合同檔案管理辦法

1、1.總裁辦對內(nèi)外的接待流程對外:1.笑臉相迎,茶水相待。2.詢問來賓情況:來訪目的,有無預(yù)約及身份情況等。3.索要名片。4.及時向董事長請示。5.按董事長意見引見,接待(按情況給予續(xù)茶水。6.根據(jù)客人來訪時間及職務(wù)等級,征詢領(lǐng)導意見后確定是否客餐對內(nèi):1.詢問員工具體情況2.及時向董事長請示3.按董事長意見引見,接待2.合同檔案建立及流程制度一、目的加強檔案管理,規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術(shù)語和定義1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門

2、及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責1、行政中心:1負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負責督促指導部門檔案管理。2建立健全公司檔案管理制度,指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;3收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;4負責公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;指導公司的檔案管理工作。5提高檔案信息的利用效率,促進信息傳遞和溝通;6負

3、責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關(guān)人員:1負責在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政中心;2向行政中心移交合同或文件資料原件或復印件;3負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔;4財務(wù)管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料;3、各部門主管人員1批準對自己部門資料或合同復印件的處置。1、檔案管理細則1檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文,如給政府的請示報告類公文等;公司收到的公文,如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件;本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等;公

4、司領(lǐng)導的批示、指示等;重要的會議材料,包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料;本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;外出公務(wù)活動(如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等所獲得或形成的檔案資料;財務(wù)檔案資料;各種實物檔

5、案;其他具有利用和保存價值的文件資料。2、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存,行政中心以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、

6、牌匾、饋贈品等必須原件歸檔,并保持其完好無損。3、檔案資料的歸檔時間時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔: a 公司規(guī)定的密級文件; b 重要文件,如政府批文、核準文件、證照等; c 合同、協(xié)議書等正本及過程資料; d 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料; e 其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔a部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件,編制檔案清單交行政中心; b 部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司行政中心;電子聲像檔案的歸檔a 重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。 b 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,一般每三個月一次制成光

7、盤脫機保管。 c 每年3月底前必須向行政中心移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集,行政中心核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。4、檔案交接部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員(兼工作變動或離職的,要填寫檔案移交清單,由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字,行政中心見證。5、檔案移交公司的流程a 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案,編制移交清單;b 行政中心根據(jù)移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對; c 檔案完整、齊全且符合公司要求,移交雙方在移交清單上(一式兩份簽字,雙方各保存一份;6、檔案保管檔案編號a 檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。b 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)參照檔案分類編號表,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。c 檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將