文件管理措施

1、水電三局安裝公司柴家峽項(xiàng)目部文件管理措施1 目的為了確保安裝公司柴家峽項(xiàng)目部在質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行中，所有與管理體系活動(dòng)有關(guān)的場(chǎng)所得到并使用有效文件 （ 包括外來(lái)文件） ， 防止誤用失效或作廢文件，并對(duì)文件進(jìn)行合理的控制及歸檔管理，特制定本程序。2 適用范圍本措施適用于安裝公司柴家峽項(xiàng)目部的所有文件。3 相關(guān)文件中國(guó)水利水電第三工程局企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)： 文件控制程序 Q/SD3-CX-01-2005 。4 職責(zé)4.1 本措施以項(xiàng)目經(jīng)理為第一責(zé)任人。4.2 本措施由項(xiàng)目總工進(jìn)行總體控制和實(shí)施。4.3 本措施由項(xiàng)目部文件資料管理員具體管理和和督促實(shí)施。5 內(nèi)容5.1 文件分類及受控范圍界定

2、5.1.1 質(zhì)量管理體系文件包括管理（分）手冊(cè)、程序文件、 作業(yè)指導(dǎo)書、 體系文件更改通知、項(xiàng)目管理計(jì)劃等受控文件。5.1.2 工程技術(shù)文件及外來(lái)文件包括標(biāo)準(zhǔn)、 規(guī)程、 規(guī)范、 圖紙、 設(shè)計(jì)變更、 各類施工文件，也包括上級(jí)主管部門文件、合同文件、相關(guān)的法律和法規(guī)以及建設(shè)單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督站和其它管理部門等的通知、來(lái)往函件、相關(guān)文件。5.2 文件編寫5.2.1 管理文件由項(xiàng)目經(jīng)理組織各歸口部門或?qū)Ｈ司帉憽?.2.2 技術(shù)文件由項(xiàng)目總工程師組織技術(shù)人員編寫。5.2.3 文件編寫不能濫用簡(jiǎn)稱，不能自造簡(jiǎn)化字，對(duì)難懂的術(shù)語(yǔ)要加簡(jiǎn)明注釋，手寫的文 件要使用藍(lán)黑或碳素默水鋼筆書寫，以便存檔。5.2.

3、4 每種文件由編制人編寫文件目錄， 確定發(fā)放計(jì)劃， 要保證該文件發(fā)放至適用的部門、單位或人員。5.3 文件審批5.3.1 作業(yè)文件，由項(xiàng)目部工程技術(shù)部門編制，項(xiàng)目總工審核，項(xiàng)目經(jīng)理或授權(quán)主管副經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。5.3.2 項(xiàng)目部編制的臨時(shí)性工程技術(shù)文件，由項(xiàng)目總工對(duì)其適用性進(jìn)行審核后批準(zhǔn)實(shí)施。5.4 文件收集項(xiàng)目部各部門要及時(shí)收集當(dāng)?shù)胤?、法?guī)、管理制度文件及相關(guān)國(guó)家規(guī)程、規(guī)范，并在項(xiàng)目管理計(jì)劃中進(jìn)行規(guī)定，進(jìn)行有效管理。5.5 文件的更改、換版5.5.1 技術(shù)文件和資料更改按技術(shù)文件更改規(guī)定進(jìn)行。5.5.2 合同文件由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，合同文件的更改按行業(yè)規(guī)定辦理，并執(zhí)行與產(chǎn)品有關(guān)的要求的確定和

