檔案論文：數(shù)碼照片歸檔與管理

1、數(shù)碼照片歸檔與管理內(nèi)容摘要： 近年來(lái)，隨著數(shù)碼相機(jī)的普遍應(yīng)用，形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實(shí)檔案庫(kù)存提供了有利條件，因此做好數(shù)碼照片檔案管理工作具有重要的意義。本文對(duì)數(shù)碼照片的產(chǎn)生、歸檔要求和管理進(jìn)行了論述。首先闡述了數(shù)碼照片檔案管理的必要性和重要性，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。數(shù)碼照片管理的完善化、規(guī)范化，不但可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化地提供查找利用，而且可以促進(jìn)數(shù)碼照片管理水平和質(zhì)量的不斷提高，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的發(fā)展。因?yàn)閿?shù)碼照片檔案真實(shí)記錄了本單位或企業(yè)的重大活動(dòng)和事件，保存它是本單位為日后查考憑證和參考借鑒之用。接著，對(duì)數(shù)碼照片的歸檔范圍進(jìn)行了界定，明確凡是在本單位活動(dòng)中直接形成的，反映本單位主要職能活

2、動(dòng)和工作成果的數(shù)碼照片均屬收集范圍。同時(shí)，介紹了數(shù)碼照片的收集歸檔方法和要求。在做好前期收集工作的基礎(chǔ)上，數(shù)碼照片的檔案管理關(guān)鍵在于數(shù)碼照片的整理和保管，本文將數(shù)碼照片分為七類，對(duì)數(shù)碼照片的整理分類提出了參考意見(jiàn)。對(duì)于數(shù)碼照片的保管，本文從技術(shù)上指出了注意事項(xiàng)，以保證數(shù)碼照片檔案的長(zhǎng)期有效。文末指出數(shù)碼照片檔案的研究是新生事物，尚處于摸索階段，還有待于積極研究數(shù)碼照片檔案的特點(diǎn)，不斷完善數(shù)碼照片的管理。關(guān)鍵詞： 數(shù)碼照片 檔案管理數(shù)碼照片歸檔與管理近年來(lái)，隨著數(shù)碼相機(jī)的普遍應(yīng)用，形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實(shí)檔案庫(kù)存提供了有利條件，因此做好數(shù)碼照片檔案管理工作具有重要的意義。一、數(shù)碼照片檔

3、案管理的重要性1、定義。數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。2、數(shù)碼照片的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片檔案管理中，要求底片、說(shuō)明、照片3位一體，才是一份完整的照片檔案。但是在實(shí)際收集過(guò)程之中，往往不是缺說(shuō)明就是少底片。此外在相當(dāng)多的機(jī)關(guān)和部門(mén)，由于原底片的唯一性，沖洗復(fù)制的資金問(wèn)題，使得照片檔案收集成為一項(xiàng)難題。數(shù)碼照片可以較好的解決以上問(wèn)題。數(shù)碼照片數(shù)據(jù)，它既是照片又是數(shù)據(jù)底片。數(shù)碼照片的屬性數(shù)據(jù)庫(kù)里，可生

4、成或填入標(biāo)題、時(shí)間、作者、注釋、關(guān)鍵字、種類、數(shù)據(jù)描述等等信息，這些信息是自動(dòng)隨著圖像數(shù)據(jù)可以復(fù)制的。這就避免了底片、說(shuō)明、照片之間對(duì)應(yīng)時(shí)產(chǎn)生的差錯(cuò)。數(shù)碼影像的原數(shù)據(jù)，應(yīng)該說(shuō)就是相機(jī)拍攝后，沒(méi)有調(diào)整或修改的數(shù)據(jù)。并不能簡(jiǎn)單認(rèn)為，相機(jī)存儲(chǔ)卡上面的數(shù)據(jù)才是原數(shù)據(jù)。因此原數(shù)據(jù)收集比原底片收集容易的多。3、數(shù)碼照片檔案的管理。數(shù)碼照片檔案的管理主要是對(duì)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)碼照片按照其保存和使用價(jià)值進(jìn)行有序的管理。數(shù)碼照片管理的完善化、規(guī)范化，不但可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化地提供查找利用，而且可以促進(jìn)數(shù)碼照片管理水平和質(zhì)量的不斷提高，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的發(fā)展。因?yàn)閿?shù)碼照片檔案真實(shí)記錄了本單位或企業(yè)的重大活動(dòng)和事件，

