房地產(chǎn)企業(yè)文件收發(fā)控制程序

1、房地產(chǎn)有限公司編號(hào):NFDC/QP/DC03版號(hào):A文件收發(fā)控制程序編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄1 i修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改入審核人批準(zhǔn)人1. 目的規(guī)范外來文件及公司發(fā)文的管理，確保文件辦理、簽發(fā)程序得到有效控制。2. 適用范圍適用于外來文件及公司發(fā)文的接收、標(biāo)識(shí)、登記、呈批、審核、執(zhí)行、發(fā)布及歸檔管理。3. 術(shù)語(yǔ)和定義3.1 外來文件： 指外單位對(duì)我公司發(fā)來的需要參考、 辦理或遵照?qǐng)?zhí)行的文件資料。3.2 公司發(fā)文：指本公司就經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)事務(wù)以公司或各職能部門名義對(duì)內(nèi)或?qū)ν庖猿晌男问桨l(fā)布的決定、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、往來函件等行文。4. 職責(zé)4.1 各職能部門4.1.1 收文：負(fù)責(zé)對(duì)日常業(yè)

2、務(wù)工作中接收到的外來文件交相應(yīng)的文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人進(jìn)行登記，并依據(jù)批示執(zhí)行辦理。4.1.2 發(fā)文：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，就有關(guān)事項(xiàng)草擬文件，并按審批情況行文發(fā)布。主要包括公司日常經(jīng)營(yíng)管理文件及項(xiàng)目工程文件兩大類。4.1.3 文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人：各職能部門專職文員4.1.4 總經(jīng)理辦公室：a) 高級(jí)文員，負(fù)責(zé)公司本部文件的接收、登記及歸檔。b) 總經(jīng)理秘書，負(fù)責(zé)文件草擬、送審、發(fā)布、督辦。4.1.5 公司領(lǐng)導(dǎo)：按分管業(yè)務(wù)及權(quán)限審批文件。5. 工作程序5.1 收文5.1.1 文件接收：a) 各部門收到文件后， 應(yīng)根據(jù)行政部門規(guī)定統(tǒng)一編號(hào)， 編號(hào)規(guī)則是：如 2005年第一份收文，編號(hào)為： NFJT 2005 第 0

3、01 號(hào)。b) 文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)接收到的外來文件進(jìn)行登記，填寫文件接收登記表 。5.1.2 文件審批a) 由總經(jīng)理確定文件審批權(quán)限， 屬部門正常業(yè)務(wù)范圍的文件， 直接交相關(guān)部門審批。b) 如需要公司領(lǐng)導(dǎo)審批的，由總經(jīng)理秘書呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批。c) 項(xiàng)目文員負(fù)責(zé)按文件審批程序辦理項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)收到的文件。5.1.3 文件處理和發(fā)放a) 由外單位發(fā)來需執(zhí)行或參考的文件，由各部門確定分發(fā)范圍，文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人負(fù)責(zé)登記分發(fā)，分發(fā)要有記錄。b) 屬于部門審批權(quán)限的文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確定不需要辦理的，由經(jīng)辦人統(tǒng)一交檔案室歸檔；如需要辦理，則由經(jīng)辦人交承辦人辦理。c) 呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，如批示不需要辦理，由

4、總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)歸檔，并知會(huì)相關(guān)部門；如批示需要辦理，由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)登記，并按批示發(fā)至相關(guān)人員。5.1.4 文件的執(zhí)行回復(fù)a) 各相關(guān)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理或執(zhí)行完畢有關(guān)事項(xiàng)后，收集反映辦理情況的所有資料，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)歸檔。b) 如無(wú)法辦理或執(zhí)行，經(jīng)辦人應(yīng)以書面形式送部門經(jīng)理審核后回復(fù)總經(jīng)理秘書處，回復(fù)情況與收文一起歸檔。5.1.5 項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)收文處理程序參照以上程序執(zhí)行，要嚴(yán)格履行登記、編號(hào)、呈批、發(fā)放、辦理信息反饋、資料歸檔等程序。5.2 發(fā)文5.2.1 根據(jù)業(yè)務(wù)需要，就某事項(xiàng)需要行文發(fā)布的，由相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)起草文件。5.2.2 發(fā)文審批a) 屬部門審批權(quán)限范圍的， 由經(jīng)辦人直接

5、交部門負(fù)責(zé)人審核或由相關(guān)職能部門匯簽。b) 需要由公司領(lǐng)導(dǎo)審批的， 在各部門匯簽完畢后， 由經(jīng)辦人交總經(jīng)理秘書登記，統(tǒng)一呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。匯簽及審批權(quán)限參見附表一：附表發(fā)文審批權(quán)限表發(fā)文對(duì)象發(fā)文類別經(jīng)辦部門審核部門和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)人對(duì)內(nèi)發(fā)文各類公文各部門總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理或授權(quán)領(lǐng) 導(dǎo)面向客戶銷售價(jià)格表市場(chǎng)部市場(chǎng)部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)、銷售分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理模型、平面圖、戶型、 環(huán)境、裝修標(biāo)準(zhǔn)等設(shè) 計(jì)相關(guān)資料總工室市場(chǎng)部 工程部 項(xiàng)目經(jīng)理部公司總經(jīng)理重大投訴及意見的 處理結(jié)果或回復(fù)綜合業(yè)務(wù)部綜合業(yè)務(wù)部、市場(chǎng)部 涉及到的相關(guān)部門 和分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理售樓書、廣告、圍板、 展示會(huì)內(nèi)容、促銷活 動(dòng)等營(yíng)銷廣告和品 牌宣

