行政管理制度

1、行 政 事 務編制：人資事業(yè)中心2012 年 6 月 26 日總則1. 目的：為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。2. 范圍：本規(guī)定所指行政事務包括辦公室管理制度、考勤管理制度、話費管理制度、檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理、收發(fā)文件管理、車輛管理等相關行政制度的工作程序及行為規(guī)范。3. 其他?？倓t2第一章辦公室管理制度4第二章考勤管理制度6第三章考勤機使用制度12第四章早會制度14第五章印章管理16第六章檔案管理18第七章公司會議室管理制度22第八章公司會議管理制度24第九章 話費報銷制度26第十章收發(fā)文件管理28第十一章合同、協(xié)議

2、管理 30第十二章辦公用品的管理 31第十三章空調(diào)使用管理制度37第十四章車輛管理制度39第十五章勞保用品發(fā)放管理制度45第十六章附則 49第一章 辦公室管理制度目的：為了加強辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責，使內(nèi)務管理工作更加標準化 、制度化和規(guī)范化，結合實際情況，特制訂本制度。范圍：適用于公司所有成員。第一條員工按時上下班，禁止無故遲到或早退以及擅自離崗；第二條員工上班時必須佩戴公司工牌，在周一至周五的工作時間員工應衣著正裝，即：白色襯衣，黑色西褲（黑色正裝群） ，黑色皮鞋；周六至周日， 員工應規(guī)范穿著， 男士切忌花哨， 不得著短褲涼鞋； 女士禁止穿無袖衣裙、超短裙、露背裝和時裝拖鞋。第三

3、條 辦公區(qū)域禁止吸煙，違者一次罰款50 元，并沒收香煙；員工上班期間 （除正常工作應酬外） 禁止飲酒， 如發(fā)現(xiàn)一次罰款200 元， 并在公告欄處張貼以作警示。第四條辦公大廳及各獨立辦公室工作時應保持安靜，禁止無故串崗，不得聚眾談笑，爭執(zhí)吵鬧，高聲喧嘩；第五條員工上班時不得吃零食、看小說、雜志，不得打電話閑聊和辦理個人事務， 禁止工作期間玩游戲、 網(wǎng)絡聊天、 瀏覽與工作無關的網(wǎng)頁；不得帶與工作無關的私人朋友進入辦公場所。第六條 員工要舉止文雅，講究禮貌，待人和氣，尊重上司和同事，不得造謠生事，挑起事端。第七條 部門電話為固定電話兩部，只可撥打固話小號（如有外部業(yè)務可撥打） ， 上班時間禁止撥打私

4、人電話， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)一次罰款20 元； 報銷移動電話費的人員手機必須保持24 小時暢通，不能及時接通電話的人員經(jīng)核實后每次按30 元處罰。第八條 員工應保持辦公設施用品的整潔，保障辦公場所設備的安全對公 共設施、 辦公用品和文件資料等不得丟失、 亂放、 挪用和損毀， 禁止擅自翻動他人文件、資料等；第九條 員工應堅守崗位，節(jié)約資財，提高財物使用效益。不得利用管理處文 具用品、通迅等設施謀取個人便利，不得侵占公司財物，損害公司利益。第十條 出入會議室或上司辦公室時需先敲門示意，進入房間隨手關門；第十一條 員工下班離開辦公室之前，要把辦公用品等收拾整齊，應及時關閉空調(diào)、電腦，節(jié)約用電。所有部門應認真配

5、合、 監(jiān)督他人及自己的言行一致性， 對違反上述規(guī)定者除規(guī)定金額以為的其他每次10 元處罰，月違反規(guī)定三次以上者扣除當月績效，情節(jié)嚴重者直至解除聘用。本制度自員工入職時執(zhí)行。第二章 考勤管理制度1. 目的： 為了有效地發(fā)揮員工積極性，使每位員工在工作中能做到有章可循。2. 范圍：濟寧市成友食品有限公司行政后勤人員。3. 權責： 行政部負責統(tǒng)一監(jiān)督執(zhí)行4. 細則：4.1 工作時間4.1.1 公司各部門員工工作時間安排：夏季時間：5 月 1日-10 月1 日上午08:00-11:30 ；下午13:30-18:00 ；冬季時間：10 月1 日-5 月1 日上午08:00-12:00 ；下午13:30-

6、17:30 。4.2 考勤管理4.2.1 員工上班必須親自到指定的地點 （二三分廠門衛(wèi)處） 簽到簽退， 不得代人簽到或授意他人簽到簽退。4.2.2 工作時間要按時上下班， 不得遲到、 早退， 上午 9： 00 后簽到及下午 17： 00 前簽退上下班者均視為曠工半日；遲到、早退一次，處以當事人 10 元/次罰款，當月遲到、 早退累計 5次者， 視為曠工一日， 曠工一天扣發(fā)三天的基本工資（本數(shù)據(jù)以考勤機數(shù)據(jù)進行衡量） 。4.2.3 員工工作時間外出時， 須經(jīng)部門負責人批準簽署， 到行政部填寫 外出登記單 / 出差登記單 ， 注明事由及歸來時間， 無記錄者視同該員工早退。4.2.4 員工請假須到行

7、政部填寫請假條 ，持請假條交由部門負責人簽批， 簽批后交還行政部； 請假未經(jīng)批準擅自缺勤視為曠工。 一個月內(nèi)曠工一天扣發(fā)三天的基本工資， 曠工二天扣發(fā)一周的基本工資， 曠工三天將構 成重大行為過失，公司有權對其作出辭退處理。4.2.5 員工因緊急事故或疾病而遲到或缺勤， 應立即通知部門負責人，次 日需到行政部補辦手續(xù)，連續(xù)三日不上班又末辦手續(xù)者，行政部負責追蹤 并上報；連續(xù)一周者視為自動離職。4.3 加班4.3.1 公司為滿足業(yè)務和工作職責需要，管理人員可以要求員工加班（每 月一般不超過36小時）。若不能安排員工補休的則按加班時間支付加班報 酬，此項適用于正常日工作時間的員工加班。4.3.2

