第五部分電子文件管理

1、第五部分 電子文件管理第一章 現(xiàn)代信息技術(shù)的產(chǎn)生與發(fā)展 電子計(jì)算機(jī)：是一種用電子技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字運(yùn)算處理工具，它是一種能自動(dòng)、高速、精確地完成大量算術(shù)運(yùn)算、邏輯運(yùn)算和信息處理的電子設(shè)備。電子：是指組成計(jì)算機(jī)的基本物質(zhì)，其主要是電子邏輯元件。自動(dòng)：是指計(jì)算機(jī)接受指令后自動(dòng)按程序執(zhí)行而無(wú)需人的直接干預(yù)。數(shù)字：是指它以數(shù)字化編碼形式的信息作為其加工的基本對(duì)象，即二進(jìn)制數(shù)字信息。 計(jì)算機(jī)的分類(lèi)：1、按原理分為數(shù)字計(jì)算機(jī)和模擬計(jì)算機(jī)。2、按規(guī)模大小、功能強(qiáng)弱分為五類(lèi)：巨型機(jī)、大型機(jī)、中型機(jī)、小型機(jī)和微型機(jī)。3、從CPU個(gè)數(shù)分為單CPU計(jì)算機(jī)和并行計(jì)算機(jī)。 計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)：1、運(yùn)算速度快； 2、精度高；3、具

2、有記憶和邏輯判斷能力；4、計(jì)算機(jī)內(nèi)部操作運(yùn)算均是自動(dòng)控制進(jìn)行。 計(jì)算機(jī)的應(yīng)用：1、科學(xué)計(jì)算工（數(shù)值計(jì)算） 2、自動(dòng)控制系統(tǒng)3、數(shù)據(jù)處理 4、CAD/CAM/CAI. 5、人工智能。 簡(jiǎn)述計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)？答：凡是將分布在不同地理位置是的具有獨(dú)立性能的多臺(tái)計(jì)算機(jī)、終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來(lái)，再配有相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)軟件，以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)資源共享的系統(tǒng)，叫做計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的分類(lèi)局域網(wǎng)LAN、城域網(wǎng)MAN、廣域網(wǎng)WAN. 簡(jiǎn)述電子文件的定義及要點(diǎn)。答：電子文件定義為：以數(shù)字代碼形態(tài)存在，通過(guò)電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息記錄、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件。兩條要點(diǎn)：一是表明這種事物的邏輯與物理屬性，即

3、：使用數(shù)字代碼記錄信息用電子計(jì)算機(jī)生成和讀取。二是表明這種事物的內(nèi)容屬性，即要符合“文件”的要求，要有符合“文件”要求的特定的來(lái)源和用途。 電子文件的發(fā)展歷程過(guò)程階段、輔助性電子文件階段、電子文件階段、前三個(gè)階段都有紙質(zhì)文件存在。無(wú)紙階段。美國(guó)賓夕法尼亞大學(xué)莫爾電工學(xué)院和阿伯丁彈道研究所在1946年共同研制出了世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)。至今50多年時(shí)間，經(jīng)歷了四個(gè)發(fā)展階段：1、電子管計(jì)算機(jī)（19461957）。2、晶體管計(jì)算機(jī)（19581964年）；3、集成電路計(jì)算機(jī)（19651971）；4、超大規(guī)模集成電路計(jì)算機(jī)（1972至今）；5、計(jì)算機(jī)是目前世界各國(guó)正在研制的。第五代將是并行體系結(jié)構(gòu)的人工智能

4、機(jī)。未來(lái)計(jì)算機(jī)的發(fā)展歸納四個(gè)方面：1、巨型計(jì)算機(jī)；2、微型計(jì)算機(jī)；3、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；4、人工智能機(jī)。 試述隨信息技術(shù)的演變，檔案工作主要經(jīng)歷了哪幾個(gè)階段及各階段特點(diǎn)？計(jì)算機(jī)發(fā)展簡(jiǎn)史？美國(guó)賓夕法尼亞大學(xué)莫爾電工學(xué)院和阿伯丁彈道研究所在1946年共同研制出了世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)。至今50多年時(shí)間，經(jīng)歷了四個(gè)發(fā)展階段：1、電子管計(jì)算機(jī)（19461957）：其特點(diǎn)是用電子管作為邏輯開(kāi)關(guān)元件，輸入輸出設(shè)備主要采用穿孔卡，速度慢，無(wú)操作系統(tǒng)。2、晶體管計(jì)算機(jī)（19581964年）；其特征是晶體管代替了電子管，主存儲(chǔ)器由磁芯組成，容量增大，可靠性提高，出現(xiàn)了管理計(jì)算機(jī)的專(zhuān)用操作系統(tǒng)。3、集成電路計(jì)算機(jī)（1965

