用友費(fèi)用管理解決方案

1、用友費(fèi)用管理解決方案目錄1 費(fèi)用管理概述 32 預(yù)算管理 42.1 預(yù)算編制 42.2 預(yù)算控制 43 費(fèi)用撥付 54 借款管理 55 費(fèi)用管理 65.1 費(fèi)用申請(qǐng) 65.2 費(fèi)用合同 65.3 費(fèi)用報(bào)銷 75.4 費(fèi)用調(diào)整 86 會(huì)計(jì)處理 87 費(fèi)用分析 98 目標(biāo)用戶 109 競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì) 111 費(fèi)用管理概述費(fèi)用，是企業(yè)控本降耗，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要控制指標(biāo)。在醫(yī)藥行業(yè)，費(fèi)用控制比成本控制具有更重要的意義。比如制藥行業(yè)，費(fèi)用大約占到銷售收入的比重 50%左右，而成本只占銷售收入一般不足 10%。根據(jù)會(huì)計(jì)學(xué)重要性原則，顯然在制藥行業(yè)費(fèi)用控制遠(yuǎn)比成本控制重要得多。只講對(duì)費(fèi)用的控制其實(shí)是過(guò)于狹隘

2、的，費(fèi)用管理的重點(diǎn)不在控制，更在于費(fèi)用的有效投放。提高費(fèi)用的投入產(chǎn)出效果是費(fèi)用管理的重中之重。費(fèi)用管理管理的費(fèi)用范圍包括銷售費(fèi)用和管理費(fèi)用。為用戶提供費(fèi)用預(yù)算的編制，費(fèi)用報(bào)銷的支付，費(fèi)用的投入產(chǎn)出效果分析等功能。流程說(shuō)明： 由業(yè)務(wù)員提出費(fèi)用申請(qǐng)，費(fèi)用申請(qǐng)受費(fèi)用預(yù)算控制，即只能在預(yù)算內(nèi)提出費(fèi)用申請(qǐng)。費(fèi)用申請(qǐng)經(jīng)各級(jí)權(quán)責(zé)人審批后，營(yíng)銷財(cái)務(wù)編制會(huì)計(jì)憑證：借費(fèi)用，貸預(yù)提(是否編制憑證，以及編制什么憑證，用戶可自行決定，此處的借費(fèi)用貸預(yù)提，只是常見模式)。 有的費(fèi)用申請(qǐng)需要進(jìn)一步簽訂費(fèi)用合同，比如在藥店或超市要舉辦某個(gè)市場(chǎng)活動(dòng)，經(jīng)常需要與藥店或超市簽訂一個(gè)費(fèi)用支持合同，即藥店或超市舉辦某個(gè)市場(chǎng)活動(dòng)，廠家給

3、予一定的費(fèi)用支持。對(duì)于需要簽訂費(fèi)用合同的，依據(jù)費(fèi)用申請(qǐng)單生成費(fèi)用合同單。 參照費(fèi)用申請(qǐng)單生成的費(fèi)用合同單，由于申請(qǐng)金額不等于合同金額而形成的差額 (一般是節(jié)約差)，營(yíng)銷財(cái)務(wù)編制紅字的預(yù)提費(fèi)用憑證，將費(fèi)用申請(qǐng)時(shí)多預(yù)提的費(fèi)用沖回。 費(fèi)用合同，也可以手工填制。費(fèi)用合同同樣受費(fèi)用預(yù)算的控制。(是否要預(yù)算控制，用戶可以自行設(shè)定) 經(jīng)審批后的費(fèi)用申請(qǐng)單(不需要簽訂費(fèi)用合同的)、費(fèi)用合同單，可以參照生成費(fèi)用報(bào)銷單，進(jìn)行實(shí)際的現(xiàn)金支付。費(fèi)用報(bào)銷單可以支付現(xiàn)金，也可以沖抵先前的借款。費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)權(quán)責(zé)人審批后，營(yíng)銷財(cái)務(wù)編制會(huì)計(jì)憑證：借應(yīng)付(之前已走申請(qǐng)流程的)，或借費(fèi)用(未走申請(qǐng)直接報(bào)銷的)，貸現(xiàn)金或其他應(yīng)收款等

