公司職位描述的原則與方法培訓(xùn)講座課件PPT

1、公司職位描述的原則與方法H&J第1頁課程的目的課程的目的1. 掌握分析的方法掌握分析的方法2. 了解職位說明書的作用了解職位說明書的作用3. 掌握職位說明書的描寫方法與原則掌握職位說明書的描寫方法與原則 課程內(nèi)容課程內(nèi)容1.職位說明書的作用職位說明書的作用2.職位描述的方法職位描述的方法3.職位描述的原則職位描述的原則一、職位說明書的作用一、職位說明書的作用H&J第3頁職位說明書職位說明書 工作關(guān)系： 請(qǐng)列出該職位的上級(jí)職位，同僚職位及下屬職位的名稱 （上級(jí)職位名稱）（該職位名稱）同僚職位名稱直接下屬職位名稱業(yè)務(wù)下屬職位名稱 部門職責(zé)：請(qǐng)描繪該職位所屬的最小部門的主要職責(zé)(摘自

2、任命文件) 職位目的：簡要地介紹該職位的主要目的，突出該職位組織獨(dú)一無二的貢獻(xiàn)。 職位名稱： 工作地點(diǎn)：所屬大部門： 所屬最小部門：職位類型： 職位等級(jí)：擬訂人簽字： 審 核：上級(jí)部門主管審批： 評(píng)審代表簽字： 生效日期：H&J第4頁職位說明書職位說明書 4321衡量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)負(fù)責(zé)任重要性主要應(yīng)負(fù)責(zé)任：主要應(yīng)負(fù)責(zé)任： 請(qǐng)描述職位 48項(xiàng)應(yīng)付責(zé)任，包括主要活動(dòng)和要達(dá)到的成果，每一應(yīng)付責(zé)任請(qǐng)依其重要性排列，從（ 1）開始，而（1）代表最重要。 衡量標(biāo)準(zhǔn)可以是數(shù)量、質(zhì)量、成本、時(shí)間、人員反應(yīng)等等，應(yīng)盡可能客觀、量化數(shù)據(jù)易采集。該單位總?cè)藬?shù)：該職位直接下屬： 間接下屬： 業(yè)務(wù)下屬：下屬人員類別：管

3、理人員： 專業(yè)人員： 技術(shù)人員： 其它人員：其它指標(biāo)：直接控制的預(yù)算額：職位范圍： 請(qǐng)列出與該職位工作之范圍與程度有關(guān)的資料，譬如，下屬數(shù)目、直接控制的預(yù)算額，與直接負(fù)責(zé)或作出建議的開支項(xiàng)目。下屬人員類別參照“華為職位族劃分”。H&J第5頁職位說明書職位說明書 主要填寫任命文件 ,開展工作所依據(jù)的文件、規(guī)章制度等，應(yīng)包括文件簽發(fā)日期、簽發(fā)部門、簽發(fā)文號(hào)和文件名 工作依據(jù)： 請(qǐng)?jiān)斄谐龃寺毼蛔畹托枰恼J(rèn)可專業(yè)資格、學(xué)歷、特殊訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)等。素質(zhì)要求的填寫請(qǐng)參照“素質(zhì)名稱及含義”。 學(xué)歷：學(xué)歷： 專業(yè)：專業(yè)： 工作經(jīng)驗(yàn)：工作經(jīng)驗(yàn)： 必備的知識(shí)與技能：必備的知識(shí)與技能： 素質(zhì)要求：素質(zhì)要求

4、： 任職要求：H&J第6頁職位說明的作用職位說明的作用 ORGANIZATION PURPOSESTRATEGYSTRUCTUREJOBS/ROLES組織目標(biāo)戰(zhàn)略結(jié)構(gòu) 職位概念：職位：組織機(jī)構(gòu)的最小單元H&J第7頁職位說明書的作用職位說明書的作用 Career/Succession Planner 職業(yè)職業(yè)/發(fā)展發(fā)展 計(jì)劃者計(jì)劃者Job Analysis職位分析職位分析- a process of under-standing jobs了解職位的流程了解職位的流程Trainer培訓(xùn)師培訓(xùn)師Appraiser評(píng)估人評(píng)估人 Jobholder任職人任職人Organization P

