企業(yè)人事檔案管理問題及對策研究

1、企業(yè)人事檔案管理問題及對策研究摘要:人事檔案是個人歷史的真實記錄,也是個人身份的象征,是人們在辦理工作調(diào)動、晉升職務(wù)(稱、出國政審、養(yǎng)老保險、退休的主要依據(jù),對人事檔案進行科學的管理是當前人事工作開展的基礎(chǔ)。隨著我國經(jīng)濟體制改革的推進,企業(yè)的人事檔案改革也在不斷的深入發(fā)展,目前在企業(yè)人事檔案管理中普遍存在著管理制度不完善、檔案管理人員素質(zhì)偏低、檔案提供利用工作效率低等問題。為進一步提高人事檔案管理水平,充分發(fā)揮人事檔案的作用,本文就如何做好新形勢下人事檔案管理工作提出了幾點建議。關(guān)鍵詞:人事檔案問題對策隨著經(jīng)濟體制和人事制度改革的不斷深入,人事檔案工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。既有現(xiàn)實困難,又有發(fā)

2、展機遇。因此,如何在新的形勢下正確的分析審視人事檔案管理機制存在的價值和問題,抓住發(fā)展機遇,改革現(xiàn)有的工作體系,充分發(fā)揮人事檔案工作的作用,是擺在人事檔案工作者面前的重要課題。一、人事檔案管理的意義和作用人事檔案包括履歷材料、鑒定材料、政審材料、學歷及培訓材料、職稱及技術(shù)等級評定材料、獎勵處分材料、黨團材料、職務(wù)任免材料、勞動關(guān)系和薪酬待遇材料等十大類別,能夠真實反映個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況,能概括地反映職工個人全貌,是職工個人信息的儲存庫。企業(yè)人事檔案是職工享受各種社會待遇的憑據(jù),解決勞動糾紛的依據(jù),它關(guān)系到職工的切身利益。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看,人事檔案可以為個

3、人求職、企業(yè)求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外,人事檔案還有一些衍生職能,如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續(xù)、提供各類政審和對外證明材料、出具報考研究生的相關(guān)材料等。隨著社會的發(fā)展,企業(yè)之間的競爭日益激烈,為進一步加強人力資源的開發(fā)和利用,企業(yè)通常把考察現(xiàn)實工作表現(xiàn)與查閱人事檔案材料作為了解、評價職工的重要手段,以做到知人善任、選賢舉能。對于職工個人而言,無論是崗位晉升、工作調(diào)動、職稱申報等等都要以檔案材料的記載為依據(jù)。因此,加強人事檔案管理,進一步提高人事檔案管理制度化、規(guī)范化管理水平,既是人力資源管理的一項重要內(nèi)容,也是企業(yè)人事檔案管理適應(yīng)新形勢、新變革

4、的客觀需要。二、企業(yè)人事檔案管理存在的問題長期以來,企業(yè)部分管理者對人事檔案的性質(zhì)、地位和作用認識模糊,往往只關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況,而對與生產(chǎn)經(jīng)營沒有直接關(guān)系的人事檔案管理工作重視不夠,導致上到組織、下到一般員工對人事檔案漠不關(guān)心,嚴重制約了人事檔案管理工作的健康發(fā)展,造成人事檔案在提供利用工作中出現(xiàn)諸多問題。(一管理制度不完善雖然大多數(shù)企業(yè)按照相關(guān)規(guī)定制定了人事檔案管理制度,但這些管理制度往往只是結(jié)合國家、省市的相關(guān)文件進行照本宣科,并沒有結(jié)合企業(yè)實際提出具體工作要求。一些檔案管理人員對人事檔案管理的目的沒有進行認真細致地分析研究,只將大量的時間和精力用于檔案的接收、審核、整理、加工和裝訂以

5、及防火、防蛀、防霉變等工作上,不會主動向相關(guān)部門或人員索要歸檔材料。部分干部職工對人事檔案重要性認識不足,長時間將應(yīng)歸檔材料存放在個人身邊或所在部門,隨著時間的推移、人員的調(diào)整、辦公場所的搬遷等,久而久之,就容易出現(xiàn)檔案材料遺失或破損的現(xiàn)象,甚至造成無法挽回的嚴重后果。例如:由于歷史原因,企業(yè)原有用工管理普遍存在不規(guī)范的情況:安全、紀檢、人事等部門都可以根據(jù)管理權(quán)限,按照企業(yè)相關(guān)管理規(guī)定開除職工。但由于人事檔案管理制度的不完善,個別職工被開除后處理文件沒有及時歸檔,造成人事檔案材料嚴重缺失;有的職工招工表沒有歸入人事檔案,沒有職工工作的初期依據(jù),企業(yè)到社會保障部門為其辦理退休手續(xù)時造成一定阻礙

6、。另外,員工的考核、獎勵、崗位變動、干部任免、在職學歷證明等材料由于種種原因不能及時歸檔,也造成人事檔案無法客觀、真實、有效地評價員工,導致人事檔案無法真正在企業(yè)甄選人才、選拔人才等方面發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。(二人事檔案管理員素質(zhì)亟待加強人事檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作,需要具有較高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的員工才能勝任此項工作,沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識和技術(shù)培訓,無法滿足人事檔案管理要求。但實際上,部門在選用人事檔案管理員時隨意性很強,大多數(shù)人事檔案管理員都沒有接受過系統(tǒng)的教育,只是通過簡單的傳幫帶形式熟悉崗位工作。同時,人事檔案管理員很難有晉升和加薪的機會,嚴重影響了人事檔案管

