2022年集團無紙化辦公實施意見

1、高品質(zhì)文檔2022年集團無紙化辦公實施意見 為節(jié)省辦公耗材，提高辦公效率，集團定于XX年7月1日起，在全集團范圍內(nèi)啟用無紙化傳輸平臺，各級各類上、下行公文均以電子文本形式傳輸。為保證此項工作的順當(dāng)開展，特提出以下實施意見： 一、無紙化辦公的實施步驟 15月底前，完成集團所屬公司、集團各部門辦公用計算機升級、更換和檢修工作，確保電腦系統(tǒng)平安、牢靠、穩(wěn)定運行，為實施無紙化辦公打好硬件基礎(chǔ)。 26月10日前，首先在集團各部門開展電腦使用規(guī)范及技巧方面的培訓(xùn)，同時建議集團所屬公司也開展類似培訓(xùn)，為提高全體員工的計算機水平及集團無紙化辦公的順當(dāng)實施打好基礎(chǔ)。 36月20日前，完成集團范圍內(nèi)10套電子簽章

2、軟件的購買、安裝及電子印章、電子簽名的制作工作。 （1）10套電子簽章軟件安排：公司、公司、集團、集團財務(wù)管理中心、集團總裁辦公室、集團人力資源部、集團房地產(chǎn)管理中心印章系統(tǒng)各一套；集團總裁、公司總經(jīng)理、公司總經(jīng)理電子簽名系統(tǒng)各一套。 （2）6月15日前收集集團總裁、公司總經(jīng)理、公司總經(jīng)理親筆簽名各一個，用于電子簽名的制作。 46月20日前，完成無紙化辦公系統(tǒng)中配套激光榮色打印機和傳真機的購買、安裝及調(diào)試工作。 彩色激光打印機和傳真機品牌、型號為： （1）彩色激光打印機：集團各部門、公司和公司各購買品牌為佳能型號為7200cdn的彩色激光打印機1臺。 （2）傳真機：集團各部門、公司和公司各購買

3、品牌為松下型號為fl323cn的傳真機2部（一部用于公司日常辦公，一部用于總裁和總經(jīng)理日常辦公）。 （3）購置程序：根據(jù)集團固定資產(chǎn)管理規(guī)定中要求的固定資產(chǎn)購置程序購置。 56月20日前，集團內(nèi)各系統(tǒng)、各專業(yè)口完成建立用于業(yè)務(wù)聯(lián)系及溝通的群，并確保關(guān)鍵崗位開通郵箱。 66月20日至25日進入試運行階段，并組織相關(guān)人員進行該系統(tǒng)的使用培訓(xùn)。同時，在此階段集團各單位要根據(jù)集團檔案管理制度的要求實施分類編號并建立電子檔案，儲存各類電子檔案。確須打印成紙質(zhì)材料存檔的，方可進行打印。 7從7月1日起集團正式實施無紙化辦公。 二、相關(guān)要求及配套制度 1電子公文的排版設(shè)置。上、下行公文統(tǒng)一使用word文字處理軟件排版。表格類文件可使用ecel軟件排版，圖片資料使用jpg格式。 2電子公文正文根據(jù)集團公文管理方法的詳細要求進行排版。 3電子公文加蓋電子印章或簽名程序與紙質(zhì)公文加蓋實物公章程序相同。 4電子公文簽收與實物文件簽收方法相同。 5.集團電子印章使用和管理規(guī)定（試行）。 為了使無紙化辦公順當(dāng)實施，集團要求集團所屬公司、集團各部門要加強各級管理人員及廣闊員工計算機方面的學(xué)習(xí)。要定期或不定期的開展計算機或辦公軟件方面的學(xué)習(xí)講