論物業(yè)管理企業(yè)成本的特點(diǎn)及管控

1、論物業(yè)管理企業(yè)成本的特點(diǎn)及管控    摘要 本文比較系統(tǒng)地分析了物業(yè)管理企業(yè)成本的特點(diǎn)及物業(yè)管理企業(yè)成本管理的現(xiàn)狀,在此基礎(chǔ)上提出了完善物業(yè)管理 企業(yè)成本管控的對(duì)策,包括:運(yùn)用價(jià)值工程追蹤作業(yè)成本完善細(xì)節(jié)管理降低組織成本提升科技含量發(fā)揮集中優(yōu) 勢(shì)等關(guān)鍵詞 物業(yè)管理;物業(yè)管理成本;管控對(duì)策  一物業(yè)管理企業(yè)成本的特點(diǎn)  物業(yè)管理企業(yè)的工作就是根據(jù)物業(yè)服務(wù)合同的約定,對(duì)房屋及配套的設(shè)施設(shè)備和相關(guān)場(chǎng)地進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)管理,維護(hù)相關(guān)區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生和秩序從物業(yè)管理企業(yè)的工作性質(zhì)可以看出,

2、物業(yè)管理企業(yè)的工作具有空間分散時(shí)間連續(xù)內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)空間分散是指物業(yè)管理企業(yè)的工作地分散,因?yàn)槠涔芾淼氖且粋€(gè)個(gè)獨(dú)立的物業(yè)小區(qū),這些管理對(duì)象可能在一個(gè)地區(qū),也可能延伸至全國(guó)時(shí)間連續(xù)是指物業(yè)管理企業(yè)的工作時(shí)間連續(xù),要24小時(shí)為業(yè)主提供服務(wù),有人形象地稱之為“招手即?！?即隨時(shí)要提供物業(yè)管理服務(wù)內(nèi)容復(fù)雜即物業(yè)管理企業(yè)的工作內(nèi)容多而雜,既有物的管理,又有人的服務(wù),有人形象地稱之為“包治百病”,即在一個(gè)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi),物業(yè)管理企業(yè)是“上管天,下管地,中間管空氣”,這話一點(diǎn)不假由于物業(yè)管理的這些特點(diǎn),導(dǎo)致物業(yè)管理企業(yè)成本也呈現(xiàn)出如下特點(diǎn): 1.點(diǎn)多即物業(yè)管理企業(yè)的成本形成點(diǎn)多物業(yè)管理企業(yè)的成本可

3、分為服務(wù)成本管理成本經(jīng)營(yíng)成本服務(wù)成本是在為業(yè)主服務(wù)過(guò)程中發(fā)生的成本,如維護(hù)小區(qū)治安進(jìn)行消防檢查,保障小區(qū)安寧安靜等過(guò)程中發(fā)生的成本管理成本是對(duì)小區(qū)房屋及配套的設(shè)施設(shè)備和相關(guān)場(chǎng)地進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)管理所發(fā)生的成本,如小區(qū)設(shè)施設(shè)備的維修等經(jīng)營(yíng)成本是物業(yè)管理企業(yè)在開(kāi)展社區(qū)經(jīng)濟(jì)過(guò)程中所發(fā)生的成本,如經(jīng)營(yíng)小區(qū)會(huì)所經(jīng)營(yíng)公共設(shè)施等因此,在物業(yè)管理企業(yè),每個(gè)部門(mén)每個(gè)單位每個(gè)環(huán)節(jié)每個(gè)崗位每個(gè)個(gè)人都是一個(gè)成本形成點(diǎn) 2.面廣即物業(yè)管理企業(yè)成本的發(fā)生在地域上分布面廣物業(yè)管理企業(yè)為了發(fā)展,為了取得規(guī)模效益,總是不斷地爭(zhēng)地盤(pán)搶市場(chǎng),規(guī)模越做越大,地盤(pán)越爭(zhēng)越多,市場(chǎng)也越來(lái)越大,物業(yè)的分布面也越來(lái)越廣,從而使物業(yè)管理成

