XX物業(yè)物料管理規(guī)定

1、XX物業(yè)物料管理規(guī)定1.0目的規(guī)范公司所用物料申購(gòu)、倉(cāng)管、領(lǐng)用、統(tǒng)計(jì)等一系列工作，確保所耗物料安全；各項(xiàng)管理有序；合理控制物料使用；減少非正常清耗和物料相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作。2.0適用范圍物業(yè)公司下屬各單位的物料管理工作。3.0概念3.1物料管理員：指各單位倉(cāng)管員或負(fù)責(zé)物料管理工作責(zé)任人，負(fù)責(zé)物料申購(gòu)統(tǒng)計(jì)、下單、跟蹤、收驗(yàn)貨、倉(cāng)管、入倉(cāng)、出倉(cāng)、盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作。3.2物料管理結(jié)算周期：物料管理結(jié)算周期是指上月的21日至本月20日。4.0職責(zé)4.1物料使用部門負(fù)責(zé)20日前向物料管理員遞交物料申購(gòu)計(jì)劃表申購(gòu)所需物料，逾期未遞交申計(jì)劃所造成的后果由責(zé)任部門自行負(fù)責(zé)。4.2物料管理員負(fù)責(zé)物料申購(gòu)統(tǒng)計(jì)、

2、下單、跟蹤、收驗(yàn)貨、倉(cāng)管、入倉(cāng)、出倉(cāng)、盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作。4.3公司財(cái)務(wù)中心物業(yè)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)各單位物料的核算。4.4項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查物料管理員按公司規(guī)定做好物料管理工作。4.5公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)協(xié)助項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)物料管理員做好物料管理工作，并不定期抽查執(zhí)行情況。5.0程序要點(diǎn)5.1庫(kù)存物料的限額標(biāo)準(zhǔn)5.1.1日常消耗物料的庫(kù)存限額：1) 一般為每月平均消耗量的兩倍；特殊情況另行處理。5.1.2常備的零件物料的庫(kù)存限額：1) 一般為每月平均消耗量的3倍；特殊情況另行處理。5.2物料采購(gòu)的申請(qǐng)5.2.1物料需求部門在20日前向物料管理員遞交本部門物料申購(gòu)計(jì)劃表，并在23日前向物料管

3、理員遞交本部門庫(kù)存物料盤點(diǎn)表和本部門本物料管理結(jié)算周期物料消耗記錄。5.2.2對(duì)于特殊需求的物料，申購(gòu)部門需提供詳盡的規(guī)格型號(hào)、圖片或供應(yīng)商等資料，如有需要還應(yīng)提供實(shí)物樣本。5.2.3物料管理員在收到申請(qǐng)部門遞交的物料申購(gòu)計(jì)劃表后，根據(jù)以往該部門領(lǐng)用物料記錄對(duì)該部門的申請(qǐng)計(jì)劃進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)異常立即了解原由，如有需要應(yīng)檢查該部門物料使用記錄和實(shí)物庫(kù)存情況。5.2.4當(dāng)倉(cāng)庫(kù)物料低于規(guī)定的庫(kù)存限額時(shí),應(yīng)在本物料管理結(jié)算周期結(jié)束后及時(shí)填制所需物料的米購(gòu)計(jì)劃。5.2.5物料的申購(gòu)應(yīng)有計(jì)劃和預(yù)見性，在一般情況下每月25日后公司不再受理各單位遞交的物料申購(gòu)申請(qǐng)。5.2.6因特殊原因需臨時(shí)申購(gòu)的零星、應(yīng)急物料

4、由使用部門填寫零星/應(yīng)急物料申購(gòu)表遞物料管理員審核，經(jīng)項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人和區(qū)域主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后遞物業(yè)總部。5.2.4每月23日前匯總各部門物料申購(gòu)計(jì)劃表，結(jié)合庫(kù)存情況編制本單位下月物料申購(gòu)計(jì)劃，并遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審核，區(qū)域負(fù)責(zé)人審批。1) 項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人依據(jù)下列內(nèi)容審核：A倉(cāng)庫(kù)實(shí)際庫(kù)存量；B當(dāng)月實(shí)際消耗量；C庫(kù)存物料的限額標(biāo)準(zhǔn)；D下月預(yù)計(jì)消耗量；E下月資金預(yù)算。2) 區(qū)域主管負(fù)責(zé)人審批：A采購(gòu)計(jì)劃不合理的，應(yīng)及時(shí)予以調(diào)整申購(gòu)計(jì)劃；B采購(gòu)計(jì)劃合理的，區(qū)域負(fù)責(zé)人應(yīng)在審批欄內(nèi)簽署姓名、日期。5.2.9物業(yè)總部行政助理在每月25日前收齊各各單位遞交采購(gòu)申請(qǐng)后遞公司總經(jīng)理審閱批示。5.2.10總部行政助理在2

