機關檔案管理辦法

1、檔案管理實施細則（試行）第一章 總 則第一條 為加強檔案工作管理，妥善保管、利用好檔案，為機關各項工作做好服務，根據中華人民共和國檔案法、天津市檔案管理條例及天津市藥品監(jiān)督管理局檔案管理實施細則的有關規(guī)定，結合我局實際情況，制定本細則。第二條 凡機關各科室在工作中形成的具有查考利用價值的各種文件材料，須按規(guī)定，統一管理，任何科室和個人不得將其據為己有。凡調離機關的工作人員必須在交結清檔案文件資料后調離。第二章 檔案工作的組織管理第三條 局機關對檔案工作實行統一集中管理，檔案室暫設在辦公室，配置專門人員負責。各科室須配備兼職人員負責本科室文件材料管理、歸檔整理及上繳工作。第四條 本機關檔案受上級

2、主管部門領導及同級檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導。第三章 文件材料歸檔范圍第五條 凡是反映本機關工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔材料范圍，包括機關在工作活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書稿、照片、錄音、錄像、盤片、實物等各種門類和各種載體。具體有以下四個方面： 1(一)上級機關的文件材料：1、上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。2、上級機關召開的執(zhí)行的會議主要文件材料。3、上級機關領導視察、檢查本系統、本機關工作時的重要批示、講話、題詞、照片、留言和具有重要保存價值的錄音、錄像等材料。4、代上級機關草擬并被采用的文

3、件的最后草稿和印本。5、上級機關轉發(fā)本機關的文件（包括報紙、刊物轉載）。（二）本機關政務活動中形成的文件材料：1、以局名義召開的工作會議、專業(yè)會議的整套文件材料（包括會議安排、通知、議程主席團名單、開幕詞、工作報告、講話材料、經驗材料、技術材料、會議總結、會議紀錄、會議簡報、決定、紀要以及先進集體、個人名單和先進事跡等以及照片、錄音、錄像材料等）。2、本局黨組會議、局長辦公會議和局務會議形成的文件材料（包括會議記錄、紀要、決議、決定等文件材料）。3、本機關制定的工作條例、章程、制度、規(guī)定、辦法、細則等文件材料。4、局印發(fā)的（包括轉發(fā)及其它機關聯合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的

4、修改稿。 25、本機關的請示與上級機關批復文件，下級機關的請示與本機關的批復文件。6、本機關及其各部門形成的工作計劃、規(guī)劃、方案、總結、重要工作報告、調研材料。7、本機關或本機關匯總的統計報表和統計分析材料（包括計算機盤片等）。8、本機關編印的情況反映、簡報、信息等刊物的定稿和印件。9、本機關形成的財務報表、憑證、賬薄、審計等文件材料。10、局黨組、機關黨組、團支部、工會和內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料。11、內容重要的人民來信、來訪材料，領導的批示和本機關處理人民來信、來訪形成的記錄、調查處理報告等有關材料。12、局領導在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄、會議文件及從上級

5、機關帶回的與本機關工作有關的文件材料。13、本機關及上級機關批準的有關土地征用以及基本建設、設計、招投標、施工、竣工等整套文件材料。14、本機關成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印章及其組織簡則、人員編制等文件材料。15、本機關歷史沿革、大事記、年鑒，反映本機關重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書，有紀念意義的憑證實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料。16、本機關干部任免、調配、培訓、聘任審批方案，黨員、團員、干部、工人名冊、報表、安全保衛(wèi)、保密以及職工錄用、轉正、定級、調資、退休、退職、離休、復員、轉業(yè)、評殘、撫恤、死亡等工作及干部獎懲等文件材料。17、本機關辦理的干部、工人的轉移工資、

6、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根。18、本機關財產、物資、檔案等交接憑證、清冊。19、本機關與有關機關單位鑒定的各種合同、協議書等文件材料。20、本機關外事活動中形成的重要材料，包括：請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄、錄像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等。21、各種普查工作中形成的文件材料。22、按有關規(guī)定應歸檔的死亡干部檔案材料。（三）本機關行政業(yè)務形成的文件材料：1、批準藥品零售經營企業(yè)開辦、許可證項目變更、年檢、換證有關申報、審查材料及批件。2、批準醫(yī)療器械經營企業(yè)開辦、許可證項目變更、年檢、換證有關申報、審查材料及批件。3、有關反映藥品及醫(yī)療器

