工程檔案管理程序

1、工程檔案管理程序1 目的 對項目資料和竣工檔案資料進行有效的管理和利用，確保公司在任何場合使用的工程圖書資料為現(xiàn)行有效版本。 2. 范圍 用于公司所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷毀。 3. 職責 工程管理部負責工程圖書資料的購買、登記、借閱和保管；工程文件用?。ǖ怯?、蓋印）；工程項目資料和竣工資料的收集歸檔由項目經(jīng)理部負責，工程竣工驗收后移交至工程管理部；工程管理部經(jīng)理負責對過期資料的審查銷毀。 4. 內(nèi)容 4.1. 項目資料的控制 4.1.1 收集、進庫和保管 4.1.1.1 工程項目正在進行時，各項目經(jīng)理部應將所涉及該項目的上級批示、政府批文、土地合同、報建資料、工程合同以及各

2、類證書的原件/正本在產(chǎn)生的同時，及時送至工程管理部檔案管理員處保管。 4.1.1.2 工程項目在結束時，各項目經(jīng)理部應將施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有參考價值的資料，歸納、整理、附上移交文件清單，交于工程管理部檔案管理員處。 4.1.2 歸檔 工程項目正在進行時，檔案管理員對所接收的項目資料，應按項目和文件類別進行分類、編號和標識，并分別存放。 4.1.2.1 公司所開發(fā)的各項目均有單獨的項目代號或簡稱。 4.1.2.2 文件的歸檔分類: 第一冊GF： 公司管理規(guī)范GS-GF- 工程管理規(guī)范GS-GF-GC- 工程類表單GS-GF-GC-001- 工程部內(nèi)部管理規(guī)范GS-GF-GC-002

3、- 工程管理規(guī)范GS-GF-GC-003- 工程管理部人員架構及職責GS-GF-GC-004- 第二冊ZD： 工程指導書GC- XM-ZD- 第三冊ZF： 政府文件GC- XM- ZF- 第四冊GL： 公司來文： 報公司各部門文件GC-XM-GL-001- 發(fā)工程管理部文GC-GL-002- 發(fā)預算部文GC-GL-003- 發(fā)材料部文GC-GL-004- 第五冊JY： 會議紀要： 公司每周/每月工程例會紀要GC-JY-LH- 公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀要GC-JY-XC- 專題會議紀要GC-JY-ZT- 其他會議紀要GC-JY-QT- 第六冊QQ：工程前期準備： 基地情況資料GC-QQ-JD- 施工

4、單位考察GC-QQ-SK- 監(jiān)理公司考察GC-QQ-JK- 用水、用電文件GC-QQ- 技術資料GC-QQ-JS- 其他文件GC-QQ-QT- 第七冊KC： 工程勘察往來文件： 初勘資料 GC-KC-CK- 詳勘資料 GC-KC-ZL- 抽查紀錄GC-KC-CC- 其他文件GC-KC-QT- 第八冊JL： 監(jiān)理公司往來文件： 監(jiān)理合同GC-JL-HT-（含招投標文件） 監(jiān)理細則GC-JL-XZ 監(jiān)理例會紀要GC-JL-JY- 監(jiān)理月報及審核意見GC-JL-YB- 發(fā)監(jiān)理單位文GC-JL-FW- 其他來文GC-JL-QT- 第九冊SG： 施工合同：GC-SG-HT-（含招投標文件） 施工組織設計

5、（施工單位提供）GC-SG-ZZ- 施工方案（施工單位提供）GC-SG-FA 施工單位來文 GC-SG-LW- 發(fā)施工單位文 GC-SG-FW- 工程聯(lián)系單 GC-SG-LX- 工程報告及函件 GC-BG- 第十冊WZ： 物資合同GC-WZ- 第十一冊SJ：設計變更（按日期）： 方案、擴初階段GC-SJ-FA- 施工圖階段GC-SJ-SG- 圖紙會審紀要GC-SJ-HS- 技術交底記錄 GC-SJ-JD- 第十二冊QZ：工程簽證GC-QZ- 第十三冊XJ： 限價單GC-XJ- 第十四冊JH： 計劃管理：GC-JH- 總進度控制計劃及評審記錄 GC-JH-KZ- 施工圖紙交付計劃 GC-JH-T

6、Z- 分包商進場計劃 GC-JH-JC- 樣板確認計劃 GC-JH-YB- 甲供材料進場計劃 GC-JH-CL- 資金使用計劃 GC-JH-ZJ- 總進度計劃（施工單位） GC-JH-JD- 月/周計劃（施工單位） GC-JH-YJ 第十五冊CL： 材料設備管理： 機電設備GC-CL-JD- 建材裝飾GC-CL-JC- 樣板登記一覽表GC-CL-YB- 收（調(diào)）料單GC-CL-SD- 設備調(diào)試驗收記錄GC-CL-YS- 第十六冊JD： 進度款支付： 工程進度款審批單GC-JD-GC- 物資進度款審批單GC-JD-WZ- 扣款通知單GC-JD-KK- 獎/罰款通知單GC-JD-JF- 第十七冊J

