建設(shè)工程檔案管理課件

1、建設(shè)工程檔案管理建設(shè)工程檔案管理建設(shè)工程檔案管理第一節(jié) 建設(shè)工程檔案概述一、建設(shè)工程相關(guān)術(shù)語1、建設(shè)項(xiàng)目：指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位。2、單位工程：指建設(shè)項(xiàng)目中具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立施工，建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。建設(shè)工程檔案管理 規(guī)模較大的單位工程，可將其能形成獨(dú)立使用協(xié)能的部分分為子單位工程。 3、分部工程：指單位工程中獨(dú)立組織施工的工程。單位工程中一般按專業(yè)性質(zhì)和工程建設(shè)部位劃分和確定分部工程的。4、分項(xiàng)工程：是分部工程的組成部分，由一個(gè)或若干個(gè)檢驗(yàn)批組成的基本單

2、元工程。一般按主要工種、材料、施工工藝、設(shè)備類型等劃分。建設(shè)工程檔案管理二、建設(shè)工程工作程序及其文件材料的形成 1、項(xiàng)目建設(shè)議（立項(xiàng)階段） 2、可行性研究階段 3、設(shè)計(jì)（初步設(shè)計(jì)）階段 4、建設(shè)（開工）準(zhǔn)備階段 5、建設(shè)實(shí)施階段 6、竣工驗(yàn)收階段建設(shè)工程檔案管理三、建設(shè)工程檔案的概念 建設(shè)工程檔案（又稱建設(shè)項(xiàng)目檔案、基建檔案）是指在工程建設(shè)過程中形成的應(yīng)歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。四、建設(shè)工程檔案的特點(diǎn) 成果的成套性、形成領(lǐng)域的廣泛性、內(nèi)容的專業(yè)性、利用的時(shí)效性、管理的動(dòng)態(tài)性、記錄形式的多樣性，等等建設(shè)工程檔案管理第二節(jié) 工程文件材料管理一、工程文件、檔案管理的措施1、將項(xiàng)目檔案納入“

3、項(xiàng)目法人制”、“招投標(biāo)制”、“工程合同制”、“工程監(jiān)理制”中；2、堅(jiān)持項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行； “四同步”：下達(dá)工程計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；工程竣工驗(yàn)收與驗(yàn)收工程竣工檔案同步；項(xiàng)目申報(bào)評(píng)優(yōu)及項(xiàng)目有關(guān)人員晉職評(píng)優(yōu)時(shí)，檔案部門同步出具專題歸檔證明材料同步。建設(shè)工程檔案管理3、建立健全項(xiàng)目檔案管理制度 檔案管理制度、匯總制度、保密制度、利用制度、圖紙更改制度、竣工圖編制辦法、項(xiàng)目文件歸檔范圍、文件收發(fā)文登記制度、文件流程控制制度等4、采取經(jīng)濟(jì)制約措施，實(shí)行工程檔案質(zhì)量保證金制度（僅適用于建設(shè)單位與施工、監(jiān)理等單位的合同要約，任何國家部門均不

4、得收取工程檔案保證金）建設(shè)工程檔案管理二、各參建單位文件、檔案管理的職責(zé) 1、建設(shè)單位的職責(zé) 建立健全檔案管理規(guī)章制度；對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)；做好本單位形成檔案的收集、整理；接收和匯總各參建單位檔案；提交工程檔案預(yù)驗(yàn)收和專項(xiàng)驗(yàn)收；向有關(guān)國家部門移交檔案。 2、勘察、設(shè)計(jì)單位 收集、整理勘察、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料和有關(guān)的設(shè)計(jì)文件；參與編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。建設(shè)工程檔案管理3、施工單位 收集、整理所承擔(dān)工程施工過程中形成的檔案；編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。4、監(jiān)理單位 收集、整理監(jiān)理工作中形成的文件；對(duì)施工檔案特別是竣工圖進(jìn)行審查；向建設(shè)單位移交檔案。 5、科研單位

5、 收集、整理所承擔(dān)科研課題工作中形成的文件；向建設(shè)單位移交檔案。建設(shè)工程檔案管理三、文件的收集（一）收集范圍 建設(shè)工程的收集要根據(jù)國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及行業(yè)頒布的有關(guān)歸檔范圍，并結(jié)合本項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定該項(xiàng)目文件的歸檔范圍。 建設(shè)工程檔案管理（二）收集方法 1、依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)范圍收集 2、根據(jù)工程性質(zhì)收集 3、采取有效措施收集“四列入” ：將文件材料的形成列入計(jì)劃管理，列入施工管理及考核范圍，列入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員崗位職責(zé)，列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制建立檔案工作機(jī)構(gòu)及網(wǎng)絡(luò)?！叭齾⒓印保簷n案人員參加設(shè)備開箱、參加各單位驗(yàn)收和項(xiàng)目總驗(yàn)收、參加項(xiàng)目技改鑒定；實(shí)行文件登記，對(duì)文件流程進(jìn)行控制。建設(shè)工程檔案

