數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)簡介

1、數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)功能介紹*有限公司目錄一、設(shè)計宗旨2二、系統(tǒng)功能介紹22.1系統(tǒng)總體規(guī)劃22.2系統(tǒng)功能列表：32.3數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)62.3.1檔案目錄整理72.3.2檔案數(shù)字化采集72.3.3檔案材料審核82.3.4系統(tǒng)維護82.3.5其他功能92.4數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)92.4.1檔案案卷管理92.4.2檔案材料管理102.4.3 檔案審核112.4.4 信息管理122.4.5 系統(tǒng)維護122.5 數(shù)字化檔案網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)132.5.1系統(tǒng)綜述132.5.2角色說明142.5.3檔案查閱152.5.4消息系統(tǒng)152.6 系統(tǒng)前景16三、操作系統(tǒng)及硬件配置要求（推薦）16附：數(shù)字化

2、干部檔案查詢系統(tǒng)演示操作說明16一、設(shè)計宗旨干部人事檔案工作是組織人事部門工作中的重要組成部分，是做好干部管理工作的基本前提。隨著各行業(yè)計算機現(xiàn)代化管理水平的不斷提高，傳統(tǒng)的干部檔案管理工作模式逐漸顯露出一定的弊端，工作效率不高、原件易損等。傳統(tǒng)的管理模式已不能完全適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展及干部隊伍發(fā)展的需要，迫切需要運用現(xiàn)代化的計算機手段實現(xiàn)安全、準確、快捷、高效的管理模式，干部檔案的數(shù)字化管理也是信息化社會發(fā)展的必然趨勢，是提高管理水平、工作效率、服務(wù)質(zhì)量的必然要求，是發(fā)揮干部檔案作用、深化檔案管理職能的必然選擇。能夠促進干部檔案管理工作的科學化，推進組織部門工作的信息化，提高工作效率，健全管理體

3、制，加快信息化建設(shè)的步伐。二、系統(tǒng)功能介紹該系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過局域網(wǎng)絡(luò)、組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程 ，經(jīng)過分管領(lǐng)導批準、檔案管理人員的授權(quán)，單位內(nèi)部閱檔人員可以在各自辦公室的計算機上查閱干部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室進行登記后，通過計算機查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程閱檔。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實現(xiàn)干部檔案由傳統(tǒng)管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。2.1系統(tǒng)總體規(guī)劃“

4、數(shù)字化干部檔案管理系統(tǒng)”由四部分組成：信息采集部分、檔案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來源可從“組織干部管理系統(tǒng)”中得到或通過紙制檔案的錄入、檔案材料的掃描、檔案目錄數(shù)據(jù)的導入等多種途徑進行數(shù)據(jù)收集。并可通過單位內(nèi)部辦公平臺完成檔案信息的批量采集、協(xié)同處理，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息采集協(xié)同處理平臺。檔案管理部分包括：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護功能。信息利用部分可完成檔案的統(tǒng)計、查詢、網(wǎng)上閱檔等功能。組織干部管理系統(tǒng)采集部分：數(shù)據(jù)錄入信息掃描數(shù)據(jù)導入紙介質(zhì)檔案檔案材料管理部分：案卷管理材料管理收集整理檔案目錄、系統(tǒng)數(shù)據(jù)利用部分：檔案統(tǒng)計檔案審核檔案查詢打印結(jié)果網(wǎng)上查詢內(nèi)

5、 網(wǎng) 辦 公 平 臺系統(tǒng)維護系統(tǒng)規(guī)劃圖2.2系統(tǒng)功能列表：功能簡述日常業(yè)務(wù)管理檔案案卷管理檔案轉(zhuǎn)入主要完成接收外單位轉(zhuǎn)來的整卷干部人事檔案。系統(tǒng)對零散轉(zhuǎn)遞、成批移交提供不同的登記方式，并可記錄每卷檔案的報送評分情況，可以按需求提供檔案轉(zhuǎn)入明細清單。檔案轉(zhuǎn)出主要完成干部人事檔案轉(zhuǎn)出移交業(yè)務(wù)，系統(tǒng)可以詳細記錄出庫檔案的審批、轉(zhuǎn)遞、回執(zhí)等業(yè)務(wù)流程。檔案查借閱主要完成紙質(zhì)檔案的查借閱業(yè)務(wù)。通過登記查借閱表，記錄紙質(zhì)檔案的審批、查借閱流程。系統(tǒng)可以提供條形碼錄入、手工錄入兩種方式，并提供實時統(tǒng)計查詢和借檔時限提醒功能。檔案查詢完成檔案的日常查詢工作。其中包括：檔案基本信息查詢、轉(zhuǎn)入檔案查詢、轉(zhuǎn)出檔案查詢

