辦公自動化復(fù)習(xí)資料

1、辦公自動化復(fù)習(xí)資料1. 辦公自動化的概念。辦公自動化 (Office Automation, OA 是 20世紀 70年代 中期在發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一 門綜合性技術(shù)學(xué)科, 是現(xiàn)代信息社會的產(chǎn)物。 辦公自動化從少數(shù)幾個部門的簡單辦公事務(wù)處 理開始, 逐步進入到社會的各行各業(yè)進行管理和控制, 甚至是輔助決策。 它從根本上改變了 傳統(tǒng)的工作方式,帶來了全新的辦公、管理理念。辦公自動化以先進技術(shù)武裝辦公室為表現(xiàn)形式, 以提高工作效率及管理水平, 使辦公系統(tǒng)達 到信息靈通、管理方便、決策正確為目的。辦公自動化是一個 多學(xué)科 互相交叉、互相滲透的系統(tǒng)科學(xué)與工程,并以計算機、 通信、自動 化技術(shù)作為支持

2、技術(shù),是現(xiàn)代信息社會的重要標志。它涉及行為科學(xué)、社會學(xué)、管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機工程學(xué)等多種學(xué)科。廣義上,辦公自動化是指辦公人員運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù) 管理和傳輸 信息 ,其中包括數(shù)據(jù)和 文字、圖像、語言等非數(shù)字性資料的處理和運用,并且通過網(wǎng)絡(luò)加速信息的互通。同時, 硬 件 及 軟件 的設(shè)計及使用, 均以提高效率為目的。 辦公自動化是一種把計算機技術(shù)、 通信技術(shù)、 系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的(數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以應(yīng)付的數(shù)量龐大而結(jié)構(gòu)又不明確的 業(yè)務(wù)領(lǐng)域的綜合科學(xué)技術(shù)。狹義上講, 辦公自動化就是應(yīng)用軟件如 Microsoft Office, 硬件如打印機、 掃描儀等處理日常 辦公事務(wù)?？傊? 辦公自

3、動化是一門綜合性技術(shù), 它能不斷地使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外 的各種設(shè)備,并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息系統(tǒng)。2. 辦公自動化的特點、意義和現(xiàn)狀。(1 辦公自動化的特點: 辦公自動化是一門綜合性的學(xué)科; 辦公自動化是一個 人機 信息系統(tǒng); 辦公自動化是對信息處理的一體化過程。 不同辦公設(shè)備用特定方式相互配合組 成統(tǒng)一體,將文字處理、語音處理、數(shù)據(jù)處理、圖像處理等功能組合在一個系統(tǒng)中,辦公人 員能綜合處理這些信息。 辦公自動化可以提高辦公效率和辦公質(zhì)量。 辦公自動化使辦公人 員的勞動智能化、 辦公工具電子化和機械化、 辦公活動無紙化和數(shù)字化, 這有助于大幅度提 高辦

4、公人員的工作效率和質(zhì)量。(2辦公自動化的意義: 實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量; 實現(xiàn)辦公信息處理的大容 量、高速度; 實現(xiàn)辦公過程的智能化。(3辦公自動化的現(xiàn)狀:一些發(fā)達國家已實現(xiàn)較高程度的自動化。以美國和日本為例,辦 公室已高度自動化, 辦公自動化系統(tǒng)已實現(xiàn)智能化, 以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)將辦公自動化與全球范圍 的信息系統(tǒng)結(jié)合起來, 形成統(tǒng)一的大型信息管理系統(tǒng)。 但是, 由于政治、 經(jīng)濟等方面的原因, 辦公自動化在全球范圍的發(fā)展是不平衡的,在一定程度上影響了辦公自動化的普及和發(fā)展。 3. 辦公自動化的發(fā)展趨勢。辦公自動化 設(shè)備 向高性能、多功能、復(fù)合化和系統(tǒng)化發(fā)展; 辦公系統(tǒng) 向數(shù)字化、智能化、無 紙

