秘書實務(wù)第二章秘書的一天

1、第二章秘書的一天重點復(fù)習(xí)題：1、 秘書在構(gòu)思當(dāng)日工作時，就正常情況而言，應(yīng)注意哪些問題？答：（1）對于尚未辦結(jié)的重要事項，要構(gòu)思如何承上啟下。（ 2）對于列入計劃的緊急事項，要構(gòu)思上班后如何實施。（ 3）對于重要而不緊急的事項，要構(gòu)思上班后如何順便處理。2、 秘書修飾個人儀表有何意義？答：秘書修飾個人儀表的意義是：（ 1）秘書和秘書機構(gòu)是機關(guān)的門面和窗口。（ 2）秘書的形象問題，直接關(guān)系到組織和領(lǐng)導(dǎo)者的信譽與權(quán)威（ 3）秘書在上班之前，應(yīng)注意個人儀表的修飾，以便給人以美好的印象。3、為什么秘書應(yīng)先于他人上班？答：（1）可以隨時聽候領(lǐng)導(dǎo)者的調(diào)遣；（ 2）可以提前處理緊急事項；（ 3）可以接待急于

2、辦事的外地客人。4、秘書提前上班，旨在做好哪些準備工作？答：秘書提前上班，旨在有充裕的時間做好如下事項準備工作：（ 1）重新檢查送領(lǐng)導(dǎo)者當(dāng)天簽批的文件。（ 2）重新檢查當(dāng)天上午開會的各項會務(wù)工作。（ 3）重新檢查接待領(lǐng)導(dǎo)者上班車輛的運行情況。（ 4）重新檢查對來訪客人的接待工作。（ 5）承接領(lǐng)導(dǎo)者臨時交辦的事項。5、秘書在擬定日程表并向領(lǐng)導(dǎo)報告當(dāng)天工作安排時，應(yīng)注意哪些事項？答：應(yīng)注意的事項有：（ 1）擬定日程表一定要簡潔明了、切實可行，便于領(lǐng)導(dǎo)進行工作。（ 2）擬好的日程表除向領(lǐng)導(dǎo)口頭報告外，還必須請領(lǐng)導(dǎo)者過目，并充分聽取領(lǐng)導(dǎo)者的意見。（ 3）領(lǐng)導(dǎo)者首肯后，秘書要即刻將日程表印制出來，并呈送

3、領(lǐng)導(dǎo)者一份，自己手執(zhí)一份，以便付諸實施。（ 4）日程表在實施過程中，如出現(xiàn)變故而難以按預(yù)定計劃行事時，秘書應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)者及時溝通，由領(lǐng)導(dǎo)者決定是否改動。6、秘書請求工作指示應(yīng)把握哪些要點？答：秘書在請求指示時，應(yīng)把握以下要點：（ 1）秘書請示的內(nèi)容一般為：事關(guān)大局而又無權(quán)處理的問題，難度較大而又無力解決的問題，以及超出秘書職責(zé)范圍的問題。而對于在常規(guī)性工作中出現(xiàn)的問題，秘書則不必事事請示。（ 2）秘書在請示工作時，要做到主旨明確，要言不煩，態(tài)度謙和。切忌面面俱到，語言冗長，恃才不恭。（3）秘書要注意請示方法的選擇，把握好請示的時機和分寸。（4）領(lǐng)導(dǎo)者在口頭指示時，秘書要凝神聆聽，必要時可做記錄，然

4、后予以復(fù)述。如果沒有聽清，或者有不理解之處，秘書應(yīng)當(dāng)面提出，請領(lǐng)導(dǎo)者予以解答。7、秘書下班之前如何“突擊未了事宜”？答：面對下班前的突擊事項，秘書應(yīng)做到以下幾點：（1）秘書要以“正常上班”的心態(tài)應(yīng)對未了事宜，善始善終，一絲不茍。不可因行將下班而心神不定，以至手忙腳亂，失去條理，或草率處理，敷衍應(yīng)付。（2）秘書仍要本著急事先辦的原則，集中力量，加快速度，在有限的時間內(nèi)辦結(jié)必辦之事。（3）如果個人的力量不足，秘書們應(yīng)分工合作，協(xié)同突擊，以保證下班之前辦結(jié)必辦之事。8、秘書在瀏覽當(dāng)日收文時必須把握哪些要領(lǐng)？答：（1）盡快從繁瑣事務(wù)中解脫出來，靜下心來認真閱讀當(dāng)日來文，以及下級組織請求批準的來文。（2