6、、應(yīng)到未到檔案、已到未入庫檔案查詢、按某種材料是否存在查詢等。檔案統(tǒng)計完成檔案的日常統(tǒng)計工作。其中包括：檔案在庫狀態(tài)統(tǒng)計、轉(zhuǎn)入的檔案統(tǒng)計、轉(zhuǎn)出檔案統(tǒng)計、按干部人員類別統(tǒng)計檔案數(shù)、干部人事檔案數(shù)量的統(tǒng)計、檔案利用率統(tǒng)計等。檔案材料管理材料收集主要完成檔案材料的收集、轉(zhuǎn)入、接收工作。材料鑒別主要完成對所收集材料的分析、鑒別，按材料能否歸檔進行分類。在此流程中設(shè)置“待處理”方式，暫存已收集但尚不能立即歸檔的散材料，在后續(xù)工作中可以對這部分材料進行歸檔、轉(zhuǎn)出、銷毀或長期保存等處理。材料歸檔主要完成新收集材料的入檔。材料整理成卷主要完成接收新歸檔材料后，對電子檔案目錄的整理調(diào)整。系統(tǒng)可以自動調(diào)整目錄（按

7、時間排序），也可以人工手動調(diào)整（按主次關(guān)系排序）。對材料進行信息化處理（通過掃描、數(shù)碼設(shè)備采集、外部電子數(shù)據(jù)導入等方式），并做好電子目錄與電子材料的對應(yīng)掛接。材料數(shù)字化處理主要完成材料收集或整理過程中對數(shù)字化材料的補充和修正。實現(xiàn)對電子材料和電子目錄的日常維護工作，每次維護系統(tǒng)都記入日志。材料轉(zhuǎn)出主要完成對轉(zhuǎn)出紙質(zhì)材料的審批、登記、轉(zhuǎn)遞等流程的記錄，同時自動調(diào)整電子檔案目錄有關(guān)材料項。材料銷毀主要完成對可銷毀材料的審批、登記、銷毀、監(jiān)銷等流程，并可自動調(diào)整電子檔案目錄。經(jīng)審批同意后，也可徹底刪除（銷毀）電子材料。檔案審核任前審核主要完成干部任前檔案審核有關(guān)流程，可以自動出具擬任用干部“三齡一歷

8、”審核確認表、擬提拔重用現(xiàn)職干部“三齡一歷”審核確認表。根據(jù)需要，可實現(xiàn)任前審核有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，包括審核人數(shù)、“三齡一歷”變更人數(shù)等，并可鏈接相關(guān)電子材料，提供輔助審核功能。檔案審核主要實現(xiàn)對在庫人員的“三齡一歷”審核以及檔案材料完整性情況、手續(xù)完備性的審核、登記、反饋。檔案查詢統(tǒng)計查詢方案維護系統(tǒng)提供兩種查詢模式：一是自定義查詢。系統(tǒng)提供查詢編輯器，可以靈活設(shè)置查詢條件，實現(xiàn)用戶特定需求。二是固定模式查詢。系統(tǒng)提供的默認方案包括：檔案基本信息查詢、轉(zhuǎn)入檔案查詢、轉(zhuǎn)出檔案查詢、轉(zhuǎn)入材料查詢、轉(zhuǎn)出材料查詢、查閱信息查詢、借閱信息查詢、應(yīng)到未到檔案、已到未入庫檔案查詢、按材料種類查詢、按某種材料是否

9、存在查詢等。統(tǒng)計方案維護通過對方案的維護和執(zhí)行，實現(xiàn)用戶對特定統(tǒng)計的需求。對在需求中較明確的統(tǒng)計系統(tǒng)預設(shè)默認方案。系統(tǒng)默認方案包括：檔案在庫狀態(tài)統(tǒng)計、轉(zhuǎn)入的檔案統(tǒng)計、轉(zhuǎn)出檔案統(tǒng)計、轉(zhuǎn)入的材料統(tǒng)計、按單位統(tǒng)計檔案數(shù)、按干部人員類別統(tǒng)計檔案數(shù)、干部人事檔案數(shù)量的統(tǒng)計、檔案利用率統(tǒng)計等。執(zhí)行方案對維護好的查詢方案和統(tǒng)計方案執(zhí)行，輸出結(jié)果。系統(tǒng)維護檔案字典字典包括：檔案目錄字典、查閱原因字典、轉(zhuǎn)遞原因字典、干部信息字典。編制全省統(tǒng)一、規(guī)范的電子檔案目錄字典，字典具備標準性、兼容性和開放性，可以實現(xiàn)各級管檔單位間電子信息數(shù)據(jù)交換和共享，實現(xiàn)對電子檔案的精確查詢、統(tǒng)計和深層次利用。表格編輯定義系統(tǒng)中表格的

