時離開。50. 只為那些需要知道的人員復印信息資料。51. 停止訂閱你不在閱讀的雜志。52. 取走你希望保存的報刊，存盤留作參考。53. 寫字桌上只留最重要的讀物。54. 評價每條信息與正在進行的工作的相關(guān)性。55. 在打斷別人之前要想到他們的時間與你的時間同樣寶貴。56. 其它的選擇行不通時，才考慮召開會議。57. 不要對同事隨意猜測。58. 在你打電話之前，做一次放松

9、的深呼吸。59. 打電話時要避免精力分散，集中精力聽對方在說些什么。60. 你在打電話時，把另一件工作放在手邊，以防你要久等。61. 告訴別人什么時候可以給你打電話。62. 為了避免被打斷工作，你可以換一條電話線路。63. 千萬不要把要寫的材料向后拖這樣會越積越多。64. 在你必須閱讀的報告上劃出關(guān)鍵的句子。65. 快速閱讀報紙的標題。66. 把重要的參考材料與其它文件分開。67. 每月一次清理你計算機里的不需要文件。68. 仔細考慮你的計算機配置。69. 確保你的電子郵件簡短，地址準確。70. 要鼓勵別人表達自己的意見，即使他們的觀點與你相反。71. 要多聽少說，使會議開得簡短。72. 如果

10、日常例會超過了一小時，請同事去“緊急”打斷它。73. 對議程中的每個專題都要分配一定的時間。74. 鼓勵人們只參加會議中與他們有關(guān)的部分。75. 在會議的備忘錄上記下會議通過的事項。76. 旅行之前評估這次旅行是否必要，錢花得是否值得。77. 如果可能，把你需帶的每件東西全都塞進一個小手提箱里。78. 帶點工作在候機樓里做，以防飛機延遲。79. 按目的地的當?shù)貢r間撥好手表。80. 在打電話之前，核查酒店對電話的收費。81. 核查你的電子裝備在國外使用時是否需要適配器。82. 每年要安排二到三個短的假期，而不是一干到底。83. 定期留出一點時間來追求業(yè)余愛好，和享受休閑放松的樂趣。84. 志在每

11、天嘗試新東西。四、支配別人的時間學會授權(quán)為了把你的時間安排得盡善盡美，同樣你必須要支配好職員、同事和下屬的時間?；蛭兴麄?nèi)ヌ婺戕k事、分擔任務(wù)，掌握好同上下級相處的藝術(shù)。85. 要保持很高的期望值，人們會將努力付諸實踐。86. 勸說別人的時候要用事實，而不是用感情。87. 關(guān)心別人想得到什么。88. 聽到和聆聽是不同的，要學會聆聽。89. 當你把任務(wù)授權(quán)別人去辦的時候，確保你把目的說得相當清楚。90. 留點時間來做你一個人可以做的事。91. 要有一張檢查表，幫助你監(jiān)察已委托工作的進度。92. 獎勵要慷慨，訓斥要適度。93. 對授權(quán)別人的任務(wù)要設(shè)定明確的，切實可行的完成時間。94. 不要讓同事用

12、不重要的事來分散你的精力。95. 在同事的辦公室里召開會議，這樣在你需要的時候則可以離場。96. 專門留出時間，讓你的辦公室向全體人員開放。97. 只有當你有不止一個疑難問題需要討論的時候，才去請教你的通史。98. 揣摹老板的工作模式，并試圖采納。99. 詢問老板的家庭生活這將有助于你與他建立好關(guān)系。100. 記住時間是最民主的，沒人比你的多，也沒人比你的少。幾種時間浪費元素、成因及解決方法：一、計劃失誤解決方法成因1. 沒有時間擬訂計劃確立每一小時的有效計劃， 在執(zhí)行時可節(jié)省三、四小時，且能夠獲得更好的結(jié)果。2. 缺乏自律-強迫自己定好完成期限，嘗試定一個月目標、優(yōu)先次序及每日計劃；列出同事

13、可提供的協(xié)助，監(jiān)控進度，評估成果。3. 害怕許下承諾設(shè)立目標雖然意味著許下承諾， 但也意味著你會知道自己何時將達成目標。4. 沒有指出明確結(jié)果當重要結(jié)果被明確指出時，目標就比較容易成立了。假 定只有幾天可以 完5. 雖然緊急事故可能把一天的工作打斷， 但如果這天的工作成工作，所以擬訂計劃已經(jīng)事先計劃妥當，且重要工作可以在緊急事故之前完也徒勞無益，或假設(shè)計成， 或是能在緊急事故之后回頭做完，損失就可以減到最低。二、貪求過多成因解決方法1. 欠缺優(yōu)先次序與計劃依四個重要的時間段落（每天、每周、每月、每年）設(shè)定目標、 優(yōu)先次序、完成期限，把心思集中在最優(yōu)先的工作上，不要理會一大堆對個人目標毫無助益的

