XX公司采購流程管理制度

1、公司采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請購及其規(guī)定1 請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括一下要素：(1) 請購的部門；(2) 請購物品所屬項(xiàng)目；(3) 請購的用途；(4) 請購的物品名；(5) 請購的物品數(shù)量；(6) 請購的物品規(guī)格；(7) 請購物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等；(8) 請購的物品的需求時間；(9) 請購如有特殊需要請備注；(10 )請購單填寫人；(11 )請購部門主管；(12 )請購單審核人；(13) 財務(wù)審核人；(14) 公司董事長。3 .請購單及其提

2、報規(guī)定(1) 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司董事長審核批準(zhǔn)后報行政部門；(2) 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提 報；(3) 其他材料及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請表.)的格式填寫 提報；(4) 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式 填寫提報；(5) 請購部門在提報請購單時應(yīng)要求采購部簽字接收，請購部門需備份請 購單；(6) 涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該 清單的電子文檔也需一并提交；(7) 遇公司日常運(yùn)營急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他 形式請示，征得同意后提報行政部門，簽字確認(rèn)手

3、續(xù)后補(bǔ)。(8) 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作 出書面說明。(9) 請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。4 公司物資請購單的提報部門(1) 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由行 政部提報；(1) 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1 、請購的接收要點(diǎn)(1) 采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；(2) 接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購， 圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；(3

4、) 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；(4 )對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定(1) 對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；(2) 對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；(3 )無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；(4) 重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定(1) 常規(guī)商品采購周期在 7天15天。(2) 遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購 商品周期在3天時間；三、詢價及其規(guī)定1 詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解請購物品及 其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2

5、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3 對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4 所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代 理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價；5.對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替 代品；6 遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四(擬報價/招標(biāo)單位名單)的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書；7 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；8 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有

6、項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價 或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單 次采購金額預(yù)算價格在 100萬元以上的項(xiàng)目由公司董事長決定是否委托第三方 機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；9 比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供 或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；10 比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五(材料或設(shè)備詢價表)的格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價；11 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司董事長批示。三、比價、議價1 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2 對于合

7、格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低， 所報價格的綜合條件更加突出；3 收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議 價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查, 如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5. 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的 進(jìn)一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總1 比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照 一定順序逐一審核；2 如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改

8、或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1 合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。(1)合同正文應(yīng)包含的要素1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；2) 采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總 額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙等合同不可分割的部分；3) 包裝要求；4) 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；5) 付款方式；6) 工期；7) 質(zhì)量保證期；8) 質(zhì)量要求及規(guī)范；9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10) 雙方

9、的公司信息；11) 其他約定。(2) 合同簽訂及其規(guī)定1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2) 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項(xiàng) 報價清單；4) 遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代表來 場協(xié)助清點(diǎn)；5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7) 針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù) 付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付 款條件等8) 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少

10、付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10)比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11) 合同簽定簽應(yīng)按照附表七( 合同審查批準(zhǔn)單)的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽 審查；12) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13) 簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1 .付款規(guī)定(1) 所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司財務(wù)部的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；(2) 按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；(3) 按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫財務(wù)規(guī) 定的請款單；(4) 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行

11、 和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。2.合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購申請人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，雙方應(yīng)及時協(xié)商提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知請購部門及公司 領(lǐng)導(dǎo)；(2) 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任 的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；(3) 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié) 商并簽訂補(bǔ)充合同；七、報驗(yàn)與入庫1 .報驗(yàn)(1已經(jīng)履行完畢的合同，采購人應(yīng)及時通知使用部門進(jìn)行驗(yàn)收；(2) 對于不同類型合同標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；(3) 用于公司生活和辦公的物

12、資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫(1)合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司指定地點(diǎn)后采購人應(yīng)及時通知請購人，雙方協(xié) 商安排卸貨與搬運(yùn)；(4) 請購部門已經(jīng)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，需要入庫的應(yīng)及時入庫，同時出具 入庫清單；附表一固定資產(chǎn)購置申請表申請部門申請時間購置資產(chǎn)名稱購置數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算金額購置原因：部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)分管財務(wù)副總總經(jīng)理附表二米購申請表申請部門：填報日期：年 月 日采購類別：設(shè)備 材料 工程 服務(wù) 低值易耗 其他購置原因:序 號名稱規(guī)格型號數(shù)量總價交貨期備注12345678備注：編制人：部門經(jīng)理：米購人：財務(wù)副總：董事長：附表三物資采購審批單部門名稱年月日序號項(xiàng)目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額備注合計金額大寫：¥：經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：財務(wù)審核董事長：附表四擬報價/招標(biāo)單位名單單位名稱：填報日期：年月日序 號投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人電話/傳真手機(jī)電子郵箱備注12345經(jīng)辦人：行政人事部：財務(wù)總監(jiān)：董事長：附表五材料（設(shè)備）詢價表日期：年 月曰需求單位：序號材料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價小計備注1234567合計：供方 信息報價單位（蓋章）：供貨 周期付款方式聯(lián)系人電話傳真郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：需方 信息公司名稱：聯(lián)系人商務(wù)：電話傳真技術(shù)：郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：郵編：備注：1.本報價含17%勺增值稅，含運(yùn)費(fèi);2.本單只做詢價用，