4、本的發(fā)生面也越來(lái)越廣 3.線長(zhǎng)即物業(yè)管理企業(yè)成本監(jiān)控線長(zhǎng)物業(yè)管理企業(yè)由于其工作從空間上要延伸到所管物業(yè)的每個(gè)角落,從時(shí)間上要延伸到所管物業(yè)的每個(gè)時(shí)點(diǎn),所以導(dǎo)致物業(yè)管理企業(yè)的管理層次多,從而使大部分成本發(fā)生點(diǎn)和相應(yīng)成本監(jiān)控點(diǎn)之間相隔較長(zhǎng),從而形成較長(zhǎng)的成本監(jiān)控線 4.管難由于物業(yè)管理企業(yè)的成本具有上述特點(diǎn),導(dǎo)致物業(yè)管理企業(yè)的成本監(jiān)管難表現(xiàn)為難統(tǒng)一模式難統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)難統(tǒng)一核算因?yàn)椴煌飿I(yè)往往類型不一大小不一新舊不一特點(diǎn)不一業(yè)主的要求不一收費(fèi)模式不一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不一,不同物業(yè)面臨的市場(chǎng)環(huán)境社會(huì)環(huán)境也差異很大,導(dǎo)致物業(yè)管理企業(yè)很難用統(tǒng)一的成本管理模式統(tǒng)一的成本管理標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的核算要求管理所

5、有管理處(項(xiàng)目中心)因此,物業(yè)管理企業(yè)的成本管理難  二物業(yè)管理企業(yè)成本管理的現(xiàn)狀  1.成本管理起點(diǎn)的滯后性即物業(yè)管理企業(yè)的成本管理起始于物業(yè)接管驗(yàn)收以后事實(shí)上,物業(yè)管理成本的高低很大程度上取決于物業(yè)自身的特點(diǎn),如物業(yè)的規(guī)模物業(yè)的設(shè)計(jì)特點(diǎn)物業(yè)所使用的材料物業(yè)的質(zhì)量物業(yè)的風(fēng)格等這些先天因素在很大程度上決定了物業(yè)管理成本的高低因此,物業(yè)管理企業(yè)成本管理的起點(diǎn)應(yīng)該是物業(yè)的規(guī)劃設(shè)計(jì)階段,而不是物業(yè)接管驗(yàn)收以后盡管現(xiàn)在物業(yè)開(kāi)發(fā)商也邀請(qǐng)物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行前期介入,但介入的重點(diǎn)是對(duì)物業(yè)的功能進(jìn)行評(píng)估,而很少對(duì)成本進(jìn)行評(píng)估,即是對(duì)成本進(jìn)行評(píng)估,也主要是物業(yè)自身的建造成本

6、,而非物業(yè)的使用成本或物業(yè)管理企業(yè)的管理成本成本管理起點(diǎn)的滯后性,嚴(yán)重影響了物業(yè)管理企業(yè)的成本 2.成本管理體制的兩難性物業(yè)管理企業(yè)的成本管理體制存在“一管就死,一放就亂”的兩難選擇以前大部分物業(yè)管理企業(yè)的成本管理體制是“統(tǒng)一管理,分級(jí)核算”,實(shí)行財(cái)務(wù)一支筆,會(huì)計(jì)全部集中在公司總部,下屬管理處(項(xiàng)目中心)只設(shè)出納,以強(qiáng)化總部對(duì)下屬管理處(項(xiàng)目中心)的成本管理但因物業(yè)管理公司的下屬管理處(項(xiàng)目中心)處于分散狀態(tài),且分布面較廣,這樣對(duì)管理處(項(xiàng)目中心)的日常管理帶來(lái)一定影響,特別是一些大的物業(yè)管理公司,因?yàn)橄聦俟芴?項(xiàng)目中心)每發(fā)生一筆費(fèi)用都要到總部各職能部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)哪里去報(bào)批,效率較