8、員工平常下班后繼續(xù)在本崗位或相關崗位工作 1小時以上才可以 計算加班。因工作需要加班時，必須填寫好加班申請表 （見附件1） 經(jīng)部門負責人批準后，報人力資源部審核后計算加班工資，員工加班參與 部門負責人績效考核中管理項目得分。4.3.3 因緊急工作，而需員工加班的時候，員工在加班超過晚上 21: 00 的情況下，可以申請報銷住地和辦公地之間的實際出租車費。 此項費用考 核計算在部門建設費用中。4.3.4 加班報酬按以下方式計算：加班工資=本人月基本工資/ （當月應出勤天數(shù)X 8小時）*實際加班小時。4.4 休假4.4.1 公休假：公司各部門月公休假為2天。4.4.2 公司員工每年可享受以下帶薪法

9、定休假日：元旦：2012年1月1日至3日放假調(diào)休，共3天；春節(jié)：1月21日至28日放假調(diào)休，共8天；1月29日（星期日）上班；婦女節(jié)：3 月 8 日公司女性放假1 天（根據(jù)公司工作情況定） ；清明節(jié)：4 月 4 日放假調(diào)休，共1 天；勞動節(jié)： 4 月 29 日至 5 月 1 日放假調(diào)休，共3 天；端午節(jié)： 6 月 23 日放假公休，共1 天；中秋節(jié)、國慶節(jié)：節(jié)假日當天可放假調(diào)休，共2 天。具體休假日期將由行政部統(tǒng)一以通知形式公告。4.4.3 事假：4.4.3.1 員工如確有急事、 要事需解決， 可向所屬部門申請事假， 事假期間將扣除所有薪金。4.4.3.2 本人或家庭因有突發(fā)情況， 來不及事前

10、請假的， 必須當日同部門負責人電話聯(lián)系請假， 并于事后兩個工作日內(nèi)補齊相關手續(xù)， 否則， 按曠工論處。4.4.4 病假：4.4.4.1 員工因病休假需向行政部呈交縣級以上醫(yī)院證明書及藥費收費單， 經(jīng)批準后方可有效。 特殊情況可在次日補辦手續(xù)， 未有特別原因連續(xù)三日未辦手續(xù)而缺勤者，視為自動離職。4.4.4.2 員工工作滿一年以內(nèi)的， 每年可以享有三天帶薪病假； 員工工作滿二年以上、 五年之內(nèi)的， 每年可享有十天帶薪病假； 員工工作滿五年以上的，每年可享有十五天帶薪病假。4.4.5 工傷假：4.4.5.1 員工于工作期間因公受傷， 須于二十四小時內(nèi)由其所屬部門填寫工傷事故申請表呈行政部， 并附醫(yī)

11、院之診斷證明書、 急疹收費單據(jù)， 經(jīng)行政部確認可請工傷假，工傷期間，薪資發(fā)放視公司情況而定。4.4.6 婚假：4.4.6.1 在公司工作滿半年以上的員工，符合國家婚姻法規(guī)定， 25 周歲以下的員工可享有3 天的帶薪婚假， 25 周歲以上員工可享有7 天的帶薪婚假，婚假不包括公休假和法定假。4.4.6.2 享假員工需事先提出申請，事后附結婚證書復印件給行政部核實。4.4.7 恩恤假（喪假） ：4.4.7.1 員工家屬成員包括配偶、子女、 （雙方）父母、兄弟姐妹、爺爺奶奶（外公、外婆）去世，可享有三日帶薪喪假。4.4.7.2 外省員工可享有二日、 本省員工享有一日路途假。 喪假不包括公休假和法定假

12、。4.4.7.3 享假員工須事先提出申請， 事后附死亡證明或其它證明給人力資源部核實。4.4.8 生育、哺乳、產(chǎn)護假：4.4.8.1 符合計劃生育規(guī)定的女員工產(chǎn)假、 流產(chǎn)假和節(jié)育措施假， 按女職工勞動保護實施辦法執(zhí)行。4.4.8.2 女員工一旦懷孕， 立即通知部門直接負責人， 并將有關懷孕及預計分娩期的證明副本提交給行政部核實，并給予 180 天的生育、哺乳假。4.4.8.3 生育、哺乳假期間暫不發(fā)放工資。女員工生育、哺乳假期滿后，如有實際困難， 經(jīng)公司人力資源部批準， 可請哺乳假至嬰兒一周歲， 未經(jīng)批準的，作擅自離職處理。4.4.8.4 符合計劃生育規(guī)定的男員工產(chǎn)護假， 標準為 2 天帶薪休

13、假， 領取 獨生子女證的員工， 可享有 5 天帶薪休假， 產(chǎn)護假可在嬰兒出生一個月內(nèi)享受。5. 假期申請5.1 所有員工享用任何假期，必須填寫假期申請單 （見附件2） ，每項申請必須經(jīng)過批準，倘若申請以下假期，則必須呈交證明文件：A病假、B生育、哺乳、產(chǎn)護假C婚假D恩恤假E工傷假5.2 請假核準權限5.2.1 一般行政后勤員工員工請事假， 除公司規(guī)定公休外， 請假者必須到行政部填寫正規(guī)請假條， 請假 2 天的須經(jīng)本部門經(jīng)理批準， 報行政部審核存檔；請假3-7 天需經(jīng)本部門總監(jiān)批準，報行政部審核存檔； 7 天以上的須經(jīng)副副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準，報行政部存檔。5.2.2 經(jīng)理請假 2 天以上的，必須