4、。2 預(yù)算管理2.1 預(yù)算編制可以靈活定義預(yù)算項(xiàng)目，可以為不同的預(yù)算項(xiàng)目指定不同的編制口徑(按部門+業(yè)務(wù)員+客戶任意組合)?？梢造`活定義各費(fèi)用管理類與預(yù)算項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并在費(fèi)用單據(jù)錄入時(shí)自動(dòng)匹配找到預(yù)算項(xiàng)目。用戶可以在 excel 表中先行編制預(yù)算再導(dǎo)入到費(fèi)用預(yù)算單中。支持預(yù)算調(diào)整，可以調(diào)增，也可以調(diào)減。2.2 預(yù)算控制可以定義費(fèi)用管理類與預(yù)算項(xiàng)目的定義關(guān)系。可以是多個(gè)費(fèi)用管理類對(duì)應(yīng)同一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目。比如可以把預(yù)算項(xiàng)目定義為辦事處日常費(fèi)用，費(fèi)用管理類的辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、水電費(fèi)等都從屬于辦事處日常費(fèi)用這個(gè)預(yù)算項(xiàng)目。費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，只要錄入費(fèi)用管理類，系統(tǒng)就可以自動(dòng)匹配帶入默認(rèn)的預(yù)算項(xiàng)目。默認(rèn)的預(yù)算項(xiàng)目

5、可以修改，用于調(diào)劑余缺。根據(jù)選項(xiàng)，當(dāng)月的預(yù)算結(jié)余或預(yù)算透支可以轉(zhuǎn)入下月。預(yù)算控制力度分為超預(yù)算時(shí)提醒，超預(yù)算時(shí)強(qiáng)制終止，不控制等選項(xiàng)。預(yù)算超支可以走審批流進(jìn)行審批。等待審批的信息可以通過(guò)短信、郵件、U8 平臺(tái)消息通知審批人，提請(qǐng)審批。審批時(shí)可以輸入審批意見。審批意見可以通過(guò)短信、郵件、U8 平臺(tái)消息反饋給提交人，提請(qǐng)按審批意見修改。下圖為審批的反饋信息：3 費(fèi)用撥付（U8 有此功能，U6 無(wú)此功能）處理公司財(cái)務(wù)向營(yíng)銷財(cái)務(wù)，營(yíng)銷財(cái)務(wù)向大區(qū)或辦事處劃撥款項(xiàng)的專用單據(jù)。在醫(yī)藥企業(yè)，一般在公司賬套之外再設(shè)立一個(gè)營(yíng)銷財(cái)務(wù)的賬套，營(yíng)銷財(cái)務(wù)管轄的各個(gè)大區(qū)、辦事處還會(huì)在所在地銀行開設(shè)備用金賬戶。營(yíng)銷財(cái)務(wù)需要系

6、統(tǒng)反映與公司賬套間的資金往來(lái)，與大區(qū)、辦事處的資金往來(lái)?？梢愿鶕?jù)活動(dòng)申請(qǐng)單、活動(dòng)報(bào)銷申請(qǐng)單和醫(yī)院開發(fā)申請(qǐng)單、醫(yī)院開發(fā)報(bào)銷申請(qǐng)單批準(zhǔn)的劃撥額向辦事處撥款。4 借款管理（U8 有此功能，U6 無(wú)此功能）借款單是處理備用金借款、市場(chǎng)開發(fā)借款、市場(chǎng)活動(dòng)借款等員工各種借款的專用單據(jù)?？梢远嘟嵌扔涗浗杩钣猛?，包括借款用于的費(fèi)用管理類、費(fèi)用會(huì)計(jì)類、客戶、存貨、項(xiàng)目(如某項(xiàng)市場(chǎng)活動(dòng)，進(jìn)院開發(fā))、客戶聯(lián)系人(如某醫(yī)生、醫(yī)院庫(kù)房主管)等。可以直接選擇借款單還款，支持多次還款，支持一個(gè)員工替另一個(gè)員工還款?？梢愿鶕?jù)活動(dòng)申請(qǐng)單、醫(yī)院開發(fā)申請(qǐng)單向業(yè)務(wù)員借款。借款明細(xì)表，詳細(xì)反映員工借款和還款情況。5 費(fèi)用管理5.1 費(fèi)

