公司級(jí)會(huì)議管理制度

1、公司級(jí)會(huì)議管理制度第二版受控狀態(tài)：分發(fā)號(hào):持有者:2017-01-26 發(fā)布2017-02-05實(shí)施山東*有限公司發(fā)布擬制:審核:審批:公司級(jí)會(huì)議管理制度一、目的規(guī)范公司級(jí)會(huì)議管理，實(shí)現(xiàn)公司標(biāo)準(zhǔn)化管理。二、術(shù)語(yǔ)解釋公司級(jí)會(huì)議：公司總裁參加或組織召開(kāi)的會(huì)議。會(huì)議變更：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題發(fā)生變更。會(huì)議取消：原計(jì)劃的會(huì)議不召開(kāi)；三、適用范圍本公司公司級(jí)會(huì)議管理。四、內(nèi)容及要求1 會(huì)議類型常規(guī)會(huì)議、評(píng)審會(huì)議、例會(huì)、臨時(shí)會(huì)議。2 會(huì)議組織部門(mén)總裁或總裁管轄（或兼職管轄）的直接下屬部門(mén)。3 流程概述見(jiàn)附件“附件一、公司級(jí)會(huì)議流程概述”。4 常規(guī)會(huì)議流程描述4.1會(huì)議記錄人：總裁文秘員4

2、.2準(zhǔn)備資料會(huì)議組織部門(mén)準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料，提前 2天落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、參會(huì)部門(mén)、參 會(huì)人員，確保一切可行后，將會(huì)議主題相關(guān)資料發(fā)送給與會(huì)人員查閱。與會(huì)人員仔細(xì)查閱材料、分析研究，必要的情況下，可召集相關(guān)人員進(jìn)行討論，對(duì)會(huì) 議內(nèi)容中提出的問(wèn)題提供解決方案。4.3申請(qǐng)開(kāi)會(huì)會(huì)議組織部門(mén)制定會(huì)議申請(qǐng)，制單人在“擬制”處簽字，會(huì)議主持人在“審核”處 簽字，報(bào)送總裁在“審批”處簽字，提前 2天將會(huì)議申請(qǐng)交總裁文秘員在“文件簽收 人”簽收。4.4通知開(kāi)會(huì)總裁文秘員負(fù)責(zé)根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)制定會(huì)議通知，在“擬制”處簽字，按照會(huì)議 通知要求的下發(fā)時(shí)間報(bào)送與會(huì)人員簽收會(huì)議通知，與會(huì)人員無(wú)法簽收的，由與會(huì)人員 的部門(mén)

3、人員聯(lián)系部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后代簽。會(huì)議通知由總裁文秘員負(fù)責(zé)留存。4.5布置會(huì)場(chǎng)總裁文秘員負(fù)責(zé)在會(huì)議召開(kāi)前 15分鐘，打掃干凈相應(yīng)的會(huì)議室，依據(jù)會(huì)議通知 和會(huì)議請(qǐng)假審批單布置合適數(shù)量的座位，檢測(cè)完畢投影等設(shè)備正常工作，制定一份會(huì) 議簽到表同時(shí)將會(huì)前請(qǐng)假人員登記在會(huì)議簽到表中，打印、簽字、放置到“會(huì)議簽 到處”。4.6會(huì)議簽到參會(huì)人員穿工作服，自備紙筆，按照會(huì)議通知中會(huì)議時(shí)間，提前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，在會(huì)議簽到表的“簽到欄”相應(yīng)位置簽署本人姓名及簽到時(shí)間，就坐等待會(huì)議的召開(kāi)。4.7開(kāi)會(huì)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，會(huì)議記錄人收回會(huì)議簽到表，會(huì)議開(kāi)始時(shí)，參會(huì)未簽到的人員，視為遲 到，由會(huì)議記錄人提醒其簽到并監(jiān)督其簽到時(shí)間；未到會(huì)

4、場(chǎng)人員，由會(huì)議記錄人在會(huì)議 簽到表登記缺席人員姓名。會(huì)議記錄人全程參加會(huì)議，會(huì)議過(guò)程中，會(huì)議記錄人記錄參會(huì)人員討論的問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng) 制定會(huì)議記錄并現(xiàn)場(chǎng)與參會(huì)人員核實(shí)，有異議的現(xiàn)場(chǎng)修改直至無(wú)異議，分歧較大的， 可舉手表決，超過(guò)參會(huì)人員半數(shù)同意方可通過(guò)，總裁有一票否決權(quán)；相關(guān)人員未現(xiàn)場(chǎng)提出 異議的，視為認(rèn)同。4.8會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束后當(dāng)日，會(huì)議記錄人打印一份會(huì)議記錄，在“擬制”處簽字，各與會(huì)人員 在會(huì)議記錄中相應(yīng)的欄位簽名并填寫(xiě)簽字時(shí)間。人員離場(chǎng)時(shí)，各與會(huì)人員在會(huì)議簽到表中“簽退欄”相應(yīng)的欄位簽名并填寫(xiě)簽退 時(shí)間后方可離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，未簽退人員視為早退（早退時(shí)間由會(huì)議記錄人確定填寫(xiě)），會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)監(jiān)督簽退、