7、G： 交工前樓宇檢查記錄GC-JG-001- 竣工資料GC-JG-002- 如： 竣工圖 開竣工報告 中間驗收資料 第十八冊YS： 驗收報告：GC-YS- 程驗收報告（不需政府參與的驗收）GC-YS-BG- 政府驗收8 證 GC-YS-ZF- 履約評定表GC-YS-PD- 第十九冊TS： 投訴處理： 投訴記錄表GC-TS-JL- 投訴分析報表GC-TS-FX- 第二十冊HQ：后勤管理資料：GC-HQ-GL- 考勤表 GC-HQ-KQ- 其他文件 GC-HQ-QT 第二十一冊QT： 零星工程資料GC-QT-001- 其他文件 GC-QT-002- 4.1.2.3 歸檔文件編號：檔案管理員對所接收

8、的項目資料，在分類的基礎上均按接收的先后順序進行編號，編號基本原則：項目名稱縮寫+文件分類縮寫+專業(yè)分類縮寫+文件順序號 例：第七冊KC： 工程勘察往來文件： 初勘資料 XM-KC-CK- 詳勘資料 XM-KC-ZL- 抽查紀錄XM-KC-CC- 其他文件XM-KC-QT- 以此類推，工程檔案編號由工程檔案管理員負責，每一個文件夾須有文件卷目總索引、文件卷目索引表、文件目錄表此三級索引表，以便對存檔文件進行檢索；文件卷目總索引列明歸檔文件各卷目編號及名稱；文件卷目索引表列明本卷目歸檔文件的分類及名目；文件目錄表作為文件的最終目錄，在文件歸檔時進行登錄，須列明文件的編號、主題及歸檔時間。對施工和

9、物資合同可按工程管理部所編合同號進行排序，并在首頁打印出目錄表。 4.1.2.4 標識：對已分類和編號的文件，應在檔案盒上進行標識，標識應簡單清晰、明了、易懂。 4.1.2.5 在該工程結束時，原件需交政府職能部門保存的資料，應將復印件存歸， 并在復印件上注明原件去處。 4.1.3 借閱 項目開發(fā)過程中，各部門、各項目如需借用相關的項目資料，應到工程管理部檔案管理員辦理相應的借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，或出具借條，并在使用完畢后，立即歸還。 4.2 工程竣工資料的控制 4.2.1 工程竣工資料的范圍 當?shù)叵嚓P政府部門所要求的專項工程項目均應做竣工資料。 4.2.2 工程竣工資料的驗收條件 工

10、程竣工檔案應進行專項驗收，驗收應具備以下條件： 4.2.2.1 建設工程經(jīng)施工單位自行驗收及其它工程驗收進行完畢； 4.2.2.2 全部工程檔案文件材料按有關規(guī)定已收集齊全、整理完畢。 4.2.3 工程竣工資料的驗收程序 4.2.3.1 工程竣工檔案專項驗收前，監(jiān)理單位、施工單位檔案管理人員應對本單位形成的檔案按照有關規(guī)定進行自檢，填報工程竣工檔案情況申報表，報送項目經(jīng)理部。 4.2.3.2 項目經(jīng)理部根據(jù)監(jiān)理、施工單位報送的工程竣工檔案材料和工程竣工檔案情況申報表，由檔案管理人員對報送的資料和本公司的甲方竣工資料按照有關規(guī)定進行審核和自行驗收，向主管城建檔案部門填報建設工程竣工檔案專項驗收申

11、報表。 4.2.3.3 驗收工作在建設工程現(xiàn)場進行。由主管城建檔案管理部門驗收小組主持，項目經(jīng)理部組織工程管理部、監(jiān)理公司、施工單位和檔案管理人員參加。 4.2.3.4 驗收工作進行完畢，由驗收小組提出初步驗收意見，各單位應根據(jù)正式的建設工程竣工檔案專項驗收意見書認真進行整改，并確保符合規(guī)定要求。 4.2.3.5 工程通過竣工驗收后，經(jīng)整改后的工程竣工檔案應在規(guī)定時間內(nèi)送主管城建檔案管理部門復核審查。 4.2.4 工程竣工檔案的移交 4.2.4.1 工程竣工驗收合格后，必須在規(guī)定時間內(nèi)向主管城建檔案管理部門和工程管理部移交一套完整的建設工程檔案。 4.2.4.2 工程管理部在接收承建方的竣工檔

12、案時，應檢查所交資料是否符合規(guī)定要求、在確保與原件一致的前提下，向各項目經(jīng)理部出具接收工程項目檔案（資料）登記單。 4.2.5 歸檔 4.2.5.1 檔案管理員對所接收的竣工資料，應按項目進行分類、編號和標識。 4.2.5.2 不同項目的竣工檔案不得混放在一起。 4.2.6 借閱 4.2.6.1 公司各部門、各項目借閱竣工檔案，應辦理借閱手續(xù)。 4.2.6.2 公司之外的單位借閱檔案，需工程管理部經(jīng)理的批準。 4.2.7 銷毀 對凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進行造冊列出清單，經(jīng)工程管理部經(jīng)理審查批準后，方可銷毀，銷毀清單應予以保存。 4.3 檔案立卷的要求 4.3.1 文字資料立卷要求 4.3.1.1 檔案材料歸檔時，以A4（即210mm x 297mm）規(guī)格為標準，不足A4 規(guī)格的應用A4 白紙粘貼，過大的要折疊為A4 規(guī)格。 4.3.1.2 檔案材料中的金屬物應去掉，對因復寫而透底的材料，應墊上白紙，以確保檔案材料的安全。 4.3.1.3 文字材料組卷時，厚度不得超過2cm，一卷內(nèi)有多種材料時，應用彩色薄紙隔開。 4.3.1.4 裝訂時，用棉繩三孔一線方式裝