環(huán)保文件與資料記錄管制作業(yè)程序

1、東莞培訓(xùn)網(wǎng) 環(huán)保文件與資料記錄管制作業(yè)程序修訂日期修訂單號(hào)修訂內(nèi)容摘要頁次版次修訂審核批準(zhǔn)2011/03/30/系統(tǒng)文件新制定4A/0/更多免費(fèi)資料下載請進(jìn)：好好學(xué)習(xí)社區(qū)批準(zhǔn)：審核：編制：環(huán)保文件與資料記錄管制作業(yè)程序1 目的 為確立公司環(huán)境管理文件的發(fā)行、修訂、廢止、收回能遵循一定程序進(jìn)行，以達(dá)到各文件之有效及正確之管制功能.2 適用范圍 與公司環(huán)境品質(zhì)管理系統(tǒng)之有關(guān)文件均適用之。3 名詞定義3.1 外來文件:外來文件包括國際和國家標(biāo)準(zhǔn)、客戶技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品規(guī)格書(含供應(yīng)廠商)工程規(guī)格、機(jī)構(gòu)圖等技術(shù)資料.3.2 DCN:文件變更.3.3本公司文件類別區(qū)分:3.3.1環(huán)境品質(zhì)手冊(一階文件):敘

2、述公司環(huán)境品質(zhì)政策之文件;3.3.2 作業(yè)程序文件(二階文件):與環(huán)境品質(zhì)手冊體系相關(guān)之所需程序文件;3.3.3 支援文件(三階文件):作業(yè)指導(dǎo)書.檢驗(yàn)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)書;3.3.4 表單/記錄(四階文件):所使用之各類表單.品質(zhì)記錄圖表等;4.權(quán)責(zé)4.1 文件之制訂與修訂:環(huán)境品質(zhì)保證委員會(huì)及相關(guān)單位;4.2 文件之審核:四階文件.三階文件可由部門主管審核.二階文件需由環(huán)境品質(zhì)保證委員會(huì)審核.一階文件需由環(huán)境管理者代表審核;4.3 文件之核準(zhǔn):四階文件可由部門主管核準(zhǔn).三階文件.二階文件皆由環(huán)境管理代表核準(zhǔn); 一階文件需由環(huán)境管理責(zé)任人核準(zhǔn);5.內(nèi)容5.1 系統(tǒng)文件(指環(huán)境系統(tǒng)文件一/二/三/四階

3、)制訂:5.1.1環(huán)境手冊(一階文件):5.1.1.1 為本公司環(huán)境管理體系運(yùn)作之準(zhǔn)則,由環(huán)境品質(zhì)保證委員會(huì)擬訂,管理代表審核,總經(jīng)理核準(zhǔn)后發(fā)行實(shí)施.5.1.2環(huán)保程序(二階文件):5.1.2.1 依據(jù)本公司環(huán)境手冊之基本原則及架構(gòu),由各相關(guān)單位擬訂環(huán)保作業(yè)程序, 經(jīng)部門主管及環(huán)境品質(zhì)保證委員會(huì)審核,由環(huán)境管理代表核準(zhǔn)后發(fā)行。5.1.3 作業(yè)管理辦法(三階文件):5.1.3.1 各單位應(yīng)視其工作之需要,將作業(yè)內(nèi)容依其步驟.要領(lǐng)及注意事項(xiàng)詳細(xì)描述制訂為環(huán)保管制程序,轉(zhuǎn)文控中心統(tǒng)一編號(hào),經(jīng)該單位主管和環(huán)境品質(zhì)委員會(huì)審核,環(huán)境管理代表核準(zhǔn)后發(fā)行.5.1.4表單/記錄(四階文件)：5.1.4.1 凡應(yīng)

