公司采購制度及流程

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 物資采購管理制度及流程 第一章： 總 則為了規(guī)范公司采購業(yè)務(wù)流程，防范采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，控制采購支出，保證公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，降低采購成本和付款風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。 第二章： 物資采購具體內(nèi)容一、本制度所指采購物資具體指： 1、日常辦公用品、耗材：筆、打印紙、膠水、筆記本； 2、辦公設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、硬盤等； 3、設(shè)備儀器:生產(chǎn)用的機(jī)器、工、研發(fā)專用的儀器設(shè)備等； 4、辦公家具：桌椅、文件柜、保險(xiǎn)柜等； 5、原料物料：生產(chǎn)、研發(fā)所需的各種原、輔物料； 6、工程物資：房屋建筑、室內(nèi)裝修等工程項(xiàng)目所需物資。 第三章：采購業(yè)務(wù)原則和權(quán)限管理一、采購業(yè)務(wù)原則

2、1.公司所有采購業(yè)務(wù)均由相關(guān)對口人員負(fù)責(zé)提起。日常辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具由人事行政部負(fù)責(zé);生產(chǎn)設(shè)備及工具由制造部負(fù)責(zé)；研發(fā)所需的物料由研發(fā)部負(fù)責(zé)、生產(chǎn)所需的物料由制造部負(fù)責(zé)。 2.供應(yīng)商的選擇應(yīng)遵循三家報(bào)價(jià)的原則，如為單一供應(yīng)商或獨(dú)家供應(yīng)商，采購部門必須加以說明或解釋； 3.合同管理原則，需要招標(biāo)的采購必須按照經(jīng)濟(jì)合同管理制度與供應(yīng)商訂立采購合同； 4.為了節(jié)約采購成本和提高采購效率，一般采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量采用集中采購的方式統(tǒng)一采購，減少緊急采購； 5.合格供應(yīng)商名單每年由采購部門和使用部門共同評(píng)估，總經(jīng)理批復(fù)后，決定是否更換供應(yīng)商；6. 采購貨款除小額零星采購?fù)獗仨毻ㄟ^銀行結(jié)算； 7、大型

3、設(shè)備、工程物資采購應(yīng)執(zhí)行預(yù)算額度管理，超過預(yù)算或有特殊情況的需執(zhí)行追加預(yù)算程序。 二、本公司應(yīng)按以下采購權(quán)限進(jìn)行采購： 1.公司采購部是負(fù)責(zé)物品采購的管理部門。 2.為節(jié)約時(shí)間成本，零星小額采購使用部門可先行采購，但事后必須經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字后到公司采購部報(bào)備。 3.招標(biāo)項(xiàng)目采購支出，須經(jīng)公司董事會(huì)決議后進(jìn)行招標(biāo)，后由采購部執(zhí)行采購。4.公司各部門協(xié)助采購并監(jiān)督和審查各采購活動(dòng)。第四章：采購流程一、物資采購流程財(cái)務(wù)審核采購申請部門負(fù)責(zé)人審批采購申請公司負(fù)責(zé)人審批采購申請物資申請人填寫采購申請單倉管員/質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收是否招標(biāo)否公司采購部進(jìn)行采購倉管員填寫入庫單進(jìn)行入庫董事會(huì)決議是采購員執(zhí)行申

4、請付款流程公司進(jìn)行招標(biāo)，選定供應(yīng)商公司采購部進(jìn)行采購二、招標(biāo)流程圖招標(biāo)小組采購部潛在單位投標(biāo)/中標(biāo)單位第三方機(jī)構(gòu)確定投標(biāo)方人選確定中標(biāo)單位開標(biāo)確定標(biāo)底 審 批制作或委托第三方制作招標(biāo)文件和標(biāo)底匯總登記單位資料，提交確定投標(biāo)方人選向中標(biāo)單位發(fā)中標(biāo)通知書接受整理投標(biāo)文件發(fā)布招標(biāo)公告邀請潛在單位制定招標(biāo)計(jì)劃領(lǐng)取招標(biāo)文件領(lǐng)取并登記資格預(yù)審文件中標(biāo)簽約制作招標(biāo)文件、標(biāo)底三、物資采購流程管理 1.采購申請 1.1公司各部門所需物品均由各使用部門提交采購申請，物品請購需填寫“采購申請單”。申請人應(yīng)詳細(xì)填寫所購物品的規(guī)格型號(hào)，技術(shù)要求，對于機(jī)械加工件應(yīng)提供詳細(xì)圖紙。1.2使用部門應(yīng)盡量提前提出采購申請，給與采