6、管理4、抓住重要環(huán)節(jié)收集工程設(shè)計(jì)檔案：主要抓住初步設(shè)計(jì)完成階段、設(shè)計(jì)結(jié)束和總結(jié)階段；工程施工和竣工檔案：關(guān)鍵抓住交工和竣工驗(yàn)收階段；設(shè)備檔案：與土建工程連在一起的設(shè)備在工程竣工驗(yàn)收階段進(jìn)行收集；自制設(shè)備在設(shè)備鑒定時(shí)進(jìn)行收集；外購設(shè)備在設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行收集；科研檔案：抓住年終總結(jié)、成果鑒定階段。建設(shè)工程檔案管理5、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)檔案員勘察單位設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員各部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案員施工單位建設(shè)工程檔案管理（三）合理確定文件歸檔的時(shí)間 1、按工程結(jié)束時(shí)間歸檔 2、按項(xiàng)目建設(shè)程序或階段歸檔 3、按單位、分部、分項(xiàng)工程結(jié)束時(shí)間歸檔 4、按年

7、度歸檔 5、隨時(shí)歸檔 （四）保證文件歸檔的質(zhì)量 1、對(duì)文件齊全、完整的要求 應(yīng)保證歸檔文件的齊全、完整，真實(shí)反映工程建設(shè)的全過程。建設(shè)工程檔案管理對(duì)照歸檔范圍，查該歸檔的文件材料是否歸檔完整；各單位（子單位）工程的文件材料是否歸檔完整；各工序、階段的文件材料是否歸檔完整；從文件的前后聯(lián)系查是否歸檔完整，如：請(qǐng)示與批復(fù)，正文與附件，原材料出廠證明與試驗(yàn)報(bào)告、臺(tái)帳、使用清單，監(jiān)理通知與反饋，監(jiān)理例會(huì)、月報(bào)是否連續(xù)，圖紙是否與圖紙目錄對(duì)應(yīng)，設(shè)備材料是否與清單對(duì)應(yīng)，現(xiàn)場(chǎng)的口頭變更是否及時(shí)補(bǔ)全，等等。建設(shè)工程檔案管理2、對(duì)文件內(nèi)在質(zhì)量的要求歸檔的文件應(yīng)為原件，原則上不得出現(xiàn)復(fù)制件；文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確且

8、填寫完整；竣工圖應(yīng)真實(shí)地反映工程建設(shè)實(shí)際情況；文件中數(shù)據(jù)不得隨意涂改；簽字蓋章手續(xù)完備；字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔。3、對(duì)文件材質(zhì)的要求紙張材料：紙張的強(qiáng)度、厚度及規(guī)格應(yīng)符合有關(guān)要求；建設(shè)工程檔案管理書寫材料：文件的書寫、繪圖和簽字要采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，禁止用易褪色的書寫材料；打印、復(fù)印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。特殊材料：電子、錄音、錄像文件的材質(zhì)及存儲(chǔ)格式應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求，并保證載體的有效性；長期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。建設(shè)工程檔案管理4、對(duì)文件屬性的區(qū)分科技文件與政務(wù)文件；科技文件與科技資料。5、對(duì)文件價(jià)值及密級(jí)的區(qū)分保管期限

9、：永久、長期、短期密級(jí)：根據(jù)國家有關(guān)文件密級(jí)規(guī)定執(zhí)行建設(shè)工程檔案管理第三節(jié) 工程竣工圖的編制一、編制形式 1、按圖施工沒有變更的，直接蓋竣工圖章，即可作為竣工圖； 2、 一般變更的，在原施工圖上修改，蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖； 3、重大變更的，或圖面變更面積超過35的，應(yīng)重新繪制竣工圖，蓋竣工圖章后，方可作為竣工圖。建設(shè)工程檔案管理二、對(duì)竣工圖進(jìn)行四方會(huì)審 由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位對(duì)竣工圖編制的準(zhǔn)確情況進(jìn)行會(huì)審，以保證竣工圖能真實(shí)地反映工程建設(shè)實(shí)際狀況。三、蓋竣工圖章 所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張蓋竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，不得代簽； 竣工圖章蓋在標(biāo)題欄附近空白處