5、8日前將經(jīng)總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)的物料申購(gòu)計(jì)劃表集中后交集團(tuán)采購(gòu)部。5.3申購(gòu)跟進(jìn)5.3.1申請(qǐng)計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)，由物料管理員負(fù)責(zé)與集團(tuán)采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)本項(xiàng)目采購(gòu)工作采購(gòu)員聯(lián)系，對(duì)于特殊物料加以說明以避免購(gòu)買錯(cuò)誤,并跟蹤購(gòu)買效率是否能達(dá)到使用單位要求。5.3.2特殊物料，物料管理員應(yīng)提醒申購(gòu)部門主動(dòng)與采取部采購(gòu)員聯(lián)系。5.3物料的入倉(cāng)程序5.3.1物料的入倉(cāng)程序：1) 物料管理員應(yīng)按照物料驗(yàn)收管理規(guī)定中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收；2) 經(jīng)驗(yàn)收合格的物料，將送貨單據(jù)進(jìn)行復(fù)印，開具進(jìn)倉(cāng)單，并將物料分類存放；3) 根據(jù)當(dāng)天的物料送貨單、進(jìn)倉(cāng)單、領(lǐng)料單，當(dāng)日在進(jìn)銷存賬上做好物料明細(xì)帳，并在物料申購(gòu)收貨記錄上做好收貨記錄；物

6、料管理員應(yīng)在每日下班前，將進(jìn)倉(cāng)單、物料送貨單和領(lǐng)料單匯總整理好后存檔，作為本物料管理結(jié)算周期物料統(tǒng)計(jì)和費(fèi)用核算依據(jù)之一。5.3.2退回物料的入倉(cāng)程序：1) 相關(guān)人員將未使用完的物料送到倉(cāng)庫(kù)。物料管理員應(yīng)根據(jù)核查結(jié)果，按照物料驗(yàn)收管理規(guī)定中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收。合格品，填寫進(jìn)倉(cāng)單，在說明欄內(nèi)填寫退回物料”字樣，存入合格品存放區(qū)內(nèi);A) 不合格品，填寫不合格品處理表后存放在不合格品區(qū)等待處理。物料管理員應(yīng)在每日下班前，根據(jù)進(jìn)倉(cāng)單在進(jìn)銷存賬賬簿上登記倉(cāng)庫(kù)物料明細(xì)賬，并將進(jìn)倉(cāng)單匯總后存檔。5.3.4設(shè)備工具的入倉(cāng)程序：1) 新采購(gòu)的工具按物料的入倉(cāng)程序執(zhí)行。2) 以舊換新的設(shè)備工具入倉(cāng)程序：A) 經(jīng)辦人

7、應(yīng)憑其所在各部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的工具領(lǐng)用記錄到倉(cāng)庫(kù)辦理舊工具入倉(cāng)手續(xù)；B) 物料管理員經(jīng)檢查無(wú)誤后予以辦理入倉(cāng)手續(xù)，同時(shí)在工具領(lǐng)用記錄上簽名確認(rèn)。C) 填寫入倉(cāng)單將舊工具辦理入倉(cāng)手續(xù)，不能使用的填寫不合格品處理表后存放在不合格品區(qū)等待處理。D) 新領(lǐng)出的工具按出倉(cāng)程序填寫領(lǐng)料單辦理工具領(lǐng)出手續(xù),同時(shí)在工具領(lǐng)用記錄上簽名確認(rèn)。3) 退還的設(shè)備工具入倉(cāng)程序：A) 物料管理員根據(jù)使用人的工具領(lǐng)用記錄或工具借領(lǐng)單上的項(xiàng)目，逐項(xiàng)清點(diǎn)退還工具，并填寫入倉(cāng)單將舊工具辦理入倉(cāng)手續(xù)，B) 物料管理員按照物料驗(yàn)收管理規(guī)定中的相關(guān)規(guī)定對(duì)退回的設(shè)備工具進(jìn)行驗(yàn)收。5.4倉(cāng)庫(kù)物料的存放管理5.4.1物料存放倉(cāng)庫(kù)的自然條件

