物業(yè)公司業(yè)主入住的管理

1、業(yè)主入住的管理一、業(yè)主 （住戶） 入住前籌備工作 竣工驗收時間是在樓宇入住前一至三個月進行的，接著是住戶入往時 間。（一）附典型的業(yè)主入住籌備時間表1. 竣工驗收前三個月，公司任命管理處主任，房管員 2 人（ 收款 1 人） 到位，組成管理處新的籌建班子；其他人員根據(jù)工作進展需要，采取分步 到位的辦法，業(yè)主 （住戶） 入住時，管理處各類人員必須全部到位。2. 管理處各類人員可按以下程序和時間到位，但應根據(jù)小區(qū)條件和實際情況進行調整 （ 以下人員名額按建筑面積 5 萬平方米的住宅小區(qū)擬定 ） ：A.入住前三個月，任命管理處主任，房管員2人（收款1人）到位，投入入住前的各項準備工作；B .竣工驗收

2、前二個月，大廈消防中心值班人員3人（機電1人，給排水 1 人，電梯 1 人） 進入現(xiàn)場，與機電維修工程部人員一起，參與機電設備 安裝調試的監(jiān)理工作，掌握大廈設備設施的基本情況和操作規(guī)程；C.竣工驗收前半個月，電工 2人，給排水1人，進入現(xiàn)場，熟悉樓宇 結構、公共配套設施和設備等，參加竣工驗收，配合房管員監(jiān)督樓宇工程 遺留問題的整改工作。D .竣工驗收前半個月，部分保安人員到位，上崗培訓后，負責對所接 受的物業(yè)守衛(wèi)工作；E .入住前一個月，管理處管理層人員到位，管理處掛牌辦公；F.入住前一個月，炊事員到位，食堂開餐；G .入住前半個月，衛(wèi)生人員到位，開始對區(qū)內環(huán)境和已接收的房間進行清潔工作；H

3、.入住前半個月，全部保安人員配齊上崗I .入住前半個月，維修班組成立，人員配齊到位；(二) 入住工作方案制訂管理處成立后，管理處主任負責根據(jù)物業(yè)管理部編寫的物業(yè)管理方 案，編寫管理處入住工作方案，入住工作方案的內容包括以下內容：1. 核實物業(yè)管理方案中擬定的管理處人員配備情況；2. 根據(jù)小區(qū)的實際情況和物業(yè)管理方案中對小區(qū)管理的要求以及要達到的標準，擬定小區(qū)入住后在加強治安、車輛管理、垃圾清運等方面 的配套改進意見或整改措施，如下所示：(1) 治安方面：小區(qū)四周種綠籬或安裝防護欄；增設報警系統(tǒng)；統(tǒng)一安裝防盜網(wǎng)、防盜窗或鋁金窗；(2) 車輛管理： 增設區(qū)間道路標志； 封閉小區(qū)由多個出入口到一進一

4、出 或二進二出等；增設自行車棚；加固架空層車庫；(3) 垃圾清運：增設垃圾池 ( 屋)或垃圾清運站等(4) 樓道燈：改用節(jié)能燈 ( 如：溫感、聲控或角摸式等 )3. 擬定管理辦公用房和員工宿舍的裝修方案；4. 根據(jù)物業(yè)管理方案 的開辦采購計劃， 擬定分步購置計劃；5.制定入住流程；6. 印刷入住表格；(三) 協(xié)調工作1. 與供電局、自來水公司、石油液化氣公司和郵局等單位搞好聯(lián)系工 作，保證住戶入住后的水、電、氣等的供應。2. 代業(yè)主與電話公司聯(lián)系電話安裝事宜，爭取現(xiàn)場放號，方便業(yè)主。3. 與學校、派出所和居委會聯(lián)系，了解小孩轉學和遷移戶口的手續(xù)辦理細節(jié)，以及有關聯(lián)系電話，入住時公告。二、業(yè)主、

