文控管理工作細(xì)則

1、文控管理工作細(xì)則1.0 目的規(guī)范文件管理工作，使公司重要機(jī)密技術(shù)資料能夠得到妥善、可靠地保管，并嚴(yán)格按照工作程序控制文件的借閱和發(fā)放。2.0 范圍本細(xì)則適用于技術(shù)管理部文控中心的文件管理。3.0 定義(1) 待檢庫(kù)用于存放正式驗(yàn)收之前的技術(shù)文件的文件柜。(2) 標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)用于存放通過(guò)正式驗(yàn)收的技術(shù)文件、投標(biāo)書、合同及外來(lái)文件的文件柜。(3) 文件失效庫(kù)用于存放已經(jīng)不使用的文件正本的文件柜。4.0 職責(zé)(1) 文控管理員 負(fù)責(zé)歸檔文件的簽收、登記、備份、分區(qū)存放和保管； 負(fù)責(zé)發(fā)放文件的申請(qǐng)、制作及發(fā)放； 負(fù)責(zé)失效文件的回收及作廢處理； 負(fù)責(zé)文件的借閱和調(diào)用的辦理。(2) 綜合組項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)發(fā)放及調(diào)用

2、文件的審核。(3) 技術(shù)管理部經(jīng)理負(fù)責(zé)文件發(fā)放申請(qǐng)的批準(zhǔn)。(4) 總工程師負(fù)責(zé)絕密文件查閱及調(diào)用申請(qǐng)的批準(zhǔn)。(5) 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)文件查閱及調(diào)用申請(qǐng)的審批。5.0 程序5.1 歸檔文件的簽收及入庫(kù)登記(1) 文 控管理員按開發(fā)文檔管理規(guī)范 、相關(guān)的規(guī)定或歸檔申請(qǐng)表對(duì)歸檔文件進(jìn)行驗(yàn)收檢查，內(nèi)容包括外觀、數(shù)量、審批簽名等是否齊全，經(jīng)檢查不合格的文件應(yīng)由歸檔部門進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充和完善后方可簽收。(2) 對(duì) 歸檔的技術(shù)文件(包括磁盤)加蓋正本文件印章，其他文件則加蓋文控中心資料印章，紙質(zhì)技術(shù)文件除在封面加蓋正本文件印章之外，還要加蓋騎縫章，且產(chǎn)品的元器件清單、PCB8圖、電路原理圖、零部件加工圖紙等其中

3、的每一頁(yè)也必須 加蓋正本文件印章。(3) 對(duì) 歸檔的磁光盤進(jìn)行編號(hào)，并在其磁光盤背后貼上管理編號(hào)標(biāo)簽。磁光盤管理編號(hào)方法見本細(xì)則的 5.6.1 。(4) 對(duì) 歸檔的文件按文件和資料控制程序的規(guī)定進(jìn)行分類，并在相應(yīng)的文件一覽表中進(jìn)行登記，內(nèi)容包括文檔名稱、文檔編號(hào)、存檔位置等信息。(5) 將 正式驗(yàn)收前的技術(shù)文件存放在文件待檢庫(kù)，并歸于或制作相應(yīng)的文件夾或磁盤盒；其他的歸檔文件存放在文件標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)，并歸于或制作相應(yīng)的文件夾或磁盤盒。(6) 根 據(jù)有關(guān)文件的批示將相關(guān)的失效文件正本加蓋失效印章后存放在文件失效庫(kù)，并在相應(yīng)的文件一覽表中備注欄作相應(yīng)的說(shuō)明。(7) 所 有的文件夾及磁盤盒應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)并在相應(yīng)

4、的文件夾、磁盤盒一覽表中登記，文件夾及磁盤盒的標(biāo)識(shí)方法詳見 5.6.3 和 5.6.2 。5.2 文件備份凡有新的電子文件歸檔，文控管理員均要對(duì)其進(jìn)行備份，備份包括以下 4 種方式：(1) 技術(shù)管理部文控管理專用電腦備份；(2) 網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器備份(ssnt2 的“文控管理”目錄 ) ；(3) M/O光磁盤備份(此項(xiàng)可以定期進(jìn)行，M/O盤存放在文控中心標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)文件柜)。(4) 光盤備份 ( 適用于已正式驗(yàn)收的產(chǎn)品技術(shù)文件、資料，存放在標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)文件柜) 。5.3 文件發(fā)放5.3.1 文件發(fā)放的依據(jù)(1) 質(zhì)量體系文件質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和質(zhì)量記錄表樣本按其發(fā)放控制頁(yè)進(jìn)行發(fā)放。(2) 技術(shù)文件a

5、. 根據(jù)總工程師或技術(shù)管理部經(jīng)理在相關(guān)工作文件上批示的文件發(fā)放名單發(fā)放指定的各類文件。b. 根據(jù)有效的內(nèi)部驗(yàn)收申請(qǐng)表發(fā)放相關(guān)文件給相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。c. 根據(jù)生產(chǎn)要求發(fā)放相關(guān)的生產(chǎn)文件給生產(chǎn)部。d. 根據(jù)采購(gòu)要求發(fā)放相關(guān)的采購(gòu)文件給市場(chǎng)部。5.3.2 文件發(fā)放的流程(1) 發(fā)放文件的制作 文控管理員根據(jù)文件發(fā)放的要求準(zhǔn)備相應(yīng)文件的硬拷貝或電子文件， 紙質(zhì)技術(shù)文件由正本文件復(fù)印后再加蓋受控或非受控文件印章； 若要求以電子文件的方式發(fā)放，可選用電子郵件、磁盤、光磁盤或光碟的形式進(jìn)行，用于生產(chǎn)及采購(gòu)的文件要求以磁盤的形式制作； 將發(fā)放的電子文件復(fù)制到電子文件的載體，并在載體上加貼磁/ 光盤標(biāo)簽、受控