5、1971）；其主要特征是邏輯器件采用集成電路，體積更小，功能更強(qiáng)，壽命更長(zhǎng)。開(kāi)始采用大容量的半異體存儲(chǔ)器，系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件也有較大發(fā)展。4、超大規(guī)模集成電路計(jì)算機(jī)（1972至今）邏輯器件采用微處理器和超大規(guī)模集成電路、元器件高度集成化。5、計(jì)算機(jī)是目前世界各國(guó)正在研制的。主要是擁有智能特性，可以摸擬人的設(shè)計(jì)、分析、決策、計(jì)劃以及其他智能活動(dòng)。第五代計(jì)算機(jī)將采用新的并行體系結(jié)構(gòu)、新的存儲(chǔ)組織、新的程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言和可以做自動(dòng)推理（不僅僅是處理數(shù)據(jù)）的新的操作方法。第五代將是并行體系結(jié)構(gòu)的人工智能機(jī)。未來(lái)計(jì)算機(jī)的發(fā)展歸納四個(gè)方面：1、巨型計(jì)算機(jī)；不是說(shuō)它的體積大，而是運(yùn)算速度快，以及它的存儲(chǔ)容量大。

6、價(jià)格也昂貴。2、微型計(jì)算機(jī)；具有功能強(qiáng)大、價(jià)格低廉、生產(chǎn)周期較短的特點(diǎn)。被廣泛應(yīng)用在軍事、科技、金融、商業(yè)、醫(yī)療等領(lǐng)域。3、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；網(wǎng)絡(luò)社會(huì)化和社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化將成為本世紀(jì)最重要的社會(huì)特征。4、人工智能機(jī)也稱(chēng)知識(shí)信息處理系統(tǒng)，人們?cè)缦胙兄瞥鲆环N更高級(jí)的計(jì)算機(jī)，讓它代替人們做更多的事，具有學(xué)習(xí)的功能，如研制成功的話，其作用將十分具大。 電子文件的種類(lèi)（一）按載體劃分，主要有兩大類(lèi)1、是利用電生磁現(xiàn)象，將文字、聲音、圖像和數(shù)據(jù)等變成電信號(hào)使磁性材料發(fā)生選擇性磁化而記錄文字、聲字、聲音、圖像和數(shù)據(jù)等的磁記錄文件。2、是現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)結(jié)合電子計(jì)算機(jī)技術(shù)而形成的光學(xué)記錄文件，主要有光盤(pán)等。（二）按產(chǎn)生的工作

7、領(lǐng)域，可以劃分為三大類(lèi)1、是人們?cè)谵k理公務(wù)、處理一般性工作事務(wù)和交流信息過(guò)程中產(chǎn)生的社會(huì)性電子文件。2、是記錄人們科研和生產(chǎn)活動(dòng)的科技性電子文件。3、指家庭現(xiàn)代化中產(chǎn)生的記錄人們家庭工作與生活情況的電子文件。（三）按電子文件的格式劃分，可劃分為五大類(lèi)1數(shù)字文本文件。 2、數(shù)字影像文件。3、數(shù)字圖形文件。4、數(shù)字語(yǔ)音文件。5、數(shù)字視頻文件。（四）按電子文件的組成方式可將其劃分為三大類(lèi)1、簡(jiǎn)單文件。2、復(fù)合文件。3、復(fù)雜文件。 試述電子文件的特點(diǎn)答：一、電子文件整體存在方式與宏觀管理方式特點(diǎn)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的規(guī)定性（一）宏觀計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)電子文件的規(guī)定性：首先，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)實(shí)中的電子文

8、件具有規(guī)定性。其次，電子文件與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間具有母子關(guān)系。（二）微觀計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（主要是電子文件管理軟件系統(tǒng)對(duì)電子文件的規(guī)定性：微觀計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)電子文件具有具體的直接規(guī)定性。這種規(guī)定性包括文件的形成、運(yùn)行、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等所有環(huán)節(jié)。（三）規(guī)定性的另一面電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性：首先，從文件的制作、處理、以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。其次，不兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)（主要是應(yīng)用軟件）生成的文件在轉(zhuǎn)換使用時(shí)會(huì)遇到很大的困難。二、電子文件組成特點(diǎn)多種信息媒體的集成互動(dòng)性三、電子文件分類(lèi)與檢索方式特點(diǎn)邏輯上的自由組合性四、電子文件信息存儲(chǔ)特點(diǎn)光盤(pán)載體的高密度

9、性五、電子文件閱讀方式特點(diǎn)信息的非人工直接識(shí)讀性：（一）信息傳遞與利用過(guò)程中主客體信主體之間關(guān)系發(fā)展的三個(gè)階段：口傳口階段；人信息工具人；人可以完全個(gè)體化辦公。（二）科學(xué)地客觀地認(rèn)識(shí)“非人工直接識(shí)讀性”六、電子文件信息傳遞方式特點(diǎn)物理空間中的自由移動(dòng)性：（一）凝固的歷史；（二）被解放的文件信息移動(dòng)。 電子文件形成與利用特點(diǎn)信息的可操作性：（一）文件制作過(guò)程中“隨心所欲”的信息操作；（二）文件利用過(guò)程中“隨心所欲”的操作；（三）電子文件的可更改性。 簡(jiǎn)要闡述電子文件發(fā)展經(jīng)歷了哪幾個(gè)階段。：答： 第一階段：過(guò)程階段。許多機(jī)關(guān)采用電子計(jì)算機(jī)，電子文件充當(dāng)形成文件的過(guò)程（工具）。機(jī)關(guān)單位首先使用計(jì)算機(jī)