5、化、 綜合化發(fā)展; 多媒體技術(shù) 在辦公自動化領(lǐng)域中將得到進一步發(fā)展; 網(wǎng)絡(luò)通信 在辦公自 動化系統(tǒng)中的地位進一步加強,全球網(wǎng)絡(luò)體系將逐步完善。4. 多媒體技術(shù)的概念。把文、圖、聲、像等多種媒體的信息通過計算機進行數(shù)字化加工處理,集成為一個具有交互性系統(tǒng)的一種技術(shù)特點:集成性、交互性、數(shù)字化、實時性5.計算機的組成,硬件系統(tǒng)的組成。計算機的硬件由運算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備和輸出設(shè)備組成,如圖所示?？刂破骱?運算器合在一起被稱為中央處理器 CPU (Central Processing Unit 。6. 計算機系統(tǒng)組成。計算機系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩大部分。 硬件系統(tǒng)由中央處理器、 內(nèi)存

6、儲器、 外存儲 器和輸入輸出設(shè)備組成。軟件系統(tǒng)分為兩大類,即計算機系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。計算機通過執(zhí)行程序而運行,計算機工作時,軟、硬件協(xié)同工作,兩者缺一不可。微機系統(tǒng) 的如圖所示。 7. 多媒體的相關(guān)計算。(1 設(shè)采用分辨率為 800×600播放彩色電視圖像, 每一像素采用真彩色表示彩色信號, 每 秒鐘播放 30幀,連續(xù)播放 1小時。要提供這些圖像信息一共需要 _GB存儲空間,按 照上述幀速率播放,數(shù)據(jù)傳輸率至少要達到 _Mbps。屏幕上的一個畫面就是一幀。一幀的信息量為=800*600*24 (即:屏幕點數(shù) *顏色位題目要求每秒鐘播放 30幀 , 連續(xù)播放 1小時,故總信息量為1K

7、B=1024Byte 1MB=1024KB 1GB=1024MB數(shù)據(jù)傳輸率 (1秒傳送多少個位 =800*600*24*30bit/s=34560000bps=337500kbps=329.59Mbps (注:1kbps=1024bps144.839GB=329.59Mbps ×3600s ÷8B/b ÷1024=144.83935546875(2商家標稱的 1TB 容量,實際所指為:1,000,000,000,000 B(字節(jié)則轉(zhuǎn)換為 GB :8. WinXP 系統(tǒng)中幾種特殊的系統(tǒng)文件,文件系統(tǒng)。簡單快捷鍵的使用,如 Win+R, Win+E, shift ,

8、ctrl , Alt 鍵配合鼠標左鍵的使用等。(1 pagefile.sys 文件在系統(tǒng)盤存在,是 windows 的頁面文件即虛擬內(nèi)存文件 ,大小一般為物理內(nèi)存的 1.5-2.5倍。虛擬內(nèi)存文件可以設(shè)置在其它分區(qū),但這個分區(qū)就不能在 windows 狀態(tài)下格式化了。 (2 hiberfil.sys 文件在系統(tǒng)盤中, 這個較大的文件是休眠文件, 在啟用了休眠功能后產(chǎn)生, 休眠時電腦將內(nèi)存中 的數(shù)據(jù)保存在硬盤上,可以恢復(fù)到之前的狀態(tài)。取消休眠后,休眠文件自動清除。(3 thumbs.db 文件在圖片文件夾下存在,刪除后仍會產(chǎn)生, 隨圖片數(shù)量越多而增大。 它不是病毒,而是用來 加 快縮略圖顯示 的

9、緩存數(shù)據(jù)庫文件?？梢栽O(shè)置:在 “ 文件夾選項 ” 中,勾選 “ 不緩存縮略圖 ” ,即 可刪除這個文件。【 boot.ini 】Boot.ini 文件位于 C 盤根目錄下,是一個隱藏文件。當我們在電腦中安裝了多系統(tǒng)(如 Windows 2000和 Windows XP 之后,每次啟動計算機 時都會出現(xiàn)一個系統(tǒng)引導(dǎo)菜單,在此選擇需要進入的系統(tǒng)后回車即可。這個引導(dǎo)程序名為 Boot.ini ,在安裝 Windows XP(2000 時程序自動被安裝,使用它我們可以輕松對電腦中 的多系統(tǒng)進行引導(dǎo),還可以通過該引導(dǎo)文件, 設(shè)置個性化的啟動菜單 。Windows XP 主要依賴 Boot.ini 文件來

