利用Word郵件合并批量打印帶照片的證書-

1、利用Word郵件合并批量打印帶照片的證書根據(jù)我們以前所學(xué),利用word的郵件合并功能可以批量打印出相關(guān)信息,但批量打印帶照片的證書,郵件合并能完成這個要求呢?經(jīng)過一番摸索、查尋,終于找到辦法可以解決了,具體過程如下:準備工作:準備一份考生信息數(shù)據(jù)庫,可以是Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源,也可以像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫、Query文件、Foxpro文件,都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在,郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源,直接打開這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿時,必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式,即第一行必須是字段名,數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。這樣可以使不同

2、的數(shù)據(jù)共享,避免重復(fù)勞動,提高辦公效率。我最常用的是Excel 簿,里面包含了編號、準考證號、考生姓名及其他相關(guān)信息的字段,要批量打印照片的話,還需要加一個照片的路徑和文件名的字段(如果照片的文件名正好是考生的準考證號或姓名的話,可免,假設(shè)照片放在e:photo文件夾里,每位考生的照片文件名和準考證號相對應(yīng)(如果用姓名的話可能會碰到同名同姓的問題。數(shù)據(jù)準備工作的正確與否,關(guān)系到以后打印出來的證件正確與否,所以必須要仔細校對正確。接下來的工作就是要設(shè)計郵件合并的模板了,步驟如下:1.啟動word程序,從菜單欄中選擇“工具郵件合并顯示欄郵件合并工具欄”,這時你會發(fā)現(xiàn)在工具欄中多了一欄郵件合并工具欄

3、2.然后畫好表格填好項目,進行排版、設(shè)置紙張,再把光標置于要插入相應(yīng)項目的位置,點擊“郵件合并”工具欄的“插入合并域”下拉菜單(下拉菜單中的相應(yīng)選項與Excel數(shù)據(jù)表格中的標題行是一一對應(yīng)的,然后單擊下拉菜單中的相應(yīng)選項,直至插入所有只包含文字的域。3.下面是實現(xiàn)批量打印照片的關(guān)鍵一步,就是照片域的實現(xiàn):先把光標定位在要插入照片的地方,按Ctrl+F9插入一個域,輸入“IncludePicture e:photo”(不包含外側(cè)雙引號,再按Ctrl+F9插入一個域,輸入“MergeField 準考證號”,光標定位到這個域之后輸入“.jpg”,最后看到的結(jié)果應(yīng)該是:IncludePicture e

4、:photoMergeField 準考證號.jpg。(這一步思路很好,用“準考證號”后就省得為每個文件輸入路徑了現(xiàn)在保持光標在域中,按Shift+F9將代碼轉(zhuǎn)換為結(jié)果,也就是把圖片內(nèi)容顯示出來。這時候如果什么也沒顯示,不要慌,按個F9刷新一下域就行了。其實,在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以顯示出來圖片。不過圖片大小似乎不太合適,調(diào)整一下吧。4.然后單擊合并到新文檔按鈕,切換到生成的新文檔里,咦,怎么照片處什么都沒有?不會是上當了吧?別急,保存生成文件(不用關(guān)閉文件再打開,按Ctrl+A全選,再按F9,哈哈,每位考生對應(yīng)的照片是不是全出來了。_不對好像所有的圖片好像顯示的都是第一個

5、人的照片。沒關(guān)系,全選這個Word文檔,然后按F9對所有域進行刷新。這時候圖片應(yīng)該都換成了正確的圖片,如果還沒有也許Word有這么個BUG那你就先把這個文檔保存下來,關(guān)閉,再打開,全選,F9刷新。圖片刷新的問題是解決了,但是又出現(xiàn)了另一個問題,圖片大小都變成調(diào)整前的了。也就是說,我們插入INCLUDEPICTURE域之后所做的調(diào)整,全都失效。查查Word的幫助文檔,可以找到,所有域代碼都可以有一個開關(guān),用來保存對域結(jié)果進行的格式修改: * MERGEFORMAT(注意前面的*是必須的,“*”后面有個空格。所以,將上面的INCLUDEPICTURE域代碼修改為 INCLUDEPICTURE e:

6、photoMergeField 準考證號.jpg * MERGEFORMAT 在郵件合并模板中F9刷新顯示圖片,調(diào)整圖片,再合并成新文檔,刷新全部域OK,這次全都是調(diào)整后的格式了。實際上插入一張照片使用的域是IncludePicturee:photo001.jpg,插入準考證域用的是MergeField 準考證號,而本文把這兩個域嵌套起來就成了IncludePicture e:photoMergeField 準考證號.jpg從而實現(xiàn)了本文最初提出的要求批量打印照片。如果想打印在學(xué)籍、證件、檔案上,在準備好數(shù)據(jù)庫文件的情況下,對主文檔模板作相應(yīng)設(shè)計修改,同樣也可以實現(xiàn),可謂一舉多得,不用再找專用

7、軟件來批量打印照片啦。附:INCLUDEPICTURE的Word域的用法:域用法: INCLUDEPICTURE FileName Switches FileName :圖形文件的名稱和位置。如果其中包含較長的帶空格文件名,請用引號引住。如IncludePicture D:Documents and SettingsAdministrator桌面用Word郵件合并實現(xiàn)批量打印帶照片證件郵件合并url=file:/photo4220001.jpgphoto4220001.jpg/url指定路徑(路徑:操作系統(tǒng)用來定位文件夾或文件的路徑,例如C:ManualArtArt 22.gif時,請以雙反斜

8、杠替代單反斜杠。例如:“C:ManualArtArt 22.gif”IncludePicture域中的文件名路徑也可以使用相對路徑。如IncludePicture 郵件合并url=file:/photo4220001.jpgphoto4220001.jpg/url,文件保存后則會從文檔所在的文件夾下去找對應(yīng)文件。用相對路徑的好處是只要把包含word模板文件、數(shù)據(jù)庫文件和照片文件夾放在一個文件夾內(nèi),那么拷貝到其他任何一臺安裝有office軟件的電腦上都可以合并打印了。Switches 開關(guān),如下:c Converter 指定要使用的圖形篩選。圖形篩選的文件名不帶有 .flt 擴展名,例如,輸入

9、picture 表示篩選文件 Picture.flt。d 圖形數(shù)據(jù)不隨文檔保存以減小文件長度。* MERGEFORMAT 注意前面的*是必須的,“*”后面有個空格,所有域代碼都有這個開關(guān),用來保存對域結(jié)果進行的格式修改。注意事項:1.插入域的時候,包含域代碼的那一對大括號并不是手工輸入的。應(yīng)該使用Ctrl+F9來插入域(此時會自動插入表示域的那一對大括號,并在其中填寫域代碼。2.特別注意,引號內(nèi)的文件名一定不能寫錯甚至多加一個空格也不行,否則Word將找不到圖片文件,只會出現(xiàn)一個紅叉。比如不能寫成:IncludePicture e:photoMergeField 準考證號.jpg,因為e:前多加了空格。3.最后還有一