5、收回會(huì)議記錄。4.9下發(fā)紀(jì)要會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)依據(jù)會(huì)議記錄擬制會(huì)議紀(jì)要，要求事件描述詳細(xì)、時(shí)間、地點(diǎn)、 責(zé)任人、措施、目標(biāo)、見(jiàn)證資料、考核方式、考核人明確、完整，打印一份，在“擬制” 處簽字，報(bào)總裁審核通過(guò)后，在“審批”處簽字。會(huì)議結(jié)束2日內(nèi)，總裁文秘員負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要報(bào)送與會(huì)人員及會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容 中涉及的責(zé)任人簽收。4.10落實(shí)紀(jì)要總裁文秘員按照會(huì)議紀(jì)要落實(shí)管理流程落實(shí)執(zhí)行情況。4.11會(huì)議歸檔總裁文秘員負(fù)責(zé)將每次會(huì)議的：a）會(huì)議申請(qǐng)；b）會(huì)議通知；c）會(huì)議簽到表；d）會(huì)議記錄；e）會(huì)議紀(jì)要；f）會(huì)議取消審批單；g）會(huì)議請(qǐng)假審批單。分別按月整理、裝訂，部門(mén)存檔。4.12其他會(huì)議流程的說(shuō)明其他會(huì)議流程

6、環(huán)節(jié)見(jiàn)“附件一、公司級(jí)會(huì)議流程概述”，環(huán)節(jié)流程同常規(guī)會(huì)議流程。 對(duì)于緊急召開(kāi)的臨時(shí)會(huì)議，特殊情況下，按流程環(huán)節(jié)，可于會(huì)中或會(huì)后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。5 會(huì)議取消5.1自會(huì)議組織部門(mén)通知參加會(huì)議之時(shí)起至?xí)h申請(qǐng)審批結(jié)束前的會(huì)議取消會(huì)議組織部門(mén)通知所有與會(huì)人員本次會(huì)議取消，不再審批本次會(huì)議申請(qǐng) 。5.2自會(huì)議申請(qǐng)審批后到與會(huì)人員簽收會(huì)議通知前的會(huì)議取消會(huì)議組織部門(mén)制定會(huì)議取消審批單，報(bào)會(huì)議主持人審核簽字后，報(bào)總裁審批簽字， 審批后即刻交予總裁文秘員，并通知所有與會(huì)人員本次會(huì)議取消，總裁文秘員不再發(fā)放本 次會(huì)議通知。5.3自與會(huì)人員簽收會(huì)議通知后到會(huì)議召開(kāi)前的會(huì)議取消會(huì)議組織部門(mén)制定會(huì)議取消審批單，報(bào)會(huì)議主

7、持人審核簽字后，報(bào)總裁審批簽字， 審批后即可交予總裁文秘員，總裁文秘員在原計(jì)劃的會(huì)議召開(kāi)前通知所有與會(huì)人員本次會(huì) 議取消并簽退會(huì)議通知。6 會(huì)議變更6.1自會(huì)議組織部門(mén)通知參加會(huì)議之時(shí)起至?xí)h申請(qǐng)審批結(jié)束前的變更按“ 5.1自會(huì)議組織部門(mén)通知參加會(huì)議之時(shí)起至?xí)h申請(qǐng)審批結(jié)束前的會(huì)議取消”取 消本次會(huì)議。會(huì)議組織部門(mén)按本管理文件重新組織會(huì)議。6.2自會(huì)議申請(qǐng)審批后到與會(huì)人員簽收會(huì)議通知前的變更按“5.2自會(huì)議申請(qǐng)審批后到與會(huì)人員簽收會(huì)議通知前的會(huì)議取消”取消本次會(huì)議。 會(huì)議組織部門(mén)按本管理文件重新組織會(huì)議。6.3自與會(huì)人員簽收會(huì)議通知后到會(huì)議召開(kāi)前的變更按“ 5.3自與會(huì)人員簽收會(huì)議通知后到會(huì)議