6、文件印章，標(biāo)簽的內(nèi)容包括磁/ 光盤管理編號(hào)、主題、文件內(nèi)容、制作人簽名及日期，管理編號(hào)辦法見本細(xì)則 5.6.1 。(2) 發(fā)放文件的審批 文件及磁 / 光盤制作完成后，由文控管理員填寫文件發(fā)放審批表 ，在審批表中詳細(xì)說(shuō)明發(fā)放文件的內(nèi)容及發(fā)放方式， 將審批表連同制作好的發(fā)放文件交項(xiàng)目經(jīng)理審核； 項(xiàng)目經(jīng)理審核發(fā)放文件的內(nèi)容及數(shù)量，并在審批表、磁/ 光盤標(biāo)簽上簽名。 技術(shù)管理部經(jīng)理對(duì)發(fā)放的文件檢查后在審批表的批準(zhǔn)欄簽名。(3) 文件的發(fā)放文控管理員將文件發(fā)送至文件接收部門， 并由簽收人在 文件發(fā)放回收登記表作簽收登記。5.4 文件調(diào)用各部門人員需要從文控中心借閱、調(diào)用存檔文件時(shí)，需填寫文件調(diào)用申請(qǐng)表

7、 ，經(jīng)調(diào)用 ( 借閱 ) 人的部門經(jīng)理及技術(shù)管理部經(jīng)理簽字同意后方可向文控管理員借閱或調(diào)用相關(guān)文件。產(chǎn)品源程序、電路設(shè)計(jì)原理圖、投標(biāo)書、銷售合同等屬公司絕密級(jí)文件，必須由總工程師簽字批準(zhǔn)后方可辦理借閱或調(diào)用手續(xù)。5.4.1 文控管理員根據(jù)有效的文件調(diào)用申請(qǐng)表辦理借閱或調(diào)用手續(xù)，具體如下 借閱方式文控管理員直接將需借閱的文件交調(diào)用人，并在文件調(diào)用登記表登記，調(diào)用人在登記表上簽收，并在當(dāng)日將借閱的文件歸還文控中心。 文件的其它調(diào)用方式文控管理員按發(fā)放文件的制作流程制作需調(diào)用的文件，并在文件調(diào)用登記表登記，注明調(diào)用文件的歸還日期，調(diào)用人在登記表上簽收。調(diào)用人在歸還調(diào)用的文件時(shí)，文控管理員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)歸還

8、文件的完整性及一致性，并在文件調(diào)用登記表的相應(yīng)欄進(jìn)行歸還登記。5.5 歸檔文件的更改控制各部門歸檔到文控中心的質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件，如果需要更改，按文件和資料控制程序 、 項(xiàng)目開發(fā)程序等相關(guān)文件中的規(guī)定執(zhí)行。5.6 磁 / 光盤、磁盤盒及文件夾的標(biāo)識(shí)5.6.1 磁 / 光盤管理編號(hào)規(guī)則(1) 接收的磁/ 光盤編號(hào)為TF AXXX。(2) 發(fā)放的磁/ 光盤編號(hào)為TF SXXX。其中XXX為001999的自然號(hào)，并按接收/發(fā)放的順序編號(hào)。5.6.2 磁盤盒標(biāo)識(shí)方法磁盤盒標(biāo)識(shí)分三部分：第一部分：產(chǎn)品型號(hào)項(xiàng)目代碼或文件類型代碼，其中文件類型代碼定義為： 銷售合同SF 采購(gòu)合同PF 投 標(biāo) 書BF 公

9、司VISVIS 外來(lái)文件OF 其它文件EF第二部分：同類磁盤盒序號(hào)，用數(shù)字 1、2、第三部分：磁盤盒編號(hào)，表示為 XX- XXX001999,按磁盤盒標(biāo)識(shí)的先后順序編號(hào)文件庫(kù)代碼：標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)為ST,待檢庫(kù)為TP,失效庫(kù)為DS例：假設(shè)在標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)中已有10個(gè)已標(biāo)識(shí)磁盤盒，則存放于該庫(kù)的加載機(jī) CD-300的第一個(gè)磁盤盒標(biāo)識(shí)如右圖:5.6.3文件夾標(biāo)識(shí)方法歸檔文件夾標(biāo)簽包括產(chǎn)品型號(hào)/項(xiàng)目代碼、文件夾名稱、同類產(chǎn)品文檔序號(hào)（自然序號(hào)）和文件夾編號(hào)等內(nèi)容。分四部分表示:第一部分:產(chǎn)品型號(hào)/項(xiàng)目代碼或文件類型代碼。第二部分:文件夾的中文全稱，如加載機(jī)技術(shù)文檔等。第三部分:該產(chǎn)品/項(xiàng)目或文件類型的自然序號(hào)，用一第四部分:該庫(kù)文件夾代號(hào)與文件夾數(shù)，表示如下:XX XXX001999,按文件夾編制的順序編文件庫(kù)代碼例：假設(shè)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)已有10個(gè)文件夾，現(xiàn)建第1個(gè)密碼器加載機(jī)CD-300技術(shù)文檔文件夾，則文件夾標(biāo)簽可標(biāo)識(shí)如右圖:6.0附錄與記錄6.1文件歸檔登記表6.2文件一覽表6.3外來(lái)文件一覽表（文件編號(hào):（文件編號(hào):（文件編號(hào)