10、，若正面無空白處，則蓋在對(duì)應(yīng)圖紙的背面左上角； 蓋竣工圖章時(shí)應(yīng)使用不易褪色印泥。建設(shè)工程檔案管理竣工圖章格式：編制單位竣 工 圖 編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人建設(shè)工程檔案管理四、竣工圖的折疊 折疊后圖紙幅面一般應(yīng)有A3或A4的規(guī)格； 無論采用哪種折疊方法，折疊后圖紙的標(biāo)準(zhǔn)欄應(yīng)露在外面； （參照GB1060989技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法） 建設(shè)工程檔案管理第四節(jié) 工程檔案的整理 一、分類 建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本工程項(xiàng)目檔案數(shù)量的多少，來確定檔案設(shè)置的類目層次。對(duì)于大型項(xiàng)目，要以整個(gè)項(xiàng)目為分類對(duì)象，在分類時(shí)，首先以工程項(xiàng)目的建設(shè)程序和性質(zhì)來區(qū)分，然后在每個(gè)大類里，再按單位工程或?qū)I(yè)、階段

11、等進(jìn)行分類。如施工檔案可以再按各單位工程進(jìn)行分類。對(duì)于小型項(xiàng)目，形成的檔案數(shù)量較少，可以不設(shè)二、三級(jí)類目，直接按建設(shè)程序?qū)n案進(jìn)行組卷整理后依次排列即可。 建設(shè)工程檔案管理某項(xiàng)目檔案前期依據(jù)性檔案勘察設(shè)計(jì)檔案施工檔案監(jiān)理檔案竣工驗(yàn)收檔案單位工程01單位工程02單位工程03項(xiàng)目管理檔案建設(shè)工程檔案管理二、組卷 （一）組卷要求 案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件；案卷內(nèi)文件的數(shù)量要適度；案卷內(nèi)文件的保存價(jià)值和密級(jí)應(yīng)基本一致；案卷應(yīng)力求整齊美觀，便于管理和使用。建設(shè)工程檔案管理 (三）組卷方法 1、按結(jié)構(gòu)組卷； 2、按單位（單項(xiàng)）工程組卷； 3、按工序或階段組卷； 4、按專業(yè)組卷； 5、按問題組卷；

12、6、按名稱或文件性質(zhì)組卷； 7、按地區(qū)組卷； 8、按時(shí)間組卷。建設(shè)工程檔案管理 三、卷內(nèi)文件排列 1、圖樣的排列 在形成時(shí)編制了圖樣目錄，按已編制的圖樣目錄順序進(jìn)行排列；在形成時(shí)沒有編制圖樣目錄，一般按總體和局部關(guān)系排列，即總體性、綜合性的圖樣在前，局部的居中，細(xì)部的排后。 2、文字材料的排列 （1） 按重要程度排列； （2）按工序排列；建設(shè)工程檔案管理 （3）按地區(qū)排列； （4）按時(shí)間排列； （5）按習(xí)慣排列。 3、圖文混合文件的排列 有的案卷是由圖樣和文字材料混合組成的，其排列一般是文字材料在前，圖樣在后。建設(shè)工程檔案管理 四、案卷編目 1、編頁號(hào) 2、編卷內(nèi)目錄 建設(shè)工程檔案管理卷 內(nèi)

13、目 錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁號(hào)備注1福建省第三建筑工程公司單位工程原材料用料匯總表20011223121022001三明鋼鐵廠“閩光”牌鋼筋出廠合格證200112011131879福建順昌水泥廠“”牌水泥出廠合格證20011130264莆田華順磚廠磚合格證200110055762建設(shè)工程檔案管理卷 內(nèi) 目 錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁號(hào)備注1榕政20028號(hào)福州市人民政府 關(guān)于某工程土地征用的批復(fù)200205061-42榕國土20029號(hào)福州市國土資源局 關(guān)于某工程土地征用的請(qǐng)示200204035-10310某工程指揮部 關(guān)于某工程土地征用的會(huì)議紀(jì)要2002020730

