論檔案館檔案的開放與利用

1、論檔案館檔案的開放與利用        摘要:本文以北京市檔案館為例介紹了檔案開放與接待利用的開發(fā)情況,并在文后了檔案開放利用工作還有待加強的地方,希望以此來促進檔案的開放利用工作。 關鍵詞:檔案館 檔案開放 檔案利用 20世紀90年代,隨著改革開放的不斷深入,社會各界對檔案利用的需求也不斷增長,為落實中華人民共和國檔案法有關檔案開放的規(guī)定,順應社會的需求,1996年,北京市檔案館借新館開館之機,首次向社會開放檔案。檔案開放是檔案館自身發(fā)展的一項重大措施,它使檔案館由封閉走向開放,檔案館的各項工作,尤其是接待利用工

2、作發(fā)生了巨大的變化。 一、檔案開放情況簡述 (一)檔案開放的數量不斷增長 1996年,北京市檔案館首次向社會開放35萬卷檔案,隨后又分別在1997年、2001年和2009年3次開放檔案,截至2009年底,開放檔案資料總量達74萬卷,占館藏總量的37%左右。檔案開放數量的增長,使越來越多的檔案信息可以被社會各界利用,檔案價值發(fā)揮的空間不斷擴大。 同時,為了更好地服務民生,發(fā)揮館藏大量民生檔案的作用,公眾只要持個人有效證件,就可以查閱本人的婚姻、學籍、招工等尚未開放的檔案,簡化了查檔手續(xù)。 (二)檔案開放的范圍不斷擴大 1996年至2001年開放的檔案,起于1533年,止于1965年,包括了明清時

3、期、民國時期和新成立初期的檔案。為落實檔案法關于開放自形成之日起滿30年檔案的規(guī)定,滿足社會各界從檔案逐漸向近檔案轉移的檔案利用需求,2009年的第4次開放檔案加大了建國后檔案的開放力度,1966年至1978年間涉及、市政、科技、文化、環(huán)保等領域的檔案對社會開放。 4次開放使檔案開放范圍逐步從歷史檔案擴大到近現代檔案,內容從領域不斷深入到經濟、科技、文化以及社會公共事業(yè)領域,涉及人民群眾利益的勞模、工商等民生檔案也相繼開放。檔案開放范圍的不斷擴大,意味著可利用檔案的范圍更寬廣、信息更豐富,有助于更好地滿足廣大人民群眾的檔案信息需求。 (三)獲取開放檔案信息的形式更加多樣 北京市檔案館開辟了千余

4、平米的檔案查閱空間,檔案館指南、開放檔案目錄等檢索工具成為利用者獲取開放檔案信息的助手。北京檔案史料等刊物和各類展覽成為檔案館主動公布開放檔案信息的平臺。 伴隨著檔案信息化的腳步逐步加快,檔案網站正逐步成為公布開放檔案信息的一種重要形式。2000年北京市檔案館首次在互聯(lián)網上推出開放檔案目錄網上檢索服務。至今,已在互聯(lián)網上共推出6個數據庫80萬條開放檔案資料目錄及180萬頁開放檔案原文供公眾查閱,同時通過網上展覽、專題檔案介紹的方式介紹開放檔案。 與此同時,檔案館積極與媒體合作,通過影視節(jié)目傳播開放檔案信息。 從檔案目錄到全文信息,從閱覽原件到提供開放檔案的二次、三次,從館內查閱到查閱,從利用平

5、面媒體到利用多媒體公布開放檔案,檔案館向社會傳遞開放檔案信息的方式不斷豐富,形成多層次多形式的格局。 二、檔案開放對接待利用工作的影響 (一)利用者類型呈現多元化 檔案開放以前,北京市檔案館利用工作主要服務于黨政機關工作人員,為其工作查考和編史修志工作提供服務。檔案開放以后,其他社會組織、學術研究者、公民個人等利用者也紛紛加入到檔案利用的隊伍中來,利用者群體不斷壯大。 1.因公查檔利用者的數量變化 因公查檔利用者包括工作查考型和編史修志型兩種,其利用人數和利用卷數的變化與具體工作任務直接相關,受檔案開放影響較小。2003年前,受編史修志工作和大量單位查閱批地文件影響,因公查檔利用者占年度總利用