7、械不良反應的有關重要材料、報告等。4、市場監(jiān)督檢查中形成的執(zhí)法文書及有關證明。（四）同級機關和非隸屬機關的文件材料1、同級機關和非隸屬機關印發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。2、有關部門對本機關工作檢查形成的重要文件、材料。3、同級機關和非隸屬機關與本機關聯系、協商工作的重要來往文件。第六條 不歸檔文件材料范圍包括以下四個方面：(一)、上級機關的文件材料：1、上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件。2、上級機關普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料。3、上級機關發(fā)來供工作參考的抄件、信息等材料。4、上級機關征求意見未定稿的文件材料。（二）、本機關的文件材料1、無查考利用價值的事務性、臨時性

8、文件。2、未經會議討論、未經領導審閱、簽發(fā)的未生效文件。3、一般性文件的歷次修改稿（重要規(guī)范性文件、定稿除外），鉛印文件的歷次校對稿（主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）。4、從正式文件，電報上摘錄的供工作參閱的非正式材 5料。5、部門有關人員外出學習，開會向領導匯報材料。6、無保存價值的信件。7、機關內部互相抄送的文件材料。8、外單位到本機關出差或辦事的介紹信、證明信等。9、本機關負責人兼任外機關職務形成的與本機關無關的文件材料。10、為參考目的從各方面收集的文件材料。第四章 歸檔文件的整理第七條 歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。歸檔文件的整理單位，

9、一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；行政審批事項中，申請、審查資料及批件為一件；簡報、信息等參閱材料一期為一件；會議記錄以每次會議為一件；案件以處理結論材料為一件；調查證明材料為一件；舉報揭發(fā)材料為一件；個人交待材料為一件；表彰、任免登記表凡不作為文件附件的，一人（一單位）一頁（含一頁）以上的，一人（一單位）為一件；介紹信及存根可多人為一件。第八條 文件（包括正式發(fā)文和其它應歸檔材料）定稿如果與正本內容一致，并且沒有修改筆跡，可以只將公文處 6理單和定稿中有領導親筆批示的一頁附在正本之后歸檔，定稿可不歸檔。第九條 文件整理要

10、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。文件整理的質量要求是要保持歸檔文件齊全完整。從整體上，歸檔文件全面系統地反映立檔單位的歷史面貌；從個體上，一份文件，一個事由其內容完整無缺；已破損的文件予以托裱、修復；應永久、長期保存的文件，用易于褪變材料書寫的，如：用鉛筆、圓珠筆、純蘭墨水、復寫紙、傳真等書寫印制的，要予以復制，并將復制件附于原件后一并歸檔。整理歸檔文件材料所使用的書寫材料等要符合檔案保護要求。第十條 文件整理的分類原則是：局機關歸檔文件采取保管期限-年度-機構進行分類；一個全宗內只允許采用一種分類方法。第十一條 文件排列原則是：歸檔文件以件為單位，在

11、分類方案的最低一級類目內，同一事由按照時間、重要程度順序或按事由具有的共同屬性排列。在一份文件中，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；批件在前，申請、審查資料在后。 7會議文件，統計報表、簡報、信訪件形成的材料可分別集中排列；有關同一年度、同一問題的文件（如關于同一問題的補充通知、更正通知、關于同一個的任免通知）可以排列在一起；同一份文件的不同稿本、按正本、定稿、草稿的順序排列；收文處理單排在文件之前，發(fā)文的發(fā)文單放在正本之后。不同年度，不同保管期限的文件一般不得放在一起，但跨年度的請示與批復，放在復文年；沒有復文的，放在

12、請示年；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年；跨年度的總結放在針對的最后一年；跨年度的會議文件放在會議開幕年；非訴訟案件放在結案年。聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和作者。第十二條 文件裝訂的一般要求是：歸檔文件按件裝訂。永久和長期保管的，要去掉金屬物。頁數較少的文件可選用無酸信封角套封或塑料曲別針，也可用不銹釘,頁數較多的文件仍可用棉線采取三孔一線裝訂方法，裝訂前要去掉金屬物，短期文件可不拆除金屬物，直接歸檔。大于A4紙的文件折疊成A4紙大小。第十三條 文件編號方法是：歸檔文件要逐件編號。在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章并填寫相關內容，文件首頁無法加蓋歸檔章的要另附白紙，填寫

