農(nóng)商銀行檔案管理制度

1、某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司檔案管理制度 (草案為確保某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司(以下簡稱“本行” 檔案資料的完整,提高本行檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理水平,特 制定本制度。一、總行、各支行、各分理處應(yīng)指定專人管理文書檔案,會(huì) 計(jì)檔案和業(yè)務(wù)檔案。二、本行在黨務(wù),行政,業(yè)務(wù)以及財(cái)務(wù),人事等工作中形成 的具有保存和利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)立卷和歸檔。本行各部門 負(fù)責(zé)本部門文件立卷、歸檔和保管。其余所需立卷和歸檔的文件 材料均由行政綜合部直接處理,行政綜合部經(jīng)理和專職文書,檔 案管理員應(yīng)對(duì)部門和下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和 檢查。三、檔案的立卷和歸檔要求:(一 應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整;(二

2、 文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系、合并整理、立卷;(三 歸檔的文件材料,保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存 價(jià)值,分類整理,立卷、案卷標(biāo)題簡明確切、便于保管和利用。 四、各部門應(yīng)根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引 等工具,編輯檔案文件匯集和各種參考資料,積極主動(dòng)地開展檔 案的利用工作,為本行各項(xiàng)工作服務(wù),并注意掌握檔案的利用效果。六、歸檔范圍、保管期限和檔案銷毀(一 歸檔的文件材料的范圍:凡是反映本行黨務(wù)工作和業(yè)務(wù) 工作活動(dòng),具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1.上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的文件材料;(1上級(jí)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料;(2上級(jí)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件,以

3、及 普發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;(3上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等視察 , 檢查我行工作時(shí)的重要指示、講話、賀 詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音 , 錄像等材料;(4代上級(jí)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本;(5代上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件 (包括報(bào)紙 , 刊物轉(zhuǎn)載 。2.本行的文件材料:(1本行組織召開工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的全套文件材料以及 各種聲像材料;(2本行黨委,行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議 (行務(wù)會(huì)議 材料;(3本行頒發(fā)的 (包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他行政部門聯(lián)合頒發(fā)的 各 種正式文件的簽發(fā)稿,印制稿,重要文件的修改稿;(4本行的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門的批復(fù)文件,下級(jí)機(jī) 構(gòu)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)文件;(5本行及其內(nèi)部

4、職能部門業(yè)務(wù)運(yùn)行活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、 總結(jié)、報(bào)告、年度目標(biāo)管理考核實(shí)施方案和考核評(píng)比結(jié)果等;(6反映業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的文件材料;(7反映業(yè)務(wù)活動(dòng)原始資料和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料 (重要基數(shù) , 信 息化處理 (上傳和下載 和信息系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)資料 (包括備份的 計(jì)算機(jī)盤,片 ,工作記錄等;(8需建立和反映的各業(yè)務(wù)險(xiǎn)種的個(gè)人帳戶資料;(9對(duì)下級(jí)檢查 , 調(diào)查研究形成的重要文件材料;(10統(tǒng)計(jì)原始臺(tái)帳,統(tǒng)計(jì)報(bào)表,匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析 資料 (備份的計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)等 ;(11本單位形成的憑證,帳薄,財(cái)務(wù)報(bào)表,其他財(cái)務(wù)資料和 匯總的財(cái)務(wù)報(bào)表 (備份的計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)等 ;(12審計(jì)工作中形成的審計(jì)通知

5、書 , 審計(jì)調(diào)查通知書 , 審計(jì) 工作底稿 , 審計(jì)報(bào)告 , 審計(jì)意見書和審計(jì)決定等;(13本行購建辦公樓,重大修繕項(xiàng)目,征用土地以及基本建 設(shè)工程施工,竣工,購置大中型設(shè)備的文件材料,信息化管理系 統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)等文件材料等;(14本行制定的條例,準(zhǔn)則,章程和各項(xiàng)管理制度等文件材 料;(15本行成立 , 合并 , 撤銷 , 更名 , 啟用印信及組織簡則 , 人員 編制等文件材料;(16本行 , 本系統(tǒng)的歷史沿革 , 大事記 , 反映重要活動(dòng)事件的 剪報(bào) , 聲像材料 , 榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書等文件材料;(17本行 (包括上報(bào) , 下批 干部任免 (包括備案 , 調(diào)配 , 培訓(xùn) ,專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報(bào) ,

