檔案整理工作方案

1、2017年歸檔文件整理工作方案年度歸檔文件整理工作是檔案資政服務(wù)的基礎(chǔ)，也是檔 案管理工作資源建設(shè)的核心組成部分，為了更好地做好年度 歸檔文件整理工作，根據(jù)歸檔文件整理規(guī)則和市檔案局 相關(guān)工作要求，特制定本方案如下：一、指導(dǎo)思想按照分工負(fù)責(zé)、各司其職、各負(fù)其責(zé)、齊全完整、應(yīng)歸 盡歸的原則，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格按照 國(guó)家檔案局第8號(hào)令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保 管期限規(guī)定的要求，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間 的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用的目的，在規(guī) 定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量完成歸檔文件整理工作。二、時(shí)間要求歸檔文件整理工作從 4月1日起一一5月27日指導(dǎo)整理 結(jié)束；

2、7月31日前歸檔文件目錄按標(biāo)準(zhǔn)打印完畢， 原生電子 文件和電子檔案目錄報(bào)市檔案局。三、工作標(biāo)準(zhǔn)（一）文件材料的收集工作文件材料的收集是歸檔工作的起點(diǎn)，直接決定歸檔的質(zhì) 量，務(wù)必高度重視，認(rèn)真負(fù)責(zé)。只有及時(shí)廣泛收集，才能保 證文件材料的齊全、準(zhǔn)確、完整、有效。收集工作與年度評(píng) 優(yōu)評(píng)先桂鉤，檔案員務(wù)必將本機(jī)關(guān)的各種 紅頭文件，黑頭文 件、會(huì)議材料、各種會(huì)議記錄；重大活動(dòng)資料、工作匯報(bào)、 簡(jiǎn)報(bào)、專題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告；工作計(jì)劃、總結(jié)、小結(jié)；規(guī)章 制度（規(guī)定）、干部（職工）登記表、花名冊(cè)、各類統(tǒng)計(jì)報(bào) 表（組織、人事、工資、業(yè)務(wù)報(bào)表等）；協(xié)議、合同等 收集 齊全、完整，確保應(yīng)歸盡歸。同時(shí)注意收集本機(jī)關(guān)及行業(yè)

3、有 保存價(jià)值的圖書、報(bào)刊、資料、聲像等，集中移交市檔案局。（二）文件材料的整理工作1、檔案員要按照歸檔文件整理規(guī)則和國(guó)家檔案局 第8號(hào)令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 的要求，認(rèn)真指導(dǎo)各單位歸檔文件整理工作。2、對(duì)上級(jí)業(yè)務(wù)部門有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)整理。如：電業(yè)局（按件整理，劃分為永久、長(zhǎng)期、短期 3個(gè)保管 期限，按機(jī)構(gòu)分類）；郵政局、電信局（按企業(yè)分類整理）； 銀行（按機(jī)構(gòu)問題分類整理），各組要按其標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)他們進(jìn) 行整理。3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦事處） 按黨群和行政兩個(gè)機(jī)構(gòu)（問題） 進(jìn)行分類、整理，劃分為永久和定期2個(gè)保管期限。4、市委、政府、市委辦、政府辦 四個(gè)全宗，按十大類 （問題

4、）進(jìn)行分類整理。市委、政府兩個(gè)核心全宗永久整理 成三套，定期為一套；市委辦、政府辦兩個(gè)全宗永久整理為 二套，定期為一套。5、單位發(fā)文實(shí)行三套制：第一套帶發(fā)文底稿。本級(jí)的 文件要有草稿和擬稿單，上級(jí)下發(fā)的文件要有傳閱單，特別 是一級(jí)單位，沒有的要求補(bǔ)齊，簽發(fā)簽一起放在正文后，按 文件級(jí)進(jìn)行整理；第二套（即發(fā)文匯集）按不同發(fā)文字號(hào)順 序組卷整理。100頁(yè)左右為一卷，用鉛筆編寫頁(yè)號(hào)（編寫位 置：有字的正面右上角，反面左上角），加封面（用黑碳素 筆按要求規(guī)范、準(zhǔn)確填寫）、歸檔文件目錄、備考表，三孔 一線用線繩裝訂。 第三套作為挑選支農(nóng)、惠農(nóng)、勞動(dòng)保障等 涉及民生的現(xiàn)行政策性規(guī)定文件 ，作為本年度現(xiàn)行文

5、件，各 歸檔組整理后交征編股，充實(shí)全市現(xiàn)行文件中心內(nèi)容。6、雙載體歸檔。為同步促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，單位紙 質(zhì)文件及其定稿的原生原文電子版，務(wù)必按標(biāo)準(zhǔn)同步歸檔， 確保準(zhǔn)確無誤。（按照發(fā)文字號(hào)順序排列好報(bào)對(duì)應(yīng)歸檔組做 好保存?zhèn)浞荩?、歸檔工作要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案員在指導(dǎo)單位工作人員 保管期限劃分和歸檔文件的排列、編號(hào)時(shí)，要與上年度務(wù)必 保持標(biāo)準(zhǔn)一致。歸檔文件整理期限的劃分一般為：本單位制 發(fā)的文件、材料，重要的劃分為永久，其他劃為定期；上級(jí) 業(yè)務(wù)部門和其他單位下發(fā)的文件，有本單位人事任免、表彰、處分的和針對(duì)本單位有工作指示的等劃分為永久，對(duì)本單位 須落實(shí)貫徹及有指導(dǎo)意義的劃為定期。歸檔文件整理排列的

6、順序一般為：綜合性工作、意見、總結(jié)、組織人事、紀(jì)檢、 宣教、單位業(yè)務(wù)、其他等，以利于今后檢索利用。8、裝訂要細(xì)致。即各種金屬物要拆除掉，裝訂線要縫 直，文件要平整，裝訂線要用剪子修剪整齊，不留線頭，不 要圖省事，用手拽。9、整理要規(guī)范。歸檔章要求蓋在文件首頁(yè)上方空白處 正中，歸檔章要蓋得清晰，嚴(yán)禁蓋成雙眼皮”或模糊不清；歸檔章內(nèi)項(xiàng)目填寫要工整、準(zhǔn)確、規(guī)范。10、卷盒用鉛筆書寫。填寫字跡要工整，端正，規(guī)范， 清晰。11、規(guī)范打印歸檔文件目錄。以去年檔案局館由臺(tái)的 歸 檔文件目錄打印標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，嚴(yán)格按照辦公室統(tǒng)一設(shè)置的 Excel欄目格式規(guī)范打印，打印好的電子版經(jīng)檢查合格后方可由紙質(zhì)目錄。（注：發(fā)文匯集打印時(shí)要注意將件號(hào)改為順 序號(hào)，頁(yè)數(shù)改為頁(yè)號(hào)）12、歸檔文件整理工作實(shí)行組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。工作人員整理 中遇到新的業(yè)務(wù)問題，要請(qǐng)示分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)解決，不得 自作主張，隨意處置，以確保規(guī)范整理。四、嚴(yán)肅法紀(jì)，責(zé)任到人歸檔期間，工作人員嚴(yán)格執(zhí)行歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)，確保 歸檔質(zhì)量，辦公室將采取多種形式不定期檢查督導(dǎo)歸檔質(zhì) 量。檔案員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按要求規(guī)范指導(dǎo)完劃分單位