13、文件題名后加蓋歸檔 8章。編號要寫明全宗號、年度、保管期限、件號、機構、盒號。全宗號編寫以檔案館確定的編制代號書寫。前面標注“X”后面以四位阿拉伯數字標注。如：X0018。文件形成年度以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如：1978。歸檔文件保管期限的符號，永久用“Y”，長期用“C”，短期用“D”編寫。文件件號的排列順序號編寫，件號以包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序逐件編號。件號應在同一年度內，同一機構的一個保管期限內從“1”開始逐件流水編號，不能重復。如一個事由涉及幾份文件，要按照重要程度或時間順序排列

14、后，對每份文件都要一一進行編號。檔案盒的排列順序號，盒號包括室編盒號和館編盒號。室編盒號由檔案部門編制，以不超過三位（含三位）阿拉伯數字標注，館編盒號按進館要求編制，以不超過五位（含五位）阿拉伯數字標注。第十四條 編目的方法是：歸檔文件依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄及盒內文件目錄。歸檔文件應 9逐件編目。多機關聯合發(fā)文的，只對本機關編目，無本機關的只對第一責任者編目。件號填寫按照第七條的要求編制。責任者為制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。文號，即文件的發(fā)文字號。題名，即文件標題。沒有標題或標題不能客觀反映內容的，要自擬標題，標題字數不得超過48個字，其中每個標點符號占

15、半個字，自擬標題的外加“ ”號。日期，即文件的成文日期，以8位阿拉伯數字標注，“月”“日”是一位數的在一位數前面加“0”，如：“20010101”、“20011231”。頁數編寫要登記每一件歸檔文件的實際頁數。文件中有圖文的頁面為一頁，以文件原有頁碼為序，無頁碼的文件要編制頁碼。閱辦單超過一頁的要編頁碼，頁數要計算在內。 備注為填寫文件需要說明的情況。盒內文件目錄置于盒內文件前面，對盒內文件逐件登記。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、全宗號、目錄號。填寫全宗名稱使用全稱，目錄號按保管期限各自流水編號，如，Y1，C1，C2，D2，其中Y，C，D分別表示永、長、短。歸檔文件目錄要編制目

16、錄索引，置于目錄前面，其內容包括：年度、機構、起止件號、所在頁數等項。第十五條 裝盒，即將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊、封面及備考表。備考表置于盒內文件之后，備考表項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人、日期、全宗號、保管期限、年度、件數等項。盒內文件情況說明，說明盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。第十六條 檔案盒封面應標明全宗名稱。盒脊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號。第十七條 按文件整理要求，機關各處室每年六月底前將上年度辦理完畢，需歸檔的文件材料進行整理，經本處室負責人審核簽字。第五章 檔案保管期限第十八條 檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。

17、長期為16年至50年，短期是15年。永久性保管文件包括：本機關制定的法規(guī)性文件；處理重要問題形成的文件材料；召開重要會議的主要文件材料，重要的請示、報告、總結、綜合統計報表、機構演變、機關領導人任免的文件材料；直屬上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。長期性保管文件包括：本機關一般工作問題文件材料；一般會議的主要文件材料；直屬上級機關頒發(fā)的屬于本機關 11主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級機關報送的重要的工作總結、報告和統計報表等文件材料。短期保管的檔案其確定原則為：凡是較短時間內對本機關有參考價值的文件材料，列為短期保管。它主要包括：本機關一般事務性的文件材料，上級機關和同級機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級機關報送一般性工作總結、報告和統計報表等文件材料。第六章 檔案的借閱管理第十九條 凡本機關各科室人員因工作需要查閱本機關檔案時，要經檔案管理人員同意后方可查閱，并需辦理借閱手續(xù)，歸還案卷時應按原樣交回，檔案室檢驗后辦理注銷手續(xù)。借閱檔案的人員，應提出檔案的年份、作者或文件標題。第二十條 檔案原則上不允許借出檔案室，如必須借出時，需經辦公室主任批準后方可借出，借閱期限不得超過三天，如需延長，須經檔案管理人員同意并辦理續(xù)期手續(xù)。第二十一條 借閱黨組會議記