檔案管理辦法(初稿)20160322

1、上海鐵路集裝箱中心站發(fā)展有限公司檔案管理辦法 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，依照中華人民共和國檔案法和上海市檔案工作條例、鐵道部鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法，制定本辦法。第一章 檔案工作的具體任務(wù)第一條 貫徹執(zhí)行上級機(jī)關(guān)對檔案工作的方針、政策和要求，為檔案的利用創(chuàng)造條件、簡化手續(xù)、提供方便，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制訂和完善檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施。第二條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。公司責(zé)對公司文書、工程和財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)一歸檔，集中保管，并對各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。公司各部門設(shè)檔案專管員，接受綜合管理部統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。第三條公司綜合管理部按年

2、度或按項(xiàng)目對各部門管理的檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔、保管。對接收的檔案進(jìn)行審核、接收、整理、編號、保管和提供利用。第四條檔案管理人員編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地為檔案的利用提供服務(wù)。第五條 落實(shí)檔案庫房安全防護(hù)措施，做好檔案庫房的管理工作。第六條 保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，按國家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。第七條 檔案工作人員和兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、遵守紀(jì)律，定期向檔案室移交本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的處理完畢的具有參考價(jià)值的各類檔案，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。第二章 歸檔范圍第八條 文書檔案歸檔范圍1、本單位召開的各種重要會議的通知、紀(jì)要、報(bào)告、講話，與議題有關(guān)的

3、簡報(bào)、材料等。如股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會、工作例會及各種重要專業(yè)會議的記錄和相關(guān)材料。2、本單位形成的文件，包括通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、辦法、函等及內(nèi)部資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表資料。3、本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加主管機(jī)關(guān)（如上海市、鐵路總公司、上級單位和相關(guān)部門）召開重要會議帶回的文件材料。 4、本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、改變名稱、啟用印章、人事調(diào)配、獎(jiǎng)懲等文件及出國審查、批準(zhǔn)材料等。5、本單位與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)定、委托書，外事活動(dòng)形成的重要文件，立案調(diào)查處理已結(jié)案的人民來信及相關(guān)的文件材料。6、本單位財(cái)產(chǎn)交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報(bào)告和清冊。7、其他

4、重要的文件材料，如上級單位對本單位請示的批復(fù)，對本單位重要事項(xiàng)及工程建設(shè)問題的決定、紀(jì)要，部、市領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)單位共同形成的會議紀(jì)要等。第九條 科技（工程）檔案歸檔范圍按鐵道部鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法（鐵建設(shè)2001117號）的規(guī)定執(zhí)行。鐵總文件？1、鐵路運(yùn)輸檔案。鐵路運(yùn)輸組織、計(jì)劃和指揮中形成的列車運(yùn)行圖、列車運(yùn)行時(shí)刻表，列車編組計(jì)劃、機(jī)車交路圖，車站技術(shù)作業(yè)能力和區(qū)間通過能力查定、技術(shù)組織措施、行車辦法等。 2、基本建設(shè)檔案。（1）鐵路線路(干線、支線、聯(lián)絡(luò)線、專用線)、站場，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號、給水、電力、房建和客貨運(yùn)主要設(shè)備，在新建、改建、擴(kuò)建、大修中所形成的設(shè)計(jì)

5、任務(wù)書、設(shè)計(jì)說明書、預(yù)決算、各種原始計(jì)算資料、地質(zhì)資料、地畝資料、構(gòu)件設(shè)備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗(yàn)記錄、工程日志、變更依據(jù)，交接驗(yàn)收報(bào)告、工程總結(jié)以及作為設(shè)計(jì)、施工依據(jù)和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。 （2）舊線復(fù)測中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場平面圖、水準(zhǔn)基點(diǎn)表、曲線表、坡度表、車站表，新舊里程對照表及其他技術(shù)圖表。 （3）橋梁鑒定中所形成的基礎(chǔ)挖驗(yàn)、水文資料，鋼梁鑒定計(jì)算書及圖紙。 3、設(shè)備儀器檔案。 在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、養(yǎng)護(hù)維修、研究試驗(yàn)、測量化驗(yàn)等工作中購置、引進(jìn)或自制安裝使用和儲備的各種機(jī)車車輛、機(jī)械動(dòng)力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備的圖紙和說明書，在大修改造中產(chǎn)生