6、人數的比例高達95%以上,2004年后這一比例基本保持在30%左右。 2.學術型利用者的數量變化 檔案開放對學術性利用者的影響遠遠大于其他類型的利用者。北京市檔案館開放檔案,為廣大學者,尤其是各大學的在校學生開展課題研究、撰寫畢業(yè)提供了豐富的史料,大量學者從到圖書館利用二次、三次文獻,轉為走進檔案館,把這里作為獲取第一手研究素材的知識寶庫。正如一位大學生所言:“在我們班,到檔案館來查檔案已經成為一種時尚?！苯陙?學術型利用者占年總利用人數的比例保持在38%左右,該類利用者利用檔案的數量最多、范圍最廣,對數字化檔案系統(tǒng)和網上查檔服務等現代化技術的利用頻度都居各類利用者之首。 3.個人取證類利用

7、者的數量變化 個人取證類利用者的檔案利用需求受政策法規(guī)影響很大。1996年,北京市頒發(fā)了對勞模予以獎勵的文件,為方便公眾查閱,1997年北京市檔案館利用開放第二批檔案的機會,開放了1100余卷勞模檔案,吸引了大量公眾查閱取證,為維護老勞模的權益發(fā)揮了重大作用。隨后幾年,又分別開放了民國訴訟檔案、民國戶籍檔案、工商登記檔案、同業(yè)公會檔案,這些檔案的開放,簡化了公民查閱檔案的手續(xù),為廣大社會公眾維護自身權利、開展家史研究發(fā)揮了重要作用。該類利用者占年度利用總人數的比例,由上世紀末期的不足5%發(fā)展到最近幾年的30%左右。利用檔案的目的,從單純的解決待遇、維護權益發(fā)展到尋根探祖、研究家史。館藏檔案服務

8、民生的作用越來越顯著。 1         (二)接待利用工作的變化 檔案開放后,為適應檔案館工作重心向利用工作轉移的變化,為滿足社會各界的檔案利用需求,北京市檔案館接待利用工作的服務觀念和服務方式也發(fā)生了變化。 1.接待服務由被動轉向主動 利用部門改變坐等利用者上門的傳統(tǒng)觀念,采取送檔上門、主動宣傳、捕捉熱點等方式擴大檔案信息的傳遞范圍,提高信息服務的針對性。 1997年至1998年,利用部門發(fā)現很多單位為辦理房地產手續(xù)查閱相關檔案后,立即收集館藏相關檔案信息,制作專題卡片,為市內數十家單位送檔上門。這項工作為大

9、量單位辦理土地權屬證明,避免損失提供了有力的幫助;2001年至2002年,利用部門采取主動宣傳的方式,到全市高校發(fā)放宣傳材料,開發(fā)利用市場,隨后幾年學術研究利用者的數量逐年提高;北京市出臺獎勵勞模等政策后,利用部門及時向相關處室提供信息,制作勞模檔案等專題數據庫,提高了檔案信息服務的效率。 2.查閱手段由傳統(tǒng)轉向 檢索方式由紙質目錄、卡片檢索轉向以機檢索為主;閱覽方式由單一的原件檔案閱覽轉向原件檔案、數字化檔案、縮微檔案同時提供;來館查檔的方式轉向來館查閱與館外互聯(lián)網在線查檔共存的方式。 3.服務方式由單一走向全方位 多年來,北京市檔案館始終在滿足利用者多領域、多層次、多樣化的檔案信息需求上進

10、行著積極探索。通過改造接待場所分區(qū)服務;提供各類便民服務項目和服務設備;延長接待查閱時間,開展節(jié)假日預約服務;針對不同類型利用者的需要購置各類文史資料和政策匯編;發(fā)揮橋梁作用,加強館內外合作,共同開發(fā)檔案信息等方式,全方位、多層面地開展服務。 三、檔案開放利用工作中的問題 (一)館藏檔案開放力度可以進一步加大 雖然檔案館已開放大量檔案,但是開放數量與利用者需求之間的矛盾依然突出。在接待利用過程中,很多利用者,尤其是研究范圍越來越廣泛的學術型利用者,經常提出進一步擴大開放檔案范圍的要求。 (二)開放鑒定工作應該加強 面對利用者類型多樣化,外籍利用者越來越多的局面,為了保證檔案信息的安全,應該從檔案開放源頭上把好開放鑒定關,建立合理的檔案鑒定管理制度,加強鑒定人員專業(yè)技能、覺悟、文史知識的培訓工作;加強檔案進館前,檔案移交單位編寫解密劃控說明的工作。 (三)關于開放檔案的公布問題 根據有關法規(guī),檔案利用局限于閱覽、復制和摘錄,檔案公布權由檔案館掌握,而且已開放檔案的公布也劃入控制范圍。對于已經開放的檔案