10、確定計算機在重啟(引導(dǎo)過程中顯示的可供選取的 操作系統(tǒng)類別。 Boot.ini 在缺省狀態(tài)下被設(shè)定為隱含和系統(tǒng)文件屬性 , 并且被標識為只讀文 件。(4System Volume Information 文件夾開啟 系統(tǒng)還原 之后產(chǎn)生的,它保存記錄著設(shè)置還原點之后對該分區(qū)的所有操作信息。在 NTFS 分區(qū)的系統(tǒng)還愿文件夾默認只允許 System 帳戶訪問,而管理員在內(nèi)的普調(diào)帳戶拒絕 訪問。 fat32分區(qū)則沒有限制。(5Recycled文件夾回收站,每個分區(qū)都存在,暫時存放刪除的文件?？梢栽O(shè)置回收站的空間大小。(6 Favorites 文件夾圖標為五角星, 是收藏夾, 存放你喜歡的網(wǎng)址。 可以

11、在其中放網(wǎng)址快捷方式和文件夾快捷方 式,可以新建類別(文件夾 。(7 SendTo 文件夾其中包含著右鍵 “ 發(fā)送到 ” 的內(nèi)容,可以在其中粘貼文件夾的快捷方式。(8 temp 文件夾存放 windows 臨時文件,其中的垃圾文件可以刪除。(9 Recent 文件夾最近打開過的文檔歷史記錄。(10 Temporary Internet Files 文件夾IE 瀏覽器的臨時文件 , 包括瀏覽的網(wǎng)頁、圖片及 cookie ,可刪除其中的文件以防泄露隱私。 (11 dllcache” 目錄, -Windows XP系統(tǒng)文件的備份。進入 “Windows System32dllcache” 目錄(默認

12、為隱藏目錄 ,里面存儲著約 360MB 的文件, 它們是 Windows XP系統(tǒng)文件的備份。當 Windows XP的系統(tǒng)文件被替換、刪除或修改后, 系統(tǒng)可以自動從中提取出相應(yīng)的系統(tǒng)文件, 從而保證了系統(tǒng)的穩(wěn)定性。 如果你有 Windows XP安裝光盤或者已經(jīng)將安裝文件拷貝到硬盤上,那么大可將此文件夾刪除。注:該文件夾不能直接刪除,要在命令提示符下輸入 “sfc.exe /purgecache” (斜線前有空格 命令進行刪除。(12 .ttf 文件 字體文件路徑:C:WINDOWSFonts 。字體的安裝。字體的使用。9. 簡單快捷鍵的使用,如 Win+R, Win+E, shift ,

13、ctrl , Alt 鍵配合鼠標左鍵的使用等。 Windows 徽標鍵 +E鍵,啟動 “ 我的電腦 ” ; Windows 徽標鍵 +D鍵,快速顯示桌面; Windows 徽標鍵 +R鍵,執(zhí)行 “ 運行 ” 命令; Windows 徽標鍵 +U鍵,打開 “ 工具管理器 ” ; Windpws 徽標 鍵 +M鍵,將所有窗口最小化; Windows 徽標鍵 +F鍵,搜索文件或者文件夾; Windows 徽 標鍵 +F1鍵,顯示 Windows 幫助; Windows 徽標鍵 +Shift+M鍵,將最小化的窗口還原; Ctrl+Windows徽標鍵 +F鍵, 搜索計算機; Windows 徽標鍵 +

14、Pause Break鍵, 打開 “ 系統(tǒng)屬性 ” 對話框選定文件或文件夾選定一個:單擊選定多個:連續(xù)的文件或文件夾 :拖動鼠標、 SHIFT+單擊;不連續(xù)的文件或文件夾 :CTRL+單擊選定所有的文件和文件夾 :“ 編輯 ” 中的 “ 全部選定 ”取消選定:取消一項:按 “ctrl” ,單擊。取消所有的選定,單擊任一項。刪除多個文件或文件夾(方法同上要注意選定多個文件或文件夾 :連續(xù)文件(shift 或不 連續(xù)文件 (ctrl , 徹底刪除:shift+delete磁盤屬性的查看:ALT+ENTER復(fù)制當前活動窗口 :按下【 Alt 】 + 【 Print Screen】鍵。10. 計算機系

15、統(tǒng)的輸入、輸出設(shè)備。(1輸入設(shè)備:常用的輸入設(shè)備有 鍵盤、鼠標器、掃描儀、條形碼讀入器 等。(2輸出設(shè)備:常用的輸出設(shè)備有 顯示器、打印機、繪圖儀 等11. 常用輸入法的使用,切換。(1鍵盤選擇命令 :輸入法循環(huán)選擇 Ctrl+Shift 中英文切換 Ctrl+Space全角半角切換 Shift+Space 中英文標點符號切換 Ctrl+句點(2鼠標選擇命令 :單擊任務(wù)欄中的系統(tǒng)信息區(qū)中的 “ 語言指示器 ” 選擇一種輸入法 12. 網(wǎng)絡(luò)、局域網(wǎng), TCP/IP的簡單知識。(1計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ):計算機網(wǎng)絡(luò)是把地理位置上分散在各地的具有獨立運算功能的計算 機, 通過通信鏈路連接起來, 并按照一定的

