【合同格式】物業(yè)管理公司合同管理制度(WORD7頁)-(11897)

1、合同管理制度1 .總則1.1 為規(guī)范公司合同的訂立、履行和管理，有效防范風險，維護公司的合法權益，根據(jù)中華人民共和國合同法及相關法律的規(guī)定，結合公司的具體情況，制訂本管理制度。1.2 本制度適用于公司的各項合同管理工作。1.3 訂立合同，必須遵守國家的法律法規(guī)，遵循公平和誠實信用原則。不得違法訂立合同，不得訂立有損國家、社會公共利益和公司合法權益的合同，不得與資信不佳，不具備履約能力的單位訂立合同。1.4 公司對外的一切交易、合作行為，除及時結清、標的額極小的業(yè)務外，必須訂立書面合同。合同依法成立即具有法律約束力，必須嚴格遵守，全面履行。1.5 公司法律顧問負責合同的審查，并指導公司的合同管理

2、工作。2 .合同的訂立與履行2.1 對合同相對方的資格確認2.1.1 訂立合同前，公司經(jīng)辦人員及所在部門應嚴格審查訂立合同相對方的下列情況：（一）審查是否領取營業(yè)執(zhí)照，有無法人資格；（二）審查經(jīng)營范圍和經(jīng)營方式，是否取得相關資格證書或許可證；（三）履約能力審查和信用審查。2.1.2 經(jīng)辦人員應收集其營業(yè)執(zhí)照、當年工商年檢記錄、資質證書或許可證復印件備查（如系個人應收集身份證復印件）。2.1.3 訂立合同相對方委托代理人訂立合同，必須出具由相對方法定代表人親自簽發(fā)的授權委托書。公司經(jīng)辦人員應當認真審查授權委托書載明的授權事項和范圍并收集備案。2.2 合同文本的擬訂2.2.1 凡公司作為一方的合同

3、，除政府部門、金融機構等有專門要求的外，原則上由本公司經(jīng)辦人員草擬合同。重大或復雜的合同，可以同法律顧問交換意見，由法律顧問草擬。2.2.2對公司和項目管理部需重復使用的合同,如各類設施設備維保合同、招商合同、保潔外包、化糞池清淘、建渣清運等合同，應由品控部擬訂合同范本，經(jīng)評審批準后作為公司的格式合同供各部門/項目管理部使用。1.6當必須使用對方提供的格式合同時，經(jīng)辦人員應當認真審查合同內(nèi)容表述是否準確，條款是否完備。對方提供的格式合同表述不準確、條款不完備，或者對公司不利的，經(jīng)辦人員應當對相關條款進行修改或添附相關的內(nèi)容，或者草擬補充協(xié)議予以完善。2.3合同談判2.1.4 一般合同，合同經(jīng)辦

4、部門應在做好市場、資信調查的基礎上，與合同方進行充分的協(xié)商。2.1.5 設施設備維保、保潔外包等業(yè)務合同，應由經(jīng)辦部門會同品控部共同與合同方進行價格和合同內(nèi)容談判。2.1.6 對于合同標的超過10萬或涉外的合同，公司應組織相關業(yè)務部門、財務部及公司領導組成合同談判小組，開展合同談判和合同擬定的相關工作。2.4合同內(nèi)容2.2.3 合同內(nèi)容的約定應明確、具體，充分考慮對本公司是否有利，并具有可操作性。2.2.4 合同必須具有標的（指貨物、勞務、工程項目等）、數(shù)量和質量、價款或者酬金、履行的期限、地點和方式、違約責任、免責條款、解決爭議的辦法等主要條款，盡可能訂立擔保條款（定金、保證或抵押等）。2.

5、2.5 合同應明確約定違約責任。合同中可以約定違約后承擔繼續(xù)履行，采取必要補救措施的責任；合同中可以約定違約后承擔賠償損失的責任；合同中可以約定違約時應支付一定數(shù)額的違約金；合同中可以約定定金條款。前述違約責任條款既可以單獨約定，也可以同時約定。2.2.6 涉及商業(yè)秘密的合同，應當訂立保密條款，約定保密責任。2.2.7 合同可以約定下列解除合同的條件：1） 一方違約，影響合同目的的實現(xiàn)；2）其他條件1.7合同應當約定下列解決爭議的方式：1）雙方協(xié)商；2 ）提請仲裁；3 ）訴訟。在約定訴訟法院條款時，應盡可能約定為向公司所在地法院提起訴訟。1.8格式合同空白處不需填寫內(nèi)容的，應劃斜線予以填充，防

6、止合同內(nèi)容被偽造或篡改。2.5合同的審查2.1.7 公司合同嚴格實行評審制度。除使用本公司提供的格式合同外，合同必須經(jīng)經(jīng)辦部門、公司相關部門、財務部門等多方評審（合同金額在10000元以上的還應交法律顧問審查），方可報送公司領導審批。如使用本公司提供的格式合同，則由經(jīng)辦部門會同品控部與對方進行價格談判，談判結果得到公司領導認可后，履行會簽程序，報公司領導批準。2.1.8 各部門負責對本部門的合同進行審核，并對其他部門擬送審的合同進行職能審核。2.1.9 財務部門負責對各部門合同中付款方式、付款期限等財務約定進行審核。2.1.10 法律顧問負責對合同的內(nèi)容、形式的合法性、有利性以及條款的嚴密性進