5、保存它是本單位為日后查考憑證和參考借鑒之用。二、數(shù)碼照片檔案的收集1、收集歸檔范圍凡是在本單位活動(dòng)中直接形成的，反映本單位主要職能活動(dòng)和工作成果的數(shù)碼照片均屬收集范圍，至少包括以下幾方面：（）領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片； 2（）本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的數(shù)碼照片；（）記錄本單位重大事件及異?，F(xiàn)象的數(shù)碼照片；（）與本單位其他載體檔案有密切聯(lián)系的數(shù)碼照片；（）本單位其他具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。2、收集歸檔方法及要求數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案復(fù)雜，應(yīng)采取集中收集與捕捉信息隨時(shí)收集、零散收集相結(jié)合，定期收集與不定期收集相結(jié)合、關(guān)鍵還是要在數(shù)碼照片形

6、成后，檔案管理人員要督促攝影者或承辦部門(mén)及時(shí)整理，向檔案管理部門(mén)移交，盡快歸檔。特別值得注意的是，一定要確保數(shù)碼照片檔案有一個(gè)完整的文字說(shuō)明，準(zhǔn)確地概括出數(shù)碼照片所反映的全部信息。數(shù)碼照片檔案由攝影者或承辦部門(mén)收集并編寫(xiě)文字說(shuō)明后，及時(shí)向檔案室歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。完整的數(shù)碼照片檔案應(yīng)包括數(shù)碼圖像文件、紙質(zhì)數(shù)碼照片和文字說(shuō)明部分。數(shù)碼照片收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為JPEG、TIFF格式。文字說(shuō)明以EXCEL電子表格形式，以張為單位，寫(xiě)明照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間等。照片題名:簡(jiǎn)明扼要地反映每一張照片的具體內(nèi)容，包括地點(diǎn)、人物、事由、背景等要素。拍攝者:照片的拍攝單位或拍攝人。拍攝時(shí)間:照

7、片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。如20070104。永久、長(zhǎng)期保管的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，紙質(zhì)照片檔案管理參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范執(zhí)行，紙質(zhì)照片檔案整理時(shí)應(yīng)注明對(duì)應(yīng)數(shù)碼照片的檔號(hào)。3、數(shù)碼照片檔案的整理對(duì)于沒(méi)有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的照片必須剔除。反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只收集一張。歸檔的每一張數(shù)碼照片都要確定保管期限，保管期限的劃分參照文書(shū)檔案。將數(shù)碼照片按其形成年度分類。不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。每一個(gè)年度建立一個(gè)文件夾。文件夾下存放數(shù)碼照片文件。數(shù)碼照片文件按時(shí)間先后排列，一組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。文件夾內(nèi)的每一張數(shù)碼照片按其排列順

8、序編號(hào)，形成數(shù)碼照片號(hào)。數(shù)碼照片目錄的擬寫(xiě)：按組，每組照片先有一個(gè)總說(shuō)明，后附每張照片的分說(shuō)明，若只有一張照片,每張照片名稱寫(xiě)詳細(xì)說(shuō)明。照片目錄放在照片前。數(shù)碼照片目錄使用歸檔數(shù)碼照片登記表（見(jiàn)附表1），照 3片檔案一般分以下幾種形式：1、會(huì)議照片：一般會(huì)議，帶會(huì)標(biāo)的全景照片一張，照片說(shuō)明寫(xiě)明，照片號(hào)、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議名稱、參加人員、主持人（姓名、職務(wù)寫(xiě)全稱）、攝影者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)；重要會(huì)議，如職代會(huì)，可保存大會(huì)會(huì)場(chǎng)、大會(huì)主席臺(tái)、主持人講話、重要領(lǐng)導(dǎo)人講話、代表討論、代表表決照片各一張。照片總說(shuō)明寫(xiě)明，會(huì)議時(shí)間（起止時(shí)間）、地點(diǎn)、會(huì)議名稱、參加人員、主持人、攝影者、拍攝時(shí)間參見(jiàn)號(hào)。分說(shuō)

9、明寫(xiě)明照片號(hào)、場(chǎng)景內(nèi)容即可。如，大會(huì)會(huì)場(chǎng)；科技成果鑒定會(huì)，大會(huì)會(huì)場(chǎng)、主持人，鑒定專家（注明身份）、現(xiàn)場(chǎng)考察觀摩照片各一張。總說(shuō)明，會(huì)議時(shí)間（起止時(shí)間）、地點(diǎn)、會(huì)議名稱、會(huì)議內(nèi)容、參加人員、主持人、攝影者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)（若考察現(xiàn)場(chǎng)較多，可在總說(shuō)明中將考察的各個(gè)地點(diǎn)寫(xiě)明，選擇與鑒定成果最為密切關(guān)聯(lián)的照片1-2張）。分說(shuō)明寫(xiě)明照片號(hào)、場(chǎng)景內(nèi)容。2、重大活動(dòng)照片：重要領(lǐng)導(dǎo)人和外賓來(lái)訪，接待照片一張，參觀點(diǎn)位照片各一張?？傉f(shuō)明，來(lái)訪時(shí)間，重要來(lái)訪人的身份（包括職級(jí)），陪同人員情況，主要活動(dòng)事項(xiàng)，拍攝者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)。擬寫(xiě)分說(shuō)明時(shí)，按照照片拍攝的順序，要寫(xiě)明第一次出現(xiàn)的重要人物的身份（包括職級(jí)）在