16、協(xié)議實現(xiàn) 互相通信、 資源共享 的系統(tǒng)。 計算機網(wǎng) 絡(luò)最顯著的特征是 資源共享 。(2計算機網(wǎng)絡(luò)的功能:數(shù)據(jù)通信;資源共享;遠程傳輸;集中管理;實現(xiàn)分布式處理; 負荷均衡(3計算機網(wǎng)絡(luò)的組成:計算機網(wǎng)絡(luò)的組成分為網(wǎng)絡(luò)硬件和網(wǎng)絡(luò)軟件兩大部分。硬件部分 主要有計算機系統(tǒng)、傳輸介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備,軟件部分包括操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)協(xié)議等。 (4網(wǎng)絡(luò)的拓撲結(jié)構(gòu):是不考慮網(wǎng)絡(luò)物理連接來討論網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的連接形式,主要有星型結(jié) 構(gòu)、總線型結(jié)構(gòu)、樹型結(jié)構(gòu)和網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)等。(5網(wǎng)絡(luò)類型:按網(wǎng)絡(luò)的作用范圍分類:一般可分為廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)和城域網(wǎng)。按信 息交換方式分類:分為線路交換網(wǎng)絡(luò) (Circurt Switching 、 報

17、文交換網(wǎng)絡(luò) (Message Switching 和分組交換網(wǎng)絡(luò)(Packet Switching 。(6局域網(wǎng)技術(shù)目前在局域網(wǎng)中常見的有以太網(wǎng)(Ethernet 、 FDDI (光纖分布式數(shù)據(jù)接口網(wǎng)、異步 傳輸模式網(wǎng)(ATM 以及無線局域網(wǎng)(WLAN 等幾類。常用的以太網(wǎng)設(shè)備包括網(wǎng)卡(NIC 、網(wǎng)線(UTP 、 STP 、交換機(Switch 等。 常用的網(wǎng)線是非屏蔽雙絞線(UTP 、屏蔽雙絞線(STP 和光纖。目前常用的是 5類、 超 5類 UTP ,(7 TCP (Transmission Control Protocol ,傳輸控制協(xié)議是為了 Internet 了上分組交換通 道中數(shù)據(jù)

18、流量超載和傳輸擁塞問題而設(shè)計的,使數(shù)據(jù)傳輸和通信更可靠。(8 IP (Internet Protocol,網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)協(xié)議負責(zé)將數(shù)據(jù)從一個節(jié)點傳送到另一個節(jié)點。(9在 Internet 網(wǎng)上對每一臺計算機的區(qū)分就是通過 計算機所分配的 IP 地址 來區(qū)別的。 13. Office (Word 、 Excel 、 PPt 菜單的組成,幾種頁面視圖、特點、以及適用場合。辦公自動化復(fù)習(xí)資料 4.2 概述 2003主窗口 Word 2003主窗口 標題欄 菜單欄 “常用 工具欄 常用”工具欄 常用 “格式 工具欄 格式”工具欄 格式 關(guān)閉 窗口 按鈕 插入點 水平標尺 選定欄 各包括哪些？ 各包括哪些？ 要能舉例！ 要能舉例！ 編輯區(qū) 垂直 滾動條 Office 助手 任務(wù) 窗格 提供哪些信息？ 提供哪些信息？ 視圖切換按鈕 狀態(tài)欄 6 水平滾動條 Menu （1）Word 的視圖：普通視圖；web 版式視圖；頁面視圖；大綱視圖；閱讀版式 （2）Excel 的視圖：普通視圖；分頁預(yù)覽 （3）PPt 的視圖： 普通視圖方式：包含了幻燈片、大綱及備注三種窗格?；脽羝案瘢?編輯幻燈片；大綱窗格：編輯幻燈片，組織成多層次結(jié)構(gòu)；備注窗格：編輯備注頁的文本 備注頁視圖：編輯備注頁 幻燈片瀏覽視圖：