7、行審核。2.1.11 對設施設備維保合同、保潔外包合同等業(yè)務合同，以及廣告營銷類合同，應當經(jīng)過品控部和行政部審核。2.1.12 對需進行評審的合同，合同經(jīng)辦人應當填寫合同評審表，并將合同評審表與提交評審的合同一起加蓋本部門的騎縫章，經(jīng)本部門、評審部門、財務部門評審后，送法律顧問進行審查（必要時）。合同經(jīng)辦人員草擬合同后，也可先送法律顧問進行初審，經(jīng)修改后再按前規(guī)定程序送審。2.1.13 法律顧問應當在要求的時限內(nèi)完成審查工作。2.1.14 法律顧問應當全面審查合同。對合同中的一般問題，法律顧問可提出具有可操作性的修改建議。對有重大法律隱患或對公司嚴重不利的合同，法律顧問可以直接進行修改。2.1

8、.15 法律顧問在合同審查結束后，應當在合同評審表簽署評審意見，蓋章，并注明審查日期1.9對違反本規(guī)定送審的合同，審批人將拒絕審批，并責成有關責任人和責任部門予以糾正。2.6合同的簽訂2.1.16 合同必須由法定代表人或其授權的代理人簽字（蓋章），加蓋合同專用章或公司公章。合同應當有經(jīng)辦人簽字（蓋章），合同附件應當同時簽字（蓋章）確認。2.1.17 對合同進行修改、增刪，應在修改、增刪處加蓋印章或由經(jīng)辦人簽名進行確認。2.1.18 重要合同應當約定由本公司保存的合同文本不少于叁份。2.1.19 兩頁（含兩頁）以上的自行裝訂的合同，應當加蓋騎縫章。2.1.20 禁止“先履行，后補簽”合同的行為。

9、2.7合同的履行2.2.8 合同應當按約定全面、及時履行。合同相對方違約，應當及時按約定追究其違約責任。按約定解除合同的，應當及時通知對方。通知方式應當選擇易被證明的方式。2.2.9 遇有可能給公司造成損失的緊急情況，經(jīng)辦人及所在部門除及時向公司和法律顧問報告外，應同時采取措施防止損失的擴大。3.外委合同的簽訂和履行3.1 外委合同的范圍：外委合同是指因公司業(yè)務需要需對外委托而與業(yè)務承包方簽訂的合同，包括各類設施設備維保合同、保潔外包合同、化糞池清淘合同、建渣清運合同等。3.2 外委合同的合格供方的選擇：品控部根據(jù)維保企業(yè)與本公司和其他公司合作時的履約情況等信息，建立公司需對外委托的相關業(yè)務的

10、合格供方名單；項目管理部應就擬外委事項推薦合格供方，并提供推薦合格供方調查報告單；品控部根據(jù)市場變化情況和項目管理部的推薦，及時評估調整合格供方名單。3.3 外委合同范本的制定：品控部負責擬訂各業(yè)務外委合同范本，并組織項目管理部、財務部等相關部門和公司領導評審，評審通過經(jīng)參與評審人員、法律顧問和公司領導簽字確認后將合同范本下發(fā)到各項目管理部、行政部和財務部/續(xù)簽，包括邀請1.10 外委合同的簽訂/續(xù)簽：各項目管理部負責本項目外委合同的簽訂合格供方參與投標或合同談判、組織公司品控部等相關職能部門和公司領導進行合同評審（主要為合作單位的選擇和合同價格的評審）等工作。外委合同需續(xù)簽時，續(xù)簽工作必須在

11、上期合同到期前完成。具體規(guī)定如下：1）各管理部必須在外委合同到期3個月前，就本次合作情況和續(xù)簽工作開展預評估工作，提出書面的預評估報告。2）在合同到期2個月前，應至少聯(lián)絡兩家以上有資質、有信譽的單位進行合作可能性的評估和初步價格談判，同時對合同執(zhí)行情況進行檢查評估。3）合同到期前1個月，會同品控部與擬合作方進行價格談判，協(xié)商擬定合同（合同內(nèi)容按公司范本），并按程序進行合同評審和簽訂。1.11 外委合同的履行：項目管理部負責合同的履行，包括要求和監(jiān)督乙方按合同約定履行義務、向乙方付款的手續(xù)辦理等。1.12 合同履行監(jiān)督：品控部對各項目共用設施設備的維保合同實施情況進行監(jiān)督，各項目管理部凡涉及維保

12、合同付款的申請必須經(jīng)品控部簽署書面意見，并附外委維保評估報告，方可辦理付款手續(xù)。1.13 記錄的管理：外委合同執(zhí)行中產(chǎn)生的記錄由項目管理部歸口管理，產(chǎn)生的重要記錄，包括設施設備年檢報告、合格證、月度設施設備維保、運行評估報告及項目管理部對維保協(xié)議履約評估等，品控部應備份存檔（原件只有一份時，品控部留存復印件）。4.合同的管理2.8 各部門擬定和欲簽訂的合同、協(xié)議均由行政部統(tǒng)一加蓋公司公章，進行統(tǒng)一編號管理。2.9 合同、協(xié)議簽訂后，行政部統(tǒng)一安排合同的領取和存檔。合同評審表連同加蓋騎縫章的最后定稿合同留行政部，合同原件留行政部和財務部，合同執(zhí)行部門和品控部（針對外委合同）留存合同復印件。2.1.21 處罰規(guī)定2.2.10 違反本制度規(guī)定者，按行政處罰制度進行處罰。2.2.11 合同經(jīng)辦人或合同涉及的相關人員違反上述規(guī)定，給公司造成嚴重損