7、低采取這一管理體制,也增加了相應(yīng)的監(jiān)管成本,實(shí)質(zhì)上也很難真正監(jiān)管到位于是一些物業(yè)管理企業(yè)嘗試將成本管理權(quán)下放,但一放,在成本管理中就出現(xiàn)了混亂現(xiàn)象因此,管理體制的不順,影響了物業(yè)管理企業(yè)的成本管理 3.成本管理思路的片面性現(xiàn)在物業(yè)管理企業(yè)一提成本管理就是降低成本,一降低成本就是裁員減人減少工作時(shí)間,減少費(fèi)用支出等等殊不知這樣的管理思路,已嚴(yán)重不適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,也不適應(yīng)物業(yè)管理市場(chǎng)自身的發(fā)展成本管理思路的片面性導(dǎo)致物業(yè)管理企業(yè)成本管理的深度廣度都嚴(yán)重不夠在管理深度上,往往只重視服務(wù)與管理過(guò)程的節(jié)約,而沒(méi)有通過(guò)成本與技術(shù)的有機(jī)結(jié)合成本與業(yè)主需要的有機(jī)結(jié)合成本與服務(wù)質(zhì)量的最佳匹配,

8、實(shí)現(xiàn)成本的深度控制在管理廣度上,往往只側(cè)重于企業(yè)內(nèi)部成本要素的控制,而忽視了企業(yè)外部影響成本變化因素的控制 4.成本管理方法的局限性物業(yè)管理企業(yè)現(xiàn)行的成本管理方法包括標(biāo)準(zhǔn)成本法責(zé)任成本法等,都是傳統(tǒng)的成本管理方法這些方法在一定條件下能發(fā)揮一定的作用,但在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,特別是在強(qiáng)調(diào)業(yè)主為主導(dǎo)的條件下,這樣的成本管理方法有其局限性標(biāo)準(zhǔn)成本責(zé)任成本實(shí)際上體現(xiàn)的是一種差額管理思想,即根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和經(jīng)濟(jì)效益的要求,預(yù)先制定成本控制的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo),核算后對(duì)產(chǎn)生的實(shí)際成本和標(biāo)準(zhǔn)成本之間的差異進(jìn)行分析評(píng)價(jià)考核,以確保經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)可見(jiàn),這種方法立足的是企業(yè)內(nèi)部,核算的是企業(yè)內(nèi)部的耗費(fèi),成

9、本管理的目標(biāo)是以盡可能少的價(jià)值犧牲換取利潤(rùn)最大化這樣的方法忽略了市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)忽略了業(yè)主的需求忽略了行業(yè)的發(fā)展,不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展 5.成本管理主體的單一性在現(xiàn)代大企業(yè)中,成本企劃人員大多是從事成本企劃工作多年有著豐富經(jīng)驗(yàn)的成本規(guī)劃師他們?cè)谄髽I(yè)工作多年,熟悉本企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的各項(xiàng)流程,對(duì)市場(chǎng)中同行業(yè)的成本趨勢(shì)比較敏感,視野比較開(kāi)闊,也較容易發(fā)現(xiàn)降低成本的途徑但在物業(yè)管理企業(yè),成本控制的主體是財(cái)務(wù)人員,他們既要從事日常的會(huì)計(jì)工作,又要進(jìn)行成本規(guī)劃和管控工作而事實(shí)上,財(cái)務(wù)人員往往缺乏對(duì)物業(yè)管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程實(shí)質(zhì)的認(rèn)識(shí),對(duì)成本控制往往只限于對(duì)部門(mén)上報(bào)費(fèi)用的監(jiān)控,這樣就很難真正起到對(duì)成本的監(jiān)控作用

10、  三完善物業(yè)管理企業(yè)成本管控的對(duì)策  (一)運(yùn)用價(jià)值工程 價(jià)值工程又稱價(jià)值分析,是指通過(guò)集體智慧和有組織的活動(dòng)對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行功能分析,使目標(biāo)以最低的總成本,可靠地實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品或服務(wù)的必要功能,從而提高產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)值 價(jià)值工程的核心思想是通過(guò)對(duì)選定研究對(duì)象的功能及費(fèi)用分析,提高對(duì)象的價(jià)值這里的價(jià)值,指的是反映費(fèi)用支出與獲得之間的比例,用數(shù)學(xué)比例式表達(dá)如下:價(jià)值=功能/成本提高價(jià)值的基本途徑有五種,即: 1.提高功能,降低成本,大幅度提高價(jià)值; 2.功能不變,降低成本,提高價(jià)值; 3.功能有所提高,成本不變