6、考試和評(píng)定 , 考核聘任 , 黨員 , 團(tuán)員 , 干部工勤 人員名冊(cè) , 報(bào)表 , 以及工作人員的考試 , 考核 , 考勤 , 評(píng)聘 , 錄用 , 轉(zhuǎn) 正 , 定級(jí) , 調(diào)資 , 退職 , 退休 , 離休 , 評(píng)殘 , 撫恤 , 死亡等工作及干部 評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)懲等文件材料;(18本行和按干部管理權(quán)限規(guī)定的為下級(jí)單位辦理的干部 , 員工的轉(zhuǎn)移工資 , 行政 , 黨 , 團(tuán) , 工會(huì)組織介紹信及存根;(19財(cái)產(chǎn)物資 , 檔案等的交接憑證 , 清冊(cè);(20本單位的業(yè)務(wù)宣傳 , “ CI ”策劃的定稿和印本 , 編印的情 況反映 , 簡報(bào) , 宣傳冊(cè)等刊物的定稿和印本 , 編輯出版物的定稿 , 樣本;(21

7、本單位與外單位簽訂的各種合同 , 協(xié)議等文件材料; (22其他按有關(guān)規(guī)定應(yīng)予歸檔的文件材料。3.同級(jí)行政部門或業(yè)務(wù)主管部門和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料。 (1同級(jí)行政部門或業(yè)務(wù)主管部門和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本 單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;(2有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作檢查形成的重要文件;(3同級(jí)行政部門和非隸屬機(jī)關(guān)與本單位聯(lián)系 , 協(xié)商工作的 重要往來文件。4.下級(jí)單位的文件材料:(1下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃 , 報(bào)告 , 總結(jié) , 典型材料統(tǒng) 計(jì)報(bào)表,財(cái)務(wù)預(yù)算 , 決算報(bào)表等文件;(2下級(jí)單位(支行、分理處報(bào)送的政策性備案文件。(二 保管期限檔案的保管期限由檔案的保存價(jià)值確定 , 根據(jù)國家檔

8、案局的 有關(guān)規(guī)定 , 檔案的保管期限定為永久,長期和短期 3種 , 長期為 16-50年左右 , 短期為 15年以下 , 專門檔案另有保管期限和銷毀規(guī) 定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,本行檔案的保管期限除會(huì)計(jì)檔案另作規(guī)定 外 , 其他檔案均列為永久,長期和短期保存。1.永久保存的檔案:本行制定的屬于政策性的文件;處理 重要問題形成的文件、材料;召開的重要會(huì)議的重要文件材料; 重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)計(jì)決算報(bào)表、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu) 演變、單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料;直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本 單位主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān) 針對(duì)本單位業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料 ; 構(gòu)成數(shù)據(jù)庫的基

9、礎(chǔ)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運(yùn)行的重要業(yè)務(wù)資料 (備份的計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù) 及 各基本險(xiǎn)種的個(gè)人帳戶資料等。2.屬于長期和短期保存的檔案由行政綜合部會(huì)同應(yīng)立卷和 歸檔的部門共同制定保管期限 , 報(bào)主管或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行 ; 屬于文件檔案的由行政綜合部根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定保管期限 , 報(bào)主 管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。(三 檔案銷毀管理按保管期限已經(jīng)到期的檔案和已無存查價(jià)值的檔案可定期 鑒定和銷毀。屬于業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案的由相關(guān)的業(yè)務(wù)部經(jīng)理鑒定確 認(rèn);屬文書檔案的由檔案管理員和行政綜合部經(jīng)理共同確認(rèn)。銷毀前要登記造冊(cè)，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后 ,由兩人在 指定地監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字。 七、會(huì)計(jì)檔案的管理 會(huì)計(jì)檔

10、案的管理由總行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定相關(guān) 管理制度。 八、檔案保管制度 ( 一 存放檔案必須有專門庫房 , 并設(shè)有專柜 , 架 , 排架 , 排柜 要科學(xué)和便于查找,做到科學(xué)管理,排列整齊,并健全檢索工具。 ( 二 微縮膠片 , 照片 , 磁帶 , 光盤 , 磁盤的保管要符合規(guī)定要 求。備份的磁盤,光盤等重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資料要做到異地存放和保 管。 (三要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對(duì)工作,做到帳,物相符。 (四庫房要經(jīng)常通風(fēng),做到整潔衛(wèi)生。庫房內(nèi)不準(zhǔn)吸煙,以免 發(fā)生火災(zāi),并做到七防:防火,防盜,防潮,防鼠,防蟲,防塵,防光, 以確保安全和延長檔案壽命。 (五接收,借閱檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接和借閱手續(xù)。 (六要經(jīng)常檢查永久性檔案和會(huì)計(jì)檔案的安全及保管情況, 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。 九、檔案借閱制度 (一借閱檔案一律履行借閱手續(xù),借閱人有借閱檔案和歸還 檔案時(shí)應(yīng)簽名并注明日期。 (二借閱的檔案不得中途轉(zhuǎn)借他人。 6 (三