14、經(jīng)過總監(jiān)批準，請假單報行政部存檔。5.2.3 總監(jiān)請事假須經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理或者副副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準，行政部備案。5.2.4 主管以上員工出差必須到行政部填寫員工出差登記單，行政部備案。 所有員工出差必須經(jīng)部門負責人批準， 并在考勤表上進行標示， 以便于月底進行統(tǒng)一核對。6. 本制度自 2012 年 6 月 26 日正式執(zhí)行。7. 附件 .附件1： 加班申請表附件2： 假期申請單附件1:加班申請表：加班申請表盧5部門姓名加班事由：加班小時從 年 月 日時起至年 月 日時止，共（）小時。辦公室行政部門負責人附件2:假期申請單：假期申請單一季部門姓名請假事由：事假口病假口傷假口婚假口喪假口年假口

15、串休口其它（ ）假期從 年 月 日 時起至年 月 日時止，共（）天，次日正常上班。辦公室行政部門負責人申請人第三章考勤機使用制度1 .目的：為進一步規(guī)范各部門考勤情況，強化公司內(nèi)部考勤管理，精確、 規(guī)范數(shù)據(jù)考勤，體現(xiàn)公平、公正、公開的考勤原則。2 .適用范圍：公司內(nèi)除生產(chǎn)計件人員外所有參與管理經(jīng)營的高管、中基層管理人員及所有普通員工；3 .考勤地點：二三廠門衛(wèi)處4 .細則：4.1 考勤時間及次數(shù)：白班：早上 7:00 8: 00 中午 11: 3012: 00 晚上 5: 307: 00夜班：上班前18: 3019: 00 下班前7: 008: 004.2考勤機使用流程：4.3 指紋考勤方法和

16、注意事項4.3.1 按指紋前，應注意手指是否干凈（注：手指上不要帶有臟物及可能 的化學腐蝕物），按指紋前手指保持清潔，確保指紋考勤的一次成功率。4.3.2 將已經(jīng)存檔的手指平放于刷指紋鏡面上， 指紋機語音提示“謝謝”， 看到顯示自己的名字/指紋機號碼后即操作成功；如果不成功，就需要再 次放入指紋，或者用備用指紋刷。4.3.3 刷指紋時要盡可能大面積接觸感應板，不要有翹、舌I、滑、晃動、 摳鏡面等動作。指紋考勤機上其他鍵盤不許隨便按動， 刷指紋成功后，不得重復、隨意亂刷。4.3.4 刷指紋時， 如考勤機不能識別指紋或不能正常工作， 要第一時間向行政部反應并采取措施，否則視為未出勤；4.3.5 指

17、紋考勤機對手指干燥、 過冷等都將會感應失靈， 需提前處理后再試（可用口呵溫、潤）手不可有水；手指指紋處脫皮嚴重者（如十指都無法準確采集指紋） ，可到行政部審核領取個人密碼，每天實行密碼考勤，直到指紋可用時終止。4.4 考勤機使用制度：4.4.1 考勤機作為下步主要考勤工具，各部門手工考勤做為輔助依據(jù)；4.4.2 考勤時，如發(fā)現(xiàn)考勤機顯示姓名與本人姓名不符或指紋錄入不上時，需及時通知辦公室行政調(diào)度，對指紋進行重新錄入；4.4.3 員工因公務外出， 不能及時按指紋者， 可于次日到辦公室行政調(diào)度處補出差記錄 。4.4.4 如出現(xiàn)漏按、忘按指紋者，三次以內(nèi)（含三次）可于行政調(diào)度處及時補錄，超出三次，按

18、遲到處罰： 10 元/ 次。4.4.5 禁止用手拍打考勤機，如發(fā)現(xiàn)一次罰款20 元；若機器損壞嚴重，由損壞者自行維修；本制度于 2012 年 6 月 26 日正式執(zhí)行。第四章 早會制度1. 會前準備：1.1 當天負責早會主持的同事 7： 20 將早會所需音響及電腦等設備準備完畢；1.2 距早會開始三分鐘前， 進行各部門集合， 說明會場紀律、 排隊站好。2. 早會流程：2.1 7 ： 40開始，播放音樂（怒放的生命） ，早會主持同事負責設備的開關；2.2 人資事業(yè)中心點名；2.3 如有新同事入職， 須讓新同事進行自我介紹。 如沒有， 此項可以省略；2.4 主持人帶領大家問好； （主持人：成友的各

19、位精英們大家早上好！大家：好 ! 很好！明天會更好！ ）2.5 檢查儀容儀表， 由當天早會負責人主持儀容儀表的檢查 （著裝、 工牌等） ，全體同事進行監(jiān)督，行政部負責記錄及下發(fā)負激勵通告；2.6 主持人分享故事或者同事之間互動 （最近發(fā)生在自己身上、 公司層面或者其它有正面激勵的故事和小游戲） ；2.7 詢問其他部門是否有事情宣布； （人資事業(yè)中心、 技術質量事業(yè)中心、運營事業(yè)中心、營銷事業(yè)中心、財務事業(yè)中心、采購事業(yè)中心）2.8 全體解散。3. 例會制度：3.1 如遇特殊情況第二天不能主持早會者（請假） ，請在前一天與其他同事進行調(diào)換，違者負激勵 10 元；3.2 開會期間，不允許交頭接耳、