8、召開(kāi)前的會(huì)議取消”取消本次會(huì)議。會(huì)議組織部門(mén)按本管理文件重新組織會(huì)議。6.4自會(huì)議召開(kāi)到會(huì)議結(jié)束前的變更，即會(huì)議中斷。由會(huì)議記錄人將中斷情況寫(xiě)入會(huì)議記錄，散會(huì)，會(huì)議組織部門(mén)重新落實(shí)參會(huì)人員、組 織會(huì)議。7 會(huì)議請(qǐng)假7.1自與會(huì)人員接到會(huì)議組織部門(mén)通知參加會(huì)議之時(shí)起至?xí)h申請(qǐng)審批結(jié)束前的請(qǐng)假會(huì)議請(qǐng)假人電話通知會(huì)議組織部門(mén)，會(huì)議組織部門(mén)責(zé)任人根據(jù)會(huì)議情況，確定會(huì)議是 否如期進(jìn)行。會(huì)議如期進(jìn)行的，會(huì)議組織部門(mén)修改會(huì)議申請(qǐng)參會(huì)部門(mén)、人員，按本管理文件執(zhí) 行；會(huì)議無(wú)法如期進(jìn)行的，會(huì)議組織部門(mén)按照“5.1自會(huì)議組織部門(mén)通知參加會(huì)議之時(shí)起至?xí)h申請(qǐng)審批結(jié)束前的會(huì)議取消”取消本次會(huì)議。7.2自會(huì)議申請(qǐng)審批后到

9、與會(huì)人員簽收會(huì)議通知前的請(qǐng)假會(huì)議請(qǐng)假人在崗會(huì)議請(qǐng)假人電話請(qǐng)示會(huì)議主持人后，請(qǐng)假人制定會(huì)議請(qǐng)假審批單，“請(qǐng)假人簽字”處簽字，需要本部門(mén)替代人參加會(huì)議的，替代參會(huì)人員在“替代人簽字”處簽字，于電話 請(qǐng)示后，1小時(shí)內(nèi)報(bào)送會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)人批注本次會(huì)議是 否如期進(jìn)行。會(huì)議如期進(jìn)行的，會(huì)議組織部門(mén)于會(huì)議召開(kāi)前半小時(shí)，將會(huì)議請(qǐng)假審批單交總裁 文秘員，按本管理文件如期召開(kāi)會(huì)議；會(huì)議無(wú)法如期進(jìn)行的，會(huì)議組織部門(mén)按照“ 5.2自會(huì)議申請(qǐng)審批后到與會(huì)人員簽收會(huì) 議通知前的會(huì)議取消”取消本次會(huì)議。會(huì)議請(qǐng)假人不在崗會(huì)議請(qǐng)假人電話請(qǐng)示會(huì)議主持人后，請(qǐng)假人找公司人員代其制定會(huì)議請(qǐng)假審批單，其他同

10、“ 會(huì)議請(qǐng)假人在崗”。7.3自與會(huì)人員簽收會(huì)議通知后到會(huì)議召開(kāi)前的請(qǐng)假會(huì)議請(qǐng)假人在崗?fù)?會(huì)議請(qǐng)假人在崗”，對(duì)于會(huì)議無(wú)法如期進(jìn)行的，會(huì)議組織部門(mén)按照“ 5.3自 與會(huì)人員簽收會(huì)議通知后到會(huì)議召開(kāi)前的會(huì)議取消”取消本次會(huì)議。會(huì)議請(qǐng)假人不在崗?fù)?會(huì)議請(qǐng)假人不在崗”，對(duì)于會(huì)議無(wú)法如期進(jìn)行的，會(huì)議組織部門(mén)按照“5.3自與會(huì)人員簽收會(huì)議通知后到會(huì)議召開(kāi)前的會(huì)議取消”取消本次會(huì)議。7.4自會(huì)議召開(kāi)到會(huì)議結(jié)束前的請(qǐng)假會(huì)議請(qǐng)假人現(xiàn)場(chǎng)請(qǐng)示會(huì)議主持人，主持人同意后，會(huì)議可以正常進(jìn)行的，請(qǐng)假人簽退 會(huì)議，同時(shí)在會(huì)議簽到表的“會(huì)中請(qǐng)假”欄填寫(xiě)相關(guān)信息、簽字，交主持人簽字后方 可離開(kāi)會(huì)場(chǎng)；會(huì)議無(wú)法正常進(jìn)行的，散會(huì)，會(huì)