10、輸出格式，通過固定輸出格式和自定義輸出格式，滿足用戶的不同需求。用戶管理包括：創(chuàng)建用戶、刪除用戶、功能模塊權(quán)限分配和機構(gòu)權(quán)限分配管理。事務(wù)提醒對用戶有關(guān)操作所關(guān)聯(lián)的事項進行實時提醒日志管理對用戶的各項操作，包括根據(jù)用戶登陸、注銷、申請、審批、查閱、打印、下載等信息進行實時記錄。日志信息未經(jīng)授權(quán)，任何人不能修改和刪除。系統(tǒng)備份計劃和手動備份檔案數(shù)據(jù)和檔案數(shù)字化材料。系統(tǒng)還原還原系統(tǒng)備份的數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)檔案目錄整理檔案目錄整理通過使用檔案目錄字典規(guī)范電子檔案目錄中的各類材料名稱，實現(xiàn)不同單位間數(shù)據(jù)交換、共享，實現(xiàn)對檔案信息的精確查詢和統(tǒng)計。同時，提供編制“檔案目錄編輯器”，內(nèi)嵌目錄字典，

11、使檔案目錄編制進一步規(guī)范化、標準化。檔案數(shù)字化采集數(shù)字化采集主要完成對紙質(zhì)材料的數(shù)字化采集、掛接功能。在采集過程中，可采用多人多客戶端方式，對多卷檔案、多份材料同時采集，實現(xiàn)流水作業(yè)。數(shù)字化檔案審核是數(shù)字化采集流水線的審核終端。用戶通過對比數(shù)字化檔案材料與紙質(zhì)檔案，審核發(fā)現(xiàn)電子材料在掛接、掃描等方面的存在問題，并予以糾正。用戶管理主要實現(xiàn)在建庫階段對信息采集用戶的管理。數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)網(wǎng)上查閱申請查閱申請查閱人通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)，登陸查詢界面，提交查閱申請。信息提醒提醒申請用戶及時查看審批消息。查閱審批通過后，申請人根據(jù)管理員賦予的權(quán)限查閱檔案。網(wǎng)上查閱審批查閱審批查閱審批是對查閱申請的審批，

12、系統(tǒng)針對不同的管理角色提供不同的審批界面，提供快捷方便的領(lǐng)導審批界面信息提醒提醒管理員及時查看有關(guān)申請事項。2.3數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)檔案從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃材料、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。掃描采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。系統(tǒng)主界面如圖所示：2.3.1檔案目錄整理根據(jù)檔案材料選擇人員，并導入人員的檔案目錄，同時拆分檔案，區(qū)別出高速掃描材料和平板掃描材料。檢查每份材料的頁數(shù)與目錄中的

13、頁碼是否一致，如不一致則修改目錄的頁碼，同時標記出高掃材料。其主要功能包括：人員選擇、人員查詢、導入目錄、目錄編輯、打印目錄等。檔案目錄整理的主界面如圖所示：2.3.2檔案數(shù)字化采集對材料分別進行高速掃描和平板掃描，將掃描圖像添加到采集系統(tǒng)中，對圖像進行簡單的處理，如糾偏、裁剪、去污、圖片掛接等。采集系統(tǒng)主界面如圖所示：為了方便用戶及時的處理散材料，系統(tǒng)提供了零散材料管理模塊，零散材料處理由材料收集和材料整理兩部分組成，材料收集是根據(jù)紙質(zhì)材料在系統(tǒng)中登記材料名稱，然后通過掃描儀等圖像處理設(shè)備材料電子化，對電子材料進行必要的處理后，完成掛接操作，然后再通過材料整理將材料進行歸檔。2.3.3檔案材