7、用申請(qǐng)（U8 有此功能，U6 無(wú)此功能）費(fèi)用申請(qǐng)單是業(yè)務(wù)代表提交費(fèi)用的使用申請(qǐng)，以及費(fèi)用申請(qǐng)的多級(jí)審批的專用單據(jù)。應(yīng)用場(chǎng)景：業(yè)務(wù)代表要在某個(gè)藥店(或超市)舉辦市場(chǎng)宣傳活動(dòng)，先提出費(fèi)用使用申請(qǐng)，申請(qǐng)金額 2000 元，按照申請(qǐng)金額的大小由相應(yīng)的權(quán)責(zé)人(辦事處經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理、銷售付總、總經(jīng)理)審批后，申請(qǐng)可以付諸實(shí)行。費(fèi)用申請(qǐng)?zhí)岢鰰r(shí)占用預(yù)算額度，超預(yù)算時(shí)可以走審批流申請(qǐng)審批。5.2 費(fèi)用合同（U8 有此功能，U6 無(wú)此功能）費(fèi)用合同單是用于記錄廠家與客戶(主要是藥店、超市)簽訂的費(fèi)用支持合同的專用單據(jù)。應(yīng)用場(chǎng)景：業(yè)務(wù)代表提出的在某藥店舉辦的市場(chǎng)宣傳活動(dòng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，業(yè)務(wù)代表與藥店洽談實(shí)際達(dá)成支持

8、費(fèi)用為 1800 元，即某藥店配合廠家做市場(chǎng)宣傳活動(dòng)給予的費(fèi)用支持是 18000 元，雙方簽訂費(fèi)用支持合同。費(fèi)用合同單可以手工填制，也可以參照費(fèi)用申請(qǐng)單生成。費(fèi)用合同單保存后占用預(yù)算預(yù)算額度，超預(yù)算時(shí)可以走審批流申請(qǐng)審批。5.3 費(fèi)用報(bào)銷費(fèi)用報(bào)銷單是用于記錄營(yíng)銷活動(dòng)或企業(yè)管理活動(dòng)發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用的專用單據(jù)。費(fèi)用報(bào)銷的結(jié)算對(duì)象可以是業(yè)務(wù)員也可以是客戶。比如報(bào)銷的差旅費(fèi)、招待費(fèi)等結(jié)算對(duì)象是業(yè)務(wù)員，報(bào)銷的市場(chǎng)支持費(fèi)用結(jié)算對(duì)象是客戶(比如藥店、超市)。費(fèi)用報(bào)銷單是費(fèi)用管理模塊的核心單據(jù)，可以手工填制，也可以從 excel 中導(dǎo)入生成。還與多個(gè)模塊的多張單據(jù)有接口關(guān)系，接口關(guān)系圖如下(即：可以參照這些單據(jù)