5、lanner組織計(jì)劃者組織計(jì)劃者Line Manager直線經(jīng)理直線經(jīng)理Job Evaluator職位評(píng)估人職位評(píng)估人Recruiter招聘人招聘人誰需要它？H&J第8頁職位說明的作用職位說明的作用 職位分析職位分析,職位評(píng)估和級(jí)別系統(tǒng)支撐起一套有效的薪酬管理體系職位評(píng)估和級(jí)別系統(tǒng)支撐起一套有效的薪酬管理體系- 了解工作了解工作- 測量職位的大小和重要性測量職位的大小和重要性- 為為相似的職位群制定公平的級(jí)別相似的職位群制定公平的級(jí)別- 建立級(jí)別范圍和管理政策建立級(jí)別范圍和管理政策H&J第9頁職位說明的應(yīng)用職位說明的應(yīng)用報(bào)酬怎樣報(bào)酬員工？績效管理何為績效考察重點(diǎn)繼任計(jì)劃機(jī)構(gòu)的繼

6、任要求評(píng)估怎樣評(píng)估員工？選拔/再分配怎樣判斷候選人資格？職位培訓(xùn)職位的培訓(xùn)需求職職位位說說明明二、職位描述的方法二、職位描述的方法H&J第11頁職位描述的內(nèi)容職位描述的內(nèi)容基礎(chǔ)信息基礎(chǔ)信息目的陳述目的陳述這個(gè)職位為什么要存在這個(gè)職位為什么要存在?職位范圍職位范圍對(duì)下列的描述 :工作是如何進(jìn)行的工作是如何進(jìn)行的? (工作環(huán)境工作環(huán)境/組織結(jié)構(gòu)組織結(jié)構(gòu))為滿足主要的職位職責(zé)為滿足主要的職位職責(zé),需要涉及到哪些方面需要涉及到哪些方面?H&J第12頁職位描述的內(nèi)容職位描述的內(nèi)容職位的主要應(yīng)負(fù)責(zé)任職位的主要應(yīng)負(fù)責(zé)任n需要從職位任職者那里得到的需要從職位任職者那里得到的最終結(jié)果最終結(jié)果的羅

7、列的羅列衡量指標(biāo)（衡量指標(biāo)（KPI）n做一些統(tǒng)計(jì)做一些統(tǒng)計(jì),以便用來描述被這個(gè)職位所影響的行動(dòng)的深度和以便用來描述被這個(gè)職位所影響的行動(dòng)的深度和廣度廣度組織結(jié)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)n職位的工作關(guān)系職位的工作關(guān)系素質(zhì)素質(zhì)/技能要求技能要求n任職者的資格要求任職者的資格要求H&J第13頁職位的基礎(chǔ)信息職位的基礎(chǔ)信息 職位名稱職位名稱 職位所屬部門（大部門，小部門）職位所屬部門（大部門，小部門） 職位類型職位類型 職位定級(jí)：暫不填職位定級(jí)：暫不填 擬定人（該職位的直接主管或最了解該職位的人）擬定人（該職位的直接主管或最了解該職位的人） 審核人（該職位的間接主管或該職位的直接主管）審核人（該職位的間接主管

8、或該職位的直接主管） 審批（人力資源委員會(huì)）審批（人力資源委員會(huì)） 生效日期生效日期 評(píng)審代表簽字評(píng)審代表簽字H&J第14頁職位的目的職位的目的對(duì)一個(gè)職位所期望達(dá)到對(duì)一個(gè)職位所期望達(dá)到“什么什么”及及“如何達(dá)到如何達(dá)到”的簡短準(zhǔn)確的表的簡短準(zhǔn)確的表述。述。一般只有一般只有1-2句話，在組織中僅有少數(shù)職位的目的超過一句話，句話，在組織中僅有少數(shù)職位的目的超過一句話，也就是那些有也就是那些有“多種職務(wù)角色多種職務(wù)角色”的職位。的職位。這個(gè)職位為組織整體目標(biāo)的完成承擔(dān)了什么？這個(gè)職位為組織整體目標(biāo)的完成承擔(dān)了什么？該職位對(duì)組織的該職位對(duì)組織的獨(dú)一無二獨(dú)一無二的貢獻(xiàn)是什么？的貢獻(xiàn)是什么？到底我