14、料審核檔案審核主要是審核材料的準確性，對材料進行調(diào)整和編輯。確保掃描的檔案材料的正確性、清晰度。檔案材料審核如圖所示;在數(shù)據(jù)采集過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，流水線方式完成信息的采集、審核過程。2.3.4系統(tǒng)維護主要是增加、刪除用戶、修改用戶口令、修改用戶角色，系統(tǒng)的日志管理，數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復等功能。系統(tǒng)維護模塊的主界面如下圖所示：2.3.5其他功能1、密鑰設(shè)置：用戶設(shè)置文件加密密鑰，由用戶錄入8位長度的密碼，這個密碼可以是數(shù)字、字母、字符，也可以是三者的混合，加密密鑰只能夠設(shè)置一次。系統(tǒng)根據(jù)加密密鑰，利用加密算法對電子材料進行加密處理，保證了材料的安全性。2、文件比對檢測：用戶檢測服務(wù)

15、器數(shù)據(jù)文件的完整性。3、數(shù)據(jù)整理：用戶完成材料次序整理。2.4數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)“數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)”可以實現(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。系統(tǒng)由四大模塊組成：檔案業(yè)務(wù)管理、信息管理、系統(tǒng)維護、管理工具，其中檔案業(yè)務(wù)管理是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的核心，其功能模塊包括：案卷管理、材料管理、檔案審核和任前審核。系統(tǒng)根據(jù)中央組織部、國家檔案局頒發(fā)的干部檔案工作條例、中共中央組織部編全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)信息體系結(jié)構(gòu)、中共山西省委組織部編干部人事檔案工作問答,并結(jié)合檔案工作的實際制定了干部人事檔案日常管理及數(shù)字化管理有關(guān)規(guī)范、標準，編寫了干部人事檔案

16、目錄字典、干部人事檔案查閱理由字典、干部檔案轉(zhuǎn)出原因字典、干部檔案材料處理情況字典，進一步規(guī)范完善了干部人事檔案工作常用的20余個業(yè)務(wù)表格。2.4.1檔案案卷管理 “案卷管理”是檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理模塊，主要用于完成對整本檔案的管理工作，包括檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、分箱、查閱、借閱等功能。案卷管理界面如圖：檔案轉(zhuǎn)入是接收外來單位轉(zhuǎn)來的干部人事檔案。首先由送檔人將“檔案”及“轉(zhuǎn)遞登記表”送交接收單位。接收單位管檔人員收到檔案，對照“轉(zhuǎn)遞登記表”，核對干部人事檔案，審核通過后，在“轉(zhuǎn)遞登記表”回執(zhí)上簽字蓋章，返回“回執(zhí)單”，將檔案按程序入庫存放。檔案轉(zhuǎn)出業(yè)務(wù)主要完成干部人事檔案轉(zhuǎn)出移交業(yè)務(wù)，系統(tǒng)對檔案轉(zhuǎn)出情

17、況進行詳細登記。檔案分箱是指根據(jù)設(shè)定好的分箱方案，將干部檔案根據(jù)檔案編號進行分箱。檔案的利用，對于檔案的查閱、借閱，利用人填寫“查閱檔案審批表”內(nèi)容，經(jīng)審批后，方可進行檔案的查借閱。借閱人員，需在借閱的15日之內(nèi)歸還檔案，到期未歸還系統(tǒng)自動提醒。檔案的查詢、統(tǒng)計是對檔案利用的兩種方式。“檔案查詢”主要包括：（1）對干部人事檔案狀態(tài)的查詢。包含對在庫狀態(tài)查詢、接收未入庫狀態(tài)查詢、檔案分箱位置查詢。（2）按單位進行分類查詢。（3）對每個人檔案材料情況查詢。（4）其它情況查詢。“檔案統(tǒng)計”主要包括：（1）干部人事檔案量的統(tǒng)計。（2）干部人事檔案工作情況的統(tǒng)計。包括干部人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)

18、出等情況的統(tǒng)計；整理工作情況統(tǒng)計；干部人事檔案提供利用情況的統(tǒng)計。（3）干部人事檔案管理隊伍狀況的統(tǒng)計。（4）其它情況統(tǒng)計。根據(jù)日常業(yè)務(wù)的需要，靈活建立統(tǒng)計方案，完成統(tǒng)計工作。2.4.2檔案材料管理檔案材料管理主要完成對檔案目錄的編輯、材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、銷毀以及紙質(zhì)材料數(shù)字化等操作。對于部分暫時不能確定如何處理的材料，可暫存于待處理材料庫中。材料管理的系統(tǒng)界面如圖：檔案材料的收集、鑒別、歸檔和材料整理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。管檔人員收到轉(zhuǎn)來的材料后,首先填寫“材料接收登記表”，然后進行接收。材料接收后鑒別檔案材料，檢查核對后，區(qū)分可以入檔材料和不可入檔材料?？梢匀霗n材料進行歸檔操作后，將材