5、使用權人入住 業(yè)主、使用權人的入住是物業(yè)銷售或租賃工作完成后，物業(yè)公司面臨 的又一項具體工作。物業(yè)公司應根據(jù)自己對物業(yè)的了解和熟悉的情況，擬 定合理的入住程序，使業(yè)主、使用權人方便入住。并配合業(yè)主及使用權人 對物業(yè)狀況進行驗收。此外，為了清楚地界定業(yè)主與物業(yè)公司的權利、責 任與義務，使業(yè)主、使用權人更好地遵守物業(yè)管理的規(guī)范，還須認真推敲 和制定物業(yè)管理合同與物業(yè)管理公約。從而建立物業(yè)公司與業(yè)主、使用權 人的新型關系，使各方面形成“合力”， 推動小區(qū)或樓宇的物業(yè)管理水平。（一）業(yè)主、使用權人入住的程序 業(yè)主及使用權人的入住，有些房地產(chǎn)公司習慣地稱之為“入伙”。它 是指業(yè)主或使用權人根據(jù)購買或承租

6、物業(yè)的契約規(guī)定，在交付各項費用和 款項后，領取鑰匙、向購買或承租的物業(yè)遷入或進駐。它是業(yè)主產(chǎn)權或使 用權人使用權的行使與體現(xiàn)。作為物業(yè)管理公司應創(chuàng)造條件，為業(yè)主及使 用權人的順利入住提供方便。業(yè)主及使用權人入住的程序包括以下幾個環(huán) 節(jié)。1. 向業(yè)主或使用權人發(fā)放“入伙通知書”及“入伙手續(xù)書” “入伙通知”應包括：入伙時間、入伙須知、收樓須知等，并分別約 定日期，分批地請業(yè)主或使用權人帶齊有關證件和費用，到指定地點辦理 入住手續(xù)?！叭牖锸掷m(xù)”包括進駐之前需要提供的資格審查文件；需繳納 的費用和相關款項；需要簽署的相關文件領取鑰匙等。2. 業(yè)主、使用權人驗樓，并最終取得認可驗樓是業(yè)主或使用權人的一

7、項基本權利，也是其入住的秘要程序。物 業(yè)管理公司應派專人接待地向業(yè)主或使用權人介紹物業(yè)。業(yè)主或使用權人 最終取得認可，才補交購置物業(yè)或承租物業(yè)的余（ 欠）款，再進行下一步程序。3. 簽定“物業(yè)管理合同”和“物業(yè)管理公約” 簽約之前應給業(yè)主或使用權人一定的時間，讓其細細閱讀和認真推敲 物業(yè)管理合同及物業(yè)管理公約的各項條款。經(jīng)充分考慮在不存在疑義的情 況下繳納各項管理費用。4. 組織搬遷入住 在業(yè)主或使用權人辦理完各項入住手續(xù)后，物業(yè)管理公司幫助其聯(lián)系 專門的搬家公司或自行組織力量幫助業(yè)主及使用權人搬遷入住，為其盡可 能提供各種方便。 5. 進行裝修管理由業(yè)主或使用權人提出書面申請，按照報批程序進

8、行申報，物業(yè)公司 經(jīng)審核同意后，業(yè)主或使用權人方可進行物業(yè)的裝修或二次裝修。但裝修 過程中仍需執(zhí)行建設部統(tǒng)一的裝修管理要求及業(yè)主或使用權人與物業(yè)管理 簽定的“物業(yè)管理合同”及“物業(yè)管理公約”中的約定。（二）業(yè)主、使用權人入住的有關手續(xù)、文件1. 入伙通知書入伙通知書應直接寄往業(yè)主或使用權人處，須載明下列事項：入伙 時間；前來辦理入伙手續(xù)的時間和地點；辦理入伙時應攜帶的證件和 款項等。 入伙通知書示例 入伙通知書女士先生：您好！我們熱忱歡迎您入住XX公寓！您所認購的XX公寓單元室，經(jīng)建設單位，施工單位及市有關部門的聯(lián)合驗收合格，現(xiàn)已交付使用準予入住。 現(xiàn)將有關情況通知如下：（一）請您按入伙通知書

