文控管理工作細則

1、文控管理工作細則1.0 目的規(guī)范文件管理工作，使公司重要機密技術資料能夠得到妥善、可靠地保管，并嚴格按照工作程序控制文件的借閱和發(fā)放。2.0 范圍本細則適用于技術管理部文控中心的文件管理。3.0 定義(1) 待檢庫用于存放正式驗收之前的技術文件的文件柜。(2) 標準庫用于存放通過正式驗收的技術文件、投標書、合同及外來文件的文件柜。(3) 文件失效庫用于存放已經不使用的文件正本的文件柜。4.0 職責(1) 文控管理員 負責歸檔文件的簽收、登記、備份、分區(qū)存放和保管； 負責發(fā)放文件的申請、制作及發(fā)放； 負責失效文件的回收及作廢處理； 負責文件的借閱和調用的辦理。(2) 綜合組項目經理負責發(fā)放及調用

2、文件的審核。(3) 技術管理部經理負責文件發(fā)放申請的批準。(4) 總工程師負責絕密文件查閱及調用申請的批準。(5) 各部門經理負責文件查閱及調用申請的審批。5.0 程序5.1 歸檔文件的簽收及入庫登記(1) 文 控管理員按開發(fā)文檔管理規(guī)范 、相關的規(guī)定或歸檔申請表對歸檔文件進行驗收檢查，內容包括外觀、數(shù)量、審批簽名等是否齊全，經檢查不合格的文件應由歸檔部門進行相應的補充和完善后方可簽收。(2) 對 歸檔的技術文件(包括磁盤)加蓋正本文件印章，其他文件則加蓋文控中心資料印章，紙質技術文件除在封面加蓋正本文件印章之外，還要加蓋騎縫章，且產品的元器件清單、PCB8圖、電路原理圖、零部件加工圖紙等其中

3、的每一頁也必須 加蓋正本文件印章。(3) 對 歸檔的磁光盤進行編號，并在其磁光盤背后貼上管理編號標簽。磁光盤管理編號方法見本細則的 5.6.1 。(4) 對 歸檔的文件按文件和資料控制程序的規(guī)定進行分類，并在相應的文件一覽表中進行登記，內容包括文檔名稱、文檔編號、存檔位置等信息。(5) 將 正式驗收前的技術文件存放在文件待檢庫，并歸于或制作相應的文件夾或磁盤盒；其他的歸檔文件存放在文件標準庫，并歸于或制作相應的文件夾或磁盤盒。(6) 根 據有關文件的批示將相關的失效文件正本加蓋失效印章后存放在文件失效庫，并在相應的文件一覽表中備注欄作相應的說明。(7) 所 有的文件夾及磁盤盒應進行標識并在相應

4、的文件夾、磁盤盒一覽表中登記，文件夾及磁盤盒的標識方法詳見 5.6.3 和 5.6.2 。5.2 文件備份凡有新的電子文件歸檔，文控管理員均要對其進行備份，備份包括以下 4 種方式：(1) 技術管理部文控管理專用電腦備份；(2) 網絡服務器備份(ssnt2 的“文控管理”目錄 ) ；(3) M/O光磁盤備份(此項可以定期進行，M/O盤存放在文控中心標準庫文件柜)。(4) 光盤備份 ( 適用于已正式驗收的產品技術文件、資料，存放在標準庫文件柜) 。5.3 文件發(fā)放5.3.1 文件發(fā)放的依據(1) 質量體系文件質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書和質量記錄表樣本按其發(fā)放控制頁進行發(fā)放。(2) 技術文件a

5、. 根據總工程師或技術管理部經理在相關工作文件上批示的文件發(fā)放名單發(fā)放指定的各類文件。b. 根據有效的內部驗收申請表發(fā)放相關文件給相關部門進行評審。c. 根據生產要求發(fā)放相關的生產文件給生產部。d. 根據采購要求發(fā)放相關的采購文件給市場部。5.3.2 文件發(fā)放的流程(1) 發(fā)放文件的制作 文控管理員根據文件發(fā)放的要求準備相應文件的硬拷貝或電子文件， 紙質技術文件由正本文件復印后再加蓋受控或非受控文件印章； 若要求以電子文件的方式發(fā)放，可選用電子郵件、磁盤、光磁盤或光碟的形式進行，用于生產及采購的文件要求以磁盤的形式制作； 將發(fā)放的電子文件復制到電子文件的載體，并在載體上加貼磁/ 光盤標簽、受控