4、評(píng)審程序 Q/SD3-CX-702-2005 文件。5.6 文件的有效版本5.6.1 項(xiàng)目部文件資料管理員負(fù)責(zé)建立各類文件有效版本控制清單，當(dāng)各類文件發(fā)生更改時(shí)，按“文件更改通知單”及時(shí)填寫最新的修訂內(nèi)容，以便識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。5.6.2 文件資料管理員按文件發(fā)放計(jì)劃，使所有部門、單位或個(gè)人，都要得到最新修訂的有效版本并對(duì)發(fā)放的文件簽收。5.6.3 將失效或作廢文件及時(shí)清出使用場(chǎng)所，確保不致誤用。5.6.4 對(duì)需保留的失效或作廢文件，作出明確的標(biāo)識(shí)，或加蓋“作廢”印章，以免誤用。5.7 文件的發(fā)放、保管5.7.1 項(xiàng)目部文件管理由專人負(fù)責(zé)，對(duì)受控文件（包括外來(lái)文件）標(biāo)識(shí)發(fā)放， 建立專用發(fā)

5、放記錄。5.7.2 對(duì)顧客提供的圖紙 （包括設(shè)計(jì)變更） 實(shí)施有效管理， 建立必要的管理制度并實(shí)施檢查，控制其接受、驗(yàn)收、標(biāo)識(shí)、存檔、發(fā)放、更改的各個(gè)過(guò)程，確保使用場(chǎng)所及時(shí)得到有效圖紙。5.7.3 對(duì)已審批的文件，按照文件發(fā)放計(jì)劃，進(jìn)行發(fā)放登記。5.7.4 文件持有者必須妥善保存使用文件和資料，避免損壞和丟失，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印文件和對(duì)外提供，調(diào)離時(shí)需交還發(fā)放部門。5.7.5 工程技術(shù)文件需借閱時(shí)，借閱人應(yīng)提出申請(qǐng)，經(jīng)總工批準(zhǔn)，由文件管理人員登記后方可借閱。借閱人應(yīng)愛護(hù)文件，保證按期歸還，文件管理人員復(fù)查、記錄。5.7.6 同一份文件如果采用幾種方式發(fā)布（如張貼、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤、內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等

6、）或分為幾部分發(fā)布，則應(yīng)保留其原始文件，為以后的更改提供依據(jù)。5.7.7 對(duì)于管理體系文件、工程技術(shù)文件資料、圖紙、外來(lái)文件，要分類造冊(cè)登記保存。5.7.8 工程文件歸檔管理應(yīng)符合國(guó)家、 地方法規(guī)要求以及業(yè)主單位、 監(jiān)理單位的管理要求。6 質(zhì)量記錄文件會(huì)簽審批表文件資料發(fā)放計(jì)劃、發(fā)放登記表文件資料借閱登記表文件更改通知單文件資料銷毀申請(qǐng)表文件資料接收記錄水電三局安裝公司柴家峽項(xiàng)目部2006 年 6 月文件分類編號(hào)審批文件更改觸批外來(lái)文件識(shí)別跟蹤編制更改清單記 錄發(fā)布文件使用有效版本作好標(biāo)識(shí) 防誤用文件控制流程文件會(huì)簽審批表Q/SD3-JL-4-01編號(hào)文件名稱編制文件編號(hào)審核編制部門批準(zhǔn)會(huì)簽意見：會(huì)簽部門（人）會(huì)簽人/日期會(huì)簽部門（人）會(huì)簽人/日期批準(zhǔn)：備注文件資料發(fā)放計(jì)劃、發(fā)放登記表Q/SD3-JL-4-02編號(hào)文件名稱：審批：文件編號(hào)：總份數(shù)發(fā)放范圍發(fā)放登記廳P單位人員份數(shù)受控號(hào)收文人日期文件資料借閱登記表編號(hào):Q/SD3-JL-4-03廳P文件資料名稱借閱人借閱日期歸還日期審批人備注文件資料銷毀申請(qǐng)表文件更改通知單Q/SD3-JL-4-04編號(hào):文件編號(hào)文件名稱更改 原因通知單發(fā)出日期執(zhí)行更改日期發(fā)至單位更改內(nèi)容擬制處理意見會(huì)簽1 .用換頁(yè)收回原貝口，手改 口方式更改文件。2 .自更改通知單發(fā)出 日內(nèi)按更改后文件執(zhí)行。審核自存批