9、們?yōu)槭裁葱枰@個(gè)職位？到底我們?yōu)槭裁葱枰@個(gè)職位？H&J第15頁職位的目的（舉例）職位的目的（舉例）銷售部門負(fù)責(zé)人銷售部門負(fù)責(zé)人配合市場及利潤策略，計(jì)劃、指導(dǎo)及控制銷售部門配合市場及利潤策略，計(jì)劃、指導(dǎo)及控制銷售部門，確保確保實(shí)現(xiàn)全世界范圍內(nèi)所有產(chǎn)品的銷售目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)全世界范圍內(nèi)所有產(chǎn)品的銷售目標(biāo)。H&J第16頁職位的范圍大小職位的范圍大小獲得對(duì)職位有直接或間接影響的定量描述獲得對(duì)職位有直接或間接影響的定量描述了解職位的本質(zhì)與范圍了解職位的本質(zhì)與范圍顯示與工作相關(guān)聯(lián)的活動(dòng)的范圍顯示與工作相關(guān)聯(lián)的活動(dòng)的范圍H&J第17頁職位的范圍大小職位的范圍大小以數(shù)字的形式進(jìn)行概括（大部

10、分為財(cái)務(wù)方面），例如：以數(shù)字的形式進(jìn)行概括（大部分為財(cái)務(wù)方面），例如：u年度預(yù)算年度預(yù)算u年度花費(fèi)年度花費(fèi)u運(yùn)營成本運(yùn)營成本u年度銷售額年度銷售額u年度凈收入年度凈收入 經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)u下屬的數(shù)量（直接與間接）下屬的數(shù)量（直接與間接）u下屬的類型（管理、專業(yè)、技術(shù)或下屬的類型（管理、專業(yè)、技術(shù)或操作類）操作類） 非經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)非經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)H&J第18頁主要應(yīng)負(fù)責(zé)任主要應(yīng)負(fù)責(zé)任著重于職位所需的最終結(jié)果著重于職位所需的最終結(jié)果它回答以下問題：它回答以下問題：為實(shí)現(xiàn)該職位目的，要在哪些主要領(lǐng)域獲得最終結(jié)果？為實(shí)現(xiàn)該職位目的，要在哪些主要領(lǐng)域獲得最終結(jié)果？應(yīng)負(fù)責(zé)任：應(yīng)負(fù)責(zé)任：n全面的，綜合

11、的。全面的，綜合的。n注重結(jié)果注重結(jié)果n不受時(shí)間影響不受時(shí)間影響n清晰的清晰的n可衡量的可衡量的n體現(xiàn)職位特點(diǎn)的，與職位有關(guān)體現(xiàn)職位特點(diǎn)的，與職位有關(guān)H&J第19頁主要責(zé)任（格式）主要責(zé)任（格式）期望的最終結(jié)果期望的最終結(jié)果通過行動(dòng)而實(shí)現(xiàn)主要活動(dòng)主要活動(dòng)期望“什么樣”的結(jié)果“如何”達(dá)到（行為動(dòng)詞+目標(biāo)）H&J第20頁最終結(jié)果與具體行為的比較最終結(jié)果與具體行為的比較最終結(jié)果最終結(jié)果是里程碑式的，發(fā)生在特定的時(shí)間內(nèi)是里程碑式的，發(fā)生在特定的時(shí)間內(nèi)是任職者的輸出是任職者的輸出是最終結(jié)果其本身是最終結(jié)果其本身具體行為具體行為是任職者大部分時(shí)間做的事是任職者大部分時(shí)間做的事是任職者的輸入

