從檔案管理制度淺談當(dāng)代人事檔案信息化的管理

1、從檔案管理制度淺談當(dāng)代人事檔案信息化的管理    摘 要:在當(dāng)代科技信息化不斷發(fā)展的今天,人事檔案的管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),傳統(tǒng)的人事檔案制度必將走向終結(jié),新的、科學(xué)的人事檔案制度必將被采納。我們應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)來更好的完善當(dāng)今社會(huì)人事檔案管理工作,以社會(huì)信息化為依托,爭取早日實(shí)現(xiàn)較完整意義上的人事檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化和資源共享,能更好的使人事檔案管理工作服務(wù)于社會(huì),從而推進(jìn)人事檔案管理工作全面、順利的發(fā)展。關(guān)鍵詞:檔案 制度 信息化 管理中圖分類號(hào):G633.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1673-9795(2011)07(b)-0218-

2、01面對(duì)全球信息化的浪潮以及建設(shè)步伐迅速的加快,各大高等院校對(duì)人才的需求和利用也日益擴(kuò)大,人員的流動(dòng)也不斷增加,檔案方面的材料在數(shù)量和種類上也逐步增多。目前,實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理,已經(jīng)成為各大高校人事檔案管理工作的一個(gè)主要趨勢(shì)和途徑。在今后,人事檔案信息化的管理是必將成為時(shí)代發(fā)展的需要,也是高校人事檔案工作的主流,更是高校人事檔案管理改革的方向。回顧以往,人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來,作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工作對(duì)中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等方面做出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。人事檔案真實(shí)地記載和反映了干部的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等等,是干部個(gè)人自身成長

3、歷史的真實(shí)記載,為學(xué)校黨組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù),為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。但隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn),傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn),“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多。在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋” 食之無味卻棄之可惜,其制度性生存愈發(fā)尷尬。同時(shí),學(xué)校人事檔案也出現(xiàn)了許多新情況,新問題。因此,傳統(tǒng)的人事檔案制度必將走向終結(jié)。新的、科學(xué)的人事檔案制度必將被采納。根據(jù)全國人才工作會(huì)議精神,要促進(jìn)人才的合理流

4、動(dòng),必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制,發(fā)展人事代理業(yè)務(wù),改革戶籍、人事檔案管理制度,放寬戶籍準(zhǔn)入政策,推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度,探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。以往的人事檔案管理工作中可能會(huì)存在一些問題,比如說:(1)檔案管理的不夠規(guī)范;(2)對(duì)檔案的重視程度不夠;(3)管理力量較薄弱,管理水平不高,管理手段較落后;(4)檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全;(5)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高;(6)信息收集方面可能也存在一些問題等等。所以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范的管理制度是十分重要的,這樣既可以節(jié)約人力、物力,也可以讓管理工作做到真正的統(tǒng)一規(guī)范、有秩序、有質(zhì)量、

5、有保障、有水平的高效率管理。那么要適應(yīng)新時(shí)期信息化管理的同時(shí),還要解決并完善這些不足或是說解決可以影響到人事檔案管理發(fā)展的那些因素,筆者認(rèn)為可通過以下幾點(diǎn)來完善我們的當(dāng)代人事檔案管理工作。首先,要完善人事檔案管理制度。人員是基礎(chǔ),制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作,必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事,以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全的管理制度,使檔案工作有規(guī)可循,有章可依是非常必要的。一定遵循人事檔案保管與保密制度、人事檔案材料鑒別歸檔制度、人事檔案材料收集制度、人事檔案轉(zhuǎn)遞制度、人事檔案查(借)閱制度等五個(gè)基本規(guī)章制度。重質(zhì)量,抓管理,人事檔案工作人

6、員要以制度來維護(hù)管理,以管理來保證質(zhì)量,切切實(shí)實(shí)做好管理工作,讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化、信息化的軌道。其次,要調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性。檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式,傳統(tǒng)而落后的工作方法,談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng),服務(wù)于社會(huì)和企業(yè),而服務(wù)的落伍,必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此,應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者,形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。再次,要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì),人事檔案管理的好壞在很大程度上取決于檔案工作管理人員。不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì),加

7、強(qiáng)責(zé)任感,把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作,在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性,能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密,在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心,減少工作中的失誤和差錯(cuò)。積極探索新的管理模式,使人事檔案管理工作更科學(xué)、更實(shí)用,為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。再者,要更新觀念,實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性,這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ?忽視了總結(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作,使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取,對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位,在埋頭苦干的同時(shí),多一

8、些敏感和睿智,有為才能有位,使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。最后,也是重點(diǎn),一定要采用信息化管理手段。信息化管理手段是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì),它對(duì)人事檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段,提高人事檔案工作的效率和水平,以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前,國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)、檔案庫存的管理。在國內(nèi),使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。所以,信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì),它對(duì)檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段,提高檔案工作的效率和水平,以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)

9、經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天,人事檔案的管理應(yīng)以社會(huì)信息化為依托,運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù),不斷的解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、更新理念、整合資源,爭取早日實(shí)現(xiàn)較完整意義上的人事檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化和資源共享,使人事檔案工作更好地服務(wù)于社會(huì),從而推進(jìn)人事檔案工作的全面、順利發(fā)展?？傊?只有與時(shí)俱進(jìn),才能提高檔案管理的利用價(jià)值,人事檔案管理制度的改革、現(xiàn)代信息化檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)出新的生機(jī)與活力;必將使社會(huì)生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解;必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。參考文獻(xiàn)1 傅華.聚焦人事檔案J.中國檔案,2003(4).2 吳建美.高校人事檔案管理淺議J.江蘇廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2006(6).    相關(guān)論文