7、理員的工作積極性。一些想干事、能干事的人都找機會調(diào)走了,只剩下一些安心“養(yǎng)老”的人繼續(xù)留在崗位上,檔案管理工作問題頻現(xiàn):個別人事檔案封面名字與實際材料名字不一致、同名同姓人員的檔案材料被錯裝、個別離退休或死亡人員的檔案仍存放在在職職工檔案柜難以查找、對接收到的檔案材料隨意堆放,不及時歸檔,造成材料遺失、有的人事檔案材料散亂,沒有統(tǒng)一裝訂成冊、轉(zhuǎn)出人員的部分檔案材料依然存放在本單位等等。上述種種,給人事檔案管理工作帶來極大安全隱患和管理隱患。(三人事檔案現(xiàn)代化管理水平不高長期以來,企業(yè)人事檔案管理主要依靠傳統(tǒng)手工操作,材料收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)都是通過手工來完成,時間長了,檔案材料破損現(xiàn)象

8、越來越嚴重:相當數(shù)量的檔案,紙張變黃發(fā)脆,老化變質(zhì),字跡褪色模糊;檔案柜雖然按規(guī)定放有除蟲藥,但檔案蟲害現(xiàn)象依然嚴峻;長期重復使用人事檔案帶來檔案材料的人為損壞等等,這些現(xiàn)象的出現(xiàn),給人事檔案管理工作提出了新的工作要求。另外,隨著社會的發(fā)展,企業(yè)人事檔案的提供利用工作覆蓋面越來越大,作用也越來越明顯。例如:隨著房屋私有化,許多退休老職工過世后面臨房屋繼承問題,而派出所由于種種原因無法出具該職工的親屬關(guān)系證明,需要通過查閱本人人事檔案了解其親屬關(guān)系。如果企業(yè)不能及時充實和完善人事檔案,就不能客觀地反映職工全貌,人事檔案就會了失去利用價值,就無法為企業(yè)、職工提供及時有效的服務(wù)。因此,人事檔案管理工

9、作必須走上制度化、標準化、科學化軌道,進一步提高人事檔案管理水平,才能充分發(fā)揮人事檔案的重要作用。三、改進和提高人事檔案管理的方法與措施(一加強制度建設(shè),不斷提高人事檔案制度化、標準化、科學化管理水平結(jié)合企業(yè)實際,進一步建立完善人事檔案管理制度:一是對檔案材料從收集、歸檔、日常保管、提供利用等都提出統(tǒng)一規(guī)范的要求,并嚴格辦理手續(xù),做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記,查閱、借閱檔案有登記,以保證檔案管理規(guī)范有序;二是逐步改善檔案保管環(huán)境,保證檔案室溫濕度,定期除蟲、防霉等,盡量將檔案材料損害降到最低;三是建立完善檔案材料接收歸檔制度,明確人事檔案材料收集范圍、內(nèi)容、方式、標準等,并向廣大干部職工進行

10、廣泛宣傳,切實加強職工的檔案意識,將檔案收集工作由被動轉(zhuǎn)為主動,使每個人都能積極支持檔案收集工作并提供線索和材料;四是每五年組織職工填寫一次職工履歷表,以保證人事檔案材料的及時性和完整性,更好地為企業(yè)及職工做好提供利用工作;五是為了避免檔案的丟失、改動、錯裝等,建立健全檔案工作目標績效考核制度和責任追究制度,將檔案工作目標細化、量化,并加強督促,定期檢查,及時發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,以防止人為造成的檔案損害,提高檔案管理工作效率;六是針對人事檔案管理中存在的諸多問題,制定檔案清理工作計劃,成立專項工作組,組織相關(guān)人員有計劃、分步驟地對所有人事檔案進行全面的清理,確保人事檔案的完整、真實、準確、有效

11、。(二加強隊伍建設(shè),不斷提高檔案管理員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能深入加大對檔案管理員的教育培訓工作:一是采取“請進來”、“送出去”的形式,通過組織人事檔案管理人員參加委外培訓、到省市檔案館接受專業(yè)訓練、聘請資深專家到企業(yè)為他們授課、鼓勵他們自主學習等方式,不斷提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì);二是選拔有知識、有熱情、有能力、有責任的人員充實到人事檔案管理員隊伍中,通過他們的努力工作,調(diào)動其他人員的工作積極性和學習業(yè)務(wù)主動性,為今后人事檔案管理工作的順利開展提供技人才保證;三是加強人性化管理,直接主管應(yīng)經(jīng)常與檔案管理人員交心、談心,幫助他們解決工作、生活中的實際困難,使他們能夠在檔案管理崗位上

12、安心工作,快樂工作;四是進一步完善員工職業(yè)發(fā)展通道,為檔案管理員崗位成長、成才創(chuàng)造條件,為他們干事創(chuàng)業(yè),施展才能提供機會,增強他們的工作認同感和歸屬感。(三加強創(chuàng)新意識,提高檔案管理科學化水平21世紀是信息的世紀,是知識的時代。隨著企業(yè)的發(fā)展,需要歸入人事檔案的材料會越來越多,傳統(tǒng)的手工人事檔案管理,勢必會給查找檔案材料帶來不便,容易貽誤時機,而且出錯機率較高。加強人事檔案信息化建設(shè),把先進的科學技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,可以提高工作效率和延長人事檔案壽命,提高企業(yè)人事檔案科學化管理水平。一是充分利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計算機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,并根據(jù)需要,通過電腦查閱有關(guān)內(nèi)容;二是按照資源整合的要求,探索將人事檔案信息與人力資源管理系統(tǒng)進行有效整合,通過企業(yè)人力資源管理系統(tǒng),能夠查詢?nèi)耸聶n案信息,并通過授權(quán)的方