12、是任職者的輸入是達(dá)成最終結(jié)果的手段是達(dá)成最終結(jié)果的手段期望的最終結(jié)果期望的最終結(jié)果主要活動(dòng)主要活動(dòng)制定信息服務(wù)計(jì)劃制定信息服務(wù)計(jì)劃通過了解組織的業(yè)務(wù)需求，同時(shí)與信息技通過了解組織的業(yè)務(wù)需求，同時(shí)與信息技術(shù)研發(fā)保持同步術(shù)研發(fā)保持同步提供硬件設(shè)備提供硬件設(shè)備通過預(yù)測硬件能力需求及在設(shè)備安裝方面通過預(yù)測硬件能力需求及在設(shè)備安裝方面指導(dǎo)下屬指導(dǎo)下屬提供軟件解決方案提供軟件解決方案通過與直線經(jīng)理召開會(huì)議以了解他們及直通過與直線經(jīng)理召開會(huì)議以了解他們及直線下屬在軟件解決方案設(shè)計(jì)方面的需求。線下屬在軟件解決方案設(shè)計(jì)方面的需求。最大限度使用信息技術(shù)提高生產(chǎn)率最大限度使用信息技術(shù)提高生產(chǎn)率通過為所有員工準(zhǔn)備和進(jìn)

13、行信息技術(shù)培訓(xùn)通過為所有員工準(zhǔn)備和進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)關(guān)鍵的應(yīng)付責(zé)任（舉例）關(guān)鍵的應(yīng)付責(zé)任（舉例）H&J第22頁行為動(dòng)詞（舉例）行為動(dòng)詞（舉例）政策制定政策制定/目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)設(shè)定工作的執(zhí)行工作的執(zhí)行較低的任務(wù)較低的任務(wù)制定指導(dǎo)建立控制計(jì)劃準(zhǔn)備分析達(dá)到估價(jià)實(shí)施評(píng)估預(yù)測確認(rèn)落實(shí)提高增加安裝維護(hù)監(jiān)控談判建議回顧明確訂立查驗(yàn)校對(duì)分配收集運(yùn)作加工生產(chǎn)提供提交H&J第23頁關(guān)鍵衡量標(biāo)準(zhǔn)關(guān)鍵衡量標(biāo)準(zhǔn) “職位的產(chǎn)出職位的產(chǎn)出”可以衡量任職者在職位上如何有效地體可以衡量任職者在職位上如何有效地體 現(xiàn)績效現(xiàn)績效 可以是定量的，也可以是定性的可以是定量的，也可以是定性的 名詞，而非形容詞名詞，而非形容詞

14、 著重于最主要的績效標(biāo)準(zhǔn)著重于最主要的績效標(biāo)準(zhǔn)H&J第24頁職位組織結(jié)構(gòu)圖職位組織結(jié)構(gòu)圖 直接主管本職位同僚直接下屬H&J第25頁任職者的資格條件任職者的資格條件學(xué)歷與專業(yè)學(xué)歷與專業(yè)n學(xué)歷/專業(yè)資格要求n某領(lǐng)域的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)工作經(jīng)驗(yàn)工作經(jīng)驗(yàn)n與本職位工作相關(guān)的n工作的內(nèi)容n工作的時(shí)間知識(shí)與技能知識(shí)與技能n要?jiǎng)偃伪韭毼粦?yīng)掌握的知識(shí)n要?jiǎng)偃伪韭毼粦?yīng)具備的技能素質(zhì)（個(gè)性或行為）素質(zhì)（個(gè)性或行為）n在本職位所需達(dá)到的最低水平要求n對(duì)任職者內(nèi)在特征、品質(zhì)和行為方式的要求現(xiàn)實(shí)可操作并具體明確現(xiàn)實(shí)可操作并具體明確是本職位所需達(dá)到的最低要求而不是理想要求。三、職位描述的原則三、職位描述的原則H&a