10、形成電子文件，然后由電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，形成的紙質(zhì)文件經(jīng)過(guò)審批后形成正式文件。第二階段：輔助性電子文件階段，特征：紙質(zhì)文件為正本、電子文件為副本。電子文件的效用比上一階段更多一些。第三階段：電子文件階段。特征：電子文件為正本、紙質(zhì)文件為副本。電子文件法律效力被確認(rèn)。紙質(zhì)文件只在很少的情況下使用。前三個(gè)階段都有紙質(zhì)文件存在。但第三個(gè)階段了生了本質(zhì)性的變化，電子文件由附屬物上升到具有決定地位的文件正本。此外，第二、第三兩個(gè)階段我們又稱(chēng)之為雙套制階段。第四階段：無(wú)紙階段。這一階段真正進(jìn)入了無(wú)紙電子文件階段，人們?cè)诠ぷ髦幸亚脑偈褂眉堎|(zhì)文件，以往的紙質(zhì)文件已成為“文物”。第二章 電子文件工作概述 簡(jiǎn)

11、述數(shù)字檔案館。答：數(shù)字檔案館，還稱(chēng)為“電子檔案館”、“電子文件中心”、“虛擬檔案館”和“無(wú)墻檔案館”、“無(wú)紙檔案館”等。它不是一個(gè)傳統(tǒng)意義的實(shí)體機(jī)構(gòu)或存放處的概念，可以把它的基本含義解釋為以電子檔案及其用戶(hù)為對(duì)象的“一個(gè)有序的信息空間”或“一個(gè)信息系統(tǒng)”。其特征：1、信息數(shù)字化；2、傳遞網(wǎng)絡(luò)化；3、超越時(shí)空化。 簡(jiǎn)述電子文件工作的原則和要求。答：1、準(zhǔn)確完整；2、高效易用；（1）效率原則包含及時(shí)與簡(jiǎn)便兩層含義；（2）易用原則。 3、安全保障 電子文件管理工作內(nèi)容。答：1、電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與安裝；系統(tǒng)需求調(diào)查；確定文件與檔案管理的要求；評(píng)估現(xiàn)存系統(tǒng)；設(shè)計(jì)文件系統(tǒng)；文件系統(tǒng)運(yùn)行及復(fù)審；文件系

12、統(tǒng)安裝。2、電子文件的制作；3、電子文件鑒定與歸檔；4、電子文件保管；5、電子文件檢索與利用；6、電子文件統(tǒng)計(jì)。 試述電子文件工作管理體制的基本原則。答：基本原則：集中統(tǒng)一（一）國(guó)家電子文件與電子檔案也應(yīng)按規(guī)定分別由各級(jí)、各類(lèi)檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理；1、電子文件與電子檔案由誰(shuí)來(lái)管的問(wèn)題。2、電子文件與電子檔案怎樣集中保管的問(wèn)題。3、文檔一體化的問(wèn)題。（二）全國(guó)電子文件工作在各級(jí)人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分級(jí)、分專(zhuān)業(yè)管理；（三）對(duì)黨政電子文件工作實(shí)行統(tǒng)一管理。 檔案館電子檔案管理工作內(nèi)容？1、電子檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與安裝；2、電子檔案的鑒定；3、電子檔案的保管；4、電子檔案的開(kāi)發(fā)利用

13、；5、電子檔案的統(tǒng)計(jì)。 機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理體制一、電子文件保管者；二、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文檔管理的技術(shù)機(jī)制。第三章 電子文件管理系統(tǒng) 電子文件管理系統(tǒng)的概念。答： 宏觀層次的電子文件管理系統(tǒng)，是以保證電子文件的科學(xué)管理和高效利用為目的的技術(shù)、設(shè)備、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等所有相關(guān)因素組成信息系統(tǒng)；中觀層次的電子文件管理系統(tǒng)，是指與電子文件相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件、硬件系統(tǒng)。微觀層次電子文件管理系統(tǒng)，是電子文件管理的軟件系統(tǒng)，它由一組軟件程序組成，共同對(duì)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行管理。這三個(gè)層次的電子文件管理系統(tǒng)含義既相互聯(lián)系、層層遞進(jìn)，又在不同語(yǔ)言環(huán)境中，概念有所不同。 編程的概念：即編寫(xiě)程序，就是使用預(yù)先