20、大聲喧嘩，違者負激勵 10 元；3.3 如有新同事入職，須讓新同事進行自我介紹；3.4 主持人應確保早會的質量使用普通話， 由人資事業(yè)中心行政部負責監(jiān)督，違者負激勵 10 元。3.5 不按時參加早會者按遲到處理， 負激勵 10元。 3.6 自 7 月 18 日起辦公室人員（戰(zhàn)略管理委員會、總經(jīng)辦、人資事業(yè)中心、營銷事業(yè)中心、財務事業(yè)中心、各事業(yè)部總監(jiān)）必須穿正裝、戴胸牌、違者負激勵 10元。第五章 印章管理1. 公司章保管權限：1.1 公司（含子公司）公章、合同章、人力資源章歸行政部管理；1.2 財務專用章和發(fā)票專用章由財務部負責人保管。2. 職責及范疇：2.1 印章保管人必須認真履行用章登記

21、制度， 注明用章人姓名、 用章事由（ 內(nèi)容 ） 、用章日期、領導簽字、借印歸還日期等主要事項。2.3 公司印鑒的使用一律由副總或副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。3. 使用范圍：3.1 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、 說明及對外開出的任何公文， 應統(tǒng)一編號登記，以備查詢、存檔。3.2 公司一般不允許開具空白介紹信、 證明， 如因工作需要或其它特殊情況確需開具時， 必須經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字方可開出。 持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途， 未使用的必須交回， 未經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準，蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。3.3

22、 凡以公司名義下發(fā)的文件，須有副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用章。 文件用章后， 文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。 如發(fā)現(xiàn)文件不符合要求， 監(jiān)印人有責任向有關人員提出意見， 經(jīng)修正， 送副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字后，方予用章并填寫用章登記。3.4 合同 （協(xié)議） 的用章應經(jīng)公司副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽批， 方可加蓋我司合同專用章， 并將公司領導的批示連同已蓋章的合同 （協(xié)議） 的原件和復印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。附件：公司章使用登記表公司章使用登記表日期申請/使用人用途份數(shù)章名稱批準人保管人第六章 檔案管理1. 歸檔范圍：公司的章程、規(guī)劃、年度計劃、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔

23、案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、通告、通知等具有參考價值的文件材料。2. 檔案管理要指定專人負責， 明確責任， 保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。 檔案密級分為絕密、 機密二級。 檔案的密級由檔案提交人提議， 副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任核定密級。3. 立卷歸檔要求：3.1 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。3.2 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、 轉發(fā)文件與原件、 多種文字形成的同一文件立在一起， 不得分開；文電應全在一立卷。3.3 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密

24、不可分的文件材料應依序排列在一起， 即批復在前， 請示在后； 正件在前， 附件在后； 印件在前，定稿在后；3.4 卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、 背面的左上角填寫頁號； 不裝訂的案卷， 應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號， 圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。3.5 按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄， 對文件材料的題名不要隨意更改和簡化； 沒有題名應擬寫題名， 有的雖有題名無實質內(nèi)容的也應重新擬寫： 沒有責任者、 年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在

25、卷目。3.6 聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。4. 檔案管理期限4.1 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為三年至六年左右，短期為三年以下，一年以上。4.2 凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。4.3 凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。4.4 凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。5. 檔案的借閱與外調(diào)：5.1 各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。5.2

26、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門領導同意或總經(jīng)辦批準。5.3 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。5.4 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出， 如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時， 須經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準。5.5 有密級檔案只許在總經(jīng)辦翻閱，不許帶離總經(jīng)辦；有密級檔案復制時，需經(jīng)總經(jīng)辦主任批準。5.6 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)總經(jīng)辦主任以上級領導批準。5.7 對已到保密期限的檔案要請總經(jīng)辦鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。5.8 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得

27、超過六天。5.9 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。6. 檔案的鑒定與銷毀：6.1 總經(jīng)辦檔案負責人定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。6.2 任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。6.3 檔案鑒定工作由總經(jīng)辦主任主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。6.4 檔案材料鑒定小組審定，凡屬密級檔案須經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準后方可銷毀；一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)辦主任批準后方可銷毀。6.5 銷毀檔案材料，經(jīng)批準銷毀的公司檔案，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。7.

28、罰則7.1 公司員工凡違反本制度， 無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 限期上交， 經(jīng)催交仍拖延不交的， 除責令其文件部門負責人寫出書面檢查外，各罰款100元500元，并予以公司內(nèi)通報批評。7.2 公司員工凡違反本制度中第5項第4點，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款 500元1000元，并予以通報 批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。7.3 公司員工凡違反本制度第5項第8點，不按借閱期限歸還的，限期 歸還并責令其當事人寫出書面檢查。7.4 公司員工凡違反本制度第5項第9點，

29、遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追 究其相關責任。附：1.檔案借閱登記表2.檔案明細表檔案借閱登記表日期借閱人員用途批準人歸還日期備注第七章公司會議室管理制度1 .目的：為進一步使會議室的使用有序、科學的管理，充分發(fā)揮會議室 的空間資源，特制定本制度。2 .范圍：本制度適用于公司總經(jīng)辦、二廠培訓室、三廠食堂等會議室， 適用于濟寧成友食品有限公司所有部門。3 .會議室使用標準會議室管理部門使用標準人數(shù)要求總經(jīng)辦人事部董事長參加的會議、績效會議、培訓等或接待客人30人內(nèi)二廠培訓室人事部管理人員會議、培訓等60人內(nèi)三廠食堂人事部、三廠后勤大型會議

30、、培訓、公司舉辦的晚會等超過200人4 .會議室使用細則：4.1 會議室由公司行政部負責管理；4.2 會議舉行一小時前，行政部應對會議室空調(diào)、投影儀、音箱、話筒、 白板、白板筆等設施準備齊全到位，配備飲用水、水果（必要時）；4.3 公司各部門使用會議室時須提前一天填寫會議室使用申請表，經(jīng) 行政部同意后，領取會議室鑰匙及提示掛牌；4 .使用部門應保持室內(nèi)公共衛(wèi)生、禁止在會議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰和亂 扔紙屑；使用完畢后，將會議室打掃干凈，地面不得有紙屑、泥漬，桌椅 擺放整齊，電源、門窗、暖氣關閉好。5 . 使用部門在清掃完畢后，將鑰匙及提示掛牌后交于人事部，人事部經(jīng)檢查合格后， 方可離開； 會議設施