11、議組織部門(mén)重新落實(shí)組織會(huì)議。8 會(huì)議優(yōu)先級(jí)8.1 公司級(jí)會(huì)議優(yōu)先于部門(mén)會(huì)議；8.2 緊急性質(zhì)的臨時(shí)會(huì)議、例會(huì)優(yōu)先；8.3因例會(huì)與緊急性質(zhì)會(huì)議時(shí)間沖突，導(dǎo)致例會(huì)不能按時(shí)召開(kāi)的，由總裁文秘員負(fù)責(zé)電話 通知順延，并在會(huì)議簽到表的備注中注明例會(huì)延時(shí)原因；8.4緊急性質(zhì)會(huì)議時(shí)間沖突的，由總裁文秘員負(fù)責(zé)安排先后順序；8.5 臨時(shí)會(huì)議之間時(shí)間沖突的，原則上由會(huì)議組織部門(mén)在落實(shí)會(huì)議時(shí)避免，出現(xiàn)后按“會(huì) 議變更”執(zhí)行。9 會(huì)議要求9.1會(huì)議組織部門(mén)會(huì)前未落實(shí)參會(huì)人員導(dǎo)致會(huì)議后續(xù)工作無(wú)法正常進(jìn)行的，負(fù)激勵(lì)會(huì)議組織人100元/次；9.2 未及時(shí)發(fā)放會(huì)議通知導(dǎo)致會(huì)議無(wú)法按時(shí)進(jìn)行的，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人100元/次；9.3 會(huì)

12、議通知可由參會(huì)人員下級(jí)人員聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后代簽，參會(huì)人員無(wú)故不簽收的， 負(fù)激勵(lì)責(zé)任人100元/次；9.4 參會(huì)人員應(yīng)穿著工作服參加會(huì)議，未穿工作服的，負(fù)激勵(lì) 50元/次；9.5 代人簽到、簽退會(huì)議簽到表的，負(fù)激勵(lì)代簽人 200元/次；9.6 遲到、早退的，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人100元/次；9.7 缺席會(huì)議，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人200元/次；9.8 會(huì)議中，手機(jī)響鈴、隨意出入會(huì)場(chǎng)、接打電話以及其他擾亂會(huì)場(chǎng)的行為，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人50元/次，一次會(huì)議中，再次出現(xiàn)上述情形，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人100元/次；9.9 會(huì)議中，需要出入會(huì)場(chǎng)或接打電話等特殊情況，經(jīng)會(huì)議主持人同意后，計(jì)時(shí)離場(chǎng)，超 時(shí)負(fù)激勵(lì)50元/次；9.10 會(huì)議以解決

13、問(wèn)題為目的，討論會(huì)議無(wú)關(guān)的話題、言行過(guò)激、摻雜個(gè)人感情的，由會(huì)議主持人警告一次，再次觸犯的，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人100元/次；9.11 會(huì)場(chǎng)吸煙的，負(fù)激勵(lì)100元/次，逐出會(huì)場(chǎng)；9.12 會(huì)議時(shí)間超1.5小時(shí)的，每1.5小時(shí)休息10分鐘；9.13 按時(shí)開(kāi)會(huì)、散會(huì)；如散會(huì)時(shí)間會(huì)議主題未討論完畢的，對(duì)于后續(xù)有會(huì)議安排的，重 新組織會(huì)議討論；對(duì)于后續(xù)無(wú)會(huì)議安排的，會(huì)議主持人取得與會(huì)人員同意情況下，會(huì) 議可以繼續(xù)的，繼續(xù)討論，無(wú)法繼續(xù)的按時(shí)散會(huì)；9.14 未及時(shí)發(fā)放會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要導(dǎo)致無(wú)法落實(shí)會(huì)議決議的，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人 100元/次；9.15 會(huì)議中評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的工作任務(wù)，責(zé)任人會(huì)后未履行的，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人200元

14、/次;9.16 會(huì)議文檔丟失的，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人100元/件；9.17 以上負(fù)激勵(lì)以現(xiàn)金形式予以樂(lè)捐；9.18 其他違反本管理文件的情形，視情節(jié)嚴(yán)重程度不同給予50-500元罰款。10 費(fèi)用管理10.1總裁文秘員負(fù)責(zé)樂(lè)捐費(fèi)用管理，建立費(fèi)用明細(xì)賬，所有會(huì)議人員負(fù)責(zé)監(jiān)督。10.2 樂(lè)捐費(fèi)用可用于愛(ài)心捐款、補(bǔ)助貧困職工、會(huì)議支出等用途。11 本管理文件由企管部負(fù)責(zé)解釋；12 本管理文件自2017年02月05日起實(shí)施。13 本管理文件為存檔文件，帶有文件發(fā)放、回收記錄。附件一、公司級(jí)會(huì)議流程概述流程順序常規(guī)會(huì)議評(píng)審會(huì)例會(huì)臨時(shí)會(huì)議時(shí)間要求見(jiàn)證資料時(shí)間要求見(jiàn)證資料時(shí)間要求見(jiàn)證資料時(shí)間要求見(jiàn)證資料1.準(zhǔn)備資料提