4、用于環(huán)保管理系統(tǒng)中之各類環(huán)保程序、作業(yè)管制做環(huán)保記錄之表格, 由相關(guān)文件制訂單位制訂隨同文件一并會(huì)簽發(fā)行,并列入管制,其相關(guān)記錄的保存參照環(huán)境記錄管制一覽表規(guī)定,由相關(guān)權(quán)責(zé)單位保存。5.2 文件與資料之修訂、廢止:5.2.1 DCN變更:5.2.1.1 系統(tǒng)文件(一至三階)需要修訂或廢止時(shí),各單位提出修訂及廢止之意見,并詳細(xì)記錄于文控中心的文件變更履歷表上,經(jīng)環(huán)境品質(zhì)保證委員會(huì)審核,管理代表核準(zhǔn)并會(huì)簽各相關(guān)部門后,由文控中心管制發(fā)行.5.2.1.2 系統(tǒng)文件(一至三階)之修訂於各單位會(huì)簽期間,文件之舊版本仍為有效版本, 直至文控中心于書面形式發(fā)行新版本并將舊版回收為止.5.2.1.3 表單(四

5、階文件)的變更由現(xiàn)行單位填寫表單修改申請單,經(jīng)單位主管審核,管理代表核準(zhǔn)后交由文控中心做統(tǒng)一更新動(dòng)作,另外,表單變更后,第一批申請印刷時(shí)需經(jīng)文控中心確認(rèn)在申購單上簽名方可執(zhí)行;5.2.2 文件與資料之修訂或廢止時(shí),文控中心應(yīng)于修訂或廢止之文件與資料之原稿內(nèi)加蓋藍(lán)色“舊版”章保存,回收之發(fā)行舊版文件由文管中心加蓋紅色“作廢”章后直接作廢.5.2.3 文件制/修訂流程:各單位提出資料需求-會(huì)報(bào)文控中心(提供資料編號(hào)并納入管控行程)-各單位擬定需求文件-經(jīng)單位主管和環(huán)境品質(zhì)保證委員會(huì)審核-資料需求單位會(huì)簽相關(guān)權(quán)責(zé)單位-管理代表最終確定-原稿轉(zhuǎn)至文控中心-文控中心依需求分發(fā)與舊版回收-文管日后追溯.5

6、.2.4 環(huán)境程序系統(tǒng)文件(一至三階)之發(fā)行,除文控中心須保留一份原始書面文件外, 另文控中心依文件需求單位所填寫之文件分發(fā)對照表,將核準(zhǔn)后的文件統(tǒng)一用書面形式每份加蓋“文件受控章”,發(fā)行到相關(guān)單位.并將分發(fā)及回收記錄登錄于文件資料簽收回收記錄表.所有文件發(fā)行未蓋“文件受控章”一律無效.5.2.5 為確保各單位使用之文件為最新版次,文控中心應(yīng)于電腦系統(tǒng)中建立一份文件最新版次一覽表,當(dāng)有制.修.廢時(shí),均須更新文件最新版次一覽表之相關(guān)內(nèi)容.5.2.6 文件首次發(fā)行版本為A0,首次變更為A1,第二次為A2一直編至A9,后為B0, 再至B1,以此類推.5.2.7 新制訂或修改文件時(shí),制/修訂單位應(yīng)于每

7、份之日期及版次變更,且無論修改文件之任何頁次,其版次均須整份文件變更,包括文件封面.5.2.8 文件之保密性只能為保密原則其中之一,部長級(jí)以上調(diào)閱權(quán)不限,員工僅限低機(jī)密及以下,生效日期以發(fā)行日起為生效實(shí)施日.5.2.9 一份文件只允許一個(gè)編號(hào),當(dāng)一份文件有多份子文件時(shí),應(yīng)將具體子文件名稱登錄于文件一覽表,所有文件/資料歸檔時(shí)均需有文件一覽表,此表可根據(jù)實(shí)際需求稍作更改.5.2.10 因業(yè)務(wù)單位需求需提供環(huán)境相關(guān)文件與資料時(shí),由業(yè)務(wù)人員填寫文件與資料增補(bǔ)發(fā)申請單經(jīng)單位主管審核,環(huán)境管理代理核準(zhǔn)后交文控中心統(tǒng)一辦理,文控在影印之文件上每頁加蓋“參考用章”以示僅供參考,且不做回收或變更處理.5.3