19、料歸入檔案，系統(tǒng)自動調(diào)整檔案目錄，對一類、二類、三類、四類、七類、九類、十類材料按照形成時間排序,對五類、六類、八類按照主次關(guān)系排序的材料通過材料整理手動調(diào)整。不可以入檔材料，轉(zhuǎn)入“待處理”材料。材料收集包括有檔人員材料收集和無檔人員材料收集兩種情況。有檔人員材料可經(jīng)過鑒別后歸入檔案或歸入“待處理”材料。無檔人員材料只能歸入“待處理”材料。對三齡一歷相關(guān)材料進行標記，方便查詢。2.4.3 檔案審核檔案審核業(yè)務(wù)模塊主要完成三項功能：1)任前審核 2)檔案審核3）統(tǒng)計功能。1）任前審核：是對擬任用人員三齡一歷情況的審核?？缮蓴M任用干部“三齡一歷”審核確認表、擬提拔重用現(xiàn)職?。ㄊ校┕芨刹俊叭g一歷

20、”審核確認表、干部“三齡一歷”審核確認登記表。如果審核干部已被任用，系統(tǒng)將會在“干部信息”數(shù)據(jù)庫中增添此人員。2）檔案審核：是對當前所管檔案材料完整性，手續(xù)完備性情況的審核?？缮筛刹繖n案審核情況登記表、干部檔案審核情況反饋表。3）統(tǒng)計功能：完成審核中各項情況的統(tǒng)計。包括：檔案審核數(shù)量情況統(tǒng)計、檔案變化數(shù)量情況統(tǒng)計、檔案材料變化情況統(tǒng)計（缺少材料）、三齡一歷變化情況統(tǒng)計、干部提拔情況統(tǒng)計、未提拔干部情況統(tǒng)計等。2.4.4 信息管理信息管理是對單位的管理和對干部的基礎(chǔ)信息的管理，以及對干部信息的查詢、統(tǒng)計和干部花名冊的形成。界面如圖所示：2.4.5 系統(tǒng)維護檔案字典標準代碼是信息結(jié)構(gòu)體系的重要組

21、成部分，是實現(xiàn)信息交換與信息共享的信息標準規(guī)范，是實現(xiàn)檔案查詢統(tǒng)計準確的關(guān)鍵。本系統(tǒng)采用了全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)信息體系結(jié)構(gòu)定義的標準代碼有人的性別代碼、干部職務(wù)名稱代碼、語種名稱代碼等26項，并兼容根據(jù)干部人事檔案工作問答定義的檔案目錄字典、查閱原因字典、轉(zhuǎn)出原因字典、檔案材料處理情況字典。表格編輯表格編輯是對系統(tǒng)內(nèi)各類打印表格輸出格式的定義工具。用來應(yīng)對用戶在實際應(yīng)用時對表格需求的變化。表格編輯功能提供類似Excel的操作功能，方便用戶修改表格。用戶管理為了提高系統(tǒng)的安全性和保密性，防止檔案信息泄露，系統(tǒng)將采用“用戶管理”功能來設(shè)置。用戶管理的主要功能有，對用戶的建立與刪除，功能權(quán)限

22、的設(shè)置，機構(gòu)訪問權(quán)限的設(shè)置。日志管理日志管理是操作人員操作過程的記錄。日志記錄的內(nèi)容有操作員、工作描述、登錄時間、退出時間、業(yè)務(wù)模塊、計算機名稱。事務(wù)提醒對用戶有關(guān)操作所關(guān)聯(lián)的事項進行實時提醒。系統(tǒng)備份為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，提供計劃備份和手動備份功能。備份的內(nèi)容包括檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)備份由管檔人員執(zhí)行，可以定義一個星期備份一次或隨時手動備份。備份數(shù)據(jù)可采用磁帶、光盤等存儲保存。系統(tǒng)還原系統(tǒng)還原與系統(tǒng)備份相對應(yīng)，當出現(xiàn)硬件損壞、感染病毒、誤操作等損壞數(shù)據(jù)情況時，可還原最近的備份文件來恢復檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。2.4.6 管理工具管理工具主要完成對數(shù)據(jù)的發(fā)送、接收操作，還可以