14、選定的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言去把詳細(xì)設(shè)計(jì)的結(jié)果轉(zhuǎn)換成程序，把用文字表達(dá)的解決問(wèn)題的步驟轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)能夠接受并執(zhí)行的指令形式。這個(gè)階段的關(guān)鍵任務(wù)是寫(xiě)出正確的程序模塊。 簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程聽(tīng)現(xiàn)制調(diào)查階段與用戶(hù)需求調(diào)查階段。答：一、現(xiàn)制調(diào)查階段；包括軟件生命周期方法的確定目標(biāo)和可行性分析階段。作為系統(tǒng)分析員在這一階段要進(jìn)行現(xiàn)行的組織機(jī)構(gòu)調(diào)查、業(yè)務(wù)流程調(diào)查和文件流程調(diào)查。調(diào)查的目的是掌握老系統(tǒng)的運(yùn)行情況這對(duì)開(kāi)發(fā)新系統(tǒng)往往十分重要，作為調(diào)查結(jié)果，要寫(xiě)出現(xiàn)制說(shuō)明書(shū)與可行性分析報(bào)告。二、用戶(hù)需求調(diào)查階段；這一階段是屬于軟件生命周期方法中的用戶(hù)需求分析階段，是在上一階段基礎(chǔ)上，由系統(tǒng)分析員調(diào)查用戶(hù)對(duì)新系統(tǒng)的

15、需求，并寫(xiě)出用戶(hù)需求說(shuō)明書(shū)。在這一階段需要對(duì)用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的需求做出詳細(xì)的調(diào)查，包括系統(tǒng)功能的要求，將來(lái)可能提出的要求以及系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要求和條件限制。 試述電子文件管理系統(tǒng)的特點(diǎn)。答：（一）具有與文件屬性相關(guān)的程序嚴(yán)密性；（二）由文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等構(gòu)成的文件整體性；（三）與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的輔助性；（四）廣泛存在的特殊性。 電子文件管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程？1、現(xiàn)制調(diào)查階段； 2、用戶(hù)需求調(diào)查階段；3、系統(tǒng)分析階段； 4、系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段；5、程序設(shè)計(jì)階段； 6、系統(tǒng)測(cè)試與新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換階段；7、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、評(píng)價(jià)階段。第四章 電子文件的鑒定和歸檔 試述內(nèi)容鑒定法。答：電子文件鑒定的基本方法：（一）內(nèi)容鑒定

16、法；（二）職能鑒定法內(nèi)容鑒定法是指：通過(guò)審閱文件的辦公室自動(dòng)化判斷其價(jià)值，要求全面審閱的分析文件的正文，以及文件題名、名稱(chēng)等形式特征，從文件反映的內(nèi)容信息判斷其價(jià)值。在目前歸檔文件的鑒定中，內(nèi)容鑒定法仍然是普啟蒙采用的鑒定方法。 簡(jiǎn)述邏輯歸檔。答：它是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。具體的操作方法是電子文件形成部門(mén)將存儲(chǔ)歸檔的電子文件的邏輯地址通知檔案部門(mén)，檔案部門(mén)就能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查閱和控制該電子文件。邏輯歸檔后的檔案信息可以全部在網(wǎng)絡(luò)中顯示和檢索利用，而電子文件生成時(shí)所在的位置，歸檔后的物理位置保持不變。 簡(jiǎn)述電子文件鑒定類(lèi)型及

17、特點(diǎn)。答：類(lèi)型：全面集中鑒定；單項(xiàng)隨時(shí)鑒定。傳統(tǒng)檔案學(xué)中所說(shuō)的鑒定一般是指全面集中鑒定，即由各方人員組成鑒定小組。單項(xiàng)隨時(shí)鑒定是指相關(guān)人員出于某種特殊原因，對(duì)文件的某種狀態(tài)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查和分析。以確定是否要采取相應(yīng)的措施。特點(diǎn)：（一）全面集中鑒定的特點(diǎn)：1、全面集中鑒定的多維性；2、全面集中鑒定的間隔性；3、全面集中鑒定的相對(duì)模糊性。（二）單項(xiàng)隨時(shí)鑒定的特點(diǎn)：1、單項(xiàng)鑒定的連續(xù)性；2、單項(xiàng)鑒定的公散性；3、單項(xiàng)鑒定的相對(duì)清晰性。 試述電子文件鑒定工作內(nèi)容。答： （一）電子文件的鑒別：實(shí)質(zhì)是明確機(jī)構(gòu)形成電子文件的需要，就是將信息處系統(tǒng)中的文件信息和非文件信息區(qū)分開(kāi)來(lái)，即用抽象概括的方法說(shuō)明機(jī)構(gòu)需要

18、形成哪些電子文件，然后運(yùn)用演繹的方法判定哪些是我們需要鑒定的文件。具體過(guò)程：第一，調(diào)查分析機(jī)構(gòu)的職能結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)活動(dòng)，明確各項(xiàng)活動(dòng)中要求形成的電子文件，從而確定電子文件的生成節(jié)點(diǎn)。第二、根據(jù)調(diào)查分析的結(jié)果，設(shè)計(jì)文件登記模塊，賦予每一份電子文件唯一的文件號(hào)。（二）電子文件的內(nèi)容鑒定：1、制定電子文件保管期限表；2、將電子文件保管期限表納入其管理系統(tǒng)并賦予維護(hù)。3、電子文件形成時(shí)的即時(shí)鑒定；4、保管期限滿(mǎn)鑒定；5、進(jìn)館鑒定。（三）電子文件的技術(shù)鑒定：1、真實(shí)性鑒定；2、完整性鑒定；3、有效性鑒定；4、病毒檢測(cè)；5、介質(zhì)狀況鑒定。（四）電子文件的處置：1、銷(xiāo)毀，一般在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，主要包括信息刪除和介