14、33建設(shè)工程檔案管理 3、填寫卷內(nèi)備考表 建設(shè)工程檔案管理 卷內(nèi)備考表 互見號(hào)：JZ101（照片）說明：1、本卷有文件材料20件，共100頁，附圖1張。 2、本卷內(nèi)第3份文件鋼筋出廠合格證為復(fù)印件， 原件見J1404案卷。 立卷人： 2002年8月9日 檢查人： 2002年9月10日建設(shè)工程檔案管理 4、案卷裝訂 案卷采用整卷裝訂、不裝訂（圖紙可不裝訂）二種形式；不裝訂時(shí)，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號(hào)章，文件要按目錄編排次序排列； 檔號(hào)序號(hào)J101-0105建設(shè)工程檔案管理 5、填寫案卷封面和脊背 （1）案卷題名：案卷題名在結(jié)構(gòu)上由3個(gè)部分組成，字?jǐn)?shù)一般不超過50個(gè)字； 案卷題名=項(xiàng)目名稱+內(nèi)

15、容特征+文件名稱 如：某高速公路工程開工報(bào)告及施工組織設(shè)計(jì) 某高速公路工程勘察、設(shè)計(jì)、土建施工等合同 某高速公路工程G1標(biāo)西福管理區(qū)收費(fèi)管理樓竣工圖 建設(shè)工程檔案管理 不規(guī)范的案卷題名，如： 某某工程文件材料1 某某工程文件材料2 變更文件 施工文件 竣工圖 合同文件 建設(shè)工程檔案管理 某某工程鋼筋、水泥、屋面板、天溝板構(gòu)件、防水卷材、水泥漆、減水劑、砂漿外加劑等原材料合格證以及鋼筋性能試驗(yàn)、水泥、細(xì)集料、碎石、磚、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂漿試塊強(qiáng)度報(bào)告和試驗(yàn)報(bào)告建設(shè)工程檔案管理 （2）立卷單位； （3）起止日期； （4）保管期限； （5）密級(jí)； （6）檔號(hào)； （7）案卷脊背：填寫保管

16、期限、檔號(hào)和案卷題名。建設(shè)工程檔案管理案卷封面填寫示意表 檔 號(hào) - 檔案館號(hào)_ 案 卷 題 名 福泉高速公路福州段烏龍江特大橋福泉高速公路福州段烏龍江特大橋初步設(shè)計(jì)說明書初步設(shè)計(jì)說明書 立卷單位 福州福泉高速公路有限公司 起止日期 1998.12 .71999 .1 .12 保管期限 長 期 密 級(jí) _建設(shè)工程檔案管理 6、編寫案卷目錄（科技檔案分類目錄）建設(shè)工程檔案管理科技檔案分類目錄 類別序號(hào)檔號(hào)案卷題名立卷單位起止日期 數(shù)量保管期限密級(jí)變更情況備注份數(shù) 頁數(shù)建設(shè)工程檔案管理第五節(jié) 工程檔案的驗(yàn)收一、有關(guān)依據(jù)文件1、福建省人民政府辦公廳關(guān)于公布省建設(shè)廳29個(gè)部門行政審批項(xiàng)目的通知（閩政2

17、00645號(hào)）：第163項(xiàng)“建設(shè)工程檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收或簽證”（省檔案局）2、國家檔案局、國家發(fā)展和委員會(huì)“重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法”（檔發(fā)20062號(hào)）3、福建省檔案局、省建委“福建省建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工檔案驗(yàn)收細(xì)則”（閩檔199360號(hào)）（年內(nèi)將作修改）建設(shè)工程檔案管理二、驗(yàn)收的組織和程序三、驗(yàn)收的內(nèi)容 1、項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作； 2、項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況； 3、項(xiàng)目檔案的安全。建設(shè)工程檔案管理 第六節(jié) 工程檔案的移交一、有關(guān)依據(jù)文件1、2002年12月省人大九屆常委會(huì)“福建省檔案條例”：第十條“在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和重大科研項(xiàng)目成果鑒定后三個(gè)月內(nèi)，建設(shè)單位或承擔(dān)單位應(yīng)當(dāng)將檔案的整理保管情況報(bào)同級(jí)人民政府檔案行政管理機(jī)構(gòu)備案，并按照國家規(guī)定將檔案移交有關(guān)國家檔案館保存。省級(jí)以上重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重大科研項(xiàng)目的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定送省級(jí)國家綜合檔案館保存?！苯ㄔO(shè)工程檔案管理2、福建省人民政府辦公廳關(guān)于公布省建設(shè)廳29個(gè)部門行政審批項(xiàng)目的通知（閩政200645號(hào)）：第161項(xiàng)“城市建設(shè)檔案館接收規(guī)定范圍以外檔案審批”（省檔案局）3、國家檔案局“城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法”（檔發(fā)字199720號(hào)）4、福建省檔案局“福建省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交辦法（暫行）”（閩檔200378號(hào)）建設(shè)工程檔案管理二、移交的單位及內(nèi)容1、向業(yè)主單位、