大學(xué)生檔案管理存在問題及建議

1、大學(xué)生檔案管理存在問題及建議    摘要：大學(xué)生檔案是個(gè)人檔案的基礎(chǔ)，是大學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)、用人單位篩選人才的重要依據(jù)。筆者根據(jù)高校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)狀及存在問題,對(duì)高校學(xué)生檔案管理方法進(jìn)行初步探討，旨在提高大學(xué)生檔案管理的工作效率，促進(jìn)大學(xué)生的就業(yè)。    關(guān)鍵詞：檔案管理；大學(xué)生；FoxPro； 檔案工作     高校是培養(yǎng)專業(yè)化高級(jí)人才的主要機(jī)構(gòu)，是提高學(xué)生綜合素質(zhì)，適應(yīng)社會(huì)各種需要的培養(yǎng)基地。高校學(xué)生檔案管理工作是高校基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，也是國(guó)家人事檔案的組成部分1-3。

2、高校學(xué)生檔案記錄著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活和主要社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)，它是學(xué)?？疾?、教育和培養(yǎng)人才的數(shù)據(jù)庫(kù)，而且是用人單位選拔、聘用人才的重要依據(jù)。在新形勢(shì)下， 高校學(xué)生檔案工作面臨著許多新情況、新問題，需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理和檢查制度，提高檔案管理效率，才能更加準(zhǔn)確、完整地提供高校學(xué)生的信息，以便用人單位從大學(xué)畢業(yè)生檔案中獲得大學(xué)生在情商、誠(chéng)信、創(chuàng)新能力等諸多方面的信息，促進(jìn)大學(xué)生的就業(yè)。傳統(tǒng)的檔案管理多由手工進(jìn)行收集、整理、分類、保存，耗時(shí)費(fèi)力，效率低，而且檔案在調(diào)入調(diào)出過程中容易丟失，在電子化、信息化快速發(fā)展的新形勢(shì)下，要求檔案管理做到電子、紙質(zhì)同步，高校學(xué)生檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管

3、理關(guān)系到學(xué)生的畢業(yè)、就業(yè)、出國(guó)及再深造等許多方面，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化已經(jīng)成為檔案管理人員面臨的重要任務(wù)。筆者根據(jù)高校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)狀及存在問題，對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議，供同行參考。一、 高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題1. 高校學(xué)生檔案內(nèi)容不完整、領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄  高校學(xué)生檔案包括學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)情況記載，主要包括學(xué)習(xí)成績(jī)方面、政治表現(xiàn)方面、身體健康狀況方面的材料，具體有新生基本情況登記表，入學(xué)通知書存根、派遣證存根，軍訓(xùn)考核表，大學(xué)課程成績(jī)表，獎(jiǎng)學(xué)金鑒定材料，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)（黨）申請(qǐng)書，黨團(tuán)組織社會(huì)調(diào)查證明，學(xué)生獎(jiǎng)懲材料，

4、畢業(yè)生登記表等等。大學(xué)生檔案是人才信息的重要組成部分，大學(xué)生畢業(yè)時(shí)檔案的有關(guān)內(nèi)容將成為學(xué)生個(gè)人的終身檔案。它必須做到相對(duì)準(zhǔn)確、齊全、完整。能充分記載大學(xué)生在校期間的生活經(jīng)歷、思想品德、政治作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)等重要信息，能全面反映出大學(xué)生在校期間的各方面情況。目前，我國(guó)還沒有專門的檔案管理法規(guī)，也沒有統(tǒng)一的高校學(xué)生建檔標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，這就使得高校學(xué)生檔案管理相對(duì)混亂，有的學(xué)校把大學(xué)生檔案存放在校綜合檔案室進(jìn)行綜合管理的；有的學(xué)校則把大學(xué)生檔案存放在各個(gè)院系實(shí)行分散管理。由于管理不規(guī)范，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，學(xué)生本人對(duì)自己的檔案不夠重視，檔案管理人員工作較隨意等原因，常常會(huì)出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯(cuò)、假的