11、,提高價(jià)值; 4.功能略有下降,成本大幅度降低,提高價(jià)值; 5.提高功能,適當(dāng)提高成本,大幅度提高功能,從而提高價(jià)值  (二)追蹤作業(yè)成本 追蹤作業(yè)成本就是控制作業(yè)成本目前,物業(yè)管理企業(yè)的成本控制一般都是簡(jiǎn)單地控制單位或部門(mén)成本就是以責(zé)任會(huì)計(jì)控制標(biāo)準(zhǔn)成本制度等為核心,依據(jù)組織機(jī)構(gòu)的職能權(quán)限目標(biāo)和任務(wù)來(lái)劃分責(zé)任中心,形成縱橫交錯(cuò)的責(zé)任控制系統(tǒng)橫的方面建立按職能部門(mén)劃分的責(zé)任費(fèi)用中心,縱的方面建立總部管理處(項(xiàng)目中心)二級(jí)責(zé)任中心這種控制方法的局限性就是不易分清許多不屬于單一職能部門(mén)但又具有關(guān)聯(lián)性和同質(zhì)性的費(fèi)用的歸屬,容易造成不同責(zé)任中心為了本部門(mén)

12、或本單位的利益而損害企業(yè)整體利益,成本控制難以達(dá)到全局的最優(yōu)作業(yè)成本控制是著眼于成本動(dòng)因,依照資源耗費(fèi)的因果關(guān)系進(jìn)行成本分析從成本計(jì)算的角度看,它是以作業(yè)為核算對(duì)象,而不是以為管理處(項(xiàng)目中心)為核算對(duì)象這樣就能從整體上控制作業(yè)或工作成本控制作業(yè)成本有助于物業(yè)管理企業(yè)樹(shù)立“以業(yè)主為中心”的管理思想,并改變傳統(tǒng)成本管理只注重成本本身水平高低的狀況,使物業(yè)管理企業(yè)著眼于成本效益水平的高低,以資源的消耗是否對(duì)業(yè)主發(fā)生價(jià)值增值作為評(píng)價(jià)成本管理水平的標(biāo)準(zhǔn),而不再以成本本身水平高低為標(biāo)準(zhǔn)  (三)完善細(xì)節(jié)管理 細(xì)節(jié)出效益物業(yè)管理企業(yè)要降低成本,就必須完善細(xì)節(jié)管理如前所述,物業(yè)

13、管理企業(yè)的成本呈現(xiàn)出“點(diǎn)多面廣線長(zhǎng)”的特點(diǎn)這些特點(diǎn)除了要求我們規(guī)范和完善物業(yè)管理企業(yè)成本管理的思路成本管理的政策成本管理的制度外,也要求我們更多地關(guān)注成本管理的細(xì)節(jié),要將成本管理的重點(diǎn)鎖定在管理和服務(wù)中的每一個(gè)細(xì)節(jié)關(guān)注細(xì)節(jié)就是要克服成本管理中的“跑冒滴漏”現(xiàn)象,要從控制一度電一滴水一張紙抓起,要一分一分地?fù)?一厘一厘地省物業(yè)管理企業(yè)的每個(gè)崗位每個(gè)成本發(fā)生點(diǎn)都要制訂耗費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),要責(zé)任到人,日常消耗和所發(fā)生的費(fèi)用要分別建立臺(tái)賬,每月底由專人計(jì)算匯總,進(jìn)行量化考核要通過(guò)多種形式采取多種途徑讓員工懂得控制成本細(xì)節(jié)的技巧和方法讓人人動(dòng)腦筋個(gè)個(gè)想辦法,群策群力,集思廣益,防堵成本管理中的“管涌” 

14、 (四)降低組織成本 組織成本是影響物業(yè)管理企業(yè)成本的一個(gè)重要因素也是物業(yè)管理企業(yè)易在成本控制中所忽略的組織成本可以分為靜態(tài)和動(dòng)態(tài)兩部分其中靜態(tài)部分就是一個(gè)組織本身結(jié)構(gòu)所決定的成本;而動(dòng)態(tài)部分則是指一個(gè)組織在運(yùn)作過(guò)程中,由于機(jī)制不同導(dǎo)致組織效率不同,從而引起成本不同因此,降低組織成本,要從兩方面入手: 1.要完善組織結(jié)構(gòu),也就是完善組織的硬件部分一個(gè)物業(yè)管理處(項(xiàng)目中心)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)如何設(shè)置,對(duì)物業(yè)管理成本的發(fā)生影響很大現(xiàn)階段各物業(yè)管理公司下屬物業(yè)管理處(項(xiàng)目中心)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)基本趨同,多少年來(lái)也沒(méi)有發(fā)生多大變化要想降低物業(yè)管理成本,首先要降低組織成本物業(yè)管理企