8、：1) 有通風(fēng)設(shè)備；光線充足；面積寬敞。5.4.2倉(cāng)庫(kù)物料的存放分類：1) 易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物料；吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物料；常用工具、材料和配件等；易碎、易損物料；食品類。5.4.3物料存放倉(cāng)庫(kù)的區(qū)域劃分：1) 合格物料存放區(qū)；不合格物料存放區(qū)；待檢物料存放區(qū)。5.4.4倉(cāng)庫(kù)區(qū)域劃分的方法：1) 在貨架上標(biāo)識(shí)并隔離；劃線掛標(biāo)牌。5.4.5倉(cāng)庫(kù)物料的存放要求：易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物料應(yīng)單獨(dú)設(shè)置倉(cāng)庫(kù)存放，存放時(shí)應(yīng)注意：A) 周圍無(wú)明火、遠(yuǎn)離熱源；擺放在地下；配備滅火器；保持包裝完好；庫(kù)房結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，門窗封閉牢固；庫(kù)房門內(nèi)開。1) 吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物料存放時(shí):A) 用

9、經(jīng)過防火處理的貨架處置放在干燥的地上或貨架上配備防潮通風(fēng)設(shè)施。2) 常用工具、材料和配件等：3) 不規(guī)則物料，用盒或袋裝好后擺放規(guī)則的物料整齊的擺放在貨架或地上易碎易損的物料：A) 體積較小或瓶裝物料，放置貨架的底層、整齊的擺放在地上；D)的，應(yīng)靠墻立放，放置上方不懸掛物料放置位置有膠墊。4) 食品：A) 放置在經(jīng)過防水處理的貨架上配備通風(fēng)、防潮設(shè)施。5.5倉(cāng)庫(kù)物料的領(lǐng)用管理5.5.1物料的領(lǐng)用程序：體積較大1)應(yīng)憑其所在各部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的領(lǐng)料單物料領(lǐng)用人到倉(cāng)庫(kù)辦理材料領(lǐng)用手續(xù)；物料管理員根據(jù)領(lǐng)料單上所列品種，逐一發(fā)放；2) 物料管理員根據(jù)領(lǐng)料單內(nèi)容日在進(jìn)銷存賬上登記倉(cāng)庫(kù)物料發(fā)放明細(xì)登記；

10、物料管理員應(yīng)于每日下班前，將領(lǐng)料單匯總后存檔。5.5.2工具的領(lǐng)用管理：工具使用人應(yīng)憑其所在各部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的領(lǐng)料單并攜帶個(gè)人工具領(lǐng)用記錄到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用工具；1) 物料管理員應(yīng)根據(jù)使用人工具領(lǐng)用記錄的記錄，核對(duì)原卡上的領(lǐng)用工具是否有重復(fù)現(xiàn)象：如經(jīng)核對(duì)，已有領(lǐng)用記錄，但沒有報(bào)廢或其他處理記錄，物料管理員應(yīng)拒絕發(fā)放；A) 如經(jīng)核對(duì)沒有該工具的領(lǐng)用記錄，將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后，并在使用人工具領(lǐng)用記錄上登記。2) 物料管理員應(yīng)在每日下班前將工具領(lǐng)料單匯總后在進(jìn)銷存賬上登記倉(cāng)庫(kù)物料發(fā)放明細(xì)登記。5.5.3借用工具的領(lǐng)用程序：1)凡因工作需要借用工具的人員，應(yīng)憑其所在部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的工具借領(lǐng)單，到倉(cāng)庫(kù)辦

