企業(yè)技術檔案管理制度-

1、企業(yè)技術檔案管理制度總則為建立、健全公司技術檔案工作,完善地保存和科學地管理公司的技術檔案,為規(guī)范檔案管理工作保證檔案的完整性和保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。第一章技術檔案歸檔及立卷1、技術檔案的歸檔1.1按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則,公司應設立技術檔案室,并配備若干名專業(yè)的檔案管理人員。技術檔案室在技術部主管的直接領導下,集中統(tǒng)一管理公司有相關的技術方面檔案的歸檔及立卷,按照國標、省標、部標建立、健全技術檔案工作,達到全公司技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全及有效利用。2、技術檔案的立卷2.1每一個項目竣工后,都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料,并按公

2、司形成文件資料的歸檔范圍和要求,將所形成的文件資料加以系統(tǒng)的管理,組成保管單位(卷、代、冊、盒,由主管審查后及時向公司技術檔案室移交并歸檔。2.2各部門或技術人員、資料員在移交技術檔案或文件資料時,交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)(公司xxxxxx文件歸檔控制程序,簽字規(guī)定備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的,檔案管理人員有權拒收。2.3凡需歸檔的文件資料,應盡量符合國標、省標、部標及企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良,字跡工整,圖樣按規(guī)格繪制,圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。2.4凡是外來、外購回公司的圖樣資料、技術文件等資料在開封之前,有關單位需通知資料管理人員參加清點,如數(shù)歸檔

3、。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走,第二章技術檔案專職人員的任務和職責1、技術檔案專職人員的任務1.1集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術檔案,維護技術檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全,并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職,造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等,管理人員應負主要責任,嚴重調離崗位。1.2協(xié)助各部門和有關技術人員、資料員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。1.3承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔,提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。2、技術檔案管理人員的職責2.1認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策,科學地管理全公

4、司技術檔案,承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。2.2遵守公司保密工作,做好安全保衛(wèi)工作。2.3嚴格執(zhí)行技術檔案的保管、借閱、發(fā)放制度2.4保持檔案室內整潔、衛(wèi)生、對破損或變質的檔案,要及時修補或提出復制。第三章企業(yè)技術檔案的管理1.技術檔案的鑒定和銷毀1.1認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案,復制后,原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案,原檔案報廢,保管期限為一年。1.2凡要銷毀的技術檔案,必須造具清冊,經(jīng)主管領導審批后,在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀,防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及

5、時歸檔。2.技術檔案的保管2.1技術檔案和各種設備說明書等,均在公司內控制使用,檔案原件不得借出檔案室,僅供在室內查閱。若需借出室,應辦理手續(xù),借出副本;如無副本,需經(jīng)主管負責人簽字方可借出。2.2對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理,編制檔案查閱目錄,做到定位存放,妥善保管,方便利用。2.3認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度,每年年底全面檢查、清理一次,做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告,交技術主管審查。技術主管根據(jù)檢查報告的結果,對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改,并對檢查報告的真實性進行復查。2.4做好技術檔案的安全、保密工作,并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常

6、保持室內清潔通風,注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案,管理人員要及時修補和提出復制。3、技術檔案的保密制度:3.1全公司職工必須嚴守機密,維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案(包括外來、外購的資料,隨儀器、設備回公司的文件資料,原始底圖等,要由技術主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管,不得遺失。3.2 技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況,應立即上報并采取措施作妥善處理。3.3 非工作人員未經(jīng)允許,不得隨意翻閱技術檔案。3.4 技術檔案的借閱:3.5 凡本公司技術人員、工作人員,因生產(chǎn)需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫文件借閱登記表,借

7、閱人員簽字后,方可使用。用后按期歸還,經(jīng)管理人員檢查后,方可辦理注銷手續(xù)。3.6 技術檔案和各種設備說明書等,均在公司內控制使用,檔案原件不得借出檔案室,僅供在室內查閱。若需借出室,應辦理手續(xù),借出副本。如無副本時,需經(jīng)技術主管批準方能借出。3.7 經(jīng)同意借出之檔案,每次最長時間為三天。如工作需要,到期后需繼續(xù)使用的,應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期,必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者,由檔案管理員負責催收,并要求其限期歸還。到期還未歸還,由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值(各類書籍按標價、資料按制作價格報技術主管審查,總經(jīng)理批準后,送公司財務部,對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能

8、歸還所借檔案,根據(jù)其時間的長短,可按處罰金額的1/2至全額返回。3.8借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔,不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù),并檢查完整情況,做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者,及時向主管領導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰,由檔案管理員報技術主管審查,總經(jīng)理批準后,送公司財務部,對檔案借閱人進行處罰。4、技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放4.1凡歸檔的技術文件資料,一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份,供日常借閱或發(fā)放使用,備份文件發(fā)放后,應及時復制補充完整。4.2一般的圖紙類文件,要分開類別,按類別存放,便于查找。4

9、.3因工作原因,需要發(fā)放各使用場所的技術資料,應在技術檔案交接后次日內發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應編制文件發(fā)放清單,發(fā)放清單由文件編制部門填寫,部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所,發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等,并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人,應提出申請,填寫文件領用申請單,經(jīng)主管領導審查、文件編制部門主管批準后,可簽名領取。4.4發(fā)放各使用場所的文件資料,使用者應妥善保管,不得損壞或丟失。因受條件限制,破壞或污損至無法使用時,可到檔案室換取新文件,原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料,而要求檔案室重新發(fā)放時,文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用,其金額按復(曬制資料的實際價格核算,由檔案管理員報技術主管審查,總經(jīng)理批準后,送交公司財務部。5、技術檔案和受控技術文件的更改5.1當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時,應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時,還應有用戶同意更改的書面證明,并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內容對技術檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記,堅持技術責任簽字,標明日期。同時修改清單中的更改級別,并將修改通知保留備查。5.2技術檔案更改后,檔