19、質(zhì)銷(xiāo)毀兩種。2、保存，方法有：（1）文件管理系統(tǒng)中保存；（2）脫機(jī)保存；（3）遷移；（4）縮微；（5）轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。3、移交，是指機(jī)構(gòu)將電子檔案轉(zhuǎn)交給其它機(jī)構(gòu)保存。移交的方式可采用文件實(shí)體移交、文件信息的管理職責(zé)移交或二者共同移交。具體方式有以下兩種：一是向檔案館移交。凡是屬于檔案館收集范圍內(nèi)的電子檔案應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定如期向檔案館移交，這種移交主要是指管理職責(zé)移交，至于檔案的實(shí)體既可以移交檔案館，也可由檔案形成機(jī)構(gòu)保存。二是向有關(guān)機(jī)構(gòu)移交，當(dāng)機(jī)構(gòu)改制、撤銷(xiāo)或合并時(shí)，電子檔案隨同其它檔案一起移交有關(guān)機(jī)構(gòu)繼續(xù)保存。（五）電子文件鑒定的全程監(jiān)控，為保證電子文件的鑒定過(guò)程的合理、有序以及鑒定結(jié)果的公正

20、，需要對(duì)鑒定過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控。監(jiān)控主要有對(duì)電子文件監(jiān)定過(guò)程的記錄和對(duì)記錄材料審查。 電子文件歸檔案的內(nèi)容：1、電子文件歸檔的范圍；2、電子文件歸檔的時(shí)間；3、電子文件歸檔的要求；4、電子文件歸檔方式：邏輯歸檔與物理歸檔、在線歸檔與離線歸檔。 電子文件歸檔的組織管理？1、加強(qiáng)電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)；2、加強(qiáng)電子文件歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；3、妥善處理檔案部門(mén)與電子文件形成部門(mén)的協(xié)作關(guān)系。第五章 電子文件的保管 簡(jiǎn)述影響電子文件信息安全的因素。答：人為因素、自然災(zāi)害、火災(zāi)、失盜、人為破壞、計(jì)算機(jī)病毒、電源故障、系統(tǒng)與硬件故障、系統(tǒng)升級(jí)造成技術(shù)過(guò)時(shí)等。 電子文件的保管包括：1、電子文件保存所依賴(lài)的技術(shù)環(huán)境和存儲(chǔ)

21、材料的物理安全；2、電子文件信息內(nèi)容的邏輯安全。 簡(jiǎn)單介紹保障計(jì)算機(jī)邏輯環(huán)境的安全法？答：根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范中的要求：電子文件的真實(shí)是指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。具體可采用以下方法：1、加密技術(shù)； 2、身份驗(yàn)證；3、簽署技術(shù)； 4、防寫(xiě)技術(shù)；5、操作日志管理技術(shù)；6、文件元數(shù)據(jù)的記錄和維護(hù)技術(shù)；7、硬盤(pán)還原卡技術(shù)。 試述電子文件信息安全規(guī)范的基本特點(diǎn)。答：（一）信息安全規(guī)范具有綜合性：（二）信息安全的規(guī)范說(shuō)到底是人的行為規(guī)范。 電子文件的邏輯保護(hù)？一、系統(tǒng)維護(hù)與系統(tǒng)升級(jí)；（一）做好

22、系統(tǒng)日常維護(hù)工作：對(duì)電子文件有關(guān)的系統(tǒng)環(huán)境（包括機(jī)器設(shè)備）進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)的措施一般包括：保持磁帶機(jī)、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器的清潔、對(duì)磁帶定期進(jìn)行倒帶，保持計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的良好狀態(tài)，保護(hù)電子文件庫(kù)房?jī)?nèi)合適的溫濕度，防止強(qiáng)磁場(chǎng)干擾，做好防水、防塵、防火等方面工作，建立嚴(yán)格遵守電子文件庫(kù)房管理制度。（二）應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)升級(jí)的方法：1、再生性技術(shù)保護(hù)；2、建立電子文件技術(shù)檔案館；3、采用一定的獨(dú)立于任何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的統(tǒng)一格式存儲(chǔ)文件。4、仿真；5、遷移。二、防治電腦病毒。防病毒技術(shù)有兩個(gè)發(fā)展趨勢(shì)：1、由單機(jī)靜態(tài)反病毒軟件為代表的非實(shí)時(shí)反病毒技術(shù)發(fā)展為實(shí)時(shí)反病毒技術(shù)；2、反病毒軟件由僅限于“殺病毒”發(fā)展為在“防殺結(jié)合