15、前2天主題相關(guān)資料提前2天待評(píng)審方案提前2天主題相關(guān)資料當(dāng)天組織主題相關(guān)資料2申請(qǐng)開(kāi)會(huì)提前2天會(huì)議申請(qǐng)?zhí)崆?天會(huì)議申請(qǐng)/根據(jù)時(shí)間制定會(huì)議申請(qǐng)3通知開(kāi)會(huì)按照要求的時(shí)間會(huì)議通知按照要求的時(shí)間會(huì)議通知/根據(jù)時(shí)間制定會(huì)議通知4.布置會(huì)場(chǎng)提前15分鐘/提前15分鐘/提前15分鐘/5會(huì)議入場(chǎng)提前5分鐘會(huì)議簽到表提前5分鐘會(huì)議簽到表提前5分鐘會(huì)議簽到表會(huì)前會(huì)議簽到表6.開(kāi)會(huì)按照要求準(zhǔn)時(shí) 或人員齊全提前會(huì)議記錄按照要求準(zhǔn)時(shí) 或人員齊全提前會(huì)議記錄按照要求準(zhǔn)時(shí) 或人員齊全提前會(huì)議記錄/7.散會(huì)主題討論結(jié)束 或根據(jù)會(huì)議情況會(huì)議簽到表主題討論結(jié)束 或根據(jù)會(huì)議情況會(huì)議簽到表主題討論結(jié)束 或根據(jù)會(huì)議情況會(huì)議簽到表主題討

16、論結(jié)束 或根據(jù)會(huì)議情況會(huì)議簽到表8.下發(fā)紀(jì)要會(huì)后2天會(huì)議紀(jì)要會(huì)后2天會(huì)議紀(jì)要會(huì)后2天會(huì)議紀(jì)要當(dāng)天會(huì)議紀(jì)要9.落實(shí)紀(jì)要按會(huì)議紀(jì)要落實(shí)管理流程執(zhí)行10.會(huì)議歸檔按要求整理、歸檔附件二、例會(huì)明細(xì)表例會(huì)名稱例會(huì)時(shí)間主持崗位參會(huì)崗位會(huì)議范疇采購(gòu)管理例會(huì)每月14日9:00采購(gòu)管理中心 負(fù)責(zé)人總裁；運(yùn)營(yíng)管理中心負(fù)責(zé)人、采購(gòu)管理中心負(fù)責(zé)人、物價(jià)管理中心負(fù)責(zé)人、事業(yè)部負(fù) 責(zé)人、國(guó)內(nèi)營(yíng)銷管理中心負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人、總裁文秘員。采購(gòu)管理工作中問(wèn)題的解決銷售例會(huì)每月10日9:00國(guó)內(nèi)宮銷管理 中心負(fù)責(zé)人總裁；國(guó)內(nèi)營(yíng)銷管理中心負(fù)責(zé)人、海外營(yíng)銷管理中心負(fù)責(zé)人、事業(yè)部負(fù)責(zé)人、運(yùn)營(yíng)管 理中心負(fù)責(zé)人、采購(gòu)管理中心負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人、總裁文秘員。市場(chǎng)情況、計(jì)劃完成情況、銷售訂 單、儲(chǔ)備計(jì)劃以及為了保證銷售訂 單及儲(chǔ)備計(jì)劃的完成等相關(guān)事宜組織系統(tǒng)例會(huì)每月12日9:00人力資源部 負(fù)責(zé)人總裁、國(guó)內(nèi)營(yíng)銷管理中心總經(jīng)理、海外營(yíng)銷管理中心總經(jīng)理、各事業(yè)部總經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)管理中心總經(jīng)理、新酬績(jī)效委員會(huì)全體成員、財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人、總裁文秘 員組織架構(gòu)、崗位、薪酬、績(jī)效考核、 核算賬、預(yù)算優(yōu)化、調(diào)整；績(jī)效面 談冋題洛實(shí)；年度目標(biāo)調(diào)整等有關(guān) 組織系統(tǒng)的各方面內(nèi)容生產(chǎn)例會(huì)每月13日9:00拖拉機(jī)事業(yè)部 負(fù)責(zé)人總裁；拖拉機(jī)事業(yè)部負(fù)責(zé)人、國(guó)內(nèi)營(yíng)銷管理中心負(fù)責(zé)人、海外營(yíng)銷管理中