5、購部門足夠的采購時(shí)間，采購部門應(yīng)在合理的采購時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成采購任務(wù)；1.3采購大型設(shè)備、工程物資，負(fù)責(zé)人應(yīng)將采購申請與采購預(yù)算一并提交，并標(biāo)明預(yù)算執(zhí)行情況。預(yù)算內(nèi)申請正常執(zhí)行采購流程，預(yù)算外需提交情況說明。1.4使用部門按照采購流程完成采購申請單的相關(guān)審批后傳遞到采購部。2.選擇供應(yīng)商并訂購 采購部應(yīng)對所需物品選擇至少三家供應(yīng)商，對采購物品詢價(jià)對比，編制合同評(píng)審表，提交總經(jīng)理審批，確定供應(yīng)商后簽訂供應(yīng)合同。2.1采購部接到請購單后，應(yīng)對采購申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，確定采購的品種、規(guī)格和數(shù)量，遵循定點(diǎn)采購原則，無定點(diǎn)采購的物品遵循“三家比價(jià)”原則選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購；2.2采購人員除特別授權(quán)外只能按批準(zhǔn)

6、的品種、規(guī)格數(shù)量進(jìn)行采購、不得擅自改變采購內(nèi)容；2.3不能在請購部門約定時(shí)間內(nèi)到達(dá)的，采購員需及時(shí)通知以便請購部門及時(shí)調(diào)整應(yīng)對方案。采購員必須監(jiān)控采購訂單的完成情況，每天定時(shí)檢查未完成請購單。2.4采購物資出現(xiàn)質(zhì)量問題或需要維護(hù)時(shí)，采購人員需及時(shí)配合相關(guān)部門與供應(yīng)商聯(lián)系。3.驗(yàn)收 3.1采購貨物到達(dá)后，倉庫管理員應(yīng)立即根據(jù)采購申請單與到貨進(jìn)行認(rèn)真核對，根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果填寫外購入庫單，除一份自留以外，其余傳遞到采購部、財(cái)務(wù)部，以分別登記相關(guān)臺(tái)帳，在驗(yàn)收時(shí)，如出現(xiàn)與采購申請不符的，應(yīng)如實(shí)做出相應(yīng)記錄，并填寫書面報(bào)告報(bào)采購部，及時(shí)補(bǔ)充或更換。 3.2倉庫管理員需當(dāng)場與相關(guān)人員交接和驗(yàn)收，并記錄相應(yīng)的驗(yàn)收

7、記錄，需要專業(yè)部門進(jìn)行驗(yàn)收的，入庫單上需要有專業(yè)人員的驗(yàn)收簽字。4.付款采購部每月定期向財(cái)務(wù)部提交需支付的采購費(fèi)用申請。采購部提請付款時(shí)區(qū)分預(yù)付款項(xiàng)與應(yīng)付款項(xiàng)。預(yù)付款項(xiàng)應(yīng)提交付款申請單和采購合同，沒有采購合同的提供采購訂單；應(yīng)付款項(xiàng)提交付款申請單和發(fā)票，發(fā)票在以前月度入賬的復(fù)印后一并提交。財(cái)務(wù)部在收到采購部遞交的有關(guān)文檔時(shí)，必須及時(shí)做好以下審核工作： 4.1檢查所有表單是否填寫完整，是否經(jīng)適當(dāng)審批； 4.2審核有關(guān)證明文件是否有效、票據(jù)是否齊全有效；4.3是否簽訂并存檔采購合同；4.4若發(fā)生退貨情況，采購人員需及時(shí)與財(cái)務(wù)進(jìn)行溝通，并負(fù)責(zé)款項(xiàng)的討回事宜。 第五章：申請付款基本流程申請付款基本流程

8、采購人員填寫付款申請單合同/采購清單專用/普通發(fā)票總經(jīng)理審批部門負(fù)責(zé)人審批會(huì)計(jì)審核合同付款及發(fā)票情況出納付款會(huì)計(jì)入賬第六章：附則一、 本制度解釋權(quán)歸公司采購部。二、 固定資產(chǎn)采購及管理參見公司固定資產(chǎn)管理制度三、本制度經(jīng)總經(jīng)理簽字后生效,修改亦同。 附件一：采購申請單 使用部門： 請購日期： 年 月 日序號(hào)編碼名稱廠家規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)總金額需用日期備注1234567經(jīng)辦人 部門負(fù)責(zé)人 采購負(fù)責(zé)人 總經(jīng)理一式三聯(lián)：第一聯(lián)采購部、第二聯(lián)申請人、第三聯(lián)倉庫附件二：大型資產(chǎn)、工程物資采購申請單請購部門請購日期申請人設(shè)備名稱 廠家規(guī)格型號(hào)價(jià)格到貨時(shí)間請購理由成本分析預(yù)算總額：預(yù)算執(zhí)行：已支出額：預(yù)算負(fù)責(zé)人：部門負(fù)責(zé)人審核意見： 簽字： 日期： 年 月 日采購負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)意見： 簽字： 日期： 年 月 日財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)意見： 簽字： 日期： 年 月 日公司總經(jīng)理批準(zhǔn)意見： 簽字： 日期： 年 月 日附