15、業(yè)在接到一個(gè)物業(yè)管理項(xiàng)目后,要對(duì)項(xiàng)目的特點(diǎn)業(yè)主的需求進(jìn)行仔細(xì)分析,然后有針對(duì)性地進(jìn)行組織設(shè)計(jì),做到力求合理盡力杜絕物業(yè)管理處(項(xiàng)目)組織結(jié)構(gòu)上的先天不足同時(shí),也要根據(jù)市場(chǎng)的變化業(yè)主需求的變化不斷調(diào)整組織結(jié)構(gòu) 2.要完善運(yùn)作機(jī)制,也就是完善組織的軟件部分一個(gè)物業(yè)管理處(項(xiàng)目)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置后,管理處按照什么樣的程序和流程進(jìn)行運(yùn)作才能達(dá)到效率最高,從而降低運(yùn)行成本,這也是物業(yè)管理企業(yè)要認(rèn)真研究的如:要完善決策機(jī)制和業(yè)主的溝通機(jī)制日常服務(wù)機(jī)制員工的激勵(lì)機(jī)制員工的進(jìn)出機(jī)制等等此外,還要完善現(xiàn)有會(huì)計(jì)制度的成本科目設(shè)置和歸集工作制度,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算全面預(yù)算成本控制的有效結(jié)合  

16、;(五)提升科技含量 首先,應(yīng)提升物業(yè)管理服務(wù)手段的科技含量,包括配備高科技的設(shè)施設(shè)備,以提升管理服務(wù)效率,降低服務(wù)成本其次,要運(yùn)用先進(jìn)的管理方法,包括在物業(yè)管理和服務(wù)過(guò)程對(duì)人才物的調(diào)度,對(duì)管理和服務(wù)過(guò)程的組織運(yùn)用系統(tǒng)工程運(yùn)籌學(xué)目標(biāo)管理全面質(zhì)量管理價(jià)值工程等現(xiàn)代化管理方法,以降低管理和服務(wù)成本第三,提升物業(yè)管理企業(yè)成本管理本身的科技含量,包括運(yùn)用信息化技術(shù),逐步解決成本管理中成本預(yù)測(cè)成本分析成本評(píng)估等工作利用會(huì)計(jì)核算電腦化和網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì),根據(jù)責(zé)任會(huì)計(jì)核算的要求,利用數(shù)據(jù)庫(kù)建立成本信息庫(kù)等第四,提高人員素質(zhì),建立精通管理會(huì)計(jì)擅長(zhǎng)成本控制的員工隊(duì)伍人員素質(zhì)的高低是決定成本控制工作成敗的一個(gè)關(guān)鍵因素因此,物業(yè)管理企業(yè)一方面要注重引進(jìn)高素質(zhì)高知識(shí)層次的人才,另一方面要立足現(xiàn)有的員工隊(duì)伍,通過(guò)培訓(xùn)等手段大力提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)要堅(jiān)決拋棄物業(yè)管理誰(shuí)都可以干,物業(yè)管理成本誰(shuí)都可以搞的思想  (六)發(fā)揮集中優(yōu)勢(shì) 發(fā)揮集中優(yōu)勢(shì),就是物業(yè)管理企業(yè)在成本控制過(guò)程中,下屬管理處(項(xiàng)目中心)不能各自為陣,要發(fā)揮企業(yè)總部的功能和作用,實(shí)現(xiàn)全企業(yè)范圍內(nèi)的資源和信息共享如對(duì)一些通用強(qiáng)耗用量大供貨時(shí)間快的物料通過(guò)總部的招投標(biāo)實(shí)現(xiàn)“三定管理”即