23、”的基礎(chǔ)上趨于整體的網(wǎng)絡(luò)安全管理。三、電子文件信息安全邏輯保護(hù)的通用技術(shù)（一）保障信息基礎(chǔ)設(shè)施和計(jì)算機(jī)硬件的安全方法；（二）保障計(jì)算機(jī)邏輯環(huán)境的安全方法； 試述電子文件歸檔載體該如何保管。答：（一）歸檔載體一式3份，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。載體上應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。（二）保存環(huán)境要求：環(huán)境溫度選擇范圍：攝氏17度20度；相對(duì)濕度選擇范圍：35%45%；存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。為了確保電子文件信息內(nèi)容的長(zhǎng)期存取的有效性，規(guī)范中規(guī)定應(yīng)采取以下管理措施：1、每滿(mǎn)1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。2、每

24、滿(mǎn)2年，進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。3、設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年；4、磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。 電子文件載體的選擇原則？1、盡量選擇有國(guó)際和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的載體；2、有發(fā)展前途的，其使用的軟硬件應(yīng)有多個(gè)供應(yīng)渠道；3、載體內(nèi)在性能穩(wěn)定，耐久性得到公認(rèn)；4、能較方便地進(jìn)行保護(hù)；5、載體及其記錄所必備的軟硬件，價(jià)格便宜并為用戶(hù)所能接受；6、能較容易地檢測(cè)出載體的質(zhì)變現(xiàn)象，以便能在載體變化之前將文檔復(fù)制到新的載體上。第六章 電子文件

25、的開(kāi)發(fā)與利用 簡(jiǎn)述“非在線提供利用”。答：非在線提供利用，就是電子文件管理部門(mén)不通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在計(jì)算機(jī)上通過(guò)光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶直接向利用者提供電子文件進(jìn)行閱讀與其它形式的利用，我們又把這種方式稱(chēng)為電子文件提供利用的物理方式。它主要在未聯(lián)網(wǎng)的檔案部門(mén)使用，具體利用方法包括：1、直接閱覽；2、復(fù)制供應(yīng)（提供存儲(chǔ)載體的拷貝件）；3、通信傳輸；4、其它在線服務(wù)。如咨詢(xún)服務(wù)、展覽、信息發(fā)布等。 簡(jiǎn)述電子文件檢索的含義。答：電子文件檢索包含存貯具有檢索意義的信息和查找所需信息兩個(gè)方向相反的過(guò)程，即存儲(chǔ)具有檢索意義的文件信息，查找所需文件信息，其匹配程度反映了檢索工作的效率。電子文件檢索工作的任務(wù)非常明確，就是全面

26、、正確地分析電子文件的相關(guān)信息，以最有效的方式為用戶(hù)提供電能佳服務(wù)，滿(mǎn)足全方位的檢索要求。 簡(jiǎn)述電子文件開(kāi)發(fā)的基本內(nèi)容。答：電子文件開(kāi)發(fā)工作的基本任務(wù)就是解決電子文件形成和利用有序之間的矛盾。開(kāi)發(fā)：是對(duì)電子文件信息有序化組織和加工的過(guò)程，上的在于為最終用戶(hù)提供更合理的信息結(jié)構(gòu)、更多樣化的信息產(chǎn)品?；緝?nèi)容應(yīng)包括：1、分類(lèi)包括實(shí)體和信息分類(lèi)兩部分。2、標(biāo)引；3、編研三個(gè)部分。 電子文件開(kāi)發(fā)的原則與組織形式：一、電子文件開(kāi)發(fā)的原則：1、存真原則；2、實(shí)用、效益原則；3、系統(tǒng)合法原則；4、創(chuàng)造性原則；二、電子文件開(kāi)發(fā)的組織形式：1、自我開(kāi)發(fā)形式；2、聯(lián)合開(kāi)發(fā)形式；3、委托開(kāi)發(fā)形式。 電子文件開(kāi)發(fā)具有

27、的新特點(diǎn)：1、電子文件編研的時(shí)間大為縮短；2、電子文件編研成品的內(nèi)容更加豐富；3、編研成品的傳播更為方便快捷。 簡(jiǎn)述電子文件利用的新特點(diǎn)。答：（1）良好的共享性；（2）良好的復(fù)用性；（3）良好的交互性；（4）運(yùn)用的靈活性；（5）超地域限制性；（6）超時(shí)間限制性；（7）新的安全問(wèn)題：防泄密，防病毒，防黑客。 電子文件的利用：是指采用多種有效的方式、方法，將電子文件的信息以適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r(shí)、準(zhǔn)確地提供給最終用戶(hù)，滿(mǎn)足用戶(hù)的利用需求。 試述電子文件利用工作的原則。答：電子文件的利用一方面要方便利用者的利用活動(dòng)，另一方面要有利于保證電子文件的安全，要符合電子文件利用活動(dòng)的特點(diǎn)與性質(zhì)，這是電子文件提供利用