6、的技術(shù)材料。 4、科技研究檔案。在科研、試驗(yàn)，技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作，技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造等工作中形成的科技成果課題報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書，方案論證報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、協(xié)議書，研制計(jì)劃、測試記錄、專題總結(jié)，審批、鑒定、評議、推廣中作為依據(jù)的文字材料及論文、著作、教育大綱、專刊等。 5、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案。 鐵路生產(chǎn)建設(shè)、勘測設(shè)計(jì)、養(yǎng)護(hù)維修中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖)，各種計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程以及更改廢止標(biāo)準(zhǔn)的文件，鐵路局審批制訂的標(biāo)準(zhǔn)文件材料。第十條 聲像照片檔案歸檔范圍（見附件）。第十一條 財(cái)務(wù)檔案按財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定及鐵路行業(yè)要求歸檔。第三章 檔案的接收第十二條 公司綜合管理部接收各部門在職能工作活動(dòng)中直接

7、形成的各類檔案，包括文書、工程、聲像等檔案入庫。第十三條 接收檔案時(shí)間：公司各部門將處理完畢的各類文件材料經(jīng)綜合管理部審核后，填寫卷內(nèi)目錄、打印、編碼、立卷后交綜合管理部歸檔保管。 本年度的檔案于下年度的4月前歸檔。第十四條 綜合管理部對歸檔的文件逐一進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)文件材料不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行修改、補(bǔ)充直至完善。第十五條 歸檔卷宗，應(yīng)編制卷內(nèi)目錄一式兩份，簽名蓋章后綜合管理部和部門各執(zhí)一份留存?zhèn)洳椤?第十六條 本工程項(xiàng)目檔案待竣工驗(yàn)收后，由綜合管理部按鐵路總公司關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一向上海鐵路局檔案館及相關(guān)部門、單位移交。第四章 檔案的分類第十七條 按照案卷的排列順序編制卷號，

8、以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。各類檔案編號由綜合管理部統(tǒng)一明確（詳見附件）。第五章 檔案的保管第十八條 檔案的保管須確保安全，庫房要具備防盜、防光、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲等設(shè)施。第十九條 為便于調(diào)卷，需標(biāo)注案卷存放類別、年份及示意圖。第二十條 定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查、記錄，如發(fā)現(xiàn)可能危及檔案安全的情況，須及時(shí)采取措施，予以保護(hù)。第二十一條 提高科學(xué)管理水平，積極提供檔案利用和服務(wù)。做好開發(fā)文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。第二十二條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將負(fù)責(zé)管理的檔案狀況和數(shù)量交接清楚。第六章 檔案的利用第二十三條 檔案管理人員要熟悉所

9、藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務(wù)。第二十四條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。 第二十五條 檔案一般不外借，如公司各部門工作人員因工作需要借閱，只能調(diào)閱本部門工作范圍內(nèi)的檔案，并辦理借閱手續(xù)；如調(diào)閱非本部門工作范圍內(nèi)的檔案，須征得有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱。第二十六條 借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時(shí)間、內(nèi)容，以便于及時(shí)調(diào)閱。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對到期未還的檔案應(yīng)及時(shí)催還 。第二十七條 外單位查閱檔案，需由經(jīng)辦部門人員陪同方可查閱(復(fù)印)，原則上不予外借。第二十八條 借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞、遺失。如發(fā)現(xiàn)將按中華