9、生成費(fèi)用報(bào)銷單)：費(fèi)用管理模塊為費(fèi)用提供兩種分類方法：一是費(fèi)用管理類，只用于內(nèi)部管理，不對(duì)外，二是費(fèi)用會(huì)計(jì)類，用于編制會(huì)計(jì)憑證。用戶可將費(fèi)用管理類分作如：學(xué)術(shù)推廣費(fèi)、臨床試驗(yàn)費(fèi)、商業(yè)咨詢費(fèi)、市場(chǎng)開發(fā)費(fèi)等；將費(fèi)用會(huì)計(jì)類分作如差旅費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。費(fèi)用管理類與會(huì)計(jì)類經(jīng)緯結(jié)合，既真實(shí)記錄灰色支出，又有效抹平灰色支出痕跡，將灰色支出有效隔絕于外部審計(jì)視線之外。比如：臨床費(fèi)是一種敏感的費(fèi)用，但在藥品銷售中卻又必不可少。臨床費(fèi)付給醫(yī)生是無(wú)法取得任何合法的商事票據(jù)的，但這些費(fèi)用還得想法報(bào)銷入賬，實(shí)踐中多變通為會(huì)務(wù)費(fèi)、學(xué)術(shù)研討費(fèi)、招待費(fèi)等報(bào)賬。雖然會(huì)計(jì)上已按票據(jù)記載的內(nèi)容把臨床費(fèi)分解成會(huì)務(wù)費(fèi)、學(xué)術(shù)研討

10、費(fèi)、招待費(fèi)入賬，但管理上卻還要能統(tǒng)計(jì)出臨床費(fèi)實(shí)際支付了多少。用戶可以根據(jù)管理的實(shí)際需要，按部門+業(yè)務(wù)員+客戶+費(fèi)用管理類設(shè)定不同報(bào)銷金額的審批流程，按部門+業(yè)務(wù)員+客戶+預(yù)算項(xiàng)目設(shè)定超預(yù)算的審批流程。實(shí)現(xiàn)對(duì)費(fèi)用發(fā)生全過(guò)程的有效管理。費(fèi)用報(bào)銷款項(xiàng)的支付對(duì)象可以是業(yè)務(wù)員，也可以是客戶，可以支付現(xiàn)金(銀行存款)也可以用于抵還之前的借款。5.4 費(fèi)用調(diào)整費(fèi)用調(diào)整單主要用于錄入直接在會(huì)計(jì)部門入賬，而營(yíng)銷賬套中未能及時(shí)反映的費(fèi)用。比如固定資產(chǎn)折舊，一般在會(huì)計(jì)部門計(jì)提并入賬，但此費(fèi)用又納入營(yíng)銷業(yè)績(jī)考核，就應(yīng)該錄入費(fèi)用調(diào)整單。6 會(huì)計(jì)處理可根據(jù)已審核的費(fèi)用報(bào)銷單、費(fèi)用撥付單、借款單和還款單編制會(huì)計(jì)憑證，傳入總

11、賬系統(tǒng)。費(fèi)用報(bào)銷單生成憑證時(shí)，根據(jù)科目設(shè)置中的費(fèi)用科目設(shè)置取借方科目，根據(jù)結(jié)算科目設(shè)置取貸方科目。費(fèi)用報(bào)銷單編制憑證借什么科目貸什么科目，可自動(dòng)匹配實(shí)現(xiàn)。費(fèi)用撥付單、借款單、收款單、費(fèi)用申請(qǐng)單和費(fèi)用合同單，借貸方科目直接取自單據(jù)上的相關(guān)字段。若需要將費(fèi)用與總賬分屬兩個(gè)賬套，費(fèi)用賬套中編制的會(huì)計(jì)憑證可通過(guò)總賬工具導(dǎo)入到總賬的賬套中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，減少憑證錄入工作量。7 費(fèi)用分析費(fèi)用明細(xì)表：反映費(fèi)用發(fā)生的明細(xì)情況，是一張最基本的費(fèi)用報(bào)銷?？梢悦骷?xì)反映各個(gè)業(yè)務(wù)員報(bào)銷了多少費(fèi)用，各個(gè)辦事處報(bào)銷了多少費(fèi)用，也可以反映費(fèi)用是因預(yù)算執(zhí)行情況分析表：按月反映預(yù)算使用及結(jié)余或透支情況的分析報(bào)表。在預(yù)算范圍內(nèi)使用

