公司采購制度及流程

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 物資采購管理制度及流程 第一章： 總 則為了規(guī)范公司采購業(yè)務流程，防范采購業(yè)務風險，控制采購支出，保證公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，降低采購成本和付款風險，特制定本制度。 第二章： 物資采購具體內(nèi)容一、本制度所指采購物資具體指： 1、日常辦公用品、耗材：筆、打印紙、膠水、筆記本； 2、辦公設(shè)備：電腦、打印機、復印機、掃描儀、硬盤等； 3、設(shè)備儀器:生產(chǎn)用的機器、工、研發(fā)專用的儀器設(shè)備等； 4、辦公家具：桌椅、文件柜、保險柜等； 5、原料物料：生產(chǎn)、研發(fā)所需的各種原、輔物料； 6、工程物資：房屋建筑、室內(nèi)裝修等工程項目所需物資。 第三章：采購業(yè)務原則和權(quán)限管理一、采購業(yè)務原則

2、1.公司所有采購業(yè)務均由相關(guān)對口人員負責提起。日常辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具由人事行政部負責;生產(chǎn)設(shè)備及工具由制造部負責；研發(fā)所需的物料由研發(fā)部負責、生產(chǎn)所需的物料由制造部負責。 2.供應商的選擇應遵循三家報價的原則，如為單一供應商或獨家供應商，采購部門必須加以說明或解釋； 3.合同管理原則，需要招標的采購必須按照經(jīng)濟合同管理制度與供應商訂立采購合同； 4.為了節(jié)約采購成本和提高采購效率，一般采購業(yè)務應盡量采用集中采購的方式統(tǒng)一采購，減少緊急采購； 5.合格供應商名單每年由采購部門和使用部門共同評估，總經(jīng)理批復后，決定是否更換供應商；6. 采購貨款除小額零星采購外必須通過銀行結(jié)算； 7、大型

3、設(shè)備、工程物資采購應執(zhí)行預算額度管理，超過預算或有特殊情況的需執(zhí)行追加預算程序。 二、本公司應按以下采購權(quán)限進行采購： 1.公司采購部是負責物品采購的管理部門。 2.為節(jié)約時間成本，零星小額采購使用部門可先行采購，但事后必須經(jīng)使用部門負責人簽字后到公司采購部報備。 3.招標項目采購支出，須經(jīng)公司董事會決議后進行招標，后由采購部執(zhí)行采購。4.公司各部門協(xié)助采購并監(jiān)督和審查各采購活動。第四章：采購流程一、物資采購流程財務審核采購申請部門負責人審批采購申請公司負責人審批采購申請物資申請人填寫采購申請單倉管員/質(zhì)量部門進行驗收是否招標否公司采購部進行采購倉管員填寫入庫單進行入庫董事會決議是采購員執(zhí)行申

4、請付款流程公司進行招標，選定供應商公司采購部進行采購二、招標流程圖招標小組采購部潛在單位投標/中標單位第三方機構(gòu)確定投標方人選確定中標單位開標確定標底 審 批制作或委托第三方制作招標文件和標底匯總登記單位資料，提交確定投標方人選向中標單位發(fā)中標通知書接受整理投標文件發(fā)布招標公告邀請潛在單位制定招標計劃領(lǐng)取招標文件領(lǐng)取并登記資格預審文件中標簽約制作招標文件、標底三、物資采購流程管理 1.采購申請 1.1公司各部門所需物品均由各使用部門提交采購申請，物品請購需填寫“采購申請單”。申請人應詳細填寫所購物品的規(guī)格型號，技術(shù)要求，對于機械加工件應提供詳細圖紙。1.2使用部門應盡量提前提出采購申請，給與采