9、、收樓須知等辦理入住手續(xù)，辦理地點在樓室。屆時房地產(chǎn)開發(fā)公司地產(chǎn)部、財務部、物業(yè)管理公司等有關部門和單位將到現(xiàn)場集中辦公。（二）為了您在辦理過程中能順利而快捷地辦好入伙手續(xù)，請您按規(guī)定時間前來辦理各項手續(xù)。各樓各層次辦理入伙手續(xù)的時間表（略） 。閣下如屆時不能前來辦理入伙手續(xù)，請您及時與我公司聯(lián)系，落實補辦的辦法。 聯(lián)系電話：特此通知XX房地產(chǎn)工發(fā)公司XX物業(yè)管理公司年月日2. 入伙手續(xù)書 應與“入伙通知書”一并寄往業(yè)主或使用權人處，講明入住本物業(yè)段 辦理的手續(xù)及先后順序，使業(yè)主或使用權人清晰、明了，有所準備。 入伙手續(xù)示例：入伙手續(xù)書女士先生：您認購的區(qū) 棟 單元室樓宇，現(xiàn)已交付使用具備入住

10、條件。請仔細閱讀收樓須知，按下列順序辦理入住手續(xù)：1.在房地產(chǎn)公司財務部付清樓款，與銷售部驗樓，簽署驗樓文件。蓋章： 簽字2. 在房地產(chǎn)公司地產(chǎn)部進行入伙資格審查，審查合格出具證明。蓋章：簽字3. 在物業(yè)管理公司財務部交付各項入伙費用，結清手續(xù)、出具證明。 蓋章：簽字4. 在物業(yè)管理公司管理處簽定物業(yè)管理公約，領取和查驗鑰匙，辦理 完畢，簽具證明。 蓋章： 簽字XX房地產(chǎn)開發(fā)公司XX物業(yè)管理公司 年月日3. 收樓須知收樓是業(yè)主或使用權人經(jīng)對物業(yè)的驗收、 認可，并繳納各項購樓余 （ 欠） 款、租金和管理費之后，接收樓房 （ 單元、樓盤 ）的活動。它是物業(yè)出售和 出租環(huán)節(jié)的結束和物業(yè)管理環(huán)節(jié)的正式

11、開始。作為物業(yè)管理公司，應在收 樓須知中載明業(yè)主或使用權人在辦理入住手續(xù)過程中須注意的事項及應攜 帶的各種有效證件、合同文書及款項，避免客戶的遺漏和往返及由此造成 的不便。作為業(yè)主或使用權人，應仔細閱讀收樓須知，遇有不明事項及時向在 場的工作人員詢問。 收樓須知示例：收樓須知歡迎閣下成為XX公寓的新業(yè)主： 我公司愿為您提供良好的管理服務，現(xiàn)介紹有關收樓事項和程序，避 免您在收樓時發(fā)生遺漏而引致不便。1. 業(yè)主在接到入伙通知書起 1 個月內，到本公司辦理產(chǎn)權登記和入伙手續(xù)。逾期辦理者每逾期一天應繳納人民幣元；超過半年不辦理登記手續(xù) 的房產(chǎn)，由房產(chǎn)管理單位代管；超過三年不辦理登記手續(xù)，視為無主房產(chǎn)

12、， 交由有關部門依法處理。2. 收樓時請認真查驗室內設備、土建、裝修等是否損壞或未盡妥善。如 有投訴，請在收樓時書面告知管理處。管理處將代表業(yè)主利益就提出的投 訴與發(fā)展商及施工單位進行交涉、協(xié)商解決。3. 根據(jù)本公寓的承建合同，保修期為 1年，保修期間，如因工程質量 所致故障，施工單位將為業(yè)主免費維修。如因業(yè)主使用不當，則由業(yè)主自 行支付費用。4. 業(yè)主有權對您的住宅進行裝修和維修，但應保證絕對不影響樓宇結 構和公共設施。裝修、維修前，業(yè)主須向管理處提出書面申請，獲準后方 可進行，并按規(guī)定由裝修、承修者向管理處繳納一定的裝修管理費。5. 辦理各項入伙手續(xù)的程序詳見“入伙手續(xù)書”。XX房動產(chǎn)開發(fā)