14、事情。2. 遇到急事立刻反應(yīng)分清急事與要事之間的差別， 在短期目標之間找出平衡點， 做出反應(yīng)之前先自問:“最壞的情況會是什么樣子？”3. 反應(yīng)過度限制自己的反應(yīng)， 視真正的情況需要做合理的反應(yīng)。如果別人能應(yīng)付，就別插手。4. 野心太大，成就感需要過高控制自己的野心，做合乎能力和情況的事，問自己企圖證明什么。要講求實際、高瞻遠矚，別再過度自我強求。5. 完美主義把標準降到合理程度，將時間分配得緊湊一些。把標準降到合理程度，將時間分配得緊湊一些。三、不速之客成因解決方法1. 沒有處置計劃擬定過濾計劃和方法，安排見面時間。2. 渴望隨時挪得出時間承認這點，不要高估自己在別人眼中的重要性。3. 無法終

15、止別人的逗留到別人的辦公室、 與訪客在自己辦公室外會面、在門口站著并保持站姿、事先設(shè)定來訪時間限制、暗示談話即將結(jié)束（ “在我離開之前，還有什么事嗎？”）4. 辦公地點不佳，人來如有可能，改變辦公地點。如不可能，就專心一致，避人往，沒有掩蔽、房免與人有目光接觸。四、條理不清成因解決方法1 .不明白事情重要性堆積如山的桌子是一大工作干擾，也是造成文件遺失（浪費尋找時間）的原因。2 .自我膨脹（想被別人過量的文件也可能成為個人條理不清、 優(yōu)柔寡斷、做事視為忙碌、重要、不拖延、 沒安全感、優(yōu)先次序混淆的象征。找出比把所有檔案堆在桌上更好的控制方法。3 . 害怕忘東忘西適當?shù)挠浭铝晳T和利用聯(lián)絡(luò)日志是幫

16、助記憶的好方法，這樣就毋需記得要追想什么事情了。4 . 拖拖拉拉或優(yōu)柔寡斷先處理棘手、 最為優(yōu)先的工作，強迫自己定出完成期限并給自己獎勵。到你桌上的工作中，有80是可以立即處理的，當場就做好，不要積壓文件。完成標準。五、欠缺自律成因解決方法1.欠缺目標或標準同時設(shè)立個人與組織的重要工作目標，同時設(shè)立個人與組織的重要工作目標,為例行工作建立2. 計劃沒有制定完成期限強迫將所有重要工作都排好切合實際、強迫將所有重要工作都排好切合實際、絕少更改的完成期限，也要求別人排定完成期限。3. 沒有追蹤進度你的工作情況要依計劃考核你的成果，你的工作情況要依計劃考核你的成果,你是根據(jù)時間表完成進度的嗎？4. 沒

17、有工作興趣重新檢討工作態(tài)度，認清漠不關(guān)心的態(tài)度更難形成自重新檢討工作態(tài)度，認清漠不關(guān)心的態(tài)度更難形成自律。設(shè)立嚴苛的目標，以產(chǎn)生工作興趣與動機。5. 習慣不良以好習慣取代壞習慣，以好習慣取代壞習慣,盡量自動自發(fā)地采取游泳有效的行動， 使你有多余的心思去做有生產(chǎn)力的工作。要養(yǎng)成某個新習慣，就要盡量意志堅強加以練習，向別人宣稱自己正在培養(yǎng)新習慣，以免自己故態(tài)復萌。六、無力拒絕成因解決方法1.害怕冒犯別人真正的朋友不會因為坦率的解釋而被觸怒。真正的朋友不會因為坦率的解釋而被觸怒。培養(yǎng)再不冒犯他人的情況下，拒絕別人的技巧，譬如：拒絕別人的技巧，譬如:“謝謝恭維,但我不得不拒絕?！薄氨?， 我辦不到，不

18、過讓我提供一個建議”2. 對義務(wù)的認識錯誤這是個普遍的原因，這是個普遍的原因,檢討造成這種情況的理由，與家人、朋友、同事討論，加以控制。3. 沒時間想答案或找借口再答應(yīng)之前先數(shù)十下，給自己時間，暫緩反應(yīng)。4. 無法拒絕上級出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕上級， 如果上級堅持你做， 就默默聽從，但要指出你擔心自己無法完成的工作及原因。七、做事拖延成因解決方法1. 沒有能力辨別情況做事拖延的意思， 是指在沒有正當理由的情況下，延誤習慣先做簡單瑣碎的事，或耽擱事情，要求別人幫你辯別的這種情況。2. 這么做有個很大的危險， 就是可能無法完成最重要的工作，這往往會帶來壓力和危機。先把最重要的事情做好!3. 工作時間估算不切實際據(jù)研究， 每件事情所花的時間要比你想象的久，所以應(yīng)該給所有重要的工作安排20到 50的緩沖時間，每天留 20 的時間不安排任何事情，以便補做完成時間被低估的工作。4. 沒有定期監(jiān)控進度這樣會把全部工作留到最好一分鐘才做， 而且保證會發(fā)生危機。迅速回饋進度可刺激你改善工作，并提醒你是否落后進度。5. 擱置工作完成某樣工作所花的時期與力氣， 往往比在工作細節(jié)已變得模糊時，還得回來試圖完成