10、人民共和國檔案法及中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法嚴(yán)肅處理。 第七章 附 則第二十九條 本辦法適用于本公司。第三十條 本辦法由公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。 附件 上海鐵路集裝箱中心站發(fā)展有限公司檔案全宗上海鐵路集裝箱中心站發(fā)展有限公司（以下簡稱公司）的全部檔案為一個(gè)全宗，按照鐵路檔案管理的模式可分為文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案等類別。一、文書檔案：為反映和記錄本公司建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營和工作活動(dòng)的具有查考利用價(jià)值的黨政工團(tuán)文件、收文（上下級及外單位的來往文電）、重要會議材料、會議記錄、人事命令等材料。文書檔案按年度、保管期限分類，按機(jī)構(gòu)排列。保管期限分永久、長期（16-50年）、短期（15年以下）

11、三種。機(jī)構(gòu)為公司目前編制機(jī)構(gòu)：綜合管理部、財(cái)務(wù)部、運(yùn)輸安全部、市場營銷部。文件編號由發(fā)文年度、保管期限、發(fā)文組成。如有一份文件為2004年度公司綜合管理部文件，保管期限是長期，它的編號為：2004長期*號文件。二、科技檔案：分運(yùn)輸（Y）、基建（J）、設(shè)備（S）、科研（K）、標(biāo)準(zhǔn)（B）生產(chǎn)（C）六大類。 其中基建檔案（J）按線、專業(yè)、階段分類。 階段用數(shù)字表示：階段數(shù)字前期階段1初步設(shè)計(jì)階段2技術(shù)設(shè)計(jì)階段3施工設(shè)計(jì)階段4施工竣工階段5 專業(yè)用漢語拼音字母表示：專業(yè)字母專業(yè)字母綜合ZH房建F線路XL通信TX路基LJ信號XH橋梁Q電力D涵渠HQ給水SH站場Z電氣化DH機(jī)務(wù)J地畝DM車輛L 如鐵路集裝

12、箱中心站路基專業(yè)竣工文件第一卷編號為：J·STJZ·5LJ1?？⒐の募腔n案的前身，一定要做好收集工作，達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確。三、會計(jì)檔案：是記錄和反映公司在建設(shè)、運(yùn)營、經(jīng)營管理等過程中的重要經(jīng)濟(jì)資料和憑證。會計(jì)檔案按年度、保管期限、種類排列。 保管期限分：永久、3年、5年、15年、25年五種 種類：分憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告（報(bào)表）、其他四大類，其中憑證有原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計(jì)憑證；賬簿有總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬和其他會計(jì)賬簿；財(cái)務(wù)報(bào)告有月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；其他類有會計(jì)檔案移交清冊、

13、保管清冊、銷毀清冊、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等會計(jì)材料。四、聲像檔案:為反映本單位建設(shè)及日常工作面貌的照片、錄音、錄像材料。聲像檔案種類、分類代號：種類簡稱代號分類簡稱代號備注聲像檔案像X照片照Z錄音帶音Y錄像帶錄L縮微膠片微W電影膠卷電D軟盤軟R航測底片測C唱片片P幻燈片幻H光盤光G上海鐵路集裝箱中心站發(fā)展有限公司檔案總目錄全宗類別種類代號分類屬類代號備注上海鐵路集裝箱中心站發(fā)展有限公司文書檔案年度永久機(jī)構(gòu)長期機(jī)構(gòu)短期機(jī)構(gòu)科技檔案運(yùn)輸檔案Y年度運(yùn)行圖時(shí)刻表等基建檔案J線名綜合ZH線路XL路基LJ站場Z橋隧Q涵渠HQ通信TX信號XH房建F電力D給水SH電氣化DH地畝DM機(jī)務(wù)J車輛L設(shè)備檔

14、案S機(jī)械動(dòng)力設(shè)備具體分類編號另附科研檔案K年 度專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案B標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目專業(yè)聲像檔案聲像檔案X照片檔案8大類Z其他聲像會計(jì)檔案會計(jì)檔案年 度憑證賬簿報(bào)表實(shí)物檔案實(shí)物檔案資 料資 料文書檔案保管期限表序號內(nèi) 容保管期限 備注一、會議文件1、本單位召開大型代表大會、代表會議、工作會議、專業(yè)會議(1)會議通知、代表名單、報(bào)告、總結(jié)、決議、紀(jì)要、開閉幕詞、重要簡報(bào)等文件 (2)會議議程、一般簡報(bào)、參考文件2、本單位黨委(組)會、董事會會議等黨、政領(lǐng)導(dǎo)會議的記錄、紀(jì)要、討論決定的文件 3、一般會議記錄 4、參加上級主管機(jī)關(guān)召開會議的主要文件 永 久短 期永 久短 期短 期二、上級和本單位發(fā)的決議、規(guī)定、指