6、文件印章，標簽的內容包括磁/ 光盤管理編號、主題、文件內容、制作人簽名及日期，管理編號辦法見本細則 5.6.1 。(2) 發(fā)放文件的審批 文件及磁 / 光盤制作完成后，由文控管理員填寫文件發(fā)放審批表 ，在審批表中詳細說明發(fā)放文件的內容及發(fā)放方式， 將審批表連同制作好的發(fā)放文件交項目經理審核； 項目經理審核發(fā)放文件的內容及數(shù)量，并在審批表、磁/ 光盤標簽上簽名。 技術管理部經理對發(fā)放的文件檢查后在審批表的批準欄簽名。(3) 文件的發(fā)放文控管理員將文件發(fā)送至文件接收部門， 并由簽收人在 文件發(fā)放回收登記表作簽收登記。5.4 文件調用各部門人員需要從文控中心借閱、調用存檔文件時，需填寫文件調用申請表

7、 ，經調用 ( 借閱 ) 人的部門經理及技術管理部經理簽字同意后方可向文控管理員借閱或調用相關文件。產品源程序、電路設計原理圖、投標書、銷售合同等屬公司絕密級文件，必須由總工程師簽字批準后方可辦理借閱或調用手續(xù)。5.4.1 文控管理員根據有效的文件調用申請表辦理借閱或調用手續(xù)，具體如下 借閱方式文控管理員直接將需借閱的文件交調用人，并在文件調用登記表登記，調用人在登記表上簽收，并在當日將借閱的文件歸還文控中心。 文件的其它調用方式文控管理員按發(fā)放文件的制作流程制作需調用的文件，并在文件調用登記表登記，注明調用文件的歸還日期，調用人在登記表上簽收。調用人在歸還調用的文件時，文控管理員負責檢驗歸還

8、文件的完整性及一致性，并在文件調用登記表的相應欄進行歸還登記。5.5 歸檔文件的更改控制各部門歸檔到文控中心的質量體系文件、技術文件，如果需要更改，按文件和資料控制程序 、 項目開發(fā)程序等相關文件中的規(guī)定執(zhí)行。5.6 磁 / 光盤、磁盤盒及文件夾的標識5.6.1 磁 / 光盤管理編號規(guī)則(1) 接收的磁/ 光盤編號為TF AXXX。(2) 發(fā)放的磁/ 光盤編號為TF SXXX。其中XXX為001999的自然號，并按接收/發(fā)放的順序編號。5.6.2 磁盤盒標識方法磁盤盒標識分三部分：第一部分：產品型號項目代碼或文件類型代碼，其中文件類型代碼定義為： 銷售合同SF 采購合同PF 投 標 書BF 公

9、司VISVIS 外來文件OF 其它文件EF第二部分：同類磁盤盒序號，用數(shù)字 1、2、第三部分：磁盤盒編號，表示為 XX- XXX001999,按磁盤盒標識的先后順序編號文件庫代碼：標準庫為ST,待檢庫為TP,失效庫為DS例：假設在標準庫中已有10個已標識磁盤盒，則存放于該庫的加載機 CD-300的第一個磁盤盒標識如右圖:5.6.3文件夾標識方法歸檔文件夾標簽包括產品型號/項目代碼、文件夾名稱、同類產品文檔序號（自然序號）和文件夾編號等內容。分四部分表示:第一部分:產品型號/項目代碼或文件類型代碼。第二部分:文件夾的中文全稱，如加載機技術文檔等。第三部分:該產品/項目或文件類型的自然序號，用一第四部分:該庫文件夾代號與文件夾數(shù)，表示如下:XX XXX001999,按文件夾編制的順序編文件庫代碼例：假設標準庫已有10個文件夾，現(xiàn)建第1個密碼器加載機CD-300技術文檔文件夾，則文件夾標簽可標識如右圖:6.0附錄與記錄6.1文件歸檔登記表6.2文件一覽表6.3外來文件一覽表（文件編號:（文件編號:（文件編號