15、mp;J第27頁任職者與職位：任職者與職位： “職位描述職位描述”所反映的是職位本身，而非任職者，面所反映的是職位本身，而非任職者，面向任務(wù)，而不是面向人向任務(wù)，而不是面向人 任職者的個(gè)人素質(zhì)可能會(huì)影響在職位中要作什么和怎任職者的個(gè)人素質(zhì)可能會(huì)影響在職位中要作什么和怎樣做樣做 當(dāng)任職者改變，該職位可能需要重新定義，反映新任當(dāng)任職者改變，該職位可能需要重新定義，反映新任職者的工作職者的工作 只要機(jī)構(gòu)的使命沒有改變，需要完成的工作是一樣的只要機(jī)構(gòu)的使命沒有改變，需要完成的工作是一樣的H&J第28頁機(jī)構(gòu)與職位機(jī)構(gòu)與職位要了解職位，先要了解環(huán)繞該職位的組織要了解職位，先要了解環(huán)繞該職位的組織

16、職位不是孤立的職位不是孤立的 組織架構(gòu)的基本單位組織架構(gòu)的基本單位 屬于組織屬于組織 重視結(jié)果重視結(jié)果 動(dòng)態(tài)的動(dòng)態(tài)的 任職者正從事的任務(wù)及活動(dòng)組合任職者正從事的任務(wù)及活動(dòng)組合H&J第29頁職位信息的來源職位信息的來源 原有的職位原有的職位 說明書說明書 職位設(shè)計(jì)者職位設(shè)計(jì)者 人事分析人員的知識(shí)和了解人事分析人員的知識(shí)和了解 任職者任職者 任職者的上司或下屬任職者的上司或下屬H&J第30頁對(duì)職位的描述對(duì)職位的描述 分析而非羅列分析而非羅列 針對(duì)的是職位而非人針對(duì)的是職位而非人 事實(shí)而非判斷事實(shí)而非判斷 職位的目前情況職位的目前情況四、職位分析四、職位分析H&J第32頁職位

17、分析職位分析您分析的是崗位您分析的是崗位, 而不是崗位上的任職者而不是崗位上的任職者“這個(gè)崗位應(yīng)該達(dá)到什么產(chǎn)出這個(gè)崗位應(yīng)該達(dá)到什么產(chǎn)出”H&J第33頁職位分析職位分析職位信息的來源：. 本人；. 主管；. 委員會(huì)；. 組織設(shè)計(jì)部門；. 合作伙伴。H&J第34頁職位分析職位分析 對(duì)職位的了解：. 組織機(jī)構(gòu)；. 環(huán)境；. 職位的主要活動(dòng)；. 下屬活動(dòng)的性質(zhì)；. 框架和范圍；. 工作關(guān)系；. 挑戰(zhàn)；. 人員要求。H&J第35頁職位分析職位分析該職位所屬的部門如何與整個(gè)組織相適應(yīng)并服務(wù)于整個(gè)組織；該職位向誰報(bào)告；向同一級(jí)報(bào)告的其他職位。組 織機(jī)構(gòu)H&J第36頁職位分析職

18、位分析 找出該機(jī)構(gòu)這一部門提交什么東西以及向誰提交。背景信息技術(shù)、市場、地理、法規(guī)、歷史等等它們構(gòu)成整個(gè)大背景；產(chǎn)品、服務(wù)。環(huán) 境H&J第37頁職位分析職位分析 找出該職位的主要活動(dòng)及占用大部分時(shí)間活動(dòng)是什么。即：任職者提供的服務(wù)或產(chǎn)品是什么？通過什么工作來提供這些產(chǎn)品或服務(wù)的？該職位專業(yè)、技術(shù)和管理方面的內(nèi)容；該職位的創(chuàng)造革新 部分。職位的主要活動(dòng)H&J第38頁職位分析職位分析分析員應(yīng)找出哪些職位向該任職者報(bào)告及其目的是什么。還有：他們與任職者打交道的性質(zhì)和范圍；如何管理和控制下屬的活動(dòng)。下屬（直接下屬、業(yè)務(wù)下屬）活動(dòng)的性質(zhì)下屬（直接下屬、業(yè)務(wù)下屬）活動(dòng)的性質(zhì)H&J第