15、示、命令、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件1、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的(1)針對本單位要長期貫徹執(zhí)行的文件 (2)非針對本單位的指示性、規(guī)定性在一定時(shí)期內(nèi)要貫徹執(zhí)行的文件 2、本單位產(chǎn)生的文件(1) 屬于業(yè)務(wù)問題的，在較長時(shí)期要查考利用的 (2)屬于局部或具體業(yè)務(wù)問題，在一定時(shí)期內(nèi)有查考價(jià)值的永 久短 期長 期短 期三、計(jì)劃文件1、上級機(jī)關(guān)下達(dá)的長遠(yuǎn)計(jì)劃、年度計(jì)劃、控制數(shù)字 2、本單位年度以上的 3、本單位季度以下的 長 期永 久短 期四、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查研究材料1、本單位年度以上的工作總結(jié) 2、一般性的報(bào)告、總結(jié)和調(diào)研材料 永 久短 期五、統(tǒng)計(jì)報(bào)表1、本單位編制和匯總的年度和年度以上的以及一次性重要調(diào)查統(tǒng)計(jì) 2、本單位

16、半年以下的統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永 久短 期六、預(yù)、決算1、本單位和本單位匯總的年度決算 2、本單位預(yù)算、季度決算 永 久短 期七、本單位職工和干部任免、調(diào)轉(zhuǎn)、獎(jiǎng)懲等文件1、干部任免、定級材料(1)上級管理的干部 (2)本單位管理的干部、職工 2、退職、退休、離休材料 3、重大發(fā)明創(chuàng)造，有重大功績的獎(jiǎng)勵(lì)文件和材料 4、職工處分材料 5、出國人員審查材料、調(diào)干、轉(zhuǎn)移組織關(guān)系介紹信及存根、工資關(guān)系轉(zhuǎn)移材料 永 久長 期長 期長 期長 期短 期 八、外事活動(dòng)形成的文件1、反映重要國際活動(dòng)，具有歷史價(jià)值的 2、一般業(yè)務(wù)性的 3、與外國簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書(1)本單位經(jīng)辦的 (2)非本單位經(jīng)辦但要執(zhí)行的 (3)

17、一般性、事務(wù)性的 永 久長 期永 久長 期短 期九、本單位與有關(guān)單位的來往文件(需要查考利用的) 短 期十、事故形成的文件材料1、有重大經(jīng)濟(jì)損失和國際影響的重大、大事故 2、重大事故、大事故 3、一般事故 永 久長 期短 期十一、紀(jì)檢委立案材料 長 期十二、審計(jì)材料長 期十三、重大問題專案處理的群眾來信來訪材料 長 期十四、組織機(jī)構(gòu)定員材料1、本單位組織機(jī)構(gòu)成立、撤銷，合并和定員表 2、下屬單位機(jī)構(gòu)成立、撤銷、合并和定員 永 久長 期十五、本單位印信啟用、歷史沿革、大事記 永 久十六、本單位與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議1、有效期二十年以上的 2、其他 長 期短 期十七、本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、設(shè)備、檔案等交接憑證 長 期十八、國家、省、市領(lǐng)導(dǎo)人的重要題詞 永 久照片檔案歸檔范圍、分類及保管期限表：種類代號分類分類代號屬類代號屬類內(nèi)容保管期限進(jìn)館范圍聲像檔案X領(lǐng)導(dǎo)視察Z101中央、國家領(lǐng)導(dǎo)視察本單位永久02鐵道部、上海市領(lǐng)導(dǎo)視察檢查工作長期各類會議Z201本單位或出席上級重要會議永久02本單位一般性會議長期企業(yè)管理Z