28、的基本原則。要做到這一點(diǎn)，必須從以下三個(gè)方面入手：（一）建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文件管理系統(tǒng)；（二）建立新的“利用規(guī)則”：1、建立多套備份制度。電子文件應(yīng)制作三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存；2、對(duì)需要控制使用的電子文件用密碼技術(shù)、用戶(hù)身份證技術(shù)等方法進(jìn)行加密管理。3、限制利用方式，確保電子文件安全。（三）利用現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備最大限度地發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。第七章 電子文件管理的新理論與新思想 “全程控制”、“后保管”、“新來(lái)源觀”的概念。答：全程控制實(shí)際是一個(gè)全程管理的過(guò)程。電子文件的管理是一個(gè)全面、系統(tǒng)的管理，也是一個(gè)過(guò)程的管理。涉及到電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法、質(zhì)量要

29、求，以及各項(xiàng)管理內(nèi)容的關(guān)聯(lián)相應(yīng)系統(tǒng)軟硬件的共享和效益，還包括對(duì)電子文件的生成、流轉(zhuǎn)利用、保管等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控等。新來(lái)源觀概括地講，它的含義應(yīng)當(dāng)是“指文件的形成過(guò)程和背景，即文件是由誰(shuí)，在什么條件下，運(yùn)用哪些數(shù)據(jù)，為了何種目的，采用怎樣的結(jié)構(gòu)形成等方面的綜合背景信息。后保管以來(lái)源為中心，以知識(shí)為中心的管理模式稱(chēng)為后管理模式。 全程控制的實(shí)施途徑？1、建立電子文件管理制度平臺(tái)；2、建立電子文件管理系統(tǒng)；3、宣傳電子文件管理要求，推廣管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用。 全程控制實(shí)施的基本要求？1、實(shí)施全程控制需要單位各級(jí)管理層的支持；2、對(duì)文檔管理人員提出了更高的要求。 簡(jiǎn)述來(lái)源原則在電子文

30、件中的具體應(yīng)用。答：1、來(lái)源原則在維護(hù)電子文件的憑證價(jià)值方面的重要應(yīng)用。電子文件的形成來(lái)源于信息，即背景信息，在維護(hù)電子文件的憑證價(jià)值方面有著不可替代的作用。2、來(lái)源原則指導(dǎo)電子文件檢索系統(tǒng)設(shè)計(jì)。來(lái)源原則在檔案整理方面起核心指導(dǎo)作用。 試述文件連續(xù)體理論形成經(jīng)歷的三個(gè)階段以及電子文件環(huán)境中的文件連續(xù)體理論。 信息技術(shù)革命對(duì)文件工作產(chǎn)生了巨大影響，其中最明顯的表現(xiàn)就是依賴(lài)計(jì)算機(jī)生成和讀取的電子文件大量產(chǎn)生并開(kāi)始沖擊傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)地位。電子文件不同于紙質(zhì)文件的明顯差異，對(duì)文件生命周期理論帶來(lái)的一系列質(zhì)疑甚至沖擊主要表現(xiàn)在三個(gè)方面： 對(duì)電子文件生命周期概念的理解 傳統(tǒng)文件的運(yùn)動(dòng)階段大多順向進(jìn)行，

31、但相當(dāng)一部分電子文件在特殊情況下可以作逆向運(yùn)動(dòng)；傳統(tǒng)文件的運(yùn)動(dòng)階段界限比較清晰、容易區(qū)分，但電子文件往往可能會(huì)同時(shí)處于不同的運(yùn)動(dòng)階段，難以劃清階段的界限。這些變化使得套用傳統(tǒng)的文件生命周期概念來(lái)處理電子文件，就很難行得通。澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·阿普沃德認(rèn)為，由于紙質(zhì)文件從生成到處置的直線運(yùn)動(dòng)過(guò)程不再適用于電子文件，因此，電子文件的生命周期可以理解為“往復(fù)運(yùn)動(dòng)于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過(guò)程”。 對(duì)電子文件生命周期階段的劃分 西方檔案界提出了不同的看法，比較權(quán)威的是國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)在其制定的電子文件管理指南中將電子文件的生命周期劃分為設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個(gè)階段。這一劃分的

32、著眼點(diǎn)不再是文件，而是電子文件管理系統(tǒng)；劃分的依據(jù)不再是文件的內(nèi)在價(jià)值形態(tài)的變化，而是電子文件管理活動(dòng)的先后順序。我國(guó)學(xué)者何嘉蓀將電子文件生命周期劃分為文件的孕育和形成階段、現(xiàn)行階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。這些劃分都突出了對(duì)電子文件實(shí)行前端控制的重要性。 對(duì)電子文件各階段文件對(duì)應(yīng)關(guān)系的理解 文件生命周期理論認(rèn)為，由于文件價(jià)值的變化，不同階段的文件與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內(nèi)在對(duì)應(yīng)關(guān)系。電子文件運(yùn)動(dòng)階段及其具體劃分與傳統(tǒng)文件發(fā)生了很大變化，由于電子文件內(nèi)在價(jià)值的變化，不同階段的文件與服務(wù)對(duì)象和管理方式之間仍存在內(nèi)在聯(lián)系，而不同階段的文件與保存場(chǎng)所之間沒(méi)有對(duì)應(yīng)關(guān)系，傳統(tǒng)文件各階段