5、購部門足夠的采購時間，采購部門應在合理的采購時間內(nèi)及時完成采購任務；1.3采購大型設(shè)備、工程物資，負責人應將采購申請與采購預算一并提交，并標明預算執(zhí)行情況。預算內(nèi)申請正常執(zhí)行采購流程，預算外需提交情況說明。1.4使用部門按照采購流程完成采購申請單的相關(guān)審批后傳遞到采購部。2.選擇供應商并訂購 采購部應對所需物品選擇至少三家供應商，對采購物品詢價對比，編制合同評審表，提交總經(jīng)理審批，確定供應商后簽訂供應合同。2.1采購部接到請購單后，應對采購申請進行嚴格審核，確定采購的品種、規(guī)格和數(shù)量，遵循定點采購原則，無定點采購的物品遵循“三家比價”原則選擇供應商進行采購；2.2采購人員除特別授權(quán)外只能按批準

6、的品種、規(guī)格數(shù)量進行采購、不得擅自改變采購內(nèi)容；2.3不能在請購部門約定時間內(nèi)到達的，采購員需及時通知以便請購部門及時調(diào)整應對方案。采購員必須監(jiān)控采購訂單的完成情況，每天定時檢查未完成請購單。2.4采購物資出現(xiàn)質(zhì)量問題或需要維護時，采購人員需及時配合相關(guān)部門與供應商聯(lián)系。3.驗收 3.1采購貨物到達后，倉庫管理員應立即根據(jù)采購申請單與到貨進行認真核對，根據(jù)驗收結(jié)果填寫外購入庫單，除一份自留以外，其余傳遞到采購部、財務部，以分別登記相關(guān)臺帳，在驗收時，如出現(xiàn)與采購申請不符的，應如實做出相應記錄，并填寫書面報告報采購部，及時補充或更換。 3.2倉庫管理員需當場與相關(guān)人員交接和驗收，并記錄相應的驗收

7、記錄，需要專業(yè)部門進行驗收的，入庫單上需要有專業(yè)人員的驗收簽字。4.付款采購部每月定期向財務部提交需支付的采購費用申請。采購部提請付款時區(qū)分預付款項與應付款項。預付款項應提交付款申請單和采購合同，沒有采購合同的提供采購訂單；應付款項提交付款申請單和發(fā)票，發(fā)票在以前月度入賬的復印后一并提交。財務部在收到采購部遞交的有關(guān)文檔時，必須及時做好以下審核工作： 4.1檢查所有表單是否填寫完整，是否經(jīng)適當審批； 4.2審核有關(guān)證明文件是否有效、票據(jù)是否齊全有效；4.3是否簽訂并存檔采購合同；4.4若發(fā)生退貨情況，采購人員需及時與財務進行溝通，并負責款項的討回事宜。 第五章：申請付款基本流程申請付款基本流程

8、采購人員填寫付款申請單合同/采購清單專用/普通發(fā)票總經(jīng)理審批部門負責人審批會計審核合同付款及發(fā)票情況出納付款會計入賬第六章：附則一、 本制度解釋權(quán)歸公司采購部。二、 固定資產(chǎn)采購及管理參見公司固定資產(chǎn)管理制度三、本制度經(jīng)總經(jīng)理簽字后生效,修改亦同。 附件一：采購申請單 使用部門： 請購日期： 年 月 日序號編碼名稱廠家規(guī)格型號單位數(shù)量單價總金額需用日期備注1234567經(jīng)辦人 部門負責人 采購負責人 總經(jīng)理一式三聯(lián)：第一聯(lián)采購部、第二聯(lián)申請人、第三聯(lián)倉庫附件二：大型資產(chǎn)、工程物資采購申請單請購部門請購日期申請人設(shè)備名稱 廠家規(guī)格型號價格到貨時間請購理由成本分析預算總額：預算執(zhí)行：已支出額：預算負責人：部門負責人審核意見： 簽字： 日期： 年 月 日采購負責人批準意見： 簽字： 日期： 年 月 日財務負責人批準意見： 簽字： 日期： 年 月 日公司總經(jīng)理批準意見： 簽字： 日期： 年 月 日附