12、和報(bào)銷費(fèi)用，是費(fèi)用管理的基本需求。抵票報(bào)銷對(duì)照表：反映一個(gè)業(yè)務(wù)員用什么發(fā)票報(bào)銷了什么費(fèi)用。在實(shí)際工作中，由于有很多費(fèi)用在發(fā)生時(shí)無(wú)法取得合法的報(bào)銷憑據(jù)(比如給醫(yī)生的臨床費(fèi))，一般由業(yè)務(wù)員自己找替代的發(fā)票來(lái)報(bào)銷。這樣在賬上記錄的全是按替代發(fā)票的口徑記錄的賬務(wù)，無(wú)法知道費(fèi)用的真實(shí)用途。企業(yè)需要把賬務(wù)上的記錄再還原成真實(shí)的用途，因此也有稱作費(fèi)用還原的。投入產(chǎn)出分析，投入是指投入了多少費(fèi)用，產(chǎn)出是指產(chǎn)出了多少純銷或回款，反映各分析對(duì)象(業(yè)務(wù)員、辦事處、客戶、存貨)的花錢效果?？刹樵冃麻_發(fā)客戶的投入產(chǎn)出情況，可對(duì)投入的費(fèi)用(如市場(chǎng)開發(fā)費(fèi))做產(chǎn)出純銷的跟蹤。投入產(chǎn)出分析在管理上有重要的作用，比如各種存貨的投

13、入產(chǎn)出效益是不一樣的，有的存貨每投入一元錢，可能純銷額就會(huì)有較大的竄升，而有的存貨對(duì)投入費(fèi)用缺乏敏感，投的費(fèi)用再多，可能純銷額也不會(huì)有大的改觀。比如對(duì)部門的投入產(chǎn)出分析，我們就可以知道哪些區(qū)域的花錢效果最好，哪些在平均線以上，哪些在平均線以下，實(shí)現(xiàn)對(duì)部門作出客觀而公正的獎(jiǎng)懲。費(fèi)用管理模塊還提供如費(fèi)用趨勢(shì)分析、付款明細(xì)、預(yù)算控制等多張分析報(bào)表。8 目標(biāo)用戶 適用于所有行業(yè)。 對(duì)銷售費(fèi)用和管理費(fèi)用編制預(yù)算，控制按預(yù)算使用費(fèi)用，超預(yù)算需要審批的，是我們的目標(biāo)用戶。 需要詳細(xì)核算費(fèi)用報(bào)銷，費(fèi)用報(bào)銷需要多級(jí)審批的，是我們的目標(biāo)用戶。 抵票報(bào)銷，需要費(fèi)用還原的，是我們的目標(biāo)用戶。 關(guān)心費(fèi)用的使用效果，需要

14、做投入產(chǎn)出分析的，是我們的目標(biāo)用戶。9 競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì) 集成度高。U8 標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品由預(yù)算管理和報(bào)賬中心、網(wǎng)上報(bào)銷多個(gè)模塊分別處理預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。U8 費(fèi)用管理插件包括了預(yù)算和費(fèi)用兩方面內(nèi)容，在一個(gè)模塊中全部搞定，集成性和易用性都更好。 領(lǐng)域針對(duì)性強(qiáng)。U8 標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的預(yù)算管理模塊確切的說(shuō)是全面預(yù)算管理，可以對(duì)收入、費(fèi)用、成本、利潤(rùn)等各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)編制預(yù)算，甚至可以編制資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表這樣的預(yù)算。但缺點(diǎn)也是顯面易見的，大而空，不實(shí)用，有好多功能對(duì)用戶沒意義。U8 費(fèi)用管理插件專門針對(duì)有費(fèi)用預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷時(shí)有預(yù)算控制需求的用戶量身定制的。象超預(yù)算審批，抵票報(bào)銷，投入產(chǎn)出分析等都是費(fèi)用管理領(lǐng)域中很個(gè)性的問(wèn)題。 價(jià)格便宜。U8 標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品預(yù)算管理的基礎(chǔ)模塊價(jià) 59800 元，每增一個(gè)許可要 18000元，報(bào)賬中心的基礎(chǔ)模塊價(jià) 50000