8、記錄編號(hào)規(guī)定5.3.1 外來國際/國家標(biāo)準(zhǔn)編號(hào),依其標(biāo)準(zhǔn)原有編號(hào)為文件編號(hào).5.4 客戶提供之標(biāo)準(zhǔn)：客戶提供之環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)要求.環(huán)境管理物質(zhì)要求或綠色采購相關(guān)要求.5.4.1 管制:5.4.1.1 客戶提供標(biāo)準(zhǔn)必須轉(zhuǎn)換成本公司使用之文件,如客戶要特別要求者除外.5.4.1.2 遇客戶修改標(biāo)準(zhǔn),必需由文控中心統(tǒng)一調(diào)回前一份標(biāo)準(zhǔn),發(fā)行新的標(biāo)準(zhǔn)以維持標(biāo)準(zhǔn)的正確性.5.5 環(huán)境記錄之管制作業(yè)：5.5.1 所有環(huán)?；顒?dòng)所產(chǎn)生的記錄,均用予以標(biāo)準(zhǔn)化記錄并進(jìn)行編號(hào),公司之環(huán)境記錄,應(yīng)由文控中心應(yīng)于電腦系統(tǒng)中建立環(huán)境記錄管制一覽表明示保管單位,保存年限等.5.5.2 環(huán)境記錄之保管單位應(yīng)將負(fù)責(zé)管理之環(huán)境記錄自行分

9、類保存,環(huán)境記錄之儲(chǔ)存,保管方式和地點(diǎn),應(yīng)考慮使用資料夾或封箱保存,以便于儲(chǔ)存取用,且非經(jīng)保管單位同意,不得任意取用;封箱資料至文控中心保存時(shí)應(yīng)填寫資料管制清單,以便文控中心進(jìn)行管制與追溯.環(huán)境記錄若為熱感紙質(zhì)(如傳真機(jī)用紙),為避免日久字跡模糊，須加以影印存檔;環(huán)境記錄若存放於電腦儲(chǔ)存媒體中,須復(fù)制備份資料,以預(yù)防媒體資料流失.5.5.3 環(huán)境記錄之管理者,應(yīng)徹底提示作業(yè)者明了正確資料之重要性,并教育其有效收集資料之方法,環(huán)境記錄若有涂改,修改者,須在修改處簽章以負(fù)責(zé),環(huán)境記錄上若有不適用之空白欄,應(yīng)於欄位內(nèi)記注X或空白之,記錄者應(yīng)于記錄完畢后簽章以示負(fù)責(zé),并利于日后查證,環(huán)境記錄之管理者,

10、應(yīng)定期稽核資料產(chǎn)生的方法及其結(jié)果,并隨時(shí)檢討改進(jìn)作業(yè)方法,使資料的獲得更迅速,確實(shí).5.5.4 超過保存期限之環(huán)境記錄作廢時(shí),由保管單位自行銷毀作廢.所有外來文件含:歐盟RoHS指令以及其他客戶之綠色采購相關(guān)文件記錄需要保存3年以上.5.6 文件之增補(bǔ)發(fā)：5.6.1 文件與資料增發(fā):各單位因?qū)嶋H作業(yè)需要,由需求單位填寫文件與資料增補(bǔ)發(fā)申請單,提出文件增發(fā)要求,由文控中心修訂文件分發(fā)對照表,將該單位列入該文件分發(fā)對象.5.6.2 文件與資料之補(bǔ)發(fā):各文件持有單位,若發(fā)現(xiàn)文件破損,污損,遺失等現(xiàn)象時(shí),須填寫文件與資料增補(bǔ)發(fā)申請單,向文控中心提出文件補(bǔ)發(fā)申請.若補(bǔ)發(fā)之原因?yàn)槠茡p或污損時(shí),于文件補(bǔ)發(fā)時(shí)文控中心要收回舊文件并銷毀.5.6.3 文件與資料增(補(bǔ))發(fā)之申請規(guī)定:由申請單位提出,并填寫文件與資料增(補(bǔ))發(fā)申請單經(jīng)單位主管審核后,轉(zhuǎn)至文控中心確認(rèn)簽章后,由文控中心發(fā)行.5.7 各種文件管制章:參照ISO9001:2000<<文件控制程序>> QG/B0102.01-2009之相關(guān)章節(jié)內(nèi)容作業(yè);5.8 本章節(jié)內(nèi)容若有不詳之處請參閱ISO900