數(shù)字檔案管理系統(tǒng)手冊(cè)

1、系統(tǒng)概述檔案信息化的起步是以計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)，二十世紀(jì)七八十年代，隨著計(jì)算機(jī)的引入，我國(guó)檔案界開始嘗試運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案。二十世紀(jì)中期到二十一世紀(jì)初，國(guó)家和地方政府對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入有較大程度的增加，檔案部門配置的信息化設(shè)備越來越多，檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法規(guī)也得到了進(jìn)一步的完善，檔案信息化建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期。進(jìn)入21世紀(jì)以后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是電子政務(wù)的快速發(fā)展為檔案信息化建設(shè)注入了新的活力。 雖然國(guó)內(nèi)數(shù)字檔案館發(fā)展迅速，但是我們必須清醒的認(rèn)識(shí)到：很多用戶單位仍然在使用著單機(jī)版的檔案類管理軟件。這些檔案類管理軟件在功能上不夠完善，在運(yùn)行上不夠穩(wěn)定，在對(duì)檔案的處理速度和

2、精度方面，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，無法滿足日益增長(zhǎng)的檔案管理需求。 數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)是濟(jì)南國(guó)子數(shù)碼科技有限公司自主開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，該軟件的設(shè)計(jì)遵循國(guó)家檔案局（館）的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，操作簡(jiǎn)單、性能穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全性高，極大提高了數(shù)字檔案館的建設(shè)速度。公司介紹濟(jì)南國(guó)子數(shù)碼科技有限公司，獨(dú)立軟件開發(fā)商，已通過軟件企業(yè)認(rèn)定、軟件產(chǎn)品認(rèn)定、CMMI L3軟件開發(fā)成熟度認(rèn)證、ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、ISO27001信息安全管理體系認(rèn)證。公司以各類管理軟件研發(fā)和軟件系統(tǒng)集成為主營(yíng)業(yè)務(wù)。解決方案國(guó)子數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)立足建設(shè)一個(gè)區(qū)域性、開放型的文件、檔案信息中心，為各級(jí)各類行政事業(yè)單

3、位和企業(yè)提供數(shù)字化的網(wǎng)上檔案管理、查詢、服務(wù)。對(duì)有價(jià)值的圖像、文本、語音、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體進(jìn)行收集、組織和規(guī)范化再加工，并進(jìn)行高質(zhì)量的保存和管理，通過網(wǎng)絡(luò)提供高速的多媒體信息存取服務(wù)，有效提高檔案部門信息化工作。 國(guó)子數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)是以分布式的海量數(shù)據(jù)支撐，基于智能檢索技術(shù)和高速寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大型開放、分布式信息庫(kù)，結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)、主機(jī)系統(tǒng)、掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、存儲(chǔ)技術(shù)和安全管理體系，使檔案工作提高到全新的管理模式，為用戶帶來顯著的管理效益。國(guó)子數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)將按照數(shù)字檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范和制定系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，并按照此業(yè)務(wù)流程和制度進(jìn)行數(shù)字檔案分類、編目

4、、立卷、編號(hào)，制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法；按照制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，應(yīng)用當(dāng)前國(guó)際上成熟穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)架構(gòu)，進(jìn)行軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)與開發(fā)，系統(tǒng)集成、調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移；建立一站式窗口，實(shí)現(xiàn)一站式電子檔案查詢、檢索、借閱服務(wù)；建立與其他相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)交換，數(shù)據(jù)采集服務(wù)。主要功能1.1 檔案著錄檔案著錄分為自動(dòng)收集、接口錄入和掃描上傳。自動(dòng)收集，能夠在系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過程（發(fā)文、收文、分類管理）中，自動(dòng)完成。接口錄入，支持其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過接口導(dǎo)入檔案信息進(jìn)行著錄。掃描上傳，可以將紙質(zhì)檔案掃描后錄入系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)字化處理。1.2 檔案歸檔由檔案管理員對(duì)提交的檔案進(jìn)行審核操作，審核不通過的打