5、情況，如學(xué)生檔案材料內(nèi)容不夠完整，收集不夠準(zhǔn)確、及時(shí)，漏蓋章或缺成績(jī)單等問題，一些能全面反映學(xué)生個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)、創(chuàng)業(yè)實(shí)踐、參與創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的證明等各種材料包括各種英語(yǔ)考試的成績(jī)及證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、心理測(cè)試成績(jī)、助學(xué)貸款及還貸等誠(chéng)信材料都沒有歸檔，影響了學(xué)生檔案的完整性。2.檔案管理制度不夠完善  目前,高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程、學(xué)生檔案?jìng)鬟f工作規(guī)定、學(xué)生檔案室崗位責(zé)任制等規(guī)章制度。檔案管理較隨意，主要由管理人員的經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心決定檔案管理水平。3.檔案管理技術(shù)陳舊落后，信息化相對(duì)滯后  我

6、國(guó)高校檔案建設(shè)投入不足，目前還沒有一套統(tǒng)一規(guī)范的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，大多數(shù)高校學(xué)生檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的手工操作管理模式，因此，檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯(cuò)等，缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段解決高校學(xué)生檔案管理問題的能力。4.檔案管理人員素質(zhì)不高  大多數(shù)高校的檔案管理人員大都是半路出家，很少機(jī)會(huì)參加專門的檔案管理、信息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)，檔案專業(yè)人才缺乏，檔案管理人員的綜合素質(zhì)亟待提高。二、做好高校學(xué)生檔案管理工作的幾點(diǎn)建議 1.加強(qiáng)檔案管理，建立高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度  高校檔案管理應(yīng)以檔案法為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照干部人事檔案材料收集歸

7、檔規(guī)定等若干文件精神，結(jié)合大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過“法規(guī)”來強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、檔案管理人員的檔案意識(shí)，從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā)，制定相應(yīng)的檔案管理細(xì)則。如學(xué)生檔案收集制度、學(xué)生檔案保存制度、學(xué)生檔案調(diào)入調(diào)出制度等，以準(zhǔn)確、客觀地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)為指導(dǎo)原則，及時(shí)全面地收集各種充分反映學(xué)生全貌的材料，確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。2.加強(qiáng)檔案管理重要性宣傳教育,保證檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔  高校檔案管理部門應(yīng)采用各種措施,通過各種渠道加強(qiáng)檔案管理重要性宣傳教育,讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、大學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分，充分認(rèn)識(shí)到檔案在就業(yè)中

8、的重要作用，充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是將來政審、入黨、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、出國(guó)、考研等很多方面的重要依據(jù)。對(duì)檔案涉及到的資料必須做到及時(shí)收集和有效整理。建檔工作是從大學(xué)生被錄取時(shí)就要做好，然后再根據(jù)學(xué)生的專業(yè)，按照國(guó)家檔案法規(guī)的要求，收集、整理有關(guān)的材料，即時(shí)存檔。檔案管理工作者還要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，隨時(shí)向各相關(guān)的職能部門索取、征集。及時(shí)收集學(xué)生各個(gè)階段形成的檔案材料，建立檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，將檔案材料收集的責(zé)任落實(shí)到人?？梢砸园嗉?jí)為單位設(shè)置兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，協(xié)助輔導(dǎo)員做好檔案管理工作，以便實(shí)現(xiàn)檔案材料及時(shí)、安全地傳遞，同時(shí)也有助于檔案管理意識(shí)的提高。檔案材料要經(jīng)輔導(dǎo)員驗(yàn)證簽字后再及時(shí)送交檔案室。要加強(qiáng)檔案材料收集的橫向聯(lián)系，確保材料收集過程中的保密與安全，保證檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔。3. 擴(kuò)大高校學(xué)生檔案歸檔材料的范圍  多渠道