33、的對(duì)應(yīng)關(guān)系不再適用于電子文件。 可見(jiàn)，電子文件的大量涌現(xiàn)，引起了文件管理方式的變化，主要適用于傳統(tǒng)文件管理的文件生命周期理論越難越難以適應(yīng)電子文件管理的需要，文件生命周期理論因此受到多方面的挑戰(zhàn)和質(zhì)疑，正是在這種背景下，產(chǎn)生了文件連續(xù)體理論。電子文件管理的“文件連續(xù)體”理論認(rèn)為，文件從產(chǎn)生的那一刻開(kāi)始就同時(shí)具有了多重價(jià)值，文件可以處于不同的價(jià)值實(shí)現(xiàn)時(shí)空，在文件生命周期中，文件與檔案的關(guān)系沒(méi)有明顯的分界線，是一個(gè)連續(xù)運(yùn)動(dòng)的同一體。關(guān)注于文件管理的動(dòng)態(tài)過(guò)程，強(qiáng)調(diào)文件跨越時(shí)空的利用和保管，同時(shí)強(qiáng)調(diào)文件管理活動(dòng)過(guò)程（從文件產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用、到鑒定銷(xiāo)毀全過(guò)程）各環(huán)節(jié)管理責(zé)任上的連續(xù)，以及文件管

34、理領(lǐng)域各種角色之間的相互合作。主張文件的連續(xù)管理、全程管理、前端控制，并注重文件元數(shù)據(jù)的提取與運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)多維集成化的“文檔一體化”管理模式。 文件連續(xù)體理論的主要內(nèi)容?澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·阿普沃德等人提出：文件連續(xù)體是指“文件往復(fù)運(yùn)動(dòng)于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過(guò)程”，這一定義揭示了對(duì)文件形成、保存和長(zhǎng)久利用應(yīng)實(shí)施一體化管理的理念。 文件連續(xù)體理論構(gòu)筑了一個(gè)多維坐標(biāo)系來(lái)描述文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，包括四個(gè)坐標(biāo)軸：一是文件保管形式軸，選取四個(gè)坐標(biāo)分別是單份文件、案卷、全宗和全宗集合；二是價(jià)值表現(xiàn)軸，選取的四個(gè)坐標(biāo)軸分別是行為軌跡、活動(dòng)憑證、機(jī)構(gòu)記憶和社會(huì)記憶三是業(yè)務(wù)活動(dòng)軸，選取的四個(gè)坐標(biāo)

35、軸分別是行為、活動(dòng)、職能和意志；四是形成者軸，選取的四個(gè)坐標(biāo)軸分別是個(gè)人、部門(mén)、機(jī)構(gòu)和社會(huì)。在這一多維坐標(biāo)體系中，文件保管形式軸是核心軸，因?yàn)樗淖兓瘞?dòng)了其他坐標(biāo)軸的相應(yīng)變化。具體而言，文件連續(xù)體理論通過(guò)描述文件保管形式軸上四個(gè)坐標(biāo)的變化引發(fā)形成者軸、業(yè)務(wù)活動(dòng)軸和價(jià)值表現(xiàn)軸上特定坐標(biāo)的相應(yīng)變化，揭示出文件的四圍運(yùn)動(dòng)過(guò)程。第一圍是單份文件，此時(shí)文件對(duì)應(yīng)的形成者是某一具體的個(gè)人，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)是某一具體的行為，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為具體行為的軌跡。第二圍是案卷，即一組文件的集合，此時(shí)文件對(duì)應(yīng)的形成者是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的一個(gè)部門(mén)，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)是包含若干行為的某一活動(dòng)，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為活動(dòng)的憑證。第三圍是全

36、宗，即一個(gè)機(jī)構(gòu)所有案卷的集合，此時(shí)文件對(duì)應(yīng)的形成者是一個(gè)特定的機(jī)構(gòu)，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)是包含若干活動(dòng)的某一職能，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為機(jī)構(gòu)記憶。第四圍是全宗集合，即所有全宗的集合，此時(shí)文件對(duì)應(yīng)的形成者是整個(gè)社會(huì)，反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)是社會(huì)的意志，表現(xiàn)出的價(jià)值形式為社會(huì)記憶。 文件連續(xù)體理論之所以構(gòu)成對(duì)文件生命周期理論的挑戰(zhàn)，主要原因在于，文件連續(xù)體理論從全新的研究視角，運(yùn)用全新的研究方法，適應(yīng)電子文件的特點(diǎn)，全方位揭示了文件的連續(xù)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，反映出電子文件各階段相互關(guān)聯(lián)、相互影響和相互轉(zhuǎn)化的可能性。但是電子文件的出現(xiàn)并未從根本上改變文件的客觀運(yùn)動(dòng)過(guò)程，國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)對(duì)電子文件生命周期的劃分方法實(shí)際上是參照軟件生命周期所作的劃分。電子文件運(yùn)動(dòng)階段的劃分也表明