6、傳資料市場(chǎng)部市場(chǎng)部營(yíng)銷分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理向向客戶銷售手冊(cè)、認(rèn)購(gòu)書市場(chǎng)部市場(chǎng)部營(yíng)銷分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理公告、宣傳資料等市場(chǎng)部市場(chǎng)部營(yíng)銷分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理面向媒體新聞稿件市場(chǎng)部市場(chǎng)部市場(chǎng)部分管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)文對(duì)象發(fā)文類別經(jīng)辦部門審核部門和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)人向向媒體P 新聞稿件市場(chǎng)部市場(chǎng)部市場(chǎng)部分管領(lǐng)導(dǎo)1面向政府常規(guī)性報(bào)政府部 門批準(zhǔn)的圖紙、 數(shù)據(jù)、文件等申 請(qǐng)資料各部門各部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)非常規(guī)性對(duì)政府 承諾、保證等公文各部門各部門負(fù)責(zé)人 分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理面向公司上報(bào)公司的財(cái) 務(wù)、成本數(shù)據(jù)各部門財(cái)務(wù)部公司總經(jīng)理上報(bào)公司的銷售 數(shù)據(jù)市場(chǎng)部財(cái)務(wù)部公司總經(jīng)理上報(bào)公司的請(qǐng) 示、報(bào)告類文件按照部門、集團(tuán) 有關(guān)規(guī)范要求逐 級(jí)

7、審批上報(bào)部門負(fù)責(zé)人公司總經(jīng)理上報(bào)公司的非請(qǐng) 示類、非財(cái)務(wù)- 成本-銷售類的 信息各部門部門負(fù)責(zé)人 行政總監(jiān)公司總經(jīng)理用于公司內(nèi)各部 門間交流的公司 正式文件各部門總經(jīng)辦分管公司領(lǐng)導(dǎo)面向合作方常規(guī)性的合同、 招標(biāo)書、交更、 簽證等按照公司相應(yīng)規(guī)范流程審批后發(fā)出非常規(guī)性的對(duì)施 工單位的承諾、 保證等需公司加 蓋公章的正式公 文各部門分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理5.2.3 文件發(fā)布a）如經(jīng)審核不同意發(fā)文，由總經(jīng)理秘書回復(fù)相關(guān)職能部門，程序終止。b）文件經(jīng)審批定稿后，由起草部門根據(jù)批示的行文。c）公司級(jí)文件由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一編號(hào)，各相關(guān)部門發(fā)文由各部門自行編制，編 號(hào)規(guī)則參見附表二。附表二：發(fā)文編號(hào)規(guī)則發(fā)文類型編

8、號(hào)方法示例備注公司級(jí)紅頭文件050101/NFDC ZC001按年度分別編制，由總經(jīng)理秘書統(tǒng) 一編號(hào)，主要用于公司各類制度及 文件下發(fā)部門正規(guī)行文如：總經(jīng)辦發(fā)文050101/NFDC ZB001由各部門自行編制，行政部負(fù)責(zé)不 定期檢查，主要用于以部門名義下 發(fā)的通知類。對(duì)政府部門上報(bào)文件050101/NFDC SB001按年度分別編制，由總經(jīng)理秘書統(tǒng) 編R與業(yè)務(wù)單位往來的正式往來文件050101/NFDC YW001按年度編流水號(hào)，由總經(jīng)理秘書統(tǒng)編R各類工程文件按工程文件編號(hào)執(zhí)行? 確定文件密級(jí)要根據(jù)文件分類、保管期限來確定文件密級(jí)，并在正式文件上標(biāo)注。d) 文件發(fā)布形式：? 屬于對(duì)內(nèi)發(fā)布的文件，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布形式為：郵件知會(huì)、網(wǎng)上公布、公司公告欄發(fā)布。如只發(fā)至指定人員，由總經(jīng)理秘書以郵件知會(huì)形式發(fā)布，需要發(fā)放紙質(zhì)文件時(shí)，要填寫文件發(fā)放登記表 ，由收件人簽收。e) 屬于各職能部門對(duì)外發(fā)布的文件，由經(jīng)辦部門填寫文件發(fā)放登記表表，并請(qǐng)收件單位簽收。f) 文件簽收完畢， 文件發(fā)放登記表一律由各經(jīng)辦部門專職文員負(fù)責(zé)保管，每年初移交上一年度登記表給檔案管理員歸檔