11、理工具借用手續(xù)；2)維修人員也可憑有效的維修單借用工具2) 物料管理員根據(jù)工具借領(lǐng)單或維修單，填寫領(lǐng)料單后發(fā)放；3) 物料管理員對(duì)借用的工具應(yīng)根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時(shí)歸還。4) 在每日下班前將工具領(lǐng)料單匯總后在進(jìn)銷存賬上登記倉(cāng)庫(kù)物料發(fā)放明細(xì)登記。5.6倉(cāng)庫(kù)物料報(bào)廢的管理5.6.1報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn)：物料到有效期；客觀原因造成物料工具已無(wú)使用價(jià)值的；按其他有關(guān)規(guī)定需報(bào)廢。1)報(bào)廢物料經(jīng)辦人憑其所在各部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的物料報(bào)廢單，到物料管理員處辦理物料報(bào)廢手續(xù)；2) 倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存的物料報(bào)廢，由物料管理員負(fù)責(zé)填寫物料報(bào)廢單；3) 報(bào)廢物料經(jīng)手人在遞交物料報(bào)廢單時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)備好報(bào)廢物料的關(guān)有原始資料，如入庫(kù)

12、時(shí)間、物料性能介紹、使用時(shí)間、使用說明、其他有關(guān)資料等。單位負(fù)責(zé)人有接到物料報(bào)廢單申請(qǐng)后應(yīng)組織相關(guān)人員驗(yàn)證，并在物料報(bào)廢單上做好驗(yàn)證記錄；報(bào)廢物料單位價(jià)值在500元以上的，將經(jīng)驗(yàn)證后物料報(bào)廢單報(bào)公司總經(jīng)理審批;4) 報(bào)廢物料單位價(jià)值在500元以內(nèi)的，將經(jīng)驗(yàn)證后物料報(bào)廢單報(bào)區(qū)域主管領(lǐng)導(dǎo)審；物料管理員根據(jù)審批意見對(duì)報(bào)廢物料進(jìn)行處理。經(jīng)批準(zhǔn)可處理的報(bào)廢物料，需在物料管理員同物料處理人的互相監(jiān)督下進(jìn)行，并在物料報(bào)廢單上做好處理和所得收益記錄，雙方簽名確認(rèn)。5) 報(bào)廢物料所得收益交項(xiàng)目物業(yè)收銀處，并開據(jù)收條后匯同物料報(bào)廢單共同存檔。5.7倉(cāng)庫(kù)物料的清點(diǎn)5.7.1本物料管理結(jié)算周期結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，物料

13、管理員應(yīng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物料進(jìn)行逐一清點(diǎn)。5.7.2根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫庫(kù)存物料盤點(diǎn)表。5.7.3物料管理員應(yīng)將庫(kù)存物料進(jìn)銷存賬明細(xì)賬的余額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物作額進(jìn)行核對(duì)：1) 經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的，物料管理員應(yīng)根據(jù)本物料管理結(jié)算周期內(nèi)實(shí)際發(fā)生的入倉(cāng)單及領(lǐng)料單，編制物料消耗記錄，同時(shí)編制下月米購(gòu)計(jì)劃如經(jīng)核對(duì)有誤：A) 實(shí)物多于賬面余額的，應(yīng)報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按新購(gòu)物料入倉(cāng)程序，填寫進(jìn)倉(cāng)單辦理進(jìn)倉(cāng)手續(xù)，在進(jìn)倉(cāng)單說明欄內(nèi)注明”盤贏物料”字樣；如實(shí)物少于賬面余額的，應(yīng)查找出原由后報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處理。2) 盤點(diǎn)結(jié)束后，在23日前將當(dāng)月報(bào)送項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核。項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)于每月25日前對(duì)物料管理員所遞材料進(jìn)行審核，并根據(jù)情況部分或全面進(jìn)行抽檢，審核并抽檢無(wú)誤后將經(jīng)審核簽批的物料消耗記錄、物料申購(gòu)計(jì)劃表資料遞總公司物業(yè)部。5.8.1物料管理員將經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)審批的第月初5號(hào)前將上月物料管理相關(guān)資料整理成冊(cè)，并核對(duì)無(wú)誤后遞項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽批后的物料盤點(diǎn)表、物料消耗記錄、物料申購(gòu)計(jì)劃表整理成冊(cè)，交由客服部長(zhǎng)期保存。5.9物料的管理情況，作為對(duì)物料管理員和相關(guān)責(zé)任人績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。6