5、）秘書在有限的時間內(nèi)閱讀大量來文，以采用泛讀、掃讀、跳讀等模糊閱讀方式為宜，旨在迅速獲取有價值的信息，從中篩選出急需送領(lǐng)導(dǎo)者閱示的重要來文。（3）為方便領(lǐng)導(dǎo)者對重要來文的閱示，秘書可按照行文目的，將來文分為辦件和閱件；分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或有關(guān)部門機關(guān)。9、秘書怎么樣整理當(dāng)日的文件資料？答：秘書整理文件資料的工作內(nèi)容有以下個方面：（1）秘書在瀏覽的基礎(chǔ)上，要對文件資料初步加以分類、排序和存放。凡需要領(lǐng)導(dǎo)者及有關(guān)部門當(dāng)天閱知或指示的文件，秘書要及時分送。（2）凡暫緩辦理的文件及內(nèi)部交換資料，秘書要如數(shù)收藏在保密柜里，并注意上鎖，以防失泄密。（3）凡當(dāng)天收到的報紙、雜志，秘書要逐一歸類和擺放，使其各就各

6、位。10、秘書記錄當(dāng)天大事時應(yīng)做到哪幾點？答：秘書記錄當(dāng)天大事時，應(yīng)做到：（1）及時。記錄大事，一定要當(dāng)日事當(dāng)日記，不可拖延，不能積壓。（2）客觀。所記大事，一定要秘書逐項核查，使內(nèi)容與事實相符，不可靠想象、推測去做記錄。（3）全面。記錄當(dāng)天大事，一定要反映工作全貌，如實記錄有備查價值和認識價值的重大事項，不可掛一漏萬，也不可有聞必錄。（4）記錄大事還要簡明扼要，使人一目了然。11、秘書下班后繼續(xù)工作應(yīng)防止哪些不良情緒？（1）煩躁。秘書要自覺抵制由壓力而產(chǎn)生的煩躁情緒，心平氣和地繼續(xù)工作。（2）敷衍。秘書要激發(fā)責(zé)任意識，認真處理每項事務(wù)。（3）抱怨。秘書一定要有任勞任怨的精神，心甘情愿地服從工

7、作需要。12、秘書在隨從領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)酬時，應(yīng)做好哪些工作？答：（1）提前安排車輛。（2）及時進行聯(lián)絡(luò)。（3）注意修飾儀表。（4）負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人安全。13、如何正確認識“秘書無休息日”？答：（1）正常情況下，秘書的雙休日與節(jié)假日應(yīng)由自己支配?？墒牵诿貢缬小懊貢鵁o休息日”之說。（2）只要領(lǐng)導(dǎo)工作需要，或者仍有急辦之事尚未出手，即使是雙休日或節(jié)假日，秘書也必須繼續(xù)工作，直至完成任務(wù)為止。如起草重要文件，籌備重要會議，接待重要來賓，調(diào)查重大問題，參與重要活動，等等。14、秘書上班前、上班后、下班前、下班后的主要任務(wù)？答：上班前：（1）回顧昨日工作（2）構(gòu)思當(dāng)日工作（3）修飾個人儀表（4）先于他人上班上班后

8、：（1）整理辦公場所（2）報告當(dāng)日安排（3）請求工作指示（4）處理日常事務(wù)下班前：（1）突擊未了事宜（2）瀏覽當(dāng)日文件（3）清理文件資料（4）記錄當(dāng)日大事下班后：（1）繼續(xù)處理緊急事務(wù)（2）隨從領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)酬（3）陪同領(lǐng)導(dǎo)者加班（4）處理好雙休日與節(jié)假日15、上班之前秘書應(yīng)如何修飾個人儀表？答：上班之前秘書應(yīng)注意一下方面修飾個人儀表：（1）頭部。頭發(fā)是否梳洗，發(fā)型是否得體。（2）面部。臉面是否修整，化妝是否素雅，牙齒是否刷凈，口腔有無異味。（3）手部。雙手是否洗凈，指甲是否修理。（4）服裝。著裝是否端莊、得體，衣領(lǐng)、袖口和領(lǐng)帶是否干凈，鞋子是否擦過，鞋襪的色彩是否與服裝和諧。（5）首飾。佩戴何種首飾，首飾是否華貴，一般地說，秘書應(yīng)少佩戴首飾，即便佩戴，也應(yīng)該體現(xiàn)職業(yè)特點的首飾。16、秘書日常事務(wù)有那些類型？如何分別處理？答：（1）急辦之事，即當(dāng)日必須辦結(jié)的事項，如重要會議的組織、與重要人物的約會、緊急文件的辦理、限期答復(fù)的電話、突發(fā)性事件的處理，等等。對于這類急辦事，秘書要優(yōu)先處理，無論如何也不能延誤。（2）必辦之事，即當(dāng)日必須辦理，但不必當(dāng)日辦結(jié)的事項，如