10、照片中所處的位置；文化節(jié)等重大活動(dòng)：開(kāi)幕式，主要場(chǎng)景，閉幕式各一張?？傉f(shuō)明，活動(dòng)的起止時(shí)間，活動(dòng)的內(nèi)容、特點(diǎn)、攝影者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)。分說(shuō)明寫(xiě)明照片號(hào)、場(chǎng)景內(nèi)容。3、重大事故：主要位置、正面、側(cè)面或俯視、近距離照片各一張。總說(shuō)明，發(fā)生事故的時(shí)間、地點(diǎn)、事故名稱、原因、攝影者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)。分說(shuō)明寫(xiě)明照片號(hào)、場(chǎng)景內(nèi)容。4、重點(diǎn)工程：未開(kāi)工（原址原貌）、開(kāi)工、施工基礎(chǔ)、重大設(shè)備安裝、試車、竣工、正式生產(chǎn)（或使用）各一張。總說(shuō)明，工程名稱，投資情況，計(jì)劃開(kāi)工與竣工時(shí)間，工程的意義或產(chǎn)生的影響，攝影者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)。分說(shuō)明寫(xiě)明照片號(hào)、場(chǎng)景內(nèi)容。5、設(shè)備大、中修改造：改造前，改造后照片各一張。

11、總說(shuō)明，設(shè)備大、中修改造名稱，改造時(shí)間，完成時(shí)間，攝影者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)。分說(shuō)明寫(xiě)明照片號(hào)、場(chǎng)景內(nèi)容。6、設(shè)備、產(chǎn)品照片：重大設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收合格后，拍一張照片，寫(xiě)明照片號(hào)、設(shè)備驗(yàn)收時(shí)間、設(shè)備名稱、攝影者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)。研制出新產(chǎn)品后，拍一 4張照片，寫(xiě)明照片號(hào)產(chǎn)品研制時(shí)間、產(chǎn)品名稱、攝影者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)。7、實(shí)物檔案：接收實(shí)物后（獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書(shū)、錦旗）拍一張照片，寫(xiě)明照片號(hào)、獲獎(jiǎng)時(shí)間或接收時(shí)間、實(shí)物名稱、攝影者、拍攝時(shí)間、參見(jiàn)號(hào)。三、數(shù)碼照片的保管數(shù)碼影像數(shù)據(jù)來(lái)的快走的也快，由于病毒、硬件故障、誤操作使得數(shù)據(jù)遺失損壞并不鮮見(jiàn)。現(xiàn)在常用的光盤(pán)存儲(chǔ)也有許多不安全隱患。有人認(rèn)為國(guó)內(nèi)光盤(pán)

12、質(zhì)量參差不齊，一般的光盤(pán)四五年就會(huì)出問(wèn)題。為了保證數(shù)碼照片檔案信息不被修改，歸檔保存時(shí)應(yīng)通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)移刻錄到只讀光盤(pán)上進(jìn)行脫機(jī)保存，禁止使用軟、硬磁盤(pán)等作為數(shù)碼照片長(zhǎng)期保存的載體。數(shù)碼照片光盤(pán)應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。同一年度的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄至一盤(pán)或多盤(pán)光盤(pán)中，不同年度的數(shù)碼照片一般不應(yīng)存儲(chǔ)在同一盤(pán)光盤(pán)中。在刻錄的光盤(pán)盒上貼上檔號(hào)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境、文字處理平臺(tái)等說(shuō)明。說(shuō)明的內(nèi)容與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)數(shù)碼照片檔案內(nèi)容一致。保存數(shù)碼照片檔案的庫(kù)房要干燥、涼爽，嚴(yán)禁煙火，并有較好的防塵措施；光盤(pán)應(yīng)放在堅(jiān)硬的惰性塑料包裝盒內(nèi)豎立存放；光盤(pán)存放要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離。光盤(pán)一般每滿年檢查轉(zhuǎn)存一次，保留時(shí)間不少于年。同時(shí)，建立數(shù)碼照片檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。人們常說(shuō)，現(xiàn)在是信息時(shí)代，而且是信息讀圖時(shí)代。的確“一圖勝千文”，圖像在記錄歷史反映客觀事物方面有著文字無(wú)法替代的重要作用。當(dāng)前，數(shù)碼照片在許多圖像記錄領(lǐng)域大量產(chǎn)生，而