31、出現(xiàn)損壞時， 由使用部門賠償， 由人事部聯(lián)系相關部門進行維修； 未將會議室清潔干凈而私自離場的， 人事部有權對其部門負責人罰款50-100 元。三、會議室環(huán)境衛(wèi)生要求1 、總經(jīng)辦的衛(wèi)生于每日早上班前清掃，二廠培訓室每周清潔兩次（不限時）；2、有重要會議時由人事部提前做好全面清潔所需會議室；2、注意保持會議室公共衛(wèi)生環(huán)境；4 、 嚴禁將會議內(nèi)物品外搬， 如有需要， 可向人事部提交申請， 方可挪用，需在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3、嚴禁在會議室內(nèi)吸煙；4、嚴禁將堅硬物品放在在會議室內(nèi)桌子上，以免劃傷桌面。本制度由人事部擬定并解釋，于下發(fā)之日開始執(zhí)行。第八章公司會議管理制度1 .范圍：適用于公司全體員工，各大

32、小會議。2 .辦公室行政管理職責2.1 負責會議室的調(diào)度；2.2 負責會議通知的傳達；2.3 負責會議前的準備工作：會議簽到、會議所需設備。2.4 負責會議的議程安排、會議記錄（含會議紀要的起草下發(fā)），對會議決定的事宜進行督查督辦，并做好饋工作。3 .會議管理內(nèi)容與要求3.1 會議前準備工作3.1.1 會議所需設備：投影儀、電腦、白板、白板筆、錄音筆等。3.1.2 會議要求的宣讀、會議錄音及記錄：行政部。3.1.3 會議通知：準確轉達會議時間、地點、內(nèi)容、參會人。3.2 會議制度：3.2.1 允許以下兩種方式請假：a.病假；b.事假（個人婚假、喪假。事假期間無工資，三天以上事假者，公司將扣除系

33、數(shù)0.2或0.5 *當日工資）；3.2.2 會議未到（未請假）、遲到及會議中接電話者根據(jù)會議程度進行相應扣款：序號會議程度相應扣款備注未到/遲到（未請假）中途離場/接電話1董事長會議100元50元2總經(jīng)理會議50元20元3部門會議20元10元4小組會議10元5元3.3 會議要求：3.3.1 參會人員必須自備記錄本及筆按時參加會議。3.3.2 參會人員在會議開始前簽到并將手機關機或將響鈴設置成振動狀態(tài)。3.3.3 參會人員均不得缺席、遲到、早退，特殊原因不能參加會議者必須 提前報經(jīng)領導同意，否則視為曠工。3.2.4 會議中在有人發(fā)言時，禁止其他人員交頭接耳、談論其他話題。3.2.5 參會者要做好

34、會議記錄。有傳達任務的事項，參加者要及時、準確 地傳達下去，并認真執(zhí)行會議所確定的各項任務。3.2.6 會議缺失率（除請假以為）記入個人考核中，會議缺失率直接影響 個人崗位晉升。3.2.7 違反上述要求者按照會場制度進行罰款。3.4會議中發(fā)言要求：3.4.1 會議內(nèi)容表達：列清表達內(nèi)容的現(xiàn)行狀態(tài)、前景及事態(tài)。參會人在發(fā)言時要言簡意賅，以結論型表達。3.4.2 會議中發(fā)言時間控制在3-5分鐘以內(nèi)，在此時間內(nèi)未表達完畢的, 可在會后繼續(xù)交流。4、本制度于2011年12月5正式執(zhí)行。第九章 話費報銷制度1. 權限范圍：1.1 公司提供的移動號碼所有權歸公司，使用權歸員工個人。1.2 公司提供移動號碼

35、和話費補貼以便員工與客戶溝通、方便開展業(yè)務。1.3 享受公司話費補貼的員工必須將個人現(xiàn)行使用的號碼告知人資事業(yè)中心。1.4 員工可自行設定移動電話費套餐，公司不做限定。1.5 移動話費報銷標準請參照公司各崗位級別話費報銷標準 。1.6 辦公室固定電話每部門兩部（移動與聯(lián)通） 。2. 職責：2.1 每月的報銷話費由人資事業(yè)中心行政部負責統(tǒng)一繳納并打印話費清單提供至財務部備查。2.2 每月 30/31 號繳納公司提供的移動號碼； 每月 4 號繳納需報銷的個人移動號碼。2.3 公司所屬的移動號碼卡由行政部統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放及收回。2.4 報銷移動話費時，應遵守本規(guī)定的流程。2.5 公司辦公室職員因

36、外部業(yè)務需使用電話時， 只可撥打移動座機， 聯(lián)通座機只作為接電話工具， 行政部每月拉出各部門座機詳單， 根據(jù)標準報銷，超出部分由部門自行負責。2.6 上班時間禁止使用固定電話撥打私人電話， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)一次罰款20元；3. 流程：3.1 公司對移動話費實行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內(nèi)實報實銷， 超支部分員工自負” 的管理方法。 對在限額以內(nèi)的移動話費，對超過報銷額的， 公司只按限額標準進行報銷，超支部分從員工當月工資中扣除。3.2 享受手機話費報銷的部門經(jīng)理級及以上人員需 24 小時開機，包括節(jié)假日。 一個月內(nèi)有兩次關機、 停機或是手機聯(lián)系不上者， 當月不享受手機的月報銷額； 享受