5、回檔案著錄處修正后重新提交；審核通過的由相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行入庫(kù)操作。1.3 檔案信息調(diào)整在檔案生命周期中，某些信息如檔案名稱、存放位置、密級(jí)、保管期限、檔案編號(hào)可能會(huì)發(fā)生變動(dòng)。用戶可以通過此功能來對(duì)這些檔案信息進(jìn)行調(diào)整管理。1.4 檔案借閱管理借閱管理不但能夠?qū)﹄娮訖n案借閱進(jìn)行管理，而且能夠?qū)?shí)體檔案借閱進(jìn)行管理，包含借閱登記、借閱審核、電子檔案歸還、實(shí)體檔案歸還等。1.5 原件管理原先檔案管理人員的工作內(nèi)容是以檔案實(shí)體的收集（征集）、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等六個(gè)環(huán)節(jié)為主，主要憑借手工處理，程序繁瑣易出錯(cuò)，檢索和編研無法順利完成，不能滿足新形勢(shì)下的檔案管理需求。而系統(tǒng)中提供的原件管理，借

6、助于現(xiàn)在先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行上傳、下載、在線預(yù)覽等操作，在保證原件安全的基礎(chǔ)之上，提高對(duì)原件的利用及管理，方便用戶對(duì)原件的查找與使用。1.6 庫(kù)房管理此功能是將實(shí)體的庫(kù)房形象化，便于用戶對(duì)庫(kù)房的管理與操作，更加有效地管理庫(kù)房，便于日后庫(kù)房的維護(hù)。1.7 檔案鑒定和銷毀檔案將要達(dá)到保管期限時(shí)，用戶可以借助系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定結(jié)果會(huì)生成檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)生成后，移交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)銷毀的檔案會(huì)由檔案管理人員銷毀實(shí)體檔案，也會(huì)在“檔案管理”中銷毀電子檔案。銷毀記錄將自動(dòng)保存在系統(tǒng)中。1.8 檔案移交管理檔案將要達(dá)到保管期限時(shí)，用戶可以借助系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定結(jié)果會(huì)生成檔案

7、銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)生成后，移交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)銷毀的檔案會(huì)由檔案管理人員銷毀實(shí)體檔案，也會(huì)在“檔案管理”中銷毀電子檔案。銷毀記錄將自動(dòng)保存在系統(tǒng)中。1.9 檔案開發(fā)利用檔案開發(fā)利用功能分為檔案檢索、檔案瀏覽和借閱管理。檢索出的檔案信息，有權(quán)限的用戶可以直接在線瀏覽，無權(quán)限的用戶可以對(duì)檔案發(fā)出借閱申請(qǐng)，相關(guān)人員審核后，可對(duì)借閱的檔案進(jìn)行瀏覽。用戶可以根據(jù)自身需求，將館藏的靜態(tài)信息通過查找、篩選、加工和編輯等手段變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，充分發(fā)掘檔案的信息價(jià)值和知識(shí)價(jià)值，為進(jìn)一步的檔案信息公開做好充分的準(zhǔn)備。1.10 檔案統(tǒng)計(jì)分析統(tǒng)計(jì)分析分為檔案利用率、年鑒、檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)、報(bào)表管理。借助檔案統(tǒng)計(jì)分析，用戶可以了解到館藏檔案的利用情況，可以借此來衡量檔案管理工作效率和工作水平，可以全面了解以往年份的檔案管理情況，可以了解到檔案管理人員的工作內(nèi)容。1.11 檔案編研用戶可以在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，在系統(tǒng)中編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著，完成檔案編研工作。用戶可以根據(jù)自身情況，在系統(tǒng)中組建專題庫(kù)，對(duì)入庫(kù)檔案進(jìn)行登記、歸類和整理。1.12 數(shù)字化處理系統(tǒng)連接掃描儀，將掃描后的各種格式的圖片文件經(jīng)過OCR等技術(shù)進(jìn)行智能加工處理后，導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，處理完成的圖片符合國(guó)