23、修改系統(tǒng)的登陸口令和更換登陸用戶。2.5 數(shù)字化檔案網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)2.5.1系統(tǒng)綜述通過網(wǎng)上審批授權(quán)檔案查閱申請，實現(xiàn)在網(wǎng)上對檔案的查閱功能，并記錄檔案被查閱的信息，便于日后查詢。查詢系統(tǒng)流程圖2.5.2角色說明A1 級角色管檔人員分管領(lǐng)導A2 級角色其他領(lǐng)導B 級角色管檔人員C 級角色單位內(nèi)部人員D 級角色外單位人員A1級角色：日常業(yè)務(wù)工作中，管理管檔人員及親屬的檔案，設(shè)置B級角色的受限人員，審批閱檔申請。A1級角色檔案查閱由管檔人員按照A1級角色要求提供。A2級角色：可直接提出查閱檔案需求，由管檔人員按照A2級角色要求提供查閱。B級角色：即實際工作中管理檔案的人員?？赏瓿蓪n案的所有管理工作

24、?？梢噪S時查閱除自己及親屬以外的所有人員檔案信息。在網(wǎng)上查閱過程中，對已審批的閱檔申請進行瀏覽權(quán)限設(shè)置。C級角色：即管檔人員分配權(quán)限后，可瀏覽檔案的本單位人員。D級角色：此角色包括外單位在閱檔室閱檔和異地通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)閱檔的兩類人員。2.5.3檔案查閱2.5.3.1領(lǐng)導查閱檔案管檔人員領(lǐng)導(包括分管領(lǐng)導)提出閱檔需求，提交閱檔申請，管檔人員為其開通閱檔權(quán)限，開始查檔；對于管檔人員及其親屬檔案，分管領(lǐng)導可直接進行查閱。2.5.3.2管理員查閱檔案檔案管理員可以在任何時間對除自己及其親屬以外的檔案進行查閱。2.5.3.3單位內(nèi)部人員查閱檔案單位內(nèi)部人員提交閱檔申請，通過領(lǐng)導審批，由管理員為其開通

25、閱檔權(quán)限，開始查閱檔案。達到閱檔時限，系統(tǒng)自動收回閱檔權(quán)限。2.5.3.4單位外部人員查閱檔案單位外部人員提交查閱檔案申請，管檔人員接到申請，經(jīng)領(lǐng)導審批同意后，開通閱檔權(quán)限，外單位人員開始查檔。達到閱檔時限，系統(tǒng)自動收回閱檔權(quán)限。2.5.3.5異地查詢（跨區(qū)域查詢）本地站點和異地站點完成關(guān)聯(lián)以后，可以進行異地查詢。檔案查閱人員提交異地閱檔申請，本地領(lǐng)導審批通過，申請?zhí)峤坏疆惖?，異地領(lǐng)導審批通過，由異地管理員為其開通閱檔權(quán)限。本地檔案查閱人員根據(jù)系統(tǒng)提示的站點信息和登錄信息，登錄異地站點進行檔案查閱。達到閱檔時限，系統(tǒng)自動收回閱檔權(quán)限。2.5.4消息系統(tǒng)每次新增申請、審批和授權(quán)申請后，系統(tǒng)都會自

26、動發(fā)送類似下圖的消息給相關(guān)用戶，點擊“查看詳情”將進入相關(guān)的申請?zhí)幚斫缑?。點擊【關(guān)閉】按鈕關(guān)閉消息窗口。2.6 系統(tǒng)前景“數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)”的開發(fā)應(yīng)用是對檔案管理的新的有益嘗試。它結(jié)合先進的開發(fā)技術(shù)及設(shè)計思想、根據(jù)工作的實際需求采用B/S與C/S相接合方式，構(gòu)建安全靈活的數(shù)字化檔案管理平臺，并可通過WEB方式完成對檔案的網(wǎng)上查閱及異地閱檔過程。是檔案管理的新思路、是創(chuàng)新之處。近年來，干部選拔任用工作推行了一系列重大改革舉措，干部考察的方式方法有了很大改進，但要全面地、歷史地考察和了解干部，查閱干部檔案始終是一條重要途徑。通過數(shù)字化檔案的應(yīng)用，在選拔任用干部工作中也將發(fā)揮重要的積極作用。隨著軟件的全面應(yīng)用，將會使各級管檔單位的信息化水平得到進