37、手機話費報銷的職員需在每天的 7： 3022： 30 處在正常開機狀態(tài)， 包括節(jié)假日， 一個月內(nèi)有三次關機、 停機或是手機聯(lián)系不上者，當月不享受手機的月報銷額。3.3 公司所提供的移動號碼和話費補貼作為公司業(yè)務專用， 公司將不定期打印通話清單進行審查， 如果發(fā)現(xiàn)長期將公司移動號碼另作他用的， 將按【3.2 】進行處理。3.4 凡享受報銷標準之業(yè)務人員離職必須在離職前核算清其當月實際話費（按天數(shù)計算） ，并將所有移動號碼卡交至人事部簽收。4. 特別提示 ：4.1 如享受手機話費報銷的人員發(fā)生部門調(diào)動或職位調(diào)整， 行政部將從變動后的當月起， 按照該人員新的崗位話費規(guī)定為其調(diào)整手機話費的報銷額度。4

38、.2 個別員工因工作的需要， 確實需調(diào)整手機話費的報銷額度時， 則應到公司行政部填寫“話費調(diào)整申請表” ，由行政部將該申請表交公司副總經(jīng)理審批并報人資事業(yè)中心存檔后，方可于次月進行調(diào)整。4.3 對于按照規(guī)定享受手機話費報銷的人員， 限制手機號碼的變更， 如手機遺失等特殊原因確需變更號碼，需及時報公司行政部。5. 生效本規(guī)定自 2012 年 6 月 26 日起執(zhí)行，解釋權歸公司人資事業(yè)中心行政部。第十章 收發(fā)文件管理1. 收文管理1.1 收發(fā)文業(yè)務范圍包括：文件、傳真、電子郵件、報刊以及通過郵件、無紙化傳輸系統(tǒng)、墊江縣辦公內(nèi)網(wǎng)收發(fā)的政務信息等各種資料。1.2 收發(fā)人員必須根據(jù)有關文件資料， 如實

39、填寫收文登記簿、 發(fā)文登記簿。1.3 收文要及時登記，統(tǒng)一存放文件夾處理。1.4 收文后， 按公司領導分工及時分發(fā)并送分管領導批閱后再傳閱， 重要文件先送主要領導或分管部門領導批示， 再送其他領導傳閱。 一般情況下，三天內(nèi)傳閱完畢。1.5 領導批示指定專人辦理的， 應及時送辦理人閱辦。 急件及時送閱或請示辦理，不得耽誤。1.6 收文件全部傳閱辦理完畢后，注明承辦情況后及時分類存放文件柜，并認真保管，借閱的要及時督促歸還，保證文件資料完整、齊全。2. 發(fā)文管理2.1 凡公司董事會、 人事行政部起草的文件， 負責起草的員工必須按照公文規(guī)范及時認真起草， 交人事行政經(jīng)理審核公文格式、 發(fā)文字號、 行

40、文規(guī)則、 文字表述、 文種使用等進行核查監(jiān)督， 再報分管領導審核把關， 最后副總經(jīng)理或總經(jīng)理審簽。2.2 文件簽發(fā)后， 要及時登記、 打印、 再次校核無誤后， 方交行政人事部蓋章分發(fā)。公文用章堅持上不壓正文，下騎成文時間。2.3 需要發(fā)送的文件， 安排專人及時發(fā)送， 及時登記掛發(fā)文號， 需要簽收的按要求簽收，準確送達有關人員和部門，不得延誤和積壓。2.4 發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。公司行文統(tǒng)一編號為：公司正式文件：成友字20XX第X號；成友通字20XX第X號公司會議紀要：成友會議紀要（xx）號。2.5 密級文件應在文件首頁右上角標注密級標識。第十一章合同、協(xié)議管理1. 范圍：本合同、協(xié)議是指

41、公司與其他法人、其他組織、他人之間簽訂的經(jīng)濟合同、技術合同、承包協(xié)議等。2. 管理范疇：2.1 合同管理實行分級管理原則和歸口管理原則，明確管理。2.2 各部門對外合同簽訂前交由人事行政部， 由人事行政部統(tǒng)一提交公司法律顧問， 經(jīng)法律代表修改后交由副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準， 方可簽訂合同。2.3 合同簽訂后，正本必須交行政人事公司部統(tǒng)一歸檔。2.4 合同簽訂人是合同執(zhí)行人和監(jiān)督人，對合同的履約負有完全的責任，在合同執(zhí)行的過程中， 要經(jīng)常監(jiān)督履約情況， 發(fā)現(xiàn)問題及時向公司部門領導及副總經(jīng)理或總經(jīng)理匯報。第十二章辦公用品的管理1. 目的： 為加強辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品領用流程，提高利用效率，降低

42、辦公經(jīng)費。2. 范圍： 適用于公司范圍內(nèi)所有部門的辦公資產(chǎn)管理，包括固定資產(chǎn)和低值易耗品管理和辦公用品管理3. 辦公用品管理范疇：3.1 固定資產(chǎn)主要指： 辦公桌、辦公椅、檔案櫥、電腦、空調(diào)、打印機、電話機、攝像機、照相機、投影儀、沙發(fā)、茶幾、考勤機、傳真機等價值較高檔的物品 .3.2 一般辦公用品 （包含低值易耗品） 包括： 剪刀、 膠水、 膠棒、 筆記本、訂書機、計算器、直尺、鉛筆、書夾、檔案盒、印刷品、中性筆、刀片、信封、文件夾、紙杯、電池、印泥、碳粉、墨盒、填加墨水、硒鼓、復印紙、傳真紙等。4. 辦公用品的購發(fā)：4.1 固定資產(chǎn)類的采購4.1.1 各部門應于每月的 20 日前，由部門經(jīng)