19、39頁職位分析職位分析該職位發(fā)揮作用或行使職權(quán)的主要依據(jù)：如公司的指示、規(guī)則、慣例、政策和策略；任職者所能做出決定的權(quán)力大小，例如就開支、工作方法、工作人員、計(jì)劃、程序等等做出決定；確定任職者獨(dú)立行動(dòng)、與他人協(xié)商或提交上級(jí)管理機(jī)構(gòu)解決問題的范圍?？蚣芎头秶鶫&J第40頁職位分析職位分析這是有關(guān)該職位主要接觸者的信息：上級(jí)；向上提交的問題和決定，及上級(jí)界定和限制所述職位的方式；該職位任職者向誰匯報(bào)問題？該部門之內(nèi)的其他人，如同事、其他部門；該部門之外的人。工作關(guān)系H&J第41頁職位分析職位分析 分析員應(yīng)詢問該職位的任職者：“ 在這個(gè)職位上你遇到的最大的挑戰(zhàn)是什么？” ，從而了解所

20、遇到的困難的性質(zhì)。挑 戰(zhàn)H&J第42頁職位分析職位分析 要了解該職位要求什么條件，而非現(xiàn)在的任職者可能具備什么條件， “ 如果你到外邊為這一職位進(jìn)行招聘，你會(huì)找什么樣的人？”人員要求H&J第43頁職位分析訪談職位分析訪談全面的職位分析訪談在這種情況下，分析員訪談任職者以取得對(duì)職位的全面了解，使他們能起草或編寫一份職位說明書。然后可同任職者進(jìn)一步探討這份草稿，使職位說明書的描述盡量準(zhǔn)確并得以確認(rèn)。分析員對(duì)編寫職位說明應(yīng)負(fù)首要責(zé)任。 咨詢性訪談在這種情況下，任職者（或知道并了解該職位的經(jīng)理或人士）編寫一份職位說明，而分析員提供建議和幫助，以確保職位說明書的一致性和質(zhì)量。H&

21、J第44頁職位分析訪談職位分析訪談 訪談之前 開始訪談 收集事實(shí)并使訪談繼續(xù)下去 促進(jìn)訪談詢問態(tài)度、不要誘導(dǎo)但可試探、回詢問態(tài)度、不要誘導(dǎo)但可試探、回顧、傾聽埋怨但不表態(tài)、聽清言外之顧、傾聽埋怨但不表態(tài)、聽清言外之意、平等意、平等 作筆記 結(jié)束訪談職位分析訪談職位分析訪談H&J第45頁職位分析訪談職位分析訪談 必須確保訪談安排得恰當(dāng)合理。 分析員應(yīng)事先了解一下任職者所在部門的相關(guān)背景知識(shí)。在訪談之前H&J第46頁職位分析訪談職位分析訪談 你必須要預(yù)計(jì)到訪談對(duì)象可能會(huì)很緊張，你應(yīng)在訪談一開始就沒法克服影響有效交流的任何障礙。務(wù)必使訪談對(duì)象了解訪談的原因、預(yù)期的結(jié)果及其最終目的，并禮貌地解答訪談對(duì)象提出的任何問題，消除他的疑慮。強(qiáng)調(diào)你的作用是協(xié)助任職者闡明該職位的全部工作范圍，而不是判斷工作的準(zhǔn)確性或價(jià)值。開始訪談H&J第47頁職位分析訪談職位分析訪談訪談的要點(diǎn)：提出開放式問題什么？怎么樣？為什么？提供保障回聲反饋明確非語言式的言辭H&J第48頁職位分析訪談職位分析訪談訪談的要點(diǎn)：避免提出有傾向性的問題澄清含混不清的話將專業(yè)細(xì)節(jié)減到最少聽證實(shí)理解歸檔H&a