大型公司采購(gòu)管理制度及流程圖

1、大型公司采購(gòu)管理制度及流程圖為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制定本制度。一、材料需求計(jì)劃及其規(guī)定1. 材料需求計(jì)劃材料需求計(jì)劃是指工程部或維保部根據(jù)工程需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。2. 材料需求計(jì)劃單的要素3. 完整的材料需求計(jì)劃單應(yīng)包括以下要素：1 材料需求的部門；2 需求物品所屬項(xiàng)目；3 需求的用途；4 需求的物品名；5 需求的物品數(shù)量；6 需求的物品規(guī)格；7 需求物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；(非常規(guī)材料)8 需求的物品的要求時(shí)間；9 需求

2、如有特殊需要請(qǐng)備注；10 材料需求計(jì)劃單項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,填寫人簽名；11 材料需求計(jì)劃部門經(jīng)理簽名；12 材料需求計(jì)劃單最終審核人簽名；13 材料計(jì)劃每周最多申報(bào)二次,特殊情況除外；14 流程:制訂出總的材料計(jì)劃 項(xiàng)目部根據(jù)工程進(jìn)度計(jì)劃施工班組根據(jù)每月的產(chǎn)值做出材料計(jì)劃 項(xiàng)目材料存檔項(xiàng)目部審核片區(qū)項(xiàng)目經(jīng)理審核工程部經(jīng)理審核 分管領(lǐng)導(dǎo)審核財(cái)務(wù)部監(jiān)督采購(gòu)部詢價(jià)采購(gòu)總經(jīng)理審批3. 材料需求計(jì)劃單及其提報(bào)規(guī)定 材料需求計(jì)劃單應(yīng)按照要素填完整、清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核后交采購(gòu)部門采購(gòu)； 請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)計(jì)劃單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份； 涉及到計(jì)劃數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的

3、單子文 檔也需一并提交； 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。； 計(jì)劃單的更改應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。4. 公司物資材料需求計(jì)劃單的提報(bào)部門 公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。 二. 材料計(jì)劃單的接收及分發(fā)規(guī)定1. 材料計(jì)劃的接收要點(diǎn) 采購(gòu)部在接收計(jì)劃單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批； 接收計(jì)劃單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存足夠的物資不采購(gòu)的原則； 應(yīng)有物資管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存的簽核； 對(duì)于

4、不符合規(guī)定和撤銷的計(jì)劃物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。2. 計(jì)劃單的分發(fā)規(guī)定 對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理； 對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； 無法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門； 重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3. 采購(gòu)周期的規(guī)定 1.泵和控制柜：生產(chǎn)周期是45天2.風(fēng)機(jī)控制柜雙電源：生產(chǎn)周期10天，及控制柜電纜10天3.氣體滅火（氣溶膠）：圖紙確認(rèn)OK后10天： 長(zhǎng)*寬*高*0.14*1.1：例：保護(hù)面積長(zhǎng)12.78米*寬4.28米*高4.3米*0.14*1.1=36KG 4.防火卷簾：現(xiàn)場(chǎng)通知量尺寸供應(yīng)商最晚第三天到場(chǎng)，量好尺寸后生產(chǎn)周期是25天。5.報(bào)警

5、主機(jī)：25個(gè)工作日6.防火門：安裝工量好尺寸：木質(zhì)門20天，鋼質(zhì)門25天7.常規(guī)線3天，定制品牌線10天8.元安消火栓箱子生產(chǎn)周期10天，南昌本地生產(chǎn)周期5天9.指定防排煙設(shè)備外省供應(yīng)周期是35天，本地防排煙供應(yīng)周期為15天10.屋頂水箱：基礎(chǔ)制作好后，生產(chǎn)周期10天到工地11.訂制200以上溝槽件/鍍鋅管供應(yīng)周期10天12.常規(guī)材料時(shí)間提前1-2天13.報(bào)警設(shè)備廠家 下午及雙休日都不發(fā)貨請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因；但遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略。三. 詢價(jià)及其規(guī)定1. 詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、

6、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；3. 對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4. 所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價(jià)；5. 對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；6. 詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；7. 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四. 比價(jià)、議價(jià)1. 對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2. 對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；3.

7、收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5. 參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。 五. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總1. 比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照比價(jià)單的格式完整列出報(bào)價(jià)、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3. 如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。 六. 合同的簽訂及其規(guī)定1. 合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終

8、止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 合同正文應(yīng)包含的要素1) 合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；2) 采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是不可分割的部分；3) 包裝要求；4) 合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明；5) 付款方式；6) 工期；7) 質(zhì)量保證期；8) 質(zhì)量要求及規(guī)范；9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10) 雙方的公司信息；11) 其他約定。 合同簽訂及其規(guī)定1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2) 擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3) 為防止合同工程量追

9、加或追加無依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4) 遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品保質(zhì)期；6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7) 與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；8) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；9) 比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；10) 合同簽訂審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；11) 簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。七. 付款及合同執(zhí)行1. 付款規(guī)定 按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款； 按照貴公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)審批后提交財(cái)務(wù)部付款； 財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)按合同規(guī)定付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況延期付款的應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2. 合同執(zhí)行 已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)； 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約； 合同在履行期間應(yīng)按照