43、理填寫辦公用品申請單簽字確認后交行政部， 由行證部報副總經(jīng)理批準后方可購買， 逾期未報視為無需求。4.1.2 急需的固定資產(chǎn)根據(jù)實際需要情況可以通過正常審批程序購置。4.2 一般辦公用品采購：4.2.1 各部門應于每月的 20 日根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計劃， 由部門經(jīng)理填寫 辦公用品申請單 交行政部， 由行政部根據(jù)申請部門往月申請的明細審批本月上報的申請單并匯總各部門辦公用品申請明細，報部門部經(jīng)理批準后統(tǒng)一購買，逾期未報視為無需求。4.2.2 所需辦公室用品購回后，月 26 日行政部根據(jù)實際工作需要有計劃地分發(fā)給各個部門，由部門經(jīng)理簽字領回。4.2.3 臨時急需的辦公用品可經(jīng)行政部

44、同意后部門經(jīng)理寫 物資采購申請單交采購部進行采購。4.2.4 公司新聘工作人員的辦公用品， 辦公室根據(jù)所在部門責人提供的名單和用品清單， 負責為其配齊， 以保證新聘人員的正常工作， 最后由領用人簽字；5. 辦公用品的采購及保管5.1 行政部根據(jù)審批簽字后的辦公用品申請單在每月 23號前交于采購部購買；5.2 采購部應遵循貨比三家、質優(yōu)價廉、辦公用品齊全、品種對路、量足質優(yōu)的原則在26 號前購買完畢；5.3 辦公用品管理人員應認真、 仔細、 負責的做好辦公用品入庫出庫臺賬，做到每一批辦公用品進出有章可循、有據(jù)可查。5.4 辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度

45、辦事。5.5 每月 30 日前根據(jù)發(fā)放明細將各部門辦公費用匯總報財務部做費用預算。6. 辦公用品的保養(yǎng)、維修與報廢6.1 使用辦公資產(chǎn)按有關操作程序說明書進行操作；應避免頻繁開關機、超負荷或破壞性使用；能夠設置密碼操作的，應設置密碼進行使用控制；應做好防塵、防曬、防潮、防腐蝕及其他需要預防的；6.2 固定資產(chǎn)的報廢實行審批管理， 各部門如有固定資產(chǎn)損壞的， 不能使用的，應按以下規(guī)定處理；6.2.1 對于簡單的問題，可以自行修理，但對有保修服務的，且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理；6.2.2 辦公資產(chǎn)發(fā)生故障或損壞不能正常運行的， 使用責任人應及時填寫辦公設備維修申請單申報行政部進行維修，辦公資

46、產(chǎn)不能帶病工作，以防造成更大的損失。6.2.3 根據(jù)誰使用、 誰負責的原則， 行政部組織進行責任認定， 對因正常損耗造成不能正常運行的， 通過維修申請并按程序報批后組織維修； 對因個人使用或保管不當， 造成不能正常運行的， 一律由個人負責修復或賠償。6.2.4 修復不成的固定資產(chǎn)實行報廢處理， 報廢應當是不可能維修的、 提交過維修申請的、 經(jīng)過維修但無法修好的情況， 同時符合公司規(guī)定的固定資產(chǎn)報廢標準，方可由物品保管者填寫辦公用品報廢申請單 ，經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理確認及財務部門批準后方可成立。6.2.5 報廢辦公資產(chǎn)在得到報廢審批后由行政部進行回收處理。7. 辦公資產(chǎn)使用責任落實7.1 固定資產(chǎn)

47、的使用必須實行責任到人， 具體方法是在臺賬上明確使用部門、責任人7.2 若新增或減少資產(chǎn)，或使用部門、責任人發(fā)生變動，則在臺賬中進行及時調(diào)整，使用部門、責任人變動，須做好交接工作及相應記錄7.3 各辦公資產(chǎn)使用部門、 責任人對公司交付的資產(chǎn)要注意正確使用和日常維護管理，并承擔相應責任。7.4 各辦公資產(chǎn)使用部門、 責任人對本部門使用的實物資產(chǎn)進行定期和不定期的清理核對，并與行政部對賬，保證賬物相符。8. 資產(chǎn)的標識化管理8.1 公司所有建賬管理的固定資產(chǎn)均應設置標識8.2 在區(qū)分資產(chǎn)管理大類的前提下， 可根據(jù)實際分類情況建立資產(chǎn)標識分類系統(tǒng)8.3 標識的設置位置應便于觀察、便于識別、便于實施，

48、不易被人為因素變動， 設置穩(wěn)固、 不易脫落， 具有可追溯性， 需要進行追溯的標識應具有惟一性。8.4 當發(fā)現(xiàn)標識脫落、不清晰時，所在部門應及時提醒行政部更換標識9. 辦公資產(chǎn)的調(diào)撥管理9.1 各分公司之間辦公資產(chǎn)的調(diào)撥， 由調(diào)出部門所在行政部填制 辦公資產(chǎn)調(diào)撥單 ，按程序經(jīng)調(diào)撥雙方部門審批通過確認后方可辦理資產(chǎn)內(nèi)部轉移手續(xù)。 辦公資產(chǎn)調(diào)撥單 一式三份原件應交由財務部門進行賬務處理，復印件交于各分廠行政部各一聯(lián)做固定資產(chǎn)臺賬增減變動的依據(jù)， 門衛(wèi)行政部開據(jù)的證明放行9.2 公司內(nèi)部資產(chǎn)調(diào)撥由行政部填制辦公資產(chǎn)調(diào)撥單 ，按程序經(jīng)調(diào)撥雙方部門經(jīng)理審批通過后方可辦理資產(chǎn)內(nèi)部轉移手續(xù)。 辦公資產(chǎn)調(diào)撥單一

