會議室管理制度試行

1、會議室管理制度( 試行 )一、目的為進一步加強會議室管理，保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用， 明確會議室的使用規(guī)定及申請使用流程，提高會議室的利用率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于在各直屬公司以及各外聯(lián)部工作人員（以下統(tǒng)稱單位）。三、定義會議室指辦公區(qū) 1231 、1325 、1237 、1329 會議室。會議室用途：部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、企業(yè)接待等，不做其它用途。四、管理部門及管理職責(zé)會議室由公司辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用。后勤部門負責(zé)會議安全、 衛(wèi)生巡查、以及對室內(nèi)設(shè)備、 物品、綠植更換、衛(wèi)生統(tǒng)一清掃等日常維護和管理工作。五、會議室使用規(guī)定（一）會議

2、室使用申請1、各有關(guān)單位使用會議室時，需于使用當(dāng)天向辦公室提出申請并填寫會議室使用登記表，明確時長和人數(shù)，經(jīng)辦公室統(tǒng)一安排后方可使用。2、確定要開的會議可提前一天預(yù)定，其它只可當(dāng)天預(yù)定。3、非工作時間使用會議室者需提前半天到辦公室填寫會議室使用登記表，再到后勤部領(lǐng)取會議室鑰匙并填寫領(lǐng)取鑰匙承諾書，并于工作時間及時歸還。（二）會議室使用原則1、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；特殊情況下，各單位之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。 如遇特殊情況、 緊急會議可先通知辦公室負責(zé)人，立即開啟會議室先行使用，事后補辦有關(guān)登記。2、遇緊急及重要的會議，已申請使用會議室的單

3、位，在不能調(diào)換的情況下，應(yīng)先禮讓緊急的重要會議。（三）會議室使用要求1、各單位應(yīng)在所預(yù)約的時間到達會議室，并開始使用。超過 15 分鐘未到達會議室的，辦公室有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。2、各單位應(yīng)在預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時， 請及時告知辦公室， 如在接續(xù)的時間段內(nèi)已安排給其他單位使用， 超時使用的單位必須離開該會議室， 終止使用。3、如各單位臨時取消使用申請，再需使用時需重新申請。4、未經(jīng)允許，任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。 若要借用會議室內(nèi)物品，需經(jīng)辦公室許可。借用完畢后，應(yīng)及時歸還。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照

4、價賠償。（四）會議室設(shè)備使用要求1、各部門和個人要熟悉會議室辦公設(shè)備的使用，會議室使用期間要愛護室內(nèi)設(shè)施設(shè)備,嚴(yán)格按操作規(guī)程使用。2、如需使用會議室投影、視頻等設(shè)備，應(yīng)提前說明，以備辦公室提前準(zhǔn)備，確保會議順利進行。（五）會議室衛(wèi)生要求1、與會人員要自覺維護會議室環(huán)境衛(wèi)生，按照誰使用、誰負責(zé)的原則，使用完畢后，由使用人自行清理衛(wèi)生（如煙灰缸、紙杯、茶杯、雜物等），并將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等歸還原位。2、使用過的紙杯、茶葉渣須傾倒在衛(wèi)生間垃圾桶內(nèi)。3、離開會議室時必須關(guān)閉電源、投影儀、電視等，并告知后勤部或辦公室鎖閉會議室。4、如有違反上述任何一項內(nèi)容者，給予使用人罰款200 元/次

5、的處罰（含所有工作人員）。（六）會議室接待要求各單位接見時，須自行攜帶筆記本、水杯等辦公用品。六、附則1、本制度由協(xié)會辦公室負責(zé)解釋及修訂。2、本制度自發(fā)文之日起施行。附件：會議室使用登記表承諾書會議室使用登記表序使用時間日期使用部門使用人使用人電話會議內(nèi)容來訪企業(yè)使用情況備注號開始時間 結(jié)束時間12345678會議室鑰匙使用領(lǐng)取承諾書為保證工作時間以外會議室的使用安全，現(xiàn)承諾如下：1.我承諾自覺維護會議室設(shè)備安全；2.我承諾會議室使用完畢后，主動清理會議室衛(wèi)生（如煙灰缸、紙杯、雜物等），自行關(guān)閉燈、投影、視頻設(shè)備、窗戶，并鎖門；3.我承諾履行機關(guān)會議室管理制度的相關(guān)規(guī)定；4.我承諾會議室鑰匙使用完畢后在工作時間內(nèi)立即歸還后勤部門。承諾人：時間：會議室鑰匙使用領(lǐng)取承諾書為保證工作時間以外會議室的使用安全，現(xiàn)承諾如下：1.我承諾自覺維護會議室設(shè)備安全；2.我承諾會議室使用完畢后，主動清理會議室衛(wèi)生（如煙灰缸、紙杯、雜