13、公司XX物業(yè)管理公司年月日（三）物業(yè)公司迎接業(yè)主、使用權人入住要進行的工作1. 物業(yè)公司自身應先期進駐，熟悉物業(yè)，了解情況 具備條件的物業(yè)公司可通過物業(yè)的前期介入，來熟悉物業(yè)的各方面情 況；而沒能在前期開發(fā)階段介入的物業(yè)管理公司則必須在業(yè)主、使用權人 入住之前的一段時間進駐物業(yè)內， 唯此才能熟悉本物業(yè)、 了解相關的情況， 為工作的銜接和協(xié)調做好準備。在這方面切忌物業(yè)公司與業(yè)主同時進駐物 業(yè)，業(yè)主不清楚的物業(yè)公司也不清楚，業(yè)主不熟悉的物業(yè)公司也不熟悉。 必須有個“提前量”，才能在熟悉情況的基礎上做好服務，使業(yè)主及使用 權人滿意。2. 準備、推敲和制定相應的入住手續(xù) 入住的手續(xù)既關系到業(yè)主、使用權

14、人的入住是否便捷、順利，又關系 到物業(yè)公司、發(fā)展商及業(yè)主或使用權人的權利、責任與義務。因此，物業(yè) 公司要仔細地推敲，作出明確的規(guī)定。對某些問題不準時可向有關法律及 財務方面的專家進行咨詢，盡量避免各種手續(xù)、文件的含混和歧義。3. 做好相應的組織協(xié)調工作，體現(xiàn)效率、規(guī)范和周到熱情 一般地說，接納業(yè)主、使用權人入住的整個過程，最能體現(xiàn)物業(yè)管理 公司的組織水平、管理效率和服務質量。因這一過程要面對多戶。有通知、 接待、辦理手續(xù)、現(xiàn)場實地考察、簽署有關文件、繳納相關款項甚至聯(lián)系 搬家公司等諸多環(huán)節(jié)的工作，哪個環(huán)節(jié)工作不力或缺乏協(xié)調都會給業(yè)主或 使用權人帶來不便，哪個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)態(tài)度生硬、冷漠、不負責任等

15、都會給 業(yè)主或使用權人帶來不快。因此，物業(yè)公司應在此之前進行充分的動員， 在過程中不斷進行協(xié)調減少差錯和脫節(jié)，并有專門的人員巡查各個環(huán)節(jié)的 服務。把所有的麻煩和不便留給物業(yè)公司自己，把更多的方便留給業(yè)主和 使用權人。(四) 搬遷入伙 在完成以上程序之后，住戶才能簽領鑰匙，準備搬遷。在用戶搬遷過 程中，物業(yè)管理公司應做如下的工作：1. 協(xié)助用戶搬遷物業(yè)管理公司一般可以通過兩種方式協(xié)助用戶搬遷。(1) 代請搬遷公司。(2) 提供搬遷服務。2. 維持搬遷秩序在用戶搬遷過程中，應盡量避免由于時間集中而造成的混亂，對搬運 車輛應有專人指揮出入停放， 以避免交通事故及損壞花草公物的事件發(fā)生。3. 收取搬遷

16、押金 在發(fā)放入住通知時，物業(yè)管理公司一般都會向用戶收取搬遷押金。如 果搬遷過程中發(fā)生損害公物的事件，則視情況扣除部分或全部押金，如果 未發(fā)生事故、押金應如數(shù)退還。三、業(yè)主、使用權人對物業(yè)的驗收（一）對物業(yè)的驗收是業(yè)主、使用權人的權利 對任何一位業(yè)主，置下一處房產(chǎn)往往是一生中重要的“長期投資”， 要傾大半生的積蓄、甚至還要向銀行機構或親朋借貸部分資金才能湊齊。 因而，業(yè)主一旦置下物業(yè)，便具有受法律保護的種種權益。為了使自己的 權益不受欺詐與損害，業(yè)主在入住前甚至在辦理最后一筆購房款繳納事宜 之前，就有權要求房地產(chǎn)開發(fā)公司 （銷售部 ）或物業(yè)管理公司的人員帶其到 現(xiàn)場，查驗所購物業(yè)的狀況。這是業(yè)主

17、的一項基本權力，也是業(yè)主或使用 權人進入物業(yè)前的一項程序。 這個程序對業(yè)主是不可少的。 有了這個程序， 便可在很大程度上減少甚至避免房地產(chǎn)開發(fā)公司及物業(yè)管理公司在銷售或 租賃環(huán)節(jié)上實行“黑箱操作”，及對業(yè)主的欺詐以及對業(yè)主其它方面權益 的損害和踐踏。通過現(xiàn)場查驗，業(yè)主可直接了解所購置的物業(yè)的狀況，發(fā)現(xiàn)問題或瑕 疵，請銷售人員或有關人員當場作出解釋或說明，不能得到清楚和滿意答 復的，業(yè)主可拒絕在后面的手續(xù)和文件上簽字及其余款項的交付。要求開 發(fā)商或施工單位根據(jù)購房合同及施工圖紙規(guī)定的技術指標，重新進行局部 返修，直至達到圖紙、合同的要求為止。因此，有經(jīng)驗的業(yè)主在感到自己 對物業(yè)的狀況和技術指標把

18、握不準時，往往請一些房地產(chǎn)或建筑、裝飾方 面的專業(yè)人員來一道查驗，幫自己把關。而作為物業(yè)公司，在接待業(yè)主現(xiàn)場查驗物業(yè)時，要仔細地和業(yè)主介紹 物業(yè)的全部情況，及物業(yè)與合同條款、與施工圖的對照之處，解釋業(yè)主提 出的問題。對不能說清或即刻答復的問題做好記錄，請公司的相關業(yè)務人 員對業(yè)主進行答復。對物業(yè)確實存在問題的，要及時向發(fā)展商及施工單位 反饋，并組織必要的返修直至業(yè)主滿意。（二）業(yè)主、使用權人對物業(yè)進行驗收的參照系1. 對比圖紙和技術規(guī)范進行驗收 如圖紙標明的使用面積、墻體厚度、建筑材料；室內凈高、內部格局、 閡窗尺寸及材料；各種管線的分布、走向；各設備、設施的落位情況；各 面積、結構及設備設施

19、的幾何誤差等。通常上述內容有較強的專業(yè)色彩， 業(yè)主如不清楚圖紙的情況，可請有關專業(yè)人員幫自己把關。2.對比銷售 （承租 ）合同及物業(yè)管理合同來進行驗收如物業(yè)坐落的位置 （要有相對固定的坐標，不能用 10 分鐘車程等含混 概念） ；物業(yè)開發(fā)、出售、 （出租 ）的手續(xù)即“五證”是否俱全；物業(yè)的面積 （ 房屋面積與分攤面積， 分攤面積是否按建設部統(tǒng)一規(guī)定 ） 及誤差 （ 小于合同 面積的誤差應控制在一定的范圍內，否則是對業(yè)主經(jīng)濟權益的侵犯；大于 合同面積的誤差在一定范圍內業(yè)主不須再繳房款，而應由發(fā)展商承擔；超 過合同面積一定范圍內，則發(fā)展商有“強賣”之嫌，業(yè)主也有權拒付或雙 方協(xié)商按較低的價格水準補齊多出的差價 ） ；此外，還包括物業(yè)的結構與內 部分隔，物業(yè)設備、設施的產(chǎn)地 （ 如衛(wèi)生潔具是進口的還是國產(chǎn)的，是“美 標”還是“ TOTO”） 、規(guī)格 （型號） 、檔次；裝修的用料與施工等。（三）住戶對物業(yè)的驗收住戶在遷入所選擇的物業(yè)之前，應對其房屋質量進行驗收。此時，物 業(yè)管理公司應有專人受理住戶對房屋質量提出的問題，如確屬物業(yè)管理公 司接管驗收時的疏漏，則應立即通知施工單位予以