49、式二份原件應交由財務部門進行賬務處理， 復印件交于行政部做資產(chǎn)增減的變動依據(jù)9.3 未經(jīng)行政部允許嚴禁私自調(diào)撥轉移辦公資產(chǎn)10. 資產(chǎn)借用管理10.1 任何辦公資產(chǎn)的借入還出，都需要具備借用手續(xù)填寫辦公資產(chǎn)借用登記表 ，資產(chǎn)的使用責任人跟隨借用手續(xù)完成而發(fā)生相應轉移，直至借用關系簽字結束11. 資產(chǎn)清查、盤點及報廢管理11.1 行政部應定期、不定期地會同使用部門及財務部門進行資產(chǎn)的清查盤點、核對賬目，做到賬物相符。盤點結果需填報資產(chǎn)盤點表 ：若出現(xiàn)盤虧 , 經(jīng)證實屬于非正常原因導致，則一律由責任部門及相關責任人按相應價值賠償； 若出現(xiàn)盤盈， 則應分析原因， 并將盤盈資產(chǎn)納入資產(chǎn)報表。11.2

50、對已不能正常工作，不能通過維修恢復其使用功能的，或是修復價值高于新購現(xiàn)值， 確實需要報廢或淘汰的固定資產(chǎn)、 低值易耗品， 行政部應進行清查核實，并申報報廢。由部門填寫物資報廢申請單11.3 電子產(chǎn)品類辦公設施設備應出具專業(yè)檢測或鑒定報告作為附件11.4 報廢手續(xù)辦理周期： 固定資產(chǎn)每半年一次， 低值易耗品每季度一次。11.5 報廢資產(chǎn)處置：行政部根據(jù)報廢資產(chǎn)的實際情況選擇直接處理（損毀） 、捐贈、變賣等處置方式。11.6 6行政部與辦公資產(chǎn)使用部門應共同參與。 變賣價格確定后必須填寫資產(chǎn)出讓處置審批表 ， 注明處置方式、 變賣價格、 價款收取的方式等，報經(jīng)批準后辦理報廢資產(chǎn)轉移手續(xù)。 處置后的

51、收入一律交財務部門進行賬務處理。 實物資產(chǎn)管理部門對已經(jīng)報損、 報廢的資產(chǎn)應進入 報廢資產(chǎn)明細臺賬 。12. 辦公用品的交接與回收12.1 員工因離職或者工作崗位的變動需進行辦公用品的交接與回收時，應嚴格遵守交接回收程序。12.2 移交人應逐項列出物品清單，接收人應仔細點驗，同時行政部根據(jù)移交清單進行核實， 遇有損壞的要求移交人書面標明， 視該物品金額的大小情況， 是否追究移交人責任， 另行處理。 雙方就移交物品認可后， 簽字確認。13. 辦公用品的使用說明：13.1 嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。13.2 員工離職時應依物品領用登記表所領物品一并退回 （消耗品除外）。13.3 凡屬各部

52、門或部門內(nèi)員工共用的辦公用品應指定專人負責保管。13.4 公司員工應本著節(jié)約的原則使用辦公用品。13.5 辦公用品若被人為損壞，應由責任人照價賠償。13.6 各部門要做好本部門的辦公資產(chǎn)增減記錄，辦公資產(chǎn)增減記錄必須張貼在墻壁上并做好電子檔案，檢查發(fā)現(xiàn)無檔案的負激勵 50 元。檢查發(fā)現(xiàn)辦公資產(chǎn)檔案與實物不符的追究其責任14. 本制度由行政部負責解釋并監(jiān)督實施。第十三章 空調(diào)使用管理制度公司本著正確使用、 安全管理、 健康節(jié)能的原則， 根據(jù)季節(jié)氣溫的變化，對空調(diào)的啟用、管理做如下規(guī)定：1. 空調(diào)的啟用時間規(guī)定夏季： 7 月 15 日 8 月 31 日 冬季： 12 月 15 日 1 月 31 日

53、或： 夏季室內(nèi)溫度高于 29攝氏度， 冬季室內(nèi)溫度低于 10攝氏度可開啟空調(diào)。2. 空調(diào)的使用與管理2.1 使用空調(diào)時， 應先關閉門窗， 不能在開空調(diào)的室內(nèi)吸煙， 如需通風換氣要先關閉空調(diào)。下班要提前 15 分鐘關閉空調(diào)，長時間（ 20 分鐘以上）離開時，要關閉空調(diào)，以便節(jié)能和保證減排效果。2.2 為節(jié)約能耗和延長空調(diào)的使用壽命， 空調(diào)開啟后， 設置的溫度要適中：制熱溫度應設置在25 度以下， 制冷溫度應設置在26 度以上， 以免空調(diào)機長時間工作，壓縮機發(fā)熱、發(fā)燙，影響正常辦公，低于或高于以上度數(shù)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)罰款一次罰款10 元。2.3 由于空調(diào)的使用和開啟不當， 造成空調(diào)損壞或不能正常使用的， 要追究使用者責任。2.4 夏季雷雨天氣應立即關閉空調(diào)， 切斷電源， 以免遭受雷擊。 遇上節(jié)假日，應拔去空調(diào)插頭。2.5 全體職工必須增強節(jié)約用電、 安全用電意識。 任何人不得隨意開啟空調(diào)外殼，不得私自拆裝空調(diào)及電源開關，不得隨意在空調(diào)線路上亂接線。2.6 當空調(diào)出現(xiàn)故障時， 要及時報修， 由電工上門檢修， 如果是人為原因損壞，要照價賠償；是質量原因，及時聯(lián)系空調(diào)維修部維修。2.7 空調(diào)開啟時間應在上班后