醫(yī)院設(shè)備檔案管理

1、醫(yī)院設(shè)備檔案管理醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)極為重要的內(nèi)容，是現(xiàn)代化醫(yī)院管理過程不可缺少的一個重要組成部分。醫(yī)院重要儀器設(shè)備管理的好壞，直接影響到醫(yī)院的診療水平、醫(yī)術(shù)質(zhì)量1,2。抓住醫(yī)療設(shè)備管理是醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的必要保證，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作就有著十分重要的意義。1 基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀醫(yī)療設(shè)備檔案工作是醫(yī)療設(shè)備管理的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，它是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證和技術(shù)支持。在現(xiàn)實(shí)工作中，一些醫(yī)院的管理部門片面強(qiáng)調(diào)對設(shè)備的論證和采購環(huán)節(jié)，只重視設(shè)備的考察和引進(jìn)，設(shè)備管理的職能部門對新設(shè)備僅僅重視安裝和驗(yàn)收和調(diào)試環(huán)節(jié)，無視對醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)資料的保存和檔案管理。

2、而醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)情況是，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作涉及到設(shè)備管理部門、檔案保管部門、設(shè)備檔案使用部門等較多的部門3。在醫(yī)院的具體管理中，三者的責(zé)任和分工常常不是十分明確。工作不協(xié)調(diào)，未能深入挖掘部門的最大潛力和充分發(fā)揮各部門職能。加之醫(yī)院管理部門如何協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段。特別是醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題不容無視，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理系統(tǒng)更是薄弱環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，各部門的分工不明確，工作不協(xié)調(diào);操作流程不標(biāo)準(zhǔn)，主觀隨意性較強(qiáng)，缺乏有效監(jiān)管等諸多問題遲遲未能很好解決。由于對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的意義和重要性認(rèn)識不足，使得檔案資料管理缺乏科學(xué)性，具體表現(xiàn)為檔案管理混

3、亂，借閱查詢制度不健全，檔案管理人員更換或調(diào)動時移交手續(xù)不清楚。檔案資料保管分散，沒有專人保管，導(dǎo)致檔案資料收集不全，甚至相當(dāng)一部分資料分散于各科室或個別人員手中，收集困難，甚至發(fā)生資料喪失。借閱和歸還手續(xù)不嚴(yán)格，久借未歸檔的資料沒有及時催還;更深層次的問題是，相當(dāng)一部分醫(yī)院缺乏經(jīng)過職業(yè)培訓(xùn)的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員。2 增強(qiáng)對醫(yī)療設(shè)備檔案工作重要性認(rèn)識醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院對固定資產(chǎn)管理的重要憑證。醫(yī)療設(shè)備在一定的時間內(nèi)，從開始購置到正常運(yùn)行，直至最終報廢，有一個循環(huán)周期的使用過程。醫(yī)療設(shè)備檔案是指所產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種技術(shù)性和非技術(shù)性的載體資料。醫(yī)療設(shè)備檔案的主要價值，

4、有著促進(jìn)醫(yī)療水平可持續(xù)的發(fā)展，提高醫(yī)院的綜合管理優(yōu)勢的作用4。例如，在設(shè)備使用規(guī)劃中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供有效的信息資源，支持醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)的決策，合理配置醫(yī)療資源，防止貴重儀器閑置浪費(fèi)、杜絕盲目引進(jìn)和重復(fù)購置5。在設(shè)備采購及售后服務(wù)中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供具有法律依據(jù)的“合同書”，根據(jù)合同條款的約定，保障醫(yī)院的合法權(quán)益不受損害。在醫(yī)療設(shè)備日常運(yùn)行中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供詳細(xì)的技術(shù)資料，為日常維護(hù)和故障檢修工作帶來極大的幫助，保證醫(yī)療設(shè)備的安全和穩(wěn)定運(yùn)行。在醫(yī)療設(shè)備報廢審核中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供真實(shí)的原始資料，發(fā)揮其功用，合理報廢資產(chǎn)，防止醫(yī)療資源浪費(fèi)。真正把醫(yī)療設(shè)備的立項(xiàng)采購、基本情況、監(jiān)測

5、檢查、故障維修、日常維護(hù)、大型維修、報廢等情況真實(shí)地反映在設(shè)備檔案中。所以，建立完整的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，管理好、保存好、使用好檔案資源，才能使其充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研中的作用。為了保證醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)作，管好用好設(shè)備，在設(shè)備檔案具體管理中，要把醫(yī)療設(shè)備檔案視為晴雨表6。使其真正融入監(jiān)督醫(yī)療設(shè)備管理、跟蹤醫(yī)療設(shè)備服務(wù)、維護(hù)、維修醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的整個環(huán)節(jié)和全過程中。統(tǒng)一思想認(rèn)識，充分意識到醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性之后，就應(yīng)該給檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件，引進(jìn)檔案管理專業(yè)的技術(shù)人才，成立專職的設(shè)備檔案管理機(jī)構(gòu)，制訂完善的規(guī)章制度，標(biāo)準(zhǔn)工作流程，明確醫(yī)療設(shè)備檔案相關(guān)人員的分工，加

6、強(qiáng)協(xié)作，才能使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。3 標(biāo)準(zhǔn)操作流程，完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理3.1 制訂切實(shí)可行的醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)章制度成立由相關(guān)管理人員和檔案管理人員共同組成的“醫(yī)療設(shè)備檔案管理小組”。它隸屬于醫(yī)療設(shè)備管理的職能部門，負(fù)責(zé)整個醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，修訂、完善醫(yī)院檔案管理制度。檔案管理小組成員需認(rèn)真學(xué)習(xí)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保密法和病案管理規(guī)定等相關(guān)法律，增進(jìn)依法治檔的意識。設(shè)置醫(yī)療設(shè)備檔案專職崗位，應(yīng)聘用檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。設(shè)置兼職崗位，可由相關(guān)科室負(fù)責(zé)人和儀器設(shè)備主要使用者，在一定時間內(nèi)負(fù)責(zé)所在科室的檔案管理，定期查看、整理、核實(shí)醫(yī)療設(shè)備

7、的使用記錄，匯總后送交設(shè)備管理部門，經(jīng)審核后移交到設(shè)備檔案室保存5,7。3.2 明確劃定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍歸檔內(nèi)容由兩部分組成:設(shè)備采購過程產(chǎn)生的文件和設(shè)備使用過程形成的資料。申請及采購過程所產(chǎn)生的文件：采購申請和論證、公開招投標(biāo)書或采購合同、商務(wù)談判記錄、評標(biāo)和開標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、正式采購合同、售后服務(wù)協(xié)議、發(fā)票復(fù)印件(原件保存在財務(wù)檔案中)、標(biāo)準(zhǔn)配置的裝箱單、貨物運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試結(jié)果、驗(yàn)收檢測證明、設(shè)備操作說明、維修技術(shù)資料，生產(chǎn)制造許可證、注冊登記證、銷售許可證。屬于嚴(yán)格監(jiān)管的特種設(shè)備，還需要有政府部門出具的技術(shù)鑒定和使用許可。屬于衛(wèi)生部、省衛(wèi)生廳嚴(yán)格配置的大型設(shè)備，必須要有醫(yī)療

8、設(shè)備配置的許可證。屬于進(jìn)口的設(shè)備，特別是享受國家免稅政策的進(jìn)出口設(shè)備，還需要有機(jī)電設(shè)備的進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報關(guān)單憑證、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書、發(fā)票憑證、商品檢驗(yàn)報告、注冊許可證等。設(shè)備使用過程形成的資料有：設(shè)備的使用登記、開機(jī)負(fù)荷累積量、消耗品類型及數(shù)量統(tǒng)計、操作規(guī)程、故障維修記錄、固定資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計、醫(yī)療診斷的陽性檢出率、報廢申請與審批記錄等等。3.3 積極創(chuàng)新設(shè)備檔案的整理方法檔案經(jīng)過初步簡單粗略整理后，仍然處于條理不清的狀態(tài)。只有經(jīng)過科學(xué)地整理，系統(tǒng)地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查閱使用。常規(guī)的整理過程是先按大類劃分并登記目錄，然后對每個類型進(jìn)行整理

9、匯總并登記目錄，最后制訂具體醫(yī)療設(shè)備的檔案卷冊。對每份醫(yī)療設(shè)備文件進(jìn)行編號，按標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行順序排列，最后編寫卷內(nèi)目錄：序號、文件號、責(zé)任人、文件標(biāo)題、日期、頁碼和備注。查閱醫(yī)療設(shè)備檔案只需按類型瀏覽目錄，查詢某臺醫(yī)療設(shè)備的卷內(nèi)目錄，就可了解該設(shè)備的檔案具體明細(xì)表，為查閱者提供極大方便。當(dāng)然，隨著電腦管理信息系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案整理的方法需要管理人員去不斷創(chuàng)新8。例如，開發(fā)功能齊全的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，建立醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)計科學(xué)的檢索系統(tǒng)和針對不同需求的檢索工具，以適應(yīng)差異化的信息需求;設(shè)計完善的統(tǒng)計分析功能，為管理工作提供匯總信息。這就要求管理人員不斷更新知識，接受新事物，才能適應(yīng)新形勢的變化需要。3.4 不斷拓展醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用領(lǐng)域建立醫(yī)療設(shè)備檔案的工作目的和價值是廣泛被臨床醫(yī)務(wù)工作者應(yīng)用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供信息服務(wù)。檔案管理人員不僅要確保檔案資料的收集齊全，整理標(biāo)準(zhǔn);同時更要求以認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作作風(fēng)，給醫(yī)療設(shè)備檔案使用者提供高效的服務(wù)。真正使醫(yī)療設(shè)備檔案在提升本院的綜合診療水平，為醫(yī)院管理決策部門了解最新動態(tài)及新技術(shù)的開展等方面，提供有重要價值的醫(yī)療信息9。因此進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理，是醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，是促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展的必然要求。4 結(jié)語醫